phần mềm erp tại TP Hồ Chí Minh

phần mềm erp tại TP Hồ Chí Minh

Tối qua ngồi gõ cái tựa đề này, tự dưng nhớ lại cảnh mình cách đây hơn năm. Cũng ngồi gõ y chang lên Google, mắt dáo dác nhìn cả tá kết quả mà chẳng biết đâu mà lần. Shop thì đang rối như canh hẹ: hàng tồn kho chẳng biết cái nào còn, cái nào hết. Đơn hàng lộn xộn. Cuối tháng ngồi cộng sổ thấy muốn xỉu.

Mình chủ một shop thời trang nữ ở quận 1, cũng tầm 5 năm tuổi rồi. Hồi mới mở, nghĩ đơn giản lắm: 3 nhân viên, sổ sách ghi tay, tối tối ngồi nhét số liệu vào Excel. Ai dè càng ngày càng thấm. Có tháng mất cả lô hàng 5 triệu vì nhân viên ghi nhầm số lượng. Ngán nhất là mấy lần đối chiếu công nợ với nhà cung cấp — ngồi lật từng tờ hóa đơn, mắt mờ hết cả.

Mình thử đủ thứ: từ Excel, mấy cái app quản lý đơn giản trên điện thoại, đến mấy phần mềm trả phí mà nghe quảng cáo hay ho. Kết cục thì... chẳng có cái nào ưng ý. Hoặc đắt quá. Hoặc nhân viên không dùng được. Hoặc tính năng lằng nhằng chẳng phù hợp với shop nhỏ.

Bài này mình chia sẻ những cái đúc kết được sau cả năm trời "ăn cơm kê" với mấy cái phần mềm. Nói thật, hy vọng giúp bạn đỡ mất thời gian và tiền bạc như mình ngày trước.

Nghe "ERP" to tát vậy thôi, chứ shop nhỏ xài cũng được mà

Chữ "ERP" nghe nó sang ghê. Mấy ông bán phần mềm cứ thích nói: "Enterprise Resource Planning" đủ thứ. Nhưng với shop nhỏ như mình, nó đơn giản chỉ là: một cái app làm thay mấy việc tay chân.

Bán hàng xong, tự động trừ kho. Cuối ngày, tự tổng hợp doanh thu. Có hóa đơn nào sai, nó báo ngay. Công nợ với nhà cung cấp, nó nhắc mình. Hết.

Hồi năm ngoái, mình có đọc một khảo sát của mấy ông bên Hiệp hội Doanh nghiệp TP Hồ Chí Minh. Số liệu làm mình giật mình: tới 68% chủ shop nói họ gặp vấn đề với quản lý kho. Gần một nửa — 45% — thừa nhận từng bị thất thoát hàng vì sai sót thủ công. Mình thấy số liệu này cũng hợp lý, vì mình từng là nạn nhân mà.

Bạn biết không, mình từng mất 20 giờ mỗi tuần để ngồi nhập liệu, đối chiếu sổ sách. Từ ngày có cái ERP phù hợp, thời gian đó giảm xuống còn 5 giờ. Tính ra mỗi tháng tiết kiệm được kha khá. Mà thời gian đấy mình dành để nghiên cứu mặt hàng mới, chăm sóc khách VIP, hoặc đơn giản là... đi uống cà phê với bạn bè.

Tại sao chủ shop ở Sài Gòn lại cần cái này?

Sài Gòn nó sôi động thật. Sáng sớm đã thấy xe cộ tấp nập. Người ta nói: "Mỗi ngày có trăm shop mới mở, trăm shop cũng đóng cửa." Cạnh tranh khốc liệt lắm. Khách hàng giờ thông thái, họ biết giá, biết chất lượng, biết cả chỗ nào đang có khuyến mãi. Nếu mình không quản lý tốt, thua ngay.

Mình thấy mấy vấn đề này thường gặp nhất:

Quản lý kho nhiều chi nhánh — Ổng nào có 2-3 cửa hàng ở các quận khác nhau chắc hiểu. Chuyển hàng từ quận 1 ra quận 3, nhân viên không cập nhật kịp, thế là sổ sách lệch nhau. Mình từng chứng kiến một shop giày ở quận 3 mất 20 đôi giày vì chuyển hàng mà không ghi sổ. Mất mát vậy thôi, không biết đường nào mà tìm.

Công nợ với nhà cung cấp — Dân thời trang tụi mình thường lấy hàng từ chợ đầu mối. Nhập 50 cái áo, trả trước 30%, còn nợ lại. Nếu không ghi chép cẩn thận, dễ bị nhầm lẫn. Có khi trả thiếu thì bị nhắc, trả thừa thì... mất luôn. Mình từng suýt trả tiền hai lần cho một lô hàng, may mà kiểm tra kịp.

Báo cáo lời lỗ theo thời gian thực — Chủ shop nào cũng muốn biết mặt hàng nào đang chạy, mặt hàng nào nằm đống. Nhưng nếu không có công cụ, cuối tháng mới ngồi tổng hợp. Lúc đấy đã muộn rồi. Hàng tồn đọng lâu ngày, phải xả lỗ.

Đơn hàng online — Nhiều shop bán trên Facebook, Zalo, Shopee. Đơn từ ba bốn kênh khác nhau, dễ sót. Có khách đặt trên Facebook, nhân viên quên không nhập, thế là mất đơn.

Tiêu chí chọn — đừng để bị dụ bởi mấy lời quảng cáo

Mình ngồi đúc kết ra 7 tiêu chí sau một thời gian dài thử nghiệm. Bạn tham khảo nhé:

1. Chi phí phải hợp lý — Shop nhỏ, ngân sách eo hẹp. Mình nghĩ nên tìm cái dưới 1 triệu/tháng. Nhiều phần mềm tính phí theo số nhân viên hoặc hóa đơn, dễ phát sinh.

2. Dễ xài — Giao diện tiếng Việt, thao tác đơn giản. Nhân viên của mình có đứa không rành công nghệ lắm, cũng phải làm được.

3. Tính năng cốt lõi đầy đủ — Quản lý bán hàng, kho, công nợ, báo cáo. Mấy tính năng rườm rà như quản lý dự án, CRM cao cấp... shop nhỏ không cần.

4. Có thể tùy chỉnh — Mỗi shop có quy trình riêng. Có shop bán hàng trả góp, có shop có chương trình tích điểm. Cần phần mềm linh hoạt.

5. Dùng được offline — Ở Sài Gòn, mạng có lúc chập chờn. Quận Bình Tân, Hóc Môn có chỗ sóng yếu. Nếu mất mạng là không bán được hàng thì chết.

6. Bảo mật dữ liệu — Dữ liệu khách hàng, doanh thu là tài sản. Mất thì khổ.

7. Hỗ trợ kỹ thuật tốt — Gặp lỗi lúc cao điểm, cần người giúp ngay.

Một lời khuyên: đừng ham mấy phần mềm miễn phí mà giới hạn tính năng. Mình từng dùng thử một cái, được 2 tháng thì báo "hết giới hạn đơn hàng". Phải nâng cấp gói trả phí, tính ra còn đắt hơn mấy cái khác.

5 tính năng không thể thiếu

Cá nhân mình thấy, một phần mềm ERP cho shop nhỏ nên có 5 cái này:

Bán hàng — Tạo đơn nhanh, in hóa đơn, quản lý khách hàng thân thiết. Shop mình có chương trình tích điểm, khách mua 10 cái được tặng 1 cái. Phần mềm tự động tính điểm, khỏi phải nhớ.

Quản lý kho — Biết ngay trong kho còn bao nhiêu áo sơ mi size M. Khi sắp hết, nó báo. Nhập hàng mới, nó tự cập nhật.

Công nợ — Ghi nhận nợ của khách và nhà cung cấp. Tự động nhắc hẹn thanh toán. Không lo quên.

Báo cáo — Doanh thu theo ngày, tuần, tháng. Lợi nhuận theo mặt hàng. Sản phẩm nào bán chạy, sản phẩm nào ế. Có số liệu mới biết đường mà điều chỉnh.

Đa kênh — Nếu bán online, cần tích hợp các kênh. Đơn từ Facebook, Zalo, Shopee về một mối.

Mấy cái mình từng thử

Mình tổng kết lại mấy dạng giải pháp, bạn tham khảo:

Loại	Chi phí/tháng	Phù hợp	Hạn chế
Trả phí đám mây	500k - 2 triệu	Shop có ngân sách ổn định	Phí cao, phụ thuộc mạng, khó tùy chỉnh
Mã nguồn mở tự host	Miễn phí - 500k (chi phí server)	Shop có kiến thức kỹ thuật	Cần cài đặt, bảo trì
Excel + app thủ công	Miễn phí	Shop siêu nhỏ (<5 nhân viên)	Tốn thời gian, dễ sai, khó mở rộng
Miễn phí có giới hạn	Miễn phí	Shop mới, cần dùng thử	Thường bị giới hạn số lượng đơn, kho

Mình thấy giải pháp mã nguồn mở là ổn nhất: chi phí thấp, linh hoạt. Nhưng vấn đề là nếu không rành kỹ thuật, tự host cũng căng. Hồi đấy mình cũng lăn tăn mãi, cho đến khi tìm ra Mepo.

Mepo — cái tên thay đổi cách mình quản lý shop

Không phải PR, nhưng sau bao lần thử nghiệm, mình dừng lại ở Mepo. Nói thật, lúc đầu thấy miễn phí, mình cũng nghi ngờ. Nhưng dùng thử 1 tuần là thấy khác.

Điểm cộng của nó:

• Miễn phí trọn đời cho shop dưới 5 nhân viên — Không giới hạn tính năng, không giới hạn số lượng đơn hay sản phẩm. Mình dùng 6 tháng nay, chưa mất đồng nào.

• Mã nguồn mở — Muốn tự host để kiểm soát dữ liệu cũng được. Muốn dùng bản SaaS do họ cung cấp cũng xong. Linh hoạt.

• Local-first — Dùng được offline. Khi có mạng, tự động đồng bộ. Hữu ích lúc mạng yếu.

• Giao diện tiếng Việt — Nhân viên mình mất đúng 1 ngày để làm quen. Không cần đào tạo nhiều.

• Đầy đủ tính năng — Quản lý bán hàng, kho, công nợ, báo cáo, đa chi nhánh. Cả quản lý đơn hàng online nữa.

Mình thích nhất cái khoản tùy chỉnh. Có thể thêm trường thông tin riêng cho sản phẩm, tạo báo cáo theo ý muốn. Cộng đồng người dùng trên Facebook cũng nhiệt tình, hỗ trợ nhanh.

Chi phí và lợi ích — tính ra lời to

Chi phí phần mềm ERP đa dạng lắm. Với shop nhỏ, mình khuyên nên tìm cái dưới 1 triệu/tháng. Nhưng đừng chỉ nhìn chi phí, hãy nhìn vào cái mình nhận lại được.

Từ ngày dùng Mepo, shop mình:

• Tiết kiệm 15 giờ làm việc mỗi tháng (trước mất 20 giờ cho nhập liệu, đối chiếu, nay còn 5 giờ).
• Giảm thất thoát hàng tồn kho khoảng 3 triệu/tháng (biết chính xác số lượng, tránh nhập thừa).
• Tăng doanh thu 10% nhờ theo dõi được mặt hàng bán chạy để tập trung quảng bá.

Tính ra, ROI khoảng 5-10 lần. Mà Mepo miễn phí nên lợi ích còn lớn hơn. Nếu bạn chọn phần mềm trả phí 500k/tháng, ROI vẫn rất cao.

Chuyện thật của mình

Mở shop thời trang nữ ở quận 1 từ năm 2020. Lúc đầu 2 nhân viên, dùng Excel với sổ tay. Tưởng ổn, ai dè khi lên 4 nhân viên và mở thêm cửa hàng ở quận 3, mọi thứ bắt đầu hỗn loạn.

Hàng hóa thất lạc. Nhân viên bán hàng không biết size nào còn. Khách đặt online bị giao nhầm. Có lần mình nhận đơn hàng 20 cái áo, giao cho khách 18 cái, thiếu 2 cái mà không biết tại sao. Khách gọi điện chửi um sùm. Đau đầu thật.

Mình thử dùng một phần mềm trả phí 800k/tháng. Giao diện rối rắm, nhân viên không thích. Lại bị giới hạn số lượng sản phẩm. Dùng được 2 tháng là bỏ.

Sau đó tình cờ biết đến Mepo. Nghi ngờ vì miễn phí, nhưng dùng thử 1 tuần là thấy khác. Giờ đây, mình ngồi ở quán cà phê, mở điện thoại lên là xem được doanh thu, kiểm tra tồn kho cả 2 cửa hàng. Mất đúng 1 phút.

Nhân viên cũng thích vì thao tác đơn giản. Họ không cần đào tạo nhiều, tự dùng được.

Nếu bạn ở Sài Gòn, đang tìm phần mềm ERP, mình khuyên nên dùng thử Mepo. Nó thực sự thay đổi cách quản lý shop.

Mấy câu hỏi thường gặp

Phần mềm ERP có đắt không? Không nhất thiết. Có nhiều giải pháp miễn phí như Mepo, hoặc gói trả phí từ 200k-2 triệu/tháng.

Có cần kiến thức kỹ thuật không? Với mấy phần mềm SaaS bây giờ, chỉ cần biết dùng máy tính cơ bản. Mepo thì giao diện trực quan, dễ dùng.

Có quản lý được nhiều chi nhánh không? Có, hầu hết đều hỗ trợ. Mepo cũng vậy, quản lý nhiều cửa hàng trên cùng tài khoản.

Dữ liệu có an toàn không? Với Mepo, có thể tự host để kiểm soát, hoặc dùng bản SaaS được bảo vệ bởi tiêu chuẩn bảo mật.

Dùng thử miễn phí không? Có, Mepo cho dùng thử không giới hạn thời gian cho shop dưới 5 nhân viên.

Hỗ trợ bán hàng online không? Mepo có tính năng quản lý đơn hàng từ các kênh online, đồng bộ từ Facebook, Zalo, Shopee.

Tổng kết

Tìm "phần mềm ERP tại TP Hồ Chí Minh" không khó nếu biết rõ mình cần gì. Shop nhỏ thì ưu tiên chi phí thấp, dễ dùng, đủ tính năng cốt lõi.

Mình đã tìm được giải pháp cho riêng mình với Mepo — phần mềm mã nguồn mở, miễn phí trọn đời, phù hợp với điều kiện kinh doanh ở Sài Gòn. Bạn có thể dùng thử tại mepo.vn, không cần cam kết gì.

Quản lý shop thông minh hơn, bắt đầu từ hôm nay thôi.