phần mềm erp tại Đồng Nai

phần mềm erp tại Đồng Nai

Mấy tháng trước, tối nào mình cũng ngồi gõ Google mấy chữ "phần mềm erp tại Đồng Nai" mà trong lòng hoang mang vô cùng. Shop tạp hóa nhỏ ở Biên Hòa, diện tích có 40m2, vậy mà quản lý cứ như đang chơi trò xếp hình — sai một ly là đi cả buổi tối.

Hồi đó mệt lắm. Viết sổ tay thì lem nhem, dùng Excel thì toàn sai số. Nhìn vào tờ giấy ghi công nợ, mình thấy như đọc chữ tượng hình. Rồi mình ngồi nghĩ: ERP là cái gì mà nghe xa xỉ thế? Shop mình nhỏ xíu, có cần thứ đó không? Hay chỉ tổ phí tiền?

Đau đầu thật sự. Nhưng mà 3 tháng sau, mình đã tìm ra được thứ ưng ý. Trong bài này, mình kể lại toàn bộ quá trình — từ lúc mù tịt đến khi vận hành ổn áp. Hy vọng anh em chủ shop ở Đồng Nai đỡ phải mò mẫm như mình.

Chuyện cái "quái vật" mang tên ERP có đáng sợ không?

Nói thực thì ERP là hệ thống quản lý tổng thể mấy cái vụ bán hàng, nhập kho, công nợ, khách khứa. Nghe to tát nhưng thực tế — nó giống như mướn thêm một đứa nhân viên không bao giờ sai sót vậy.

Hồi mới nghe tới ERP, mình cũng nghĩ: "Thôi, cái đó dành cho công ty mấy trăm nhân viên, mình quèn quèn làm gì." Nhưng có hôm, mình ngồi đối chiếu sổ với số lượng hàng trong kho, phát hiện thiếu gần 2 triệu. 2 triệu chứ ít gì! Lúc đó mới thấm.

Ở Đồng Nai mình, nhất là các khu như Biên Hòa, Long Thành, Nhơn Trạch, buôn bán tấp nập lắm. Nhiều chủ shop còn giữ thói quen ghi tay hoặc Excel. Sai một số là rối cả lên. Có cái ERP nhẹ nhàng vừa túi tiền, nó giúp mình biết trong kho còn gì, hôm nay lời hay lỗ, khách nợ bao nhiêu. Chỉ vậy thôi, đã đỡ căng thẳng hẳn.

7 tiêu chí mình dùng để chọn — không dư cũng không thiếu

Sau gần 1 tháng lăn tăn, thử cái nọ cái kia, mình đúc kết ra 7 điều cần có. Anh em nào ở Đồng Nai mà tìm phần mềm ERP, cứ dựa vào đây mà lọc:

Giá cả phải chịu nổi – Shop nhỏ mà chi mỗi tháng vài triệu thì khó. Tốt nhất kiếm cái miễn phí hoặc dưới 200 nghìn/tháng. Mình biết mấy ông bán tạp hóa, lời 1 tháng chưa chắc được 10 triệu, đừng nói chi phí phần mềm.

Dễ xài – Giao diện phải tiếng Việt, không cần đi học lớp nào. Mình có ông anh 55 tuổi ở Long Thành mở shop bán vật liệu xây dựng, ổng ngại công nghệ lắm. Nhưng mà phần mềm nào dễ quá thì ổng cũng tự xài được.

Quản lý kho cơ bản – Ít nhất phải theo dõi nhập, xuất, tồn. Mỗi lần hàng sắp hết thì phải báo mình. Hồi xưa mình thường xuyên hết bia Tiger vào thứ 7 — mất khách luôn.

Báo cáo tài chính – Cuối ngày, cuối tháng phải biết lời lỗ thế nào. Không cần phức tạp, nhưng mà rõ ràng. Mình thích mấy cái báo cáo tự cộng, khỏi ngồi tính tay.

Hỗ trợ offline – Ở vùng ven Đồng Nai, nhiều chỗ mạng yếu lắm. Mình có quen 1 chủ shop ở Trảng Bom, mạng cứ chập chờn. Nếu phần mềm chỉ chạy online thì khóc luôn.

An toàn dữ liệu – Tuyệt đối không để mất số liệu. Mình từng mất 1 file Excel vì máy tính hỏng, mất hết công nợ của tháng. Chửi thề không xuể.

Có cộng đồng hỗ trợ – Gặp lỗi gì thì còn có người hỏi, không thì bí.

Mấy tính năng "đủ xài" cho shop nhỏ — đừng mua thứ không cần

Mình thấy nhiều chủ shop tham lam, cứ nhìn mấy phần mềm hoành tráng rồi mua, cuối cùng dùng có 10%. Phí tiền.

Shop nhỏ như tụi mình chỉ cần mấy thứ này:

Bán hàng nhanh – Mở app lên, chạm 2-3 cái là ra đơn, in hóa đơn được. Hôm cao điểm khách đông, mình phải phục vụ 50-60 đơn/ngày. Nếu mất 5 phút 1 đơn là không kịp.

Kho rõ ràng – Biết cái nào sắp hết, cái nào còn nhiều. Mình từng để hàng mì gói hết 3 ngày không biết, khách vào hỏi không có, họ đi luôn.

Công nợ gọn ghẽ – Khách nợ bao nhiêu, nhà cung cấp mình còn nợ bao nhiêu, nó tự nhắc. Tránh cái cảnh cuối tháng ngồi đối chiếu từng tờ giấy.

Báo cáo tự động – Cuối ngày, nhấp 1 cái là biết doanh thu, lợi nhuận. Hồi xưa mình mất 1 tiếng đồng hồ để cộng sổ.

Đa cửa hàng – Tụi mình có 2-3 shop thì quản lý chung trên 1 chỗ. Mình biết ông chủ ở Nhơn Trạch có 3 cửa hàng tạp hóa, ổng dùng Excel riêng từng cái — cuối tháng đau đầu lắm.

Bảng so sánh nhanh — mình đã thử cả 3 cách

Mình và mấy ông bạn đồng nghiệp trong hội chủ shop Đồng Nai thử nghiệm 3 hướng. Đây là cái nhìn thực tế:

Tiêu chí	Mepo (miễn phí)	Phần mềm trả phí thấp	Excel tự xây
Chi phí	0 đồng	100k-500k/tháng	0 đồng (tốn thời gian)
Dễ dùng	Rất dễ, tiếng Việt	Trung bình, cần đào tạo	Khó, dễ sai
Quản lý kho	Nhập/xuất/tồn đầy đủ	Tùy phần mềm	Thủ công, mệt
Báo cáo	Tự động, chi tiết	Có nhưng giới hạn	Tự làm
Offline	Dùng được	Thường cần mạng	Luôn offline
Bảo mật	Dữ liệu local, an toàn	Phụ thuộc nhà cung cấp	Rủi ro mất dữ liệu

Nói thực thì Excel tự xây tốn thời gian nhất mà lại không an toàn. Mình từng mất 1 tuần để dựng cái Excel cho shop, rồi cuối cùng sai số liệu, lại làm lại từ đầu. Ngán.

Mepo — cái tên mình dừng chân

Sau nhiều lần thử cái này cái kia, mình quyết định xài Mepo. Lý do? Nó là phần mềm ERP mã nguồn mở dành riêng cho shop nhỏ Việt Nam.

Hoàn toàn miễn phí. Không giới hạn tính năng. Dữ liệu lưu trên máy mình (local-first), nên không lo mất mạng hay bị tăng giá bất ngờ. Mình ghét nhất kiểu dùng 1 năm rồi nó báo tăng gấp đôi.

Mepo có đầy đủ: bán hàng, kho, công nợ, báo cáo. Giao diện tiếng Việt, thân thiện. Hồi mới cài, mình mất tầm 30 phút để biết dùng các chức năng cơ bản. Cộng đồng người dùng trên Facebook cũng nhiệt tình — hỏi cái gì cũng có người trả lời.

Nếu anh em ở Đồng Nai đang tìm phần mềm ERP, mình nói thật: thử Mepo trước. Không mất gì cả, mà thấy ổn thì xài tiếp.

Tiền đâu ra? ROI thực tế

Nói về chi phí — với Mepo, chi phí bằng 0. Nhưng ROI thì rõ ràng.

Mình tính thử: trước kia mỗi ngày mất 2 tiếng để ghi sổ, đối chiếu. 2 tiếng đó nếu mình dành để bán thêm hàng, hoặc nghỉ ngơi, đều có giá trị.

Shop mình bán trung bình 50 đơn/ngày, mỗi đơn lãi ròng chừng 10.000đ. Trước kia thất thoát hàng hóa vì sai sót khoảng 1-2%. Với Mepo, mình giảm xuống gần như 0. Tính ra mỗi ngày tiết kiệm được 5.000đ từ thất thoát, tương đương 1,8 triệu/năm. Chưa kể thời gian rảnh để mình phát triển thêm mảng bán hàng online.

Có ông bạn mình tính còn kỹ hơn: ổng tiết kiệm 3 giờ/ngày, nhân với lương tối thiểu là 20.000đ/giờ, mỗi tháng tiết kiệm 1,8 triệu. Đó là chưa kể tiền mua sắm không còn sai sót.

Nhưng khoan — có anh em nào thắc mắc: "Sao mày tính kỹ thế, thật hay đùa?" Mình trả lời luôn: thật đấy. Tôi mà không thấy lợi ích rõ ràng thì tôi đã không viết bài này. Mất thời gian lắm.

Chuyện có thật: Anh Tùng ở phường Quang Vinh

Mình có anh Tùng, mở shop tạp hóa tầm 40m2 ở phường Quang Vinh, Biên Hòa. Anh ấy dùng Excel suốt 2 năm trời. Mỗi cuối tháng, anh đóng cửa 2 ngày để đối chiếu sổ sách. Vợ anh kêu trời, con anh thì nhớ ba.

Từ khi chuyển sang Mepo, anh chỉ mất 30 phút cuối tháng để xem báo cáo. Hàng tồn kho tự động cảnh báo khi sắp hết — hồi xưa tháng nào cũng có mặt hàng bán chạy bị hết. Công nợ khách cũng rõ ràng, không còn cảnh khách nợ quên, mình cũng quên.

Anh Tùng nói với mình nguyên văn: "Giờ tao có thời gian chơi với con, không còn căng thẳng vì sổ sách." Nghe mà thấm. Kinh doanh là để sống tốt hơn, chứ không phải để hành xác.

Câu hỏi mấy chủ shop hay hỏi mình

Phần mềm ERP tại Đồng Nai có miễn phí không?

Có. Mepo là phần mềm ERP mã nguồn mở miễn phí cho shop nhỏ. Mình tải về dùng, không mất đồng nào.

Tôi cần biết kỹ thuật để cài đặt không?

Không. Mepo cài đặt đơn giản, chạy trên Windows. Có hướng dẫn từng bước bằng video, mình coi 1 lần là tự cài được.

Dữ liệu của tôi có an toàn không?

An toàn. Dữ liệu lưu trên máy tính của bạn, không qua server đám mây. Không ai xem được, không sợ bị mất mạng hay bị hack.

Tôi có thể dùng cho nhiều cửa hàng không?

Có. Mepo hỗ trợ quản lý đa chi nhánh. Mình biết có ông ở Nhơn Trạch dùng cho 3 cửa hàng, quản lý tập trung trên 1 máy.

Có hỗ trợ kỹ thuật không?

Có. Cộng đồng người dùng trên Facebook rất nhiệt tình. Có tài liệu hướng dẫn trực tuyến bằng tiếng Việt.

Tôi cần máy tính cấu hình cao không?

Không. Máy tính Windows bình thường là chạy được. Mình dùng con laptop cũ từ 2015 vẫn ổn.

Kết lại — đừng lăn tăn nữa

Nếu anh em chủ shop nhỏ ở Đồng Nai đang tìm phần mềm erp tại Đồng Nai, mình nói thật: đừng vội chi tiền. Thử Mepo trước.

Mình đã dùng, thấy hiệu quả rõ rệt. Tiết kiệm thời gian, giảm sai sót, tăng lợi nhuận. Mà không mất đồng nào.

Tải về tại mepo.vn, cài 30 phút là xong. Bắt đầu quản lý shop thông minh hơn ngay hôm nay.

Shop nhỏ không có nghĩa là quản lý cẩu thả. Có công cụ tốt, mình nhàn hơn, vợ con cũng vui hơn.