phần mềm erp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Hải Phòng

phần mềm erp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Hải Phòng

Mấy bữa nay có mấy anh em chủ shop ở Hải Phòng hỏi mình: "Tao đang tìm phần mềm ERP mà không biết nên chọn cái nào, bày tao với." Nghe quen quen, hồi đầu mình cũng loay hoay y chang vậy.

Mới mở shop hồi 2020, mình căng thẳng đủ kiểu. Đơn hàng lung tung, sổ sách rối ren, nhân viên tính sai tiền liên tục. Có hôm đang đêm, mình ngồi cộng lại doanh thu của 3 cửa hàng, 2 tiếng đồng hồ mà vẫn lệch nhau 15 triệu. Đau đầu thiệt sự. Thử qua Excel, thử mấy app online, app thì chậm, Excel thì hay sai lung tung.

Mình từng nghĩ ERP là thứ xa xỉ dành cho mấy tập đoàn to, chứ shop nhỏ như mình chắc không dùng nổi. Nhưng mà nghĩ lại, thấy sai quá sai. Cái mình cần là một thứ gì đó nhẹ nhàng, linh hoạt, mà giá cũng không quá chát. Với doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Hải Phòng, ERP không phải là thứ gì quá cao siêu đâu — nó là công cụ giúp mình khỏi chết vì quản lý thủ công.

Bài này mình chia sẻ thật lòng, dựa trên cái mình đã trải nghiệm qua. Có khi anh em cũng đang trong hoàn cảnh giống mình hồi đó.

ERP là cái quái gì, và tại sao nhỏ như mình cần?

Nói một cách đơn giản, ERP là cái hệ thống nó kết nối mọi thứ trong shop lại với nhau. Mua hàng, bán hàng, kho bãi, kế toán, nhân sự — tất cả nằm gọn trong một chỗ.

Shop nhỏ hay doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Hải Phòng có cái đặc thù là hay làm kiểu "thủ công truyền thống" lắm. Sáng mở cửa bán, tối ngồi ghi sổ, cuối tháng kêu người làm báo cáo... Nhưng mà khi quy mô lớn dần, kiểu đó không ổn áp được đâu.

Như shop mình hồi 2021. Tháng 9 năm đó, có đợt mình không tin nổi — kiểm kho thấy số hàng thực tế với sổ sách chênh lệch hơn 20 triệu. Lý do? Nhân viên nhập tay sai mã hàng. Đến lúc xuất hóa đơn cho khách, sai luôn. Mất uy tín với khách, mất luôn cả mối làm ăn.

Từ hồi cài ERP, chuyện đó không còn nữa. Mỗi lần nhập, xuất, hệ thống tự cập nhật. Khi sếp hỏi "tháng này lãi bao nhiêu", mình chỉ cần mở app lên là thấy ngay. Khỏi phải báo cáo miệng xong cãi nhau vì mỗi người một kiểu.

Mình nhận ra rằng, cái hay nhất của ERP không phải là nó to, mà là nó làm mình đỡ mệt. Không cần chạy qua chạy lại mấy phòng ban, không cần đêm khuya ngồi gõ số.

Sao doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Hải Phòng cần gấp?

Hải Phòng chỗ mình không phải dạng vừa đâu. Thành phố cảng, hàng hóa vào ra liên tục. Nhiều shop buôn hàng nhập khẩu từ Trung Quốc, Nhật Bản. Khách hàng thì ở khắp nơi, từ nội thành đến ngoại thành.

Làm ăn ở Hải Phòng có cái hay là cạnh tranh cũng căng nhưng cơ hội cũng nhiều. Cái khó là quản lý kiểu thủ công không kịp. Hồi tháng 2 năm 2023, mình có quen anh Tuấn, chủ một xưởng sản xuất nhỏ ở khu công nghiệp. Ảnh kể: "Tao có 3 dây chuyền sản xuất, mà mỗi tháng thất thoát cả chục triệu vì nhập xuất không kiểm soát được." Nghe thấm.

Không chỉ chuyện kho bãi. Với doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Hải Phòng, nhiều shop còn mở nhiều chi nhánh nữa. Hồi mình mới mở chi nhánh thứ 2, quản lý kiểu truyền thống kiểu "đi từng shop, hỏi từng nhân viên" mệt muốn chết. Giờ ngồi ở nhà vẫn biết doanh thu của cả 3 shop trong ngày. Sướng thật.

Mà nói thật, không phải cứ mua đại 1 phần mềm đắt tiền là ổn. Có anh em mua ERP xịn quá, nhưng nhân viên không biết xài, cuối cùng vẫn dùng Excel. Phí tiền.

Tiêu chí chọn ERP cho shop nhỏ

Mình từng "cân đo" khá nhiều trước khi quyết định. Dưới đây là mấy cái mình cho là quan trọng nhất với một phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Hải Phòng:

Chi phí: Đừng ham rẻ quá mà cũng đừng mua đắt quá. Có bản dùng thử là hay nhất. Mình từng trả 1,5 triệu/tháng cho 1 ERP nọ, dùng có 3 tính năng, còn lại trả cho không. Phí thật.

Dễ xài: Nhân viên mình nhiều đứa không rành công nghệ lắm. Cài cái ERP mà giao diện toàn tiếng Anh, hay phải học vài tháng mới biết đường đi — chết chắc.

Tùy chỉnh được: Shop nhỏ hay thay đổi lắm. Nay bán mặt hàng này, mai thêm mặt hàng kia. ERP mà cứng quá thì khổ.

Quản lý kho tốt: Với shop ở Hải Phòng, hàng nhập về thường có lô, có hạn sử dụng. Không quản lý được cái này thì hư hàng, mất tiền.

Báo cáo tài chính rõ ràng: Xuất được báo cáo lãi lỗ, công nợ, kiểu Việt Nam ấy. Có cái ERP nước ngoài báo cáo theo chuẩn Mỹ, mình đọc không hiểu.

Dùng offline được: Có hôm mất mạng, không bán được hàng thì chết. ERP mà không offline là toang.

Bảo mật: Dữ liệu của mình mà để lộ ra ngoài thì mệt lắm.

Sau một thời gian tìm hiểu, mình chọn Mepo. Lý do? Nó là mã nguồn mở, miễn phí cho shop nhỏ, lại cài local được. Mình thấy ổn.

Tính năng nào là cốt lõi?

Một ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Hải Phòng cần có mấy cái cơ bản sau:

• Bán hàng: Tạo đơn nhanh, in hóa đơn, theo dõi công nợ khách.
• Kho hàng: Nhập, xuất, tồn, kiểm kho, báo khi hết hàng.
• Mua hàng: Đặt hàng nhà cung cấp, theo dõi đơn nhập.
• Tài chính: Thu chi, công nợ, lãi lỗ.
• Nhân sự: Chấm công, tính lương cơ bản.
• Báo cáo: Cái này quan trọng. Dashboard nhìn tổng quan, báo cáo ngày/tháng/năm.
• Tích hợp: Kết nối với web, sàn thương mại, hóa đơn điện tử.

Mình thích nhất cái báo cáo của Mepo. Chỉ cần mở lên, click mấy cái là thấy được mặt hàng nào bán chạy, shop nào lời nhiều nhất. Hồi tháng trước, nhờ đó mình biết cần nhập thêm loại nước tẩy trang vì sắp hết, kịp thời không bị lỡ đơn.

So sánh mấy cái ERP phổ biến

Nói thật, mình không có ý định PR cho ai. Nhưng mình đã thử qua vài cái, nên so sánh một tí cho anh em dễ hình dung.

Tiêu chí	ERP dạng thuê bao (SaaS)	ERP mã nguồn mở khác	Mepo (mã nguồn mở, local-first)
Giá	1-3 triệu/tháng	Miễn phí, nhưng tốn công	Miễn phí cho dưới 5 user
Giao diện	Tiếng Việt, dễ xài	Tiếng Anh, cần tinh chỉnh	Tiếng Việt, rất đơn giản
Tùy biến	Giới hạn	Cao, nhưng cần lập trình	Cao, có cộng đồng giúp
Dùng offline	Không (cần mạng)	Có (nếu tự cài)	Có (cài local)
Bảo mật	Phụ thuộc nhà cung cấp	Tự quản	Dữ liệu local, an toàn
Hỗ trợ	Chat, điện thoại	Cộng đồng	Cộng đồng người Việt

Nhìn bảng này chắc anh em cũng thấy. Với shop nhỏ, Mepo có nhiều điểm cộng: giá thấp, dùng offline được, lại có cộng đồng người Việt hỗ trợ nhiệt tình.

Mepo – giải pháp ERP cho shop nhỏ Hải Phòng

Mình dùng Mepo từ tháng 6 năm 2023. Lúc đó shop mình đang trong tình trạng rối rắm. Hàng xuất nhập không kiểm soát được, báo cáo thì phải đợi nhân viên làm cuối tuần.

Mepo là ERP mã nguồn mở do một nhóm kỹ sư Việt Nam phát triển. Mình thích vì nó có mấy điểm sau:

• Miễn phí: Cho shop nhỏ dưới 5 người dùng, không giới hạn thời gian. Các ERP khác thường miễn phí 1-2 tháng rồi tính phí. Cái này free hẳn.
• Mã nguồn mở: Có thể tùy chỉnh thoải mái. Hồi tháng 8, mình nhờ 1 cậu sinh viên IT sửa thêm vài cái, tốn có vài trăm ngàn.
• Cài local: Dữ liệu nằm trên máy mình, không sợ mất mạng hay bị hack từ bên ngoài. Hôm trước mất mạng cả buổi sáng, shop vẫn bán bình thường.
• Giao diện tiếng Việt: Nhân viên mình, đứa không rành công nghệ lắm, nhưng được cái dùng được ngay sau 1 ngày hướng dẫn.

Mình nhớ hồi mới cài, mất 2 ngày để chuyển dữ liệu từ Excel sang. Nhưng từ đó đến giờ, mọi thứ trơn tru. Báo cáo chính xác, kiểm kho khớp tới từng cái. Có tháng mình kiểm tra, con số lệch có 200 ngàn đồng — lỗi do nhân viên nhập sai mã, nhưng vì hệ thống báo ngay nên sửa kịp.

Chi phí bỏ ra so với lợi ích nhận được

Nói về chi phí, các anh em thường hỏi: "Dùng ERP có tốn lắm không?" Câu trả lời là: tùy. Nếu mua ERP thuê bao, có khi 5-50 triệu/năm, tùy tính năng. Của mình là Mepo — miễn phí, chỉ tốn công cài đặt ban đầu.

Mình tính thử: trước đây mỗi tháng mất 2 ngày để làm báo cáo, tiền lương nhân viên mất tầm 3-4 triệu. Từ hồi có ERP, không cần mất thời gian đó nữa. Thêm nữa, giảm sai sót, kiểm soát tồn kho tốt hơn — ước tính mỗi tháng tiết kiệm được ít nhất 10 triệu từ việc không bị thất thoát hàng hóa và sai đơn.

Anh bạn của mình tên Hải, chủ shop quần áo ở quận Lê Chân, từng kể: "Tao dùng Mepo 3 tháng, lợi nhuận tăng 15%." Lý do? Biết ngay mặt hàng nào lời, mặt hàng nào lỗ, điều chỉnh kịp thời. Không còn nhập hàng về chất kho đầy mà bán không được nữa.

Kinh nghiệm thực tế từ các chủ shop

Anh Minh, chủ cửa hàng tạp hóa ở quận Ngô Quyền, tâm sự: "Trước đây mỗi tháng, tôi phải dành 2 ngày để ngồi với sổ sách. Từ khi chuyển sang Mepo, tôi có thời gian đi chơi với vợ con cuối tuần. Mà doanh thu vẫn tăng đều."

Chị Lan, chủ shop mỹ phẩm online ở Hải An, kể: "Tôi bán qua Facebook, Zalo, có khi nhận 20-30 đơn/ngày. Trước kia cứ phải ghi tay, hay sót đơn. Giờ Mepo quản lý hết, báo cáo lãi lỗ rõ ràng. Biết ngay mặt hàng nào đang hot, mặt hàng nào nên ngừng nhập."

Những câu chuyện này cho thấy, ERP không phải là thứ gì quá cao cấp. Nó phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Hải Phòng, từ shop tạp hóa cho tới shop online.

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Hải Phòng có đắt không? Không, có nhiều lựa chọn giá rẻ, thậm chí miễn phí như Mepo. Chỉ tốn công cài đặt và học cách dùng.

Tôi có cần biết công nghệ để xài không? Không. Giao diện tiếng Việt, đơn giản, nhân viên không rành IT cũng dùng được.

Hỗ trợ quản lý nhiều cửa hàng không? Có. Mepo quản lý được nhiều chi nhánh, phù hợp với shop mở thêm.

Dữ liệu có an toàn không? Với Mepo local, dữ liệu nằm trên máy shop, an toàn. Mình khuyên nên sao lưu định kỳ.

Có thể dùng thử trước khi mua không? Mepo miễn phí cho shop nhỏ, dùng thử không giới hạn. Tải về từ mepo.vn.

Có tích hợp hóa đơn điện tử không? Có, Mepo tích hợp được với các dịch vụ hóa đơn điện tử phổ biến ở Việt Nam.

Tổng kết

Chọn phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Hải Phòng không khó, nếu mình xác định rõ nhu cầu. Đừng ham mua thứ to quá, cũng đừng tiếc tiền mua thứ rẻ quá.

Mình đã thử nhiều lựa chọn, cuối cùng dừng lại ở Mepo. Mã nguồn mở, miễn phí, dễ dùng, phù hợp với đặc thù shop nhỏ ở Hải Phòng. Nếu anh em muốn quản lý shop hiệu quả, tiết kiệm chi phí, hãy dùng thử Mepo. Truy cập mepo.vn để tải về miễn phí, trải nghiệm ngay hôm nay.