phần mềm erp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Đồng Nai

phần mềm erp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Đồng Nai

Mấy bữa nay có anh bạn ở Long Thành gọi điện hỏi mình: "Ê mày, tao đang loay hoay tìm phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Đồng Nai. Mày làm lâu rồi, có biết cái nào ngon không?" – Ừ thì, mình hiểu cái cảm giác đó lắm.

Hồi mới mở shop ở Biên Hòa, mình cũng vậy. Sáng nhập hàng về chất đầy kho. Trưa khách đến đông, lấy hàng xong ghi vội vào cuốn sổ tay. Tối về ngồi cộng từng con số, mỏi hết cả mắt. Nhiều hôm mệt quá ghi nhầm, sáng hôm sau lại ngồi gỡ. Rồi lúc kiểm kho mới thấm, hết mấy chục triệu mà không dám nói với vợ, chỉ biết ngồi thở dài.

Nghe tới ERP nhiều người sợ, nghĩ nó to tát lắm. Nhưng theo mình, với tụi mình – dân kinh doanh vừa và nhỏ – nó chỉ đơn giản là cái công cụ giúp mình không phải thức đêm cộng sổ nữa. Nhập hàng, bán hàng, nợ nần ra vô, cuối ngày bấm cái là thấy ngay lời hay lỗ. Đau đầu thật đấy, nhưng mà cũng có cách giải quyết mà không tốn cả đống tiền.

Bài này mình kể lại vài câu chuyện thực, hy vọng có ích cho ai đang lăn tăn như mình năm xưa.

ERP là cái quái gì mà nghe xa xỉ thế?

Thực ra ERP viết tắt của mấy chữ dài dòng: Enterprise Resource Planning. Cứ hiểu nôm na là cái hệ thống nó buộc hết mọi thứ trong shop mình lại với nhau.

Shop của mình lúc nào cũng có mấy mảng rời rạc: quầy bán hàng, kho để đồ, kế toán tính tiền, mua hàng với nhà cung cấp. Ngày xưa mỗi mảng một cuốn sổ, đến cuối tháng mới thấy đau đầu vì không khớp. Giờ có ERP, nó giúp:

• Đỡ sai: Nhập một lần, tự động chạy ra hết. Hồi năm ngoái bán xong một cái quần, kho tự trừ. Khỏi phải cuối ngày ngồi dò lại.
• Nhanh gọn: Mình mất 2 ngày để tổng kết doanh thu tháng trước. Nay ngồi uống cà phê sáng, bấm 3 cái là thấy số liệu. Nghe vô lý nhưng có thật.
• Quyết định không cần mò: Có số liệu thực tế, thấy cái gì chạy mạnh thì nhập thêm, cái gì nằm kho lâu thì xả. Khỏi phải đoán mò.

Quán cà phê của thằng em mình ở Trảng Bom cũng kêu ca y vậy. Nó bảo: "Anh ơi, em không biết mỗi tháng lời hay lỗ, chỉ thấy tiền trong két hết dần." Mình kêu cài thử cái ERP, tháng đầu thấy hơi lạ, tháng sau nó khoe: "Ơn giời, hóa ra em lời chứ có lỗ đâu! Mấy tháng trước em cứ tưởng thất thoát."

Cái khó khi chọn phần mềm ở xứ mình

Nói thực thì mình từng thử qua kha khá cái phần mềm. Có cái nghe quảng cáo êm ái, tải về xong thấy hoa mắt vì mấy cái module sản xuất, module nhân sự... Trong khi shop quần áo của mình cần quái gì mấy cái đó!

Ở Đồng Nai mình, tụi mình có cái khó riêng:

• Tiền không nhiều: Đầu tư 30-40 triệu/năm cho phần mềm là chuyện không tưởng với shop nhỏ. Mình có lần suýt mua một gói 25 triệu, may mà chưa kịp bấm nút. Sau mới té ngửa ra là còn mất thêm phí support, phí update.
• Nhân viên ngại máy tính: Mấy bạn làm trong shop của mình toàn tay ngang, chưa quen mấy cái giao diện tiếng Anh. Có cái phần mềm tải về, chị Thu bảo: "Ủa em ơi, nó toàn chữ nước ngoài, chị sợ bấm nhầm."
• Cần offline: Có hôm mạng chập chờn, không vào được mây. Nhiều shop ở vùng ven mình như Long Khánh, Nhơn Trạch còn ác hơn, mất mạng cả ngày. Lúc đó cần cái gì đó chạy local, không phụ thuộc internet.
• Tính năng vừa đủ: Cái mình cần chỉ là: bán hàng, quản lý kho, công nợ, báo cáo lời lỗ. Đừng cho thêm mấy cái module sản xuất, quản lý dự án làm gì, nhìn rối mắt.

Mình nhớ hồi tháng 6 năm ngoái, anh Khôi ở Nhơn Trạch kể: "Tao mua một cái phần mềm 18 triệu, xong thấy nó có chức năng quản lý cả máy móc sản xuất. Tao hỏi thằng support, nó bảo 'anh không dùng thì bỏ qua'. Nản thật." – Nghe mà thấy thương. Bỏ 18 triệu ra để xài có 2-3 cái, có khác gì đốt tiền?

Mấy cái cần lưu ý khi chọn

Chơi với nhau lâu rồi, mình nói thật mấy cái tiêu chí này, anh em nào đang tìm phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Đồng Nai nhớ note lại:

1. Giá cả phải chăng – Shop nhỏ thì cố gắng dưới 5 triệu/năm hoặc là miễn phí. Đừng ham mấy gói đắt tiền, chưa chắc đã xài hết. Mình thấy nhiều người mua phần mềm vài chục triệu cuối cùng chỉ xài có 2-3 chức năng.

2. Dễ nhìn, dễ bấm – Giao diện bằng tiếng Việt, mấy cô chú trong shop cũng xài được. Chứ giao diện xanh đỏ loè loẹt hay lắm chữ, ngán lắm. Mình thích mấy cái màu trắng, chữ to, nút bấm rõ ràng.

3. Đủ tính năng lõi – Bán hàng, kho, công nợ, báo cáo – 4 thứ này là phải có. Còn mấy cái khác là thêm, có càng tốt, không có cũng không sao.

4. Cho mình sửa được – Shop nào cũng có cái riêng. Như shop quần áo cần quản lý theo size màu, shop điện máy cần IMEI. Nếu phần mềm cho mình thêm bớt mấy trường này thì tuyệt vời.

5. Dùng được khi mất mạng – Quan trọng hơn mình tưởng. Có hôm mạng lag, không vào được cloud. Lúc đó có cái offline là cứu cánh.

6. Dữ liệu an toàn – Dữ liệu của mình là vàng, không muốn ai xem được. Tốt nhất là nó lưu ngay trên máy tính của mình, không gửi lên đám mây của ai đó.

7. Có cộng đồng hỗ trợ – Lúc mới xài chắc chắn sẽ gặp khó. Có group Zalo, group Facebook hỏi đáp thì tiện. Mình ghét nhất cái cảnh mua xong rồi gọi hotline mãi không được.

Mấy cái tính năng shop nhỏ cần có

Mình xin phép kể thêm cái chi tiết mấy tính năng mà ai làm shop nhỏ cũng cần, đừng để thiếu:

• Bán hàng: Tạo đơn nhanh, in hóa đơn, theo dõi khách quen. Cái này sơ sơ nhưng quan trọng.
• Kho: Nhập xuất, kiểm kê, báo hết hàng. Đừng để khách hỏi món A mà mình phải lật sổ mới biết hết hay còn.
• Mua hàng: Nhập hàng mới, theo dõi nợ nhà cung cấp. Có shop nợ cả tháng trời, quên mất đã thanh toán chưa.
• Công nợ: Ai nợ mình, mình nợ ai, tự động nhắc. Cái này cực kỳ quan trọng trong kinh doanh nhỏ.
• Báo cáo: Doanh thu, lợi nhuận, hàng chạy – có số liệu mới biết đường mà đi.
• Đa chi nhánh: Nếu có vài shop, cần một cái tổng quản lý chung.

Chọn cái nào bây giờ?

Mình đã từng thử ba loại. Nhưng mà, nói thật với anh em, có cái nào thực sự "ngon-bổ-rẻ" cho shop mình không? – Mình xin phép phân tích thẳng thắn:

Excel tự làm: Miễn phí, nhưng có một vấn đề – dễ sai vãi. Hồi mới làm mình gần như phát điên vì sai công thức. Có lần cộng tổng doanh thu tháng bị lệch gần 20 triệu vì kéo nhầm ô. Từ đó mình thề không bao giờ Excel cho việc kinh doanh. Excel không phải là phần mềm ERP – nó là cái bẫy chết người nếu bạn không cẩn thận.

Phần mềm trả phí cloud: Nghe thì sang, xịn, mịn. Nhưng chi phí 10-50 triệu/năm – con số đó với shop nhỏ là cực kỳ lớn. Mình thấy nhiều anh em mua xong không xài hết chức năng, vừa tốn tiền vừa ấm ức.

Mã nguồn mở (Mepo): Miễn phí, dễ dùng, lại tự sửa được – đây là lựa chọn của mình. Hồi đầu năm 2024 mình mới biết tới, giờ gắn bó cũng hơn 1 năm rồi.

Loại	Chi phí	Dễ dùng	Tự sửa	Bảo mật	Offline
Phần mềm trả phí cloud	10-50tr/năm	Trung bình	Khó	Phụ thuộc họ	Có một số
Mã nguồn mở (Mepo)	Miễn phí	Cao, dễ	Thoải mái	Tự quản	Có
Excel tự làm	Miễn phí	Thấp, dễ sai	Tốt	Thấp	Có

Mepo – chuyện có thật

Mình không PR lung tung đâu. Đây là cái mình dùng thực tế cho shop tạp hóa của mình từ 01/01/2024, tính tới nay chắc cũng gần 2 năm.

Mê nhất là cái nào nhỉ?

• Miễn phí trọn đời: Không mất một đồng nào. Không lo hết hạn, không lo bị ép mua thêm. Của mình là của mình.
• Tự sửa được: Mình thêm mấy cái trường cho phù hợp shop. Nghe mấy anh IT bảo "mã nguồn mở" nghĩa là ai cũng sửa được. Mình cũng chả rành code, nhưng hỏi trong group Zalo là có người chỉ.
• Local-first: Dữ liệu nằm trên máy tính mình, không sợ hở. Có lần mất mạng cả ngày, mình vẫn bán hàng bình thường.
• Tiếng Việt chuẩn: Giao diện toàn tiếng Việt, mấy chị em trong shop xài không cần học.
• Group Zalo hỏi đáp nhanh: Có lần mình kẹt chỗ báo cáo lợi nhuận, hỏi trong group chưa đầy 10 phút có người trả lời.

Nói thực thì lúc đầu mình cũng nghi ngờ. "Miễn phí thì làm sao mà ngon được?" – Nhưng dùng rồi mới thấy, đôi khi cái ngon nhất lại không cần tiền.

Tiền bỏ ra và cái thu về

Nếu mua phần mềm trả phí, shop nhỏ có thể tốn 10-50 triệu/năm. Nghe thì nhiều, nhưng mà nếu tính kỹ thì lời còn hơn:

• Thời gian: Trước kia mất 2 ngày cuối tháng ngồi cộng sổ, giờ 5 phút là xong. Tính ra tiết kiệm được ít nhất 50% thời gian nhập liệu.
• Hàng tồn: Có lần mình tưởng còn 20 thùng mì gói, hóa ra hết từ tuần trước. Khách hỏi không có, mất khách. Giờ có cảnh báo, hết là biết ngay.
• Doanh thu: Báo cáo cho thấy rõ cái nào chạy, cái nào ế. Mình biết đường mà nhập đúng, bán đúng.

Với Mepo thì chi phí bằng 0, lời bao nhiêu là lời. Mất công mỗi tội cài đặt mất chừng 1-2 giờ, làm quen vài ngày. Rồi thì êm re.

Chuyện thật từ mấy người quen

Anh Tuấn ở Long Thành – chủ cửa hàng điện máy – kể với mình hồi tháng trước: "Năm ngoái tao dùng Excel, mỗi lần kiểm kho là ác mộng. Một tháng một lần, mất cả nửa ngày, mà có khi ra số cũng không tin. Có lần kiểm ra thiếu gần 30 triệu, không biết do nhập sai hay thất thoát. Từ hồi dùng Mepo, mỗi tối ngồi 10 phút cập nhật là xong. Báo cáo lợi nhuận theo từng mặt hàng thấy rõ ràng, biết cái nào nên nhập thêm, cái nào nên bỏ."

Còn chị Hoa ở Biên Hòa – shop quần áo – bảo: "Tui thích Mepo vì nó nhẹ. Máy tính cũ Rim 2015 của tui chạy ngon lành. Có bữa mất mạng, tui tưởng chết, ai dè vẫn bán hàng được. Hỏi trong group Zalo, mấy người chỉ nhiệt tình lắm."

Mấy câu hỏi thường gặp

Phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Đồng Nai có miễn phí không?
Có chứ. Mepo là mã nguồn mở, miễn phí trọn đời. Không giới hạn tính năng, không upsell.

Có cần biết code để dùng không?
Không. Cài xong là xài được ngay. Nếu muốn tùy chỉnh thì mới cần hỏi trong cộng đồng.

Dữ liệu có an toàn không?
Có. Dữ liệu nằm trên máy tính bạn, không gửi lên mây. Bạn tự quản, không sợ ai lấy.

Có quản lý được nhiều chi nhánh không?
Có. Mepo hỗ trợ đa chi nhánh. Shop nào có nhiều cửa hàng thì quản lý tập trung được.

Dùng thử trước được không?
Được, miễn phí, không giới hạn thời gian. Tải về xài thử, thấy ok thì ở lại, không thì xóa.

Cài đặt thế nào?
Vào mepo.vn, tải bản cài đặt, chạy file setup, làm theo hướng dẫn. Có video hướng dẫn trên trang, rõ ràng lắm.

Tổng kết

Chọn phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Đồng Nai không còn là câu chuyện khó nữa. Cứ ưu tiên mấy cái đơn giản, miễn phí, dễ sửa, có cộng đồng hỗ trợ. Mepo là một trong số đó.

Mình đã dùng gần 2 năm, thấy hiệu quả rõ rệt. Nếu bạn đang lăn tăn, thì cứ vào mepo.vn tải về dùng thử. Không mất gì cả.

À, thấy bài viết có ích thì share cho mấy anh em bạn bè cùng làm shop nhé. Biết đâu họ cũng đang đau đầu như mình ngày xưa thì sao?