phần mềm dms

phần mềm dms

Hồi mới mở shop thứ hai, mình gần như phát điên vì hàng tồn

Chắc bạn cũng từng rơi vào cảnh giống mình cách đây vài năm. Mở thêm được cái shop thứ hai, tưởng mừng ai ngờ hàng hóa bắt đầu loạn như ma. Đại lý gọi điện hỏi giá từng đứa một, mình ngồi trả lời không kịp. Có hôm ba đứa cùng gọi, mỗi đứa hỏi một kiểu, mình rối hết cả lên.

Thế là lọ mọ đi search "phần mềm dms" trên mạng. Ối giời ơi, cả rừng lựa chọn. Có mấy cái nước ngoài xa lạ hoắc, giao diện toàn tiếng Anh. Mấy cái trong nước thì giá trên trời, bảo ký hợp đồng dài hạn. Có cái còn tính phí theo đầu đại lý – mà shop mình lúc đó mới có 5 đại lý lẻ tẻ. Nản thật sự.

Thực lòng mà nói, mình chẳng cần mấy thứ cao siêu. Chỉ mong có cái gì đó đơn giản để theo dõi đơn hàng, coi tồn kho của từng đại lý, với ghi nợ nần cho rõ ràng. Vậy mà tìm hoài không thấy phần mềm vừa túi tiền, lại dễ dùng, lại không bị phụ thuộc mạng. Mất mạng là khóc luôn, dữ liệu bay mất.

Nếu bạn cũng đang đau đầu như mình ngày xưa, bài viết này mình chia sẻ thật lòng kinh nghiệm xương máu. Để chọn được phần mềm DMS không quá phức tạp, phù hợp với túi tiền của shop nhỏ mình.

Nói nôm na phần mềm DMS là cái gì?

DMS viết tắt của Dealer Management System. Nghe ghê vậy thôi chứ hiểu đơn giản thế này: nó giống như một thằng trợ lý chuyên lo mấy mối quan hệ với đại lý của mình.

Còn nhớ hồi xưa, mình toàn ghi chép vào sổ tay. Có khi nhắn tin qua Zalo, xong tối ngồi gõ lại vào Excel. Mệt muốn chết mà lúc nào cũng sợ sai. Cái phần mềm DMS nó làm thay mình mấy việc đó:

• Chuyện đặt hàng: Tụi đại lý tự đặt qua app hoặc web, mình chỉ việc duyệt. Khỏi ghi chép linh ta linh tinh.
• Coi tồn kho: Biết thằng nào còn bao nhiêu hàng, sắp hết cái gì. Mỗi lần xuất hàng nó tự trừ.
• Nợ nần: Ghi lại ai nợ bao nhiêu, lúc nào trả. Còn nhắc nợ tự động nữa chứ.
• Báo cáo cuối ngày: Đống số liệu tự tổng hợp, mình chỉ việc ngồi xem.

Theo mình, một phần mềm DMS tử tế không cần quá nhiều thứ. Chỉ cần giải quyết được ba cái cơ bản: đặt hàng dễ, tồn kho chuẩn, công nợ rõ. Làm được vậy là tiết kiệm cho mình ít nhất 10-15 tiếng mỗi tuần rồi. Mà thử hỏi, 15 tiếng đó bạn dành cho việc gì? Ngủ thêm, chơi với con, hay nghĩ cách phát triển kinh doanh? Rõ ràng là phương án cuối đáng giá hơn nhiều.

Tại sao shop nhỏ như mình cũng cần?

Nhiều người bảo: "Mới có vài đại lý, cần gì phần mềm?". Mình cũng từng nghĩ vậy. Cho đến khi gặp mấy cái hố đau thương này:

Sai sót vặt mà mất khách

Lúc đại lý gọi điện đặt hàng, mình ghi vào sổ tay. Tối ngồi gõ lại Excel. Có lần nhập nhầm số lượng từ 50 thành 15. May khách chưa nhận hàng, chứ suýt mất một mối. Mà mấy lỗi này dễ xảy ra lắm, nhất là khi đông khách cùng lúc. Bạn thử tưởng tượng, có hôm 5 cuộc gọi cùng lúc, ghi chép kiểu gì kịp?

Hàng tồn kiểu mù tịt

Mình từng gửi hàng cho thằng đại lý A. Không biết nó còn bao nhiêu, tới lúc nó gọi đặt thêm, mới tá hỏa thấy hàng cũ vẫn còn 100 cái. Vậy là chôn vốn, tiền ứ đọng. Rõ ràng là thiệt hại vô cùng.

Nợ nần mơ hồ

Đại lý hay nợ tiền hàng lắm. Nếu không ghi chép cẩn thận, cuối tháng quên mất ai nợ bao nhiêu. Mình từng thất thoát gần 5 triệu vì cái vụ này. Đau lắm. Có đại lý già né tránh: "Chị ơi em trả rồi mà" – mà mình không có bằng chứng.

Ngồi báo cáo cả buổi

Cuối tháng mình ngồi cộng dồn doanh số từng đại lý. Sổ sách lung tung, cộng đi cộng lại vẫn sai. Mất cả buổi sáng. Trong khi đó, phần mềm làm xong chỉ 5 phút. Có đứa bạn mình còn bảo: "Tao ngồi làm báo cáo đến tận 11h đêm, mệt bở hơi tai."

Mình hỏi thăm 20 chủ shop nhỏ khác. Trung bình họ tiết kiệm được 8-12 triệu đồng mỗi tháng nhờ giảm thất thoát. Nghĩ mà thấm.

7 tiêu chí chọn phần mềm DMS – mình đúc kết ra đây

Sau bao lần thử đi thử lại, mình rút ra được mấy điểm này. Các bạn tham khảo:

Dùng dễ, tiếng Việt

Không cần giao diện đẹp cho lắm, quan trọng là dễ hiểu. Nếu mất 1 tuần training nhân viên thì phần mềm đó không ổn. Nên chọn cái có sẵn tiếng Việt, hỗ trợ nhanh qua Zalo hay điện thoại. Chứ gọi hotline chờ 15 phút là mình bỏ luôn.

Giá cả hợp lý

Shop nhỏ dưới 10 đại lý, ngân sách max chỉ 200-500 ngàn/tháng. Nhiều phần mềm tính phí theo đại lý, nhưng lại thêm phí setup, phí training. Hỏi kỹ trước khi dùng, tránh mất tiền oan. Mình từng thấy cái phần mềm ghi giá 200k, xong còn thu thêm 500k phí kích hoạt mới cay.

Chạy được offline

Shop mình hay ở khu vực mạng yếu. Mất mạng là tê liệt. Phần mềm nào chạy được offline, có mạng thì đồng bộ là chuẩn nhất. Mình từng mất 2 ngày không làm được vì mạng lag. Từ đó chỉ chọn loại local-first. Bạn tôi có lần mạng gãy, mất luôn dữ liệu 3 ngày – kinh hoàng.

Quản lý tồn kho đại lý

Cần biết hàng đang ở đâu, tránh tồn chồng chéo. Mấy phần mềm tốt cho đại lý tự nhập kho, mình chỉ việc kiểm tra.

Báo cáo linh hoạt

Có báo cáo doanh số, công nợ, tồn kho theo thời gian thực. Tốt nhất là xuất ra Excel được, dễ xử lý.

Chạy được nhiều nền tảng

Đại lý có thể đặt qua app điện thoại hoặc web. Mình quản lý trên máy tính hay điện thoại đều được.

Mã nguồn mở

Vì nhu cầu mỗi shop khác nhau. Mã nguồn mở cho mình tự sửa, thêm tính năng. Mấy phần mềm đóng kín muốn thêm gì cũng phải trả thêm tiền. Rõ là mình thích tự do hơn.

5 tính năng cốt lõi không thể thiếu

Dù chọn phần mềm nào, hãy chắc nó có mấy tính năng này:

Đặt hàng từ đại lý

Đại lý tự tạo đơn qua app hoặc link. Mình nhận thông báo, duyệt. Nó tự tính tiền, chiết khấu. Giảm sai sót hẳn. Đây là tính năng quan trọng nhất – mình khẳng định luôn.

Tồn kho theo từng đại lý

Mỗi đại lý có kho riêng. Xuất hàng là tự động trừ. Biết rõ ai còn gì. Không còn cảnh gửi nhầm hàng.

Công nợ rõ ràng

Ghi nợ, thanh toán, nhắc nợ tự động qua SMS hay Zalo. Cuối tháng tổng hợp dễ dàng.

Báo cáo nhanh

Theo ngày, tuần, tháng. So sánh các đại lý. Biết thằng nào bán chạy nhất. Từ đó mình biết thưởng cho ai, nhắc nhở ai.

Giá và chiết khấu

Thiết lập giá sỉ, lẻ, chiết khấu theo đại lý. Đại lý chỉ thấy giá của nó thôi.

So sánh nhanh các lựa chọn

Tiêu chí	Phần mềm đám mây trả phí	Mã nguồn mở (như Mepo)	Excel tự làm
Chi phí tháng	300k - 1,5 triệu	0 - 500k	0 đồng
Dễ dùng	Khá dễ	Hơi cần kỹ thuật	Khó, dễ sai
Chạy offline	Không	Có	Có
Tự sửa	Không hoặc có phí	Có	Có
Báo cáo tự động	Có	Có	Thủ công
Quản lý tồn kho đại lý	Có	Có	Khó
Đại lý tự đặt hàng	Có	Có	Không
Bảo mật dữ liệu	Phụ thuộc nhà cung cấp	Tự quản	Dễ mất

Theo mình, cái bảng này nói lên tất cả. Excel thì rẻ nhưng cực, mây thì tiện nhưng tốn kém và phụ thuộc. Mã nguồn mở là điểm cân bằng tốt nhất.

Mepo – cái tên mình đang dùng

Tình cờ mình biết Mepo. Là phần mềm mã nguồn mở do người Việt làm. Mấy điểm nó hay:

• Miễn phí cho shop nhỏ: Dưới 10 đại lý dùng free, không giới hạn tính năng. Chỉ trả thêm nếu cần gửi tin nhắn tự động.
• Chạy offline: Dữ liệu lưu trên máy mình. Có mạng thì đồng bộ lên mây. An toàn.
• Mã nguồn mở: Tự sửa được, cộng đồng hỗ trợ nhau.
• Cài dễ: Tải về, chạy là xong.

Mình dùng được 3 tháng nay. Đại lý đặt hàng qua web. Tồn kho, công nợ mình quản lý gọn. Cuối tháng báo cáo chỉ 5 phút. Nếu muốn thử, tải từ mepo.vn – free nhé.

Chi phí bỏ ra – lợi ích nhận lại

Với shop nhỏ, tính toán ROI quan trọng. Mình thử làm phép tính:

• Phần mềm: Nếu dùng Mepo free, không mất gì. Nếu gói trả phí, khoảng 200-500k/tháng.
• Thời gian tiết kiệm: Trước mất 2 tiếng/ngày nhập đơn. Giờ còn 30 phút. Tiết kiệm 1,5 tiếng/ngày = 45 tiếng/tháng. Tính lương 50k/tiếng là tiết kiệm 2,25 triệu.
• Giảm thất thoát: Quản lý công nợ tốt, nợ xấu giảm từ 5 triệu xuống 1 triệu. Tiết kiệm 4 triệu.
• Tăng doanh thu: Đại lý đặt hàng dễ hơn, doanh thu tăng khoảng 10%.

Tổng lợi ích: 7-15 triệu/tháng. Chi phí gần như bằng 0. Đầu tư ngon lành.

Chuyện anh Tuấn ở Cầu Giấy

Anh Tuấn có cửa hàng tạp hóa nhỏ, 8 đại lý là mấy quán lẻ. Trước anh ghi sổ, cuối tháng mất 2 ngày tổng kết. Lúc nào cũng thiếu hàng vì không biết đại lý còn gì.

Dùng Mepo, anh setup chỉ 30 phút. Đại lý tự đặt hàng. Tồn kho realtime. Công nợ tự ghi. Sau 2 tháng:

• Thời gian làm việc từ 10 tiếng xuống 6 tiếng.
• Doanh thu tăng 15%.
• Nợ xấu giảm 80%.

Anh khoe: "Không ngờ có phần mềm free hiệu quả thế. Giờ có thời gian chăm vợ con." Nghe mà mình cũng mừng lây.

Mấy câu hỏi thường gặp

Có cần mạng không?

Tùy phần mềm. Mây cần mạng liên tục. Local-first như Mepo chạy offline được.

Dùng thử free không?

Có. Mepo free vĩnh viễn cho shop dưới 10 đại lý.

Quản lý nhiều chi nhánh được không?

Có. Nhưng shop nhỏ thường chỉ cần một.

Đại lý đặt hàng kiểu gì?

Tạo tài khoản, họ đăng nhập web hoặc app, xem giá, đặt hàng.

Dữ liệu an toàn không?

Với mã nguồn mở, dữ liệu lưu trên máy bạn. Với mây, phụ thuộc nhà cung cấp.

Tự sửa được không?

Mã nguồn mở tự sửa được. Đóng kín thì khó.

Kết lại

Phần mềm DMS không còn là thứ xa xỉ với shop nhỏ. Với mấy tiêu chí mình chia sẻ, và giải pháp mã nguồn mở như Mepo, bạn có thể quản lý đại lý chuyên nghiệp mà gần như không tốn kém. Tải thử ở mepo.vn – free, dễ, có cộng đồng hỗ trợ nhiệt tình. Đừng để mấy việc thủ công làm chậm chân nhé. Mình tin là bạn sẽ thấy khác biệt ngay từ tuần đầu tiên.