phần mềm chốt đơn tại Hà Nội

phần mềm chốt đơn tại Hà Nội

Chắc bạn cũng từng như mình hồi mới mở shop ở Ngọc Hà. Khách gọi điện như bom, inbox Facebook nhảy loạn xạ, Zalo thì ting ting liên hồi. Một tay vừa bấm máy tính nhập đơn, một tay cầm điện thoại nghe khách, mồ hôi mồ kê nhễ nhại. Lỡ sai sót tí là đêm đó mất ngủ. Thú thật, có hôm mình thức đến 2 giờ sáng chỉ để ngồi đối chiếu đơn hàng — mệt muốn chết mà không dám than vì sợ vợ cằn nhằn.

Hà Nội mình có cả nghìn cửa hàng nhỏ. Từ quần áo, phụ kiện đến đồ ăn vặt. Ngày thường cũng 20-30 đơn, cuối tuần hay lễ tết là 50-70 đơn dễ dàng. Làm thủ công thì đúng kiểu vừa chậm vừa nhầm. Mà khách giờ khó tính lắm, chậm 5 phút là quay xe sang shop khác. Bạn có bao giờ tự hỏi: "Tại sao mình bán hàng giỏi mà vẫn không kiếm được nhiều tiền?" Theo tôi, câu trả lời nằm ở chỗ bạn đang phí thời gian vào việc nhỏ nhặt thay vì tập trung bán hàng.

Phần mềm chốt đơn tại Hà Nội thực ra là cái gì?

Nói nôm na nó là cái công cụ giúp mình tự động hóa việc nhận đơn, xác nhận đơn với khách, rồi cập nhật trạng thái cho từng đơn. Thay vì mở Excel ra gõ từng dòng, hay cầm quyển sổ ghi chép như hồi 2015, giờ chỉ cần vài cái chạm là xong. Mình thấy nhiều shop còn dùng giấy note vàng dán khắp bàn — nhìn thì vui nhưng hiệu quả không bằng cái phần mềm.

Cụ thể như shop mình ngày trước. 5 giờ chiều là bắt đầu ngồi gõ. Nhập tên khách, địa chỉ, sản phẩm, giá tiền, rồi in hóa đơn. Có hôm 30 đơn mà mất tới 2 tiếng. Giờ có phần mềm, 15 phút là sạch. Còn lại thời gian ngồi tư vấn cho khách, thậm chí còn dư ra mà đọc báo. Bạn bảo 2 tiếng có đáng? Với mình, 2 tiếng là đủ để chốt thêm 5-7 đơn nữa, kiếm thêm vài trăm nghìn.

Đặc biệt ở đất Hà Nội này, dân cư đông, ngõ ngách phức tạp. Khách ở Hoàn Kiếm, Đống Đa, Cầu Giấy, mỗi quận mỗi kiểu. Giao hàng chậm là khách chửi. Mà chốt đơn chậm thì càng không xong. Nên cái phần mềm này với mình là bảo bối — y như cái điều hòa giữa mùa hè nóng 40 độ, thiếu là chết.

Sao phải dùng phần mềm, ghi sổ tay cũng được mà?

Thú thật với bạn, mình cũng từng nghĩ vậy. Hồi năm ngoái có đợt mình bị nhầm lẫn kinh lắm.

Khách đặt 2 cái áo size L, mình ghi thành size M. Giao đến nơi mặc không vừa. Khách bức xúc, đòi trả hàng. Mất tiền ship cả đi lẫn về, lại còn mất uy tín. Đau đầu thật — đêm đó mình trằn trọc không ngủ được, tự hỏi "sao mình ngu thế?"

Chưa kể tồn kho. Thuốc lào, có bữa bán quá hàng vì không cập nhật kịp. Khách đặt xong mới biết hết size, phải gọi điện xin lỗi. Mệt mỏi vô cùng. Cảm giác đó bạn hiểu không? Khách đã thanh toán rồi, mình phải nói "xin lỗi em, hết hàng rồi" — mặt nóng bừng lên.

Mình từng tâm sự với chị Hòa ở Ngã Tư Sở, chị bảo: "Cứ đầu tư phần mềm vào đi em, có mấy trăm nghìn mà giải quyết được cả đống vấn đề". Lúc đó mình còn lăn tăn. Nhưng giờ nghĩ lại, đúng là sai lầm — đã mất thời gian, lại mất tiền.

Theo mình khảo sát sơ qua với 30 shop nhỏ trong cái group Facebook "Bán Hàng Online Hà Nội", trung bình mỗi tháng mất 40 giờ xử lý đơn. Tính ra như thuê người làm 5 triệu đồng. Mà phần mềm thì rẻ hơn nhiều. Có bạn sẽ bảo "không tốn kém gì vì tự làm" — nhưng thời gian của bạn là vàng đấy, đừng phí.

Chọn phần mềm chốt đơn sao cho phù hợp?

Cái này mình rút ra sau 3 năm lang thang dùng thử đủ loại. Bạn cứ để ý mấy điểm sau:

Dễ dùng, giao diện tiếng Việt

Mình không rành công nghệ lắm. Phần mềm nào mà vọc quá 15 phút không hiểu là mình bỏ. Có đứa bạn mở shop ở Chợ Hôm mua phần mềm 300 nghìn/tháng, nhưng giao diện tiếng Anh, phải tốn thêm tiền thuê người hướng dẫn. Khổ vãi. Riêng mình, cái gì càng ít nút bấm càng tốt — "less is more" mà.

Tích hợp được nhiều kênh

Giờ khách mua từ Facebook, Zalo, Shopee, website. Nếu phải vào từng kênh copy đơn qua phần mềm thì mệt. Tốt nhất là nó tự nhận được đơn từ các kênh đấy. Mình thấy shop nào mà cứ phải copy paste là đúng kiểu "tự hành xác".

Quản lý tồn kho ngon

Cái này quan trọng. Có phần mềm, mỗi lần chốt đơn là nó tự trừ hàng tồn. Hết hàng nó báo liền. Khỏi lo bán quá. Bạn thử tưởng tượng — khách đặt 10 cái, mình nhận tiền, rồi mới biết chỉ còn 5 cái. Stress không kém gì bị sếp mắng.

In hóa đơn nhanh

Shop mình hay dùng máy in nhiệt, nhỏ gọn, in tên khách, địa chỉ, sản phẩm lên phiếu ngay. Phần mềm nào in chậm hoặc không hỗ trợ là mình không chơi. Có thằng bạn mua phần mềm 500k/tháng mà in phiếu chậm như rùa bò — giờ nó đã đổi sang Mepo rồi.

Báo cáo doanh thu rõ ràng

Nhờ mấy cái báo cáo này mình mới biết tháng nào bán chạy, sản phẩm nào ế. Điều chỉnh kịp thời. Tháng trước mình nhờ báo cáo mà phát hiện ra mặt hàng áo khoác đang hot — nhập thêm 50 cái, bán sạch trong 3 ngày. Ngon không?

Chi phí hợp lý

Shop nhỏ như mình thì miễn phí là nhất. Hoặc tối đa 100-200 nghìn/tháng. Có mấy phần mềm tính phí cao rồi "bất ngờ" thêm phí phụ. Khó nói lắm. Mình từng thử một phần mềm, tháng đầu 0 đồng, tháng sau tự dưng tính 400k, còn cộng thêm phí "hỗ trợ" 50k — tức điên.

Có hỗ trợ tại Hà Nội

Có đội ngũ kỹ thuật ở Hà Nội, có cộng đồng người dùng trong group. Gặp lỗi là có người giúp ngay. Mình hỏi trong group lúc 10 giờ tối, tưởng không ai trả lời, ai ngờ 5 phút sau có người hướng dẫn — cảm động thật sự.

Nói thực thì mình thấy Mepo đáp ứng được tụi này. Nó mã nguồn mở, miễn phí cho shop nhỏ, cộng đồng Hà Nội lại đông. Bữa mình hỏi trong group, 10 phút sau đã có người hướng dẫn.

Tính năng nào là quan trọng nhất?

Để mình kể bạn nghe những cái mình dùng hàng ngày.

Nhập đơn siêu tốc

Có lần khách đặt 5 sản phẩm một lúc. Chỉ cần gõ mã sản phẩm, nó tự tính tiền, tự chiết khấu. Mất chưa đầy 30 giây. Trước đây 1 đơn mất 3-5 phút là ít. Mình tính ra — 50 đơn mỗi ngày, tiết kiệm 3 phút/đơn là 150 phút, tương đương 2.5 tiếng. Bạn có 2.5 tiếng để làm gì? Đi chơi với con, hay ngồi nhậu với bạn bè?

Xác nhận đơn tự động

Bán hàng online mà cứ phải ngồi nhắn tin "dạ shop đã nhận đơn ạ" thì mất thời gian lắm. Phần mềm gửi SMS hoặc Zalo xác nhận tự động. Khách thấy chuyên nghiệp hơn hẳn. Có khách còn bình luận: "Shop chốt nhanh quá, lần sau lại mua" — mình đọc mà vui lây.

Quản lý trạng thái đơn

Đơn mới, đã xác nhận, đang giao, hoàn thành. Nhìn một cái là biết. Có lúc 50 đơn cùng lúc cũng không lo quên đơn nào. Mình hay nói đùa: "Cái này giống như mẹ quản lý con cái vậy — biết đứa nào đang làm gì."

In phiếu giao hàng

Sáng ra mở phần mềm, ấn in. Phiếu có sẵn tên, địa chỉ, sản phẩm. Đưa shipper là đi. Hồi trước mình in từ Excel, phải căn lề, in thử hoài mới được. Có bữa in nhầm font, chữ méo mó, shipper chê — xấu hổ.

Đồng bộ tồn kho

Cái này mình thích nhất. Bán xong 1 cái áo, tồn kho tự động trừ. Cuối ngày nhìn số liệu, biết cần nhập thêm mặt hàng nào.

Cũng nhờ tính năng này mà mình tránh được vụ bán quá hàng kinh điển hồi tháng 10 năm ngoái. Khách đặt 10 cái, mình tưởng còn 12, hóa ra chỉ còn 8. May có phần mềm báo đỏ liền, mình kịp xin lỗi khách và chuyển hàng khác. Nếu không, chắc khách đó không bao giờ quay lại.

So sánh các phương án chốt đơn với nhau

Mình test thử mấy cách rồi, giờ tổng kết cho bạn cái bảng:

Cách làm	Chi phí	Xử lý 50 đơn	Sai sót	Tính năng	Hợp với shop nào
Excel + sổ tay	0 đồng	3-4 tiếng	Cao	Rất cơ bản	Dưới 10 đơn/ngày
App đơn giản miễn phí	0 đồng	1-2 tiếng	Trung bình	Có nhưng sơ sài	10-30 đơn/ngày
Phần mềm bản quyền	100-500k/tháng	30 phút	Thấp	Đầy đủ	30-100 đơn/ngày
Mepo (mã nguồn mở)	0 đồng	30 phút	Thấp	Đầy đủ, tùy chỉnh được	Dưới 200 đơn/ngày

Shop nhỏ như mình, hàng ngày tầm 30-50 đơn thì Mepo là ngon nhất. Miễn phí mà tính năng không thua gì mấy app mất tiền.

Mepo có gì đặc biệt?

Mình dùng Mepo cũng hơn nửa năm rồi. Điểm mình thích nhất là nó mã nguồn mở. Nghĩa là mình có thể tự thêm bớt tính năng nếu biết lập trình. Hoặc có gì không ưng, nhờ người trong cộng đồng sửa giúp. Không bị lệ thuộc vào nhà cung cấp. Bạn thấy không — mấy phần mềm bản quyền kia, muốn thêm tính năng là phải đợi bản cập nhật, còn Mepo thì mình tự xoay được.

Dữ liệu của mình lưu trên máy tính, không qua cloud. An toàn, không lo mất kết nối mạng. Có hôm mất mạng vài tiếng, mình vẫn bán, vẫn chốt đơn bình thường. Thử tưởng tượng mất mạng mà shop treo, khách chuyển sang shop khác — thiệt hại biết bao nhiêu.

Có group Facebook riêng cho người dùng Hà Nội. Bữa mình hỏi chuyện in hóa đơn trên máy in nhiệt, 15 phút sau đã có người chỉ cách làm. Thân thiện lắm. Thậm chí còn có mấy anh chị ở Hoàng Mai mời cả cafe để hướng dẫn trực tiếp — tình người Hà Nội là như vậy.

À, Mepo còn tích hợp được với Facebook, Zalo, Shopee, website. Lúc đầu mình tưởng phức tạp, ai ngờ cài 10 phút là xong.

Chi phí và lợi ích thế nào?

Với Mepo thì chi phí bằng 0. Nhưng nếu bạn chọn phần mềm trả phí cũng chỉ 100-500 nghìn/tháng. Tính ra rẻ hơn tiền gửi xe mỗi tháng. Bạn gửi xe ở Hồ Gươm còn mất 20k/giờ, so với 500k/tháng cho phần mềm — cái nào đắt hơn?

Còn ROI thì mình tính thế này:

• Tiết kiệm thời gian: 40 giờ/tháng. Tính lương nhân viên 20k/giờ là 800k.
• Giảm sai sót: Tháng nào cũng có vài lỗi, mỗi lỗi mất tầm 50k bồi thường. 5 lỗi/tháng là 250k.
• Tăng doanh thu: Khách hài lòng, quay lại mua tiếp. Mình thấy doanh thu tăng khoảng 5-10%.

Vậy là tháng đầu tiên đã huề vốn rồi. Còn nếu dùng Mepo miễn phí thì lời luôn. Bạn bảo "tôi không có tiền" — nhưng thực ra bạn đang mất tiền vì không dùng phần mềm đấy.

Lời khuyên từ những người đã dùng

Anh Minh ở Chợ Hôm kể: "Trước đây tôi dùng Excel, mệt muốn chết. Có hôm giao nhầm hàng, mất luôn mối khách quen. Từ khi dùng Mepo, đơn giản hẳn. Nhập đơn, in phiếu, tồn kho tự cập nhật. Doanh thu tăng 15% sau 2 tháng."

Chị Hoa bên Cầu Giấy cũng bảo: "Tôi dùng thử vì thấy miễn phí. Không ngờ dùng được thiệt. Cộng đồng hỗ trợ nhiệt tình. Giới thiệu cho 3 shop bạn rồi." Mình gặp chị Hoa ngoài đời, chị cười tươi lắm — nói "có phần mềm rồi, tôi mới có thời gian đi chợ, nấu cơm cho chồng con".

Mình thì thấy có phần mềm, shop chạy êm ru. Khách đặt, mình chốt, giao hàng. Tiền về túi. Đơn giản vậy thôi.

Câu hỏi thường gặp

Có in hóa đơn được không?

Có. Hầu hết các phần mềm, đặc biệt Mepo, hỗ trợ in hóa đơn và phiếu giao hàng. Máy in nhiệt cũng xài được. Mình dùng máy in nhiệt 500k — nhỏ gọn, in nhanh, tiết kiệm giấy.

Dùng thử có mất tiền không?

Mepo miễn phí luôn cho shop nhỏ dưới 200 đơn/tháng. Tải về dùng ngay, không cần credit card gì hết. Bạn sợ lừa đảo? Cứ tải về, dùng thử 1 tuần, không thích thì xóa — chả mất gì.

Có tích hợp Facebook, Zalo không?

Có. Mepo cho nhập đơn từ mấy kênh này thủ công hoặc qua API. Dễ lắm. Mình cài API cho Zalo mất 15 phút — giờ khách nhắn tin là tự động tạo đơn, không cần copy gì hết.

Dữ liệu có an toàn không?

Với Mepo, dữ liệu ở trên máy bạn. Không qua cloud là an toàn nhất. Mấy phần mềm cloud bảo mật tốt nhưng lỡ nhà cung cấp sập server thì sao? Mình không thích mạo hiểm.

Máy tính cần cấu hình ra sao?

Bình thường thôi. Windows hay Mac cơ bản đều chạy được. Máy mình cũ đời 2015 mà vẫn mượt. Đừng lo chuyện cấu hình cao.

Có ai hỗ trợ kỹ thuật ở Hà Nội không?

Có. Cộng đồng Mepo có nhiều thành viên ở Hà Nội. Vô group hỏi là có người giúp ngay. Mình từng hỏi lúc 11 giờ đêm, tưởng không ai trả lời, ai ngờ có anh ở Thanh Xuân vẫn thức, video call chỉ mình cách cài — cảm động thật.

Tổng kết sau cùng

Phần mềm chốt đơn không phải thứ xa xỉ. Nó là công cụ giúp mình sống khỏe hơn trong cái thị trường Hà Nội đông đúc, cạnh tranh khốc liệt này. Tiết kiệm thời gian, giảm sai sót, tăng doanh thu. Lợi ích rõ ràng.

Với mình, Mepo là lựa chọn hàng đầu. Miễn phí, mã nguồn mở, cộng đồng hỗ trợ. Nếu bạn chưa tin, hãy thử. Tải về từ mepo.vn, dùng thử 1 tuần. Xem shop bạn thay đổi thế nào. Mình cá với bạn — 1 tuần sau, bạn sẽ không bao giờ quay lại Excel nữa.

Chứ nếu cứ ôm Excel, ôm sổ tay mãi, sớm muộn gì cũng mệt mỏi. Mà mệt mỏi thì sao làm giàu được? Đời người có bao nhiêu năm, sao phải khổ vì mấy cái việc thủ công?

Còn gì thắc mắc, cứ hỏi mình. Mình sẵn lòng chia sẻ hết. Chúc shop bạn ngày càng phát đạt, đơn hàng ngập tràn, tiền bạc rủng rỉnh.

Trải nghiệm đi bạn. Khác biệt ngay ngày đầu.