phần mềm bán hàng tạp hóa tại TP Hồ Chí Minh

phần mềm bán hàng tạp hóa tại TP Hồ Chí Minh

Mấy hôm trước thằng bạn hồi cấp 3 nhắn tin, nó cũng mở shop tạp hóa ở quận 8. "Có cái phần mềm nào xài ổn không mày? Tao mệt quá rồi, tối nào cũng ngồi cộng sổ tới 11 giờ, mắt mờ hết cả."

Nghe quen không? Mình cũng từng y chang vậy. Ở Bình Thạnh, shop mình nhỏ thôi, nhưng mỗi ngày cũng mấy chục đơn. Vừa bán vừa ghi tay, cuối ca ngồi cộng lại sai be bét. Có hôm thiếu 200 nghìn, lục tung cả shop tìm mãi chả ra. Mà ở Sài Gòn này, cạnh tranh dữ lắm — góc phố nào cũng 2-3 shop tạp hóa chen nhau.

Hồi đó mình quyết tâm kiếm phần mềm, mới đầu cũng hoa cả mắt. Google lên cả đống lựa chọn, từ cái miễn phí đến cái đòi mấy triệu mỗi tháng. Nhưng trải qua rồi giờ mình nói thật: quan trọng nhất là hiểu shop mình cần gì, chứ đừng ham đồ xịn rồi cuối cùng cũng bỏ xó.

Hiểu đúng về phần mềm bán hàng tạp hóa trước khi chọn

Nói đơn giản thế này: phần mềm bán hàng giống như một thằng nhân viên không biết kêu ca. Nó làm hộ bạn từ lúc nhập hàng, tới lúc bán, tới lúc tổng kết cuối ngày. Không sổ sách giấy tờ, không sợ thất lạc, không lo cộng nhầm.

Hồi mới nghe tới "phần mềm quản lý bán hàng", mình cũng sợ. Nghĩ phải học mấy thứ cao siêu, phải biết công nghệ mới xài được. Nhưng thực tế thì: biết dùng điện thoại là xài được hết. Nghe không tin nổi nhưng đúng vậy đấy.

Ở TP HCM, mình thấy có mấy cái lợi quá rõ:

Thứ nhất: Khách đông, nhất là giờ cao điểm. Sáng sớm người ta đi làm ghé mua bánh mì, nước ngọt. Chiều về mua rau thịt. Nếu tính thủ công, một người đông đã căng, hai người còn lộn xộn hơn.

Một điểm nữa: Hàng hóa ở tạp hóa cực kỳ nhiều chủng loại. Dầu ăn, mì gói, nước mắm, bột giặt... mỗi thứ vài chục loại. Không có phần mềm, đến khi kiểm kho mới té ngửa: "ủa sao mì Hảo Hảo còn 1 thùng mà tưởng hết?"

Cuối cùng: Công nợ. Shop nhỏ nào cũng có khách quen mua chịu. Ghi sổ tay dễ mất, dễ quên. Có khách vô tình, có khách cố ý quên luôn. Mình có thằng bạn làm shop ở Gò Vấp, bảo mỗi tháng thất thoát tầm 3-4 triệu vì mấy cái này. Nghe mà xót.

Theo tôi, ba cái rủi ro này gộp lại đã đủ để bạn nghiêm túc nghĩ đến phần mềm rồi.

Cân nhắc gì khi chọn phần mềm cho shop tạp hóa Sài Gòn?

Mình dùng thử kha khá phần mềm rồi, từ mấy hãng lớn tới mấy cái nhỏ lẻ. Rút ra được 7 điều cần lưu ý:

Dễ dùng là số một
Shop tạp hóa không phải công ty công nghệ. Giao diện rối rắm, có bao nhiêu tính năng cao siêu cũng vứt. Cái mình cần là: nhập hàng nhanh, bán hàng nhanh, xem báo cáo dễ. Mấy bà bán hàng lớn tuổi còn làm được mới gọi là ngon. Bạn thử tưởng tượng xem, mẹ bạn 55 tuổi mà còn dùng được, thì thằng nào dám bảo là khó?

Giá cả phải chăng
Shop nhỏ doanh thu 30-40 triệu/tháng, bỏ ra 300-500k mỗi tháng cho phần mềm là cũng đau. Mà phí đó nếu giúp giảm thất thoát vài triệu thì đáng, nhưng nếu chưa chắc thì nên dùng thử miễn phí trước.

Quản lý tồn kho chuẩn
Hàng nhập vào, bán ra phải tự động trừ tồn. Hết hàng phải báo. Hàng sắp hết hạn cũng phải báo. Mấy shop ở chợ hay mua hàng theo thói quen, không có cảnh báo dễ bị tồn lâu.

Bán hàng nhanh
Giờ cao điểm, khách xếp hàng, mà phần mềm load chậm, hay quét mã vạch không được thì... mất khách. Ở Sài Gòn, người ta không thích chờ đâu. Mà mình thấy, khách Sài Gòn họ nhanh lắm, quẹo vô mua xong là đi, chậm vài giây là họ chuyển sang shop bên cạnh.

Có thể dùng offline
Nghe hơi lạ nhưng quan trọng lắm. Ở thành phố, nhiều chỗ mạng Viettel yếu, nhất là mấy khu hẻm nhỏ ở quận 8, Bình Tân. Shop mình từng mất mạng giữa buổi sáng, đành phải ghi tay. Xong có mạng nhập lại, mệt muốn chết. Bạn có nghĩ được cảnh đang bán mà mất mạng thì phần mềm chết queo không? Tôi từng trải rồi, không vui đâu.

Báo cáo trung thực
Cuối ngày, cuối tuần, cuối tháng phải biết: bán được bao nhiêu, lời lỗ sao, món nào chạy nhất. Làm tay mất công lắm.

Hỗ trợ khi cần
Nhỡ có lỗi, hoặc quên cách làm, mà không có ai chỉ thì... căng. Chuyện gì cũng có thể xảy ra mà, đúng không?

Mấy tính năng không thể thiếu

Dù chọn phần mềm gì, mấy cái này phải có:

• Quản lý hàng hóa: Nhập tên, giá vốn, giá bán, mã vạch. Nếu được thì cho ảnh sản phẩm càng tốt.
• Bán hàng tại quầy: Chọn hàng nhanh, tính tiền tự động. Có thể in hóa đơn hoặc không tùy shop.
• Nhập hàng và trả hàng: Khi hàng mới về, nhập vô là tồn tự tăng. Hàng hư, hàng đổi cũng tự động trừ.
• Báo cáo doanh thu: Theo ngày, theo ca, theo tháng. Có cả lợi nhuận gộp.
• Quản lý công nợ: Ghi lại khách nào nợ bao nhiêu, trả khi nào. Tự động nhắc nếu quên.
• Sao lưu dữ liệu: Phòng trường hợp máy tính hỏng, hoặc mất dữ liệu.

Nhiều phần mềm cao cấp còn có thêm quản lý khuyến mãi, đặt hàng online. Nhưng với shop nhỏ, mấy tính năng trên là đủ xài. Bạn có tin không? Mình xài có 6 tính năng đó là shop chạy êm ru.

So sánh nhanh: Trả phí, miễn phí hay tự mần?

Mình từng thử qua cả 3 cách:

Phần mềm trả phí (200-500k/tháng)
Tốt: Tính năng đầy đủ, có hỗ trợ kỹ thuật.
Không tốt: Tốn tiền, nhiều cái phải đào tạo mới xài được, vài chỗ còn yêu cầu luôn có mạng mới chạy.

Phần mềm miễn phí (như Mepo mình đang xài)
Tốt: Không tốn phí, thiết kế đơn giản, dễ xài, có thể dùng offline.
Không tốt: Tính năng cơ bản thôi, không khuyến mãi phức tạp được. Nhưng shop nhỏ đáp ứng tốt.

Tự làm (Excel, sổ tay)
Tốt: Miễn phí, quen tay.
Không tốt: Tốn thời gian, dễ sai, không tự động được. Với shop 500-1000 mặt hàng thì bắt đầu rối.

Mình thấy phần mềm miễn phí là ngon nhất cho shop nhỏ. Đầu tư 0 đồng nhưng hiệu quả thấy rõ. Bạn thử nghĩ xem, không mất đồng nào mà có người giúp việc 24/7, có đâu mà không ham?

Shop cô Lan ở quận 5 — câu chuyện thật

Cô Lan bán tạp hóa hơn 10 năm rồi. Shop cô ở ngay góc đường Hải Thượng Lãn Ông, quận 5. Doanh thu tháng 40-50 triệu. Hồi đầu cô toàn ghi sổ tay, cuối tháng mất 2 ngày ngồi tổng kết. Còn hay lộn giá nhập với giá bán.

Mình ghé chơi, thấy cô loay hoay với mấy cuốn sổ. Bèn giới thiệu cô xài thử Mepo. Tuần đầu cô lóng ngóng, nhưng tuần sau đã quen. Giờ cô khoe:

• Cuối tháng chỉ mất 30 phút thay vì 2 ngày.
• Phát hiện 3 mặt hàng tồn kho hơn 6 tháng, giảm giá bán lấy lại vốn.
• Doanh thu tăng 10% vì bán nhanh hơn, không mất khách.

Cô bảo: "Tiếc thiệt, dùng sớm hơn thì đỡ khổ biết bao nhiêu." Mình nghe xong chỉ biết cười, vì mình cũng từng vậy.

Về Mepo — cái mình đang xài

Mình dùng Mepo cũng hơn 6 tháng rồi. Đây là phần mềm mã nguồn mở, do mấy anh kỹ sư Việt mình làm. Miễn phí cho shop dưới 200 mặt hàng.

Điểm mạnh:

• Chạy offline được: Dữ liệu lưu ngay trong máy. Mất mạng vẫn bán bình thường, có mạng tự động đồng bộ. Cái này mình thích nhất. Bạn thử tưởng tượng, cả buổi sáng bán sầm uất mà cúp mạng, chuyện gì sẽ xảy ra?
• Giao diện tiếng Việt: Đơn giản, ai cũng làm được.
• Mã nguồn mở: Nếu rành công nghệ, có thể chỉnh sửa thêm. Mấy ông IT hay thích cái này.
• Cộng đồng Facebook hỗ trợ: Có group riêng, hỏi gì cũng có người trả lời.

Điểm yếu: Thiếu mấy tính năng khuyến mãi phức tạp, chưa có app điện thoại. Nhưng với shop nhỏ, không ảnh hưởng.

Câu hỏi thường gặp — trả lời thật lòng

Phần mềm bán hàng nào tốt nhất ở TP HCM?

Tùy nhu cầu mỗi người. Nhưng nếu shop nhỏ (dưới 200 mặt hàng), mình khuyên xài Mepo. Miễn phí, dễ xài, offline ổn. Còn nếu shop bạn to hơn thì tìm phần mềm trả phí.

Có cần mua máy in hóa đơn không?

Không bắt buộc. Nhiều shop chỉ hỏi khách: "Có cần hóa đơn không?" Không thì ghi tay hoặc bỏ qua. Nhưng nếu khách hay hỏi, mua máy in nhiệt cũng rẻ, tầm 1-2 triệu.

Có quét mã vạch được không?

Được. Hầu hết phần mềm đều hỗ trợ máy quét USB. Cắm vô là xài luôn.

Dùng trên điện thoại được không?

Mepo hiện chỉ chạy trên Windows. Nhưng nhiều phần mềm trả phí có app điện thoại. Shop mình dùng máy tính bàn, cũng ổn.

Dữ liệu có an toàn không?

Phần mềm miễn phí lưu local, bạn tự lo sao lưu. Mình thường copy qua ổ cứng di động mỗi tuần. Phần mềm trả phí lưu đám mây, nếu nhà cung cấp đóng cửa thì... rủi ro.

Cài Mepo mất bao lâu?

10 phút. Tải file từ mepo.vn, chạy cài đặt, làm theo hướng dẫn. Có video trên group hướng dẫn chi tiết.

Lời cuối

Chọn phần mềm bán hàng tạp hóa ở Sài Gòn không khó. Chỉ cần biết mình cần gì, shop mình cỡ nào. Đừng thấy quảng cáo hoành tráng mà vội mua. Xài thử miễn phí trước, thấy ổn hãy đầu tư.

Với mình, Mepo là lựa chọn hợp lý. Miễn phí, dễ xài, offline ngon. Nếu bạn cũng đang đau đầu với sổ sách, thử tải về xem sao. Biết đâu, như cô Lan, bạn sẽ tiếc vì không dùng sớm hơn. Mà thường thì mình hay tiếc thật, đúng không?

---

Chia sẻ từ một người từng khổ vì sổ sách, nay đã nhẹ đầu hơn chút.