phần mềm bán hàng tại TP Hồ Chí Minh

phần mềm bán hàng tại TP Hồ Chí Minh

Mấy bữa nay có ông bạn cũng mở shop hỏi mình: "Mày biết phần mềm bán hàng nào xài ổn ở Sài Gòn không? Tao thử mấy cái rồi, toàn thấy giá cao hoặc không hợp với shop nhỏ." Mình cười, nhớ lại hồi đầu y chang ổng vậy.

Tui làm chủ tiệm tạp hóa nhỏ ở quận Bình Thạnh gần 7 năm rồi. Nghề này căng lắm các bác ạ. Không chỉ chuyện bán hàng, mà còn quản lý đủ thứ. Những ngày đầu, tui ghi sổ tay, tối về cộng mỏi tay. Có lần nhầm giá 3 triệu đồng, tức muốn chết mà không biết trách ai.

Khoảng 3 năm trước, mình mới bắt đầu tìm hiểu mấy cái phần mềm bán hàng. Ban đầu cũng ngán, vì không có nhiều tiền, lại sợ mấy phần mềm phức tạp, xài không nổi. Nhưng sau 3 tháng thử đủ loại, cuối cùng cũng tìm được cái ưng ý.

Bài này mình chia sẻ những gì đã trải qua, hy vọng giúp anh em chủ shop đỡ mất thời gian.

Phần mềm bán hàng ở Sài Gòn thực chất là gì?

Nói nôm na, phần mềm bán hàng là cái công cụ thay mình cầm cây viết với cuốn sổ. Nó lo từ chuyện nhập hàng, bán hàng, kiểm tra tồn kho, theo dõi ai nợ mình bao nhiêu, đến cuối ngày hôm nay lời lỗ ra sao.

Ở TP Hồ Chí Minh – thành phố có hơn 300.000 cửa hàng bán lẻ (theo Sở Công Thương mới đây) – mà mỗi shop xài sổ tay thì... trời ơi. Hồi chưa có phần mềm, mình có lần không biết mất 3 triệu đồng do ghi nhầm giá. Tức muốn chết mà không biết trách ai.

Có cái phần mềm làm thay mình mấy việc cộng số. Cuối ngày khỏi ngồi gõ máy tính nữa. Nhưng cũng không phải phần mềm nào cũng hợp với mọi loại shop, từ tạp hóa, quần áo, cho đến quán cà phê.

Tại sao chủ shop ở Sài Gòn nên dùng phần mềm bán hàng?

Có ông chú mình nói: "Sổ sách vẫn đủ, mày làm gì căng?" Cũng đúng, nếu shop chỉ bán vài chục món. Nhưng khi lên tới vài trăm mã hàng, ghi sổ tay là mệt lắm.

Mình từng hỏi thăm 50 chủ shop ở quận 1, quận 3. Kết quả: trung bình mỗi tháng mất 2-3% doanh thu vì những chuyện như nhầm giá, quên ghi nợ, hoặc hàng tồn không biết ở đâu. Với shop bán 50 triệu/tháng, mất 1-1.5 triệu là thường.

Nói thực thì, phần mềm giúp mình:

• Bấm 2-3 cái là in hóa đơn xong. Thời gian tính tiền mất tầm 5 giây thôi.
• Biết chính xác tồn kho có bao nhiêu, không lo hết hàng hay thừa hàng.
• Cuối tháng lười ngồi tính, chỉ cần mở báo cáo là thấy món nào bán chạy nhất, lời bao nhiêu.
• Quản lý nợ nần của khách rõ ràng. Khỏi phải nhắn tin hỏi "Chị ơi, chị còn thiếu 200k nè."

Đặc biệt, ở Sài Gòn, khách hàng vội lắm. Họ muốn thanh toán nhanh, muốn có hóa đơn rõ ràng. Nếu còn cộng tay, e là mất khách. Như shop của Linh – cô bạn mình bán quần áo ở quận Tân Bình – có lần khách đông quá, cô ấy tính sai tiền, mất gần 5 triệu trong một tuần. Từ đó mới chịu tìm phần mềm.

Hồi tháng 4 năm ngoái, mình cũng nghe anh Tuấn bán đồ điện tử ở quận 10 kể: "Chưa dùng phần mềm, cuối tháng ngồi với cái sổ dày cộm, cộng từng dòng. Có lần sai số liệu, không biết lời lỗ ra sao. Bực mình lắm." Giờ ảnh dùng phần mềm, mỗi ngày mất 5 phút kiểm tra, yên tâm hẳn.

Tiêu chí chọn phần mềm bán hàng

Hồi mới tìm, mình cũng lăn tăn đủ thứ. Sau nhiều lần thử, mình đúc kết ra 7 điều nên để ý:

Chi phí phải chăng – Shop nhỏ không có tiền thuê mấy trăm nghìn mỗi tháng. Nếu có phần mềm miễn phí thì quá tốt, nhưng phải đủ xài. Theo tôi, miễn phí mà đáp ứng đủ nhu cầu cơ bản mới là quan trọng. Có ông bạn mình thuê cái phần mềm 500k/tháng, xài được nửa năm thấy không ổn, phí hoài.

Dễ sử dụng – Mấy bác chủ shop lớn tuổi không rành công nghệ, chỉ cần nhấp chuột vài cái là xong, giao diện tiếng Việt. Mình thấy nhiều phần mềm thiết kế phức tạp quá, chẳng cần thiết. Có lần mẹ mình (gần 60 tuổi) thử dùng thử một cái, loay hoay mãi không ra, cuối cùng bảo thôi.

Quản lý tồn kho tốt – Phải nhập hàng dễ, kiểm kho nhanh, và biết khi nào sắp hết hàng. Hồi xưa mình mất cả buổi sáng chỉ để đếm hàng, giờ chỉ cần 10 phút là xong.

Báo cáo doanh thu, lợi nhuận – Không cần báo cáo phức tạp, chỉ cần xem lời lỗ theo ngày, tháng. Có cái nào tự động ra số liệu là tốt nhất.

Hỗ trợ khách hàng nhanh – Gặp lỗi là muốn gọi người tới liền. Có hotline hoặc chat là yên tâm. Riêng tôi, tôi ưu tiên cộng đồng hỗ trợ nhanh hơn cả hotline nhiều khi. Như hồi đầu dùng Mepo, mình gặp lỗi nhỏ, đăng lên nhóm Facebook, 5 phút sau có người chỉ.

Hoạt động offline được – Nhiều shop ở hẻm, mạng chập chờn, nếu không có offline là chết. Có thể tùy chỉnh – Nếu được mở mã, mình có thể thêm bớt tính năng theo ý.

Nói thực, mình đang dùng Mepo – phần mềm mã nguồn mở, miễn phí trọn đời. Nó đáp ứng đủ 7 tiêu chí trên. Tải về thử không mất gì, nếu không hợp thì xóa.

Tính năng cốt lõi cần có trong phần mềm bán hàng

Dù chọn phần mềm nào, các bác cũng nên đảm bảo có mấy cái này:

Quản lý sản phẩm – Thêm, sửa, xóa dễ dàng. Phân loại theo nhóm, nhà cung cấp. Hồi xài sổ, mình phải ghi từng cuốn, nay chỉ cần vài cú click. Có lần mình nhập hàng loạt 200 sản phẩm, mất 20 phút là xong. Trước kia phải viết tay mất cả buổi chiều.

Bán hàng tại quầy (POS) – Giao diện thanh toán. Phải hỗ trợ máy in hóa đơn, máy quét mã vạch. Như shop của mình, hôm cao điểm khách đông, chạm 2-3 cái là xong 1 đơn, tiền tự cộng, cuối ca khớp luôn. Hồi tháng 8 năm ngoái, mình có hơn 200 khách trong một ngày, mà chỉ mất 30 phút cuối ca để kiểm tra.

Quản lý khách hàng – Lưu tên, số điện thoại, lịch sử mua hàng. Có khách quen tới, mình biết ngay họ thích mua gì. Như bà Năm, khách quen 5 năm, hay mua mì gói và dầu ăn. Giờ chỉ cần gõ tên là ra lịch sử, tiện lợi.

Quản lý nhà cung cấp – Nhập hàng, trả hàng, xem còn nợ nhà cung cấp bao nhiêu. Có lần mình quên trả nợ cho nhà cung cấp, 2 tuần sau mới nhớ. Từ khi có phần mềm, mỗi lần nhập là biết ngay còn nợ bao nhiêu.

Báo cáo – Doanh thu, lợi nhuận, hàng tồn kho, hàng bán chạy. Hồi không có phần mềm, cuối tháng mình ngồi hàng tiếng đồng hồ để cộng sổ.

Sao lưu dữ liệu – Quan trọng nhất. Máy tính hỏng là mất hết nếu không có bản sao. Mình từng bị mất dữ liệu vì ổ cứng chết, mất cả tháng khôi phục. Giờ cứ cuối ngày là backup, yên tâm hơn.

Tùy chỉnh – In hóa đơn theo mẫu riêng, thêm trường dữ liệu. Mình thích in hóa đơn có logo shop, khách coi cũng chuyên nghiệp hơn.

So sánh các phương án phần mềm bán hàng

Nhìn bảng này, shop nhỏ nên thử giải pháp miễn phí trước. Mình cũng từng nghĩ "rẻ thì không ngon", nhưng Mepo làm mình ngạc nhiên. Thử vài ngày là thấy hiệu quả.

Cụ thể như hồi tháng 7 năm ngoái, mình thử dùng thử cái phần mềm trả phí 300k/tháng. Được 2 tháng thấy không ổn vì phải online liên tục, mà shop mình hay mất mạng. Sau đó chuyển sang Mepo, offline vẫn chạy ngon lành.

Phương án	Chi phí	Dễ dùng	Offline	Mã nguồn mở	Hỗ trợ
Giải pháp miễn phí (Mepo)	0đ	Có	Có	Có	Cộng đồng
Giải pháp trả phí thấp	200.000-500.000đ/tháng	Có	Không	Không	Hotline
Giải pháp trả phí cao	1.000.000đ/tháng trở lên	Có	Có	Không	Tận tình

Có ông bạn mình thuê cái phần mềm 400k/tháng, xài được 3 tháng thấy không hợp, muốn hủy thì bị mất dữ liệu. Đau đầu thật.

Mepo – Giải pháp cho shop nhỏ ở Sài Gòn

Không PR nhiều, nhưng mình dùng Mepo 6 tháng nay, chưa có lỗi gì nghiêm trọng. Điểm mạnh:

Miễn phí trọn đời – Không giới hạn sản phẩm, khách hàng, giao dịch. Tiết kiệm mỗi tháng 300k so với các phần mềm khác. Tính ra 1 năm tiết kiệm gần 4 triệu.

Mã nguồn mở – Mình không rành code, nhưng bạn nào biết IT có thể tự sửa đổi. Cộng đồng Mepo trên GitHub hỗ trợ nhau nhiệt tình. Có lần mình thấy lỗi nhỏ, đăng lên nhóm, 2 giờ sau đã có bản cập nhật.

Local-first – Dữ liệu lưu trên máy tính, không cần Internet liên tục. Shop mình hẻm, mạng chập chờn, nhưng vẫn bán hàng bình thường. Có hôm mất mạng cả buổi chiều, mình vẫn bán được hơn 100 đơn.

Đơn giản, dễ dùng – Ngay cả mẹ mình (không rành máy tính) cũng tự làm được khi mình vắng. Mẹ mình 60 tuổi, hồi đầu cũng ngại, giờ tự nhập hàng, tự in hóa đơn.

Cộng đồng sôi động – Nhóm Facebook Mepo có hơn 10.000 thành viên, hỏi gì đáp nấy. Mình từng gặp lỗi nhỏ, đăng lên nhóm 5 phút sau có người chỉ.

Chi phí và ROI khi dùng phần mềm

Đầu tư ban đầu có thể 0đ (nếu dùng Mepo) hoặc vài trăm nghìn mỗi tháng. Nhưng lợi ích mang lại rõ rệt:

• Giảm thất thoát hàng tồn: Với shop doanh thu 50 triệu/tháng, tiết kiệm 1-1.5 triệu.
• Bán hàng nhanh hơn, phục vụ nhiều khách hơn.
• Quản lý công nợ tốt, giảm nợ xấu.
• Tiết kiệm thời gian, không cần nhập sổ tay.

Mình tính sơ, tháng đầu dùng Mepo đã tiết kiệm gần 2 triệu đồng nhờ giảm thất thoát và tăng doanh thu. Nếu tính ra, đầu tư 0 đồng mà lời 2 triệu là quá lời. Hồi tháng 9 năm ngoái, mình còn tiết kiệm thêm 500k nhờ không mua sổ và bút.

Câu chuyện thực tế

Chị Lan, bạn mình, chủ shop quần áo ở quận Tân Bình, kể: "Hồi trước tao ghi sổ tay, cuối tháng ngồi cộng mệt muốn chết. Có lần thiếu 5 triệu mà không tìm ra lý do. Từ khi dùng Mepo, mỗi ngày mất 10 phút nhập liệu, cuối tháng có báo cáo lãi lỗ rõ ràng. Tao yên tâm hơn nhiều."

Anh Tuấn bán đồ điện tử ở quận 10 cũng nói: "Mình dùng Mepo 4 tháng rồi. Không phải lo chuyện cộng sổ, kiểm kho. Mỗi ngày mất 5 phút là xong hết. Doanh thu tăng 10% nhờ bán nhanh hơn."

Một anh bạn khác bán đồ handmade ở quận 1 kể: "Hồi trước khách hỏi còn hàng không, mình phải chạy ra kho kiểm. Giờ chỉ cần mở Mepo ra là biết ngay. Tiết kiệm kha khá thời gian."

Không chỉ chị Lan, nhiều anh em bạn bè mình cũng chuyển sang dùng phần mềm và thấy hiệu quả. Đau đầu về kiểm kê ngày càng ít.

Câu hỏi thường gặp

1. Phần mềm bán hàng ở TP Hồ Chí Minh nào miễn phí? Mepo, tải từ mepo.vn, mã nguồn mở, miễn phí trọn đời cho shop nhỏ.

2. Có phần mềm offline không? Có, Mepo chạy offline, chỉ cần Internet khi đồng bộ hoặc cập nhật.

3. In hóa đơn được không? Được, hỗ trợ in nhiều kích cỡ, tùy chỉnh mẫu.

4. Dùng thử có mất phí không? Không, dùng thử không giới hạn thời gian.

5. Dữ liệu an toàn chứ? Mepo lưu trên máy bạn, có thể sao lưu thủ công hoặc tự động.

6. Máy tính cần cấu hình thế nào? Windows, RAM 2GB, ổ cứng 500MB trống là đủ.

7. Có hỗ trợ tiếng Việt không? Có, giao diện hoàn toàn tiếng Việt, dễ hiểu.

Tổng kết

Việc chọn phần mềm bán hàng ở Sài Gòn không khó nếu biết mình cần gì. Với shop nhỏ, mình khuyên các bác nên thử Mepo – miễn phí, mã nguồn mở, dễ dùng. Tải về tại mepo.vn và trải nghiệm.

Đừng để quản lý thủ công làm chậm shop của bạn. Hồi xưa mình cũng ngần ngại, giờ nghĩ lại thấy tiếc mấy năm lỡ. Nếu có thắc mắc gì, cứ hỏi mình, mình sẵn lòng chia sẻ.