phần mềm bán hàng tại Hải Phòng

phần mềm bán hàng tại Hải Phòng

Mở đầu

Hồi mới mở shop tạp hóa ở Lê Chân, mình có một cuốn sổ dày cộm. Ghi chép đủ thứ — nhập hàng, bán hàng, nợ nần, đối soát. Rồi chuyện gì tới cũng tới. Hết nhầm giá cho khách, lại quên ghi nợ. Tới cuối tháng ngồi cộng sổ, muốn rụng rời. Mình nghĩ chắc không ít anh chị em chủ shop nhỏ ở Hải Phòng từng trải qua cảm giác y như mình: biết là nên xài phần mềm, nhưng lăn tăn không biết chọn cái nào. Ngán cảnh tốn tiền rồi lại không hợp.

Đau đầu thật.

Sau 5 năm lăn lộn, mua đi bán lại mấy cái phần mềm, cuối cùng mình cũng tìm được hướng đi ổn áp. Hôm nay ngồi viết mấy dòng này, mình muốn chia sẻ thật tình với anh chị em — nhất là mấy anh chị ở đất cảng mình — để khỏi mất thời gian và tiền bạc như mình hồi đó.

Nói nôm na về cái gọi là phần mềm bán hàng

Phần mềm bán hàng giống như có thêm một trợ lý chuyên làm việc giấy tờ cho mình. Hồi trước mình phải cầm bút, cầm máy tính cộng trừ — thì giờ cái phần mềm nó làm tuốt từ đầu tới cuối.

Mình bán tạp hóa. Đồng nghiệp của mình bán quần áo. Có chị bạn bán quán cafe ở Hồng Bàng. Ai cũng xài chung một kiểu. Công cụ này tự động ghi nhớ hết: hôm nay bán được bao nhiêu đơn, còn bao nhiêu mì tôm tồn lại, ông A còn nợ bao nhiêu tiền. Khỏi phải ngồi lục sổ.

Cụ thể như shop của Linh — bạn mình ở Ngô Quyền — bán đồ cho mẹ và bé. Hồi đầu nó chê mình xài phần mềm làm gì cho phiền. Rồi một lần về quê, quên chốt sổ, mất gần 3 triệu không biết đi đâu. Giờ nó xài phần mềm còn tích cực hơn mình.

Sao chủ shop Hải Phòng mình cần tới phần mềm?

Mình xin phép nói thẳng: làm ăn ở thành phố cảng như mình, cạnh tranh khốc liệt lắm. Trong khi mấy shop lớn có máy móc đầy đủ, mình — mấy anh chị em shop nhỏ — vẫn ôm sổ sách, ghi chép tay. Hậu quả thì đau:

• Hàng hóa thất thoát như nước chảy đầu voi. Có khi hàng hết từ tuần trước nhưng không biết, khách hỏi mới tá hỏa.
• Có những món bán chạy như tôm tươi, mình lại không nhập kịp. Món tồn kho thì chất đống.
• Cuối tháng muốn biết lời lãi thế nào, mất cả buổi ngồi cộng, toàn sai.
• Đối soát với nhà cung cấp — nhất là mấy món bia bọt, nước ngọt — căng thẳng không kém gì thi đại học.

Mình có một ông anh bán đồ điện tử ở khu vực Cầu Đất. Ổng từng than: "Bán xong, kiểm kho thấy mất 2 cái quạt, không biết lúc nào, mà cũng chả biết ai lấy." Ổng mất ngủ cả tuần. Từ ngày xài phần mềm, chấm dứt mấy cái vụ đó.

Nói thật với anh chị, cái cảnh khách vào hỏi món gì mà mình lọ mọ lục tìm rồi nói "chắc hết rồi", trong khi kho còn đầy, cái đó mới đau. Phần mềm nó cho mình biết ngay lập tức. Có cái này không, mình không cần đoán mò.

Mấy cái tiêu chí chọn phần mềm cho shop nhỏ

Sau nhiều năm thử sai, mình tổng kết ra vài điểm chính khi chọn phần mềm. Không phải cái mắc tiền nhất là tốt nhất đâu — mình đã mất 2 triệu cho một cái tên to mà cuối cùng bỏ xó.

Giá cả phải chăng: Shop mình kiếm được đồng nào xoay đồng đó. Đổ mấy trăm nghìn mỗi tháng cho phần mềm, nhiều khi thấy tiếc. Thế nên mình luôn khuyên nên bắt đầu từ giải pháp miễn phí hoặc chi phí thật thấp.

Dễ xài: Mình không phải dân công nghệ, mấy anh chị em cũng vậy. Có cái phần mềm nào giao diện tiếng Anh loằng ngoằng, mình mở lên thấy ngán liền. Cần cái gì đó tiếng Việt, thao tác đơn giản, mở ra là xài được ngay.

Quản lý kho đàng hoàng: Cái này quan trọng số một. Phần mềm phải cho mình biết còn bao nhiêu cái nọ, bao nhiêu cái kia. Hàng gần hết phải báo, hàng tồn phải nhắc. Theo mình, quản lý kho là xương sống của mọi shop bán lẻ.

Báo cáo tự động: Mình thích cái gì đó cuối ngày chỉ cần nhìn là biết hôm nay lời bao nhiêu. Khỏi ngồi tính.

Xài được offline: Nhiều shop trong chợ, sóng điện thoại yếu lắm. Có cái phần mềm đòi internet mới chạy, chết ngay. Cái đồng hồ chờ load dữ liệu mới khó chịu.

Dữ liệu an toàn: Mình sợ nhất cái cảnh máy tính hỏng, mất sạch dữ liệu. Cái gì có thể lưu trên máy mình và tự backup được thì yên tâm hơn.

Cộng đồng hỗ trợ: Nên chọn cái có nhiều người dùng, có group Facebook để hỏi han. Đỡ phải chờ đợi.

Những tính năng cốt lõi

Thực ra phần mềm bán hàng cho shop nhỏ không cần quá cao siêu. Mấy cái tính năng này là đủ:

• Quản lý sản phẩm: Thêm hàng mới, sửa giá, xóa món cũ. Cần phân loại cho dễ tìm — mình để riêng bánh kẹo, nước uống, đồ khô, v.v.
• Bán tại quầy: Giao diện POS, chọn hàng, bấm thanh toán. Có thể in hóa đơn là ngon.
• Khách hàng: Lưu lại ai mua gì, bao nhiêu tiền. Có mấy bà mua quen, thi thoảng nợ, mình xem lại tiện lắm.
• Nhà cung cấp: Nhập hàng, quản lý công nợ với người ta.
• Báo cáo: Doanh thu theo ngày, theo tháng. Hàng tồn kho. Món nào lời nhiều, món nào ế.
• Sao lưu: Mình tự backup hoặc cài tự động, không sợ mất.

Nhưng tự hỏi: có cần quá nhiều tính năng không? Mình từng thử một cái phần mềm có tới 50 chức năng, mà thực tế mình chỉ dùng có 5. Phần mềm tốt là phần mềm có đủ cho việc chính, không dư thừa.

So sánh nhanh giữa các phương án

Hồi năm ngoái mình có thử dùng một cái phần mềm trả phí 200k/tháng. Tính ra cả năm 2,4 triệu. Với shop siêu nhỏ như mình, đó là khoản tiền kha khá. Rồi mình chuyển qua xài Mepo, thấy hợp hơn nhiều.

Tiêu chí	Phần mềm trả phí (VD: 200k/tháng)	Mepo (miễn phí)
Chi phí/năm	2.400.000đ	0đ
Dùng offline	Có (nhưng vài gói)	Có, xài thoải mái
Sửa theo ý mình	Không, mặc định	Có, vì mã nguồn mở
Cộng đồng	Có	Có (group Facebook)
Lưu dữ liệu	Trên đám mây	Trên máy mình, có thể đồng bộ

Mepo — cái tên mình muốn giới thiệu

Nói thực, mình từng dùng thử vài cái. Có cái thì mất tiền, có cái rối rắm quá. Cuối cùng dừng lại ở Mepo. Lý do?

Thứ nhất, nó miễn phí 100% cho shop nhỏ. Mình chỉ việc tải về, cài lên máy, xài liền. Không phải đau đầu suy nghĩ về chi phí mỗi tháng.

Thứ hai, dữ liệu lưu trên máy tính của mình. Trước mình hay lo mất mạng là tèo. Giờ thì khỏi lo. Có hôm mạng yếu, mình vẫn bán hàng bình thường.

Thứ ba, mã nguồn mở. Đứa em họ mình làm IT, nó nói cái này hay vì nếu muốn sửa gì thì sửa được. Nhưng thực ra mấy shop nhỏ ít khi cần sửa lắm, chỉ cần nó chạy ổn là mừng.

Thứ tư, cộng đồng hỗ trợ nhiệt tình. Hồi mới xài có thắc mắc, mình vào group Facebook hỏi, tầm 15 phút sau đã có người trả lời. Đỡ hơn đợi tổng đài.

Mình hỏi: cái nào mới là yếu tố quyết định? Với mình, đó là không tốn tiền nhưng vẫn đáp ứng được nhu cầu cơ bản. Nếu không có cộng đồng hỗ trợ, mình chắc đã bỏ Mepo sớm. Nhưng may mắn là có.

Tiền bỏ ra và cái lợi nhận lại

Nói về chi phí, với shop nhỏ, đầu tư phần mềm dao động từ 0 đồng (như Mepo) tới tầm 500k/tháng. Con số này thực ra không nhiều, nhưng nếu chọn sai thì phí tiền.

ROI mình thấy rõ rệt:

• Tiết kiệm thời gian: Mỗi ngày mình đỡ mất 15-20 phút ghi sổ. Một tháng ra cả trăm phút. Mình dùng thời gian đó để chăm sóc khách hàng, tư vấn bán thêm.
• Giảm thất thoát hàng: Có phần mềm, mình biết rõ còn cái gì. Hết gì nhập đó. Không còn cảnh hết hàng mà không biết, hay hàng tồn chất đống.
• Tăng doanh thu: Nắm được món nào chạy, món nào chậm, mình chủ động nhập hàng, giảm giá.

Mình ước tính mỗi tháng nhờ phần mềm, tiết kiệm tầm 5-10 giờ làm việc. Tính ra cũng vài trăm nghìn tiền công. Với giải pháp miễn phí như Mepo, đây là lợi nhuận ròng. Không cần suy nghĩ nữa.

Shop tạp hóa của mình trước và sau

Shop mình ở Lê Chân, mặt hàng khiêm tốn, loanh quanh 500 món. Hồi xài sổ tay, mỗi lần nhập hàng mất ít nhất 30-40 phút vì phải tìm tên, so giá. Sai sót thường xuyên.

Chuyển qua Mepo, mình thấy cái khác là:

• Nhập hàng nhanh hơn, tầm 15-20 phút là xong một đợt.
• Biết lãi lỗ chính xác cuối mỗi ngày. Có hôm thấy lời ít, mình biết liền để điều chỉnh.
• Thất thoát hàng gần như bằng 0. Những món để gần hết, phần mềm nhắc mình nhập thêm, không còn cảnh mất khách.

Đặc biệt, tính năng báo cáo theo thời gian thực giúp mình linh hoạt. Có hôm thấy bia ế, mình giảm giá ngay để xả. Trước kia mất mấy ngày mới phát hiện ra.

Câu hỏi thường gặp

1. Phần mềm bán hàng nào tốt nhất cho shop nhỏ tại Hải Phòng?

Tùy nhu cầu mỗi người. Nhưng cá nhân mình thấy Mepo là lựa chọn đáng thử nhất — miễn phí, dễ dùng, quản lý kho ổn. Thử không mất gì, thử rồi sẽ nghiện.

2. Có cần internet để xài không?

Một số phần mềm khác cần, nhưng Mepo cho xài offline. Có internet hay không vẫn chạy tốt. Mình thấy cái này là ưu điểm số một.

3. Bắt đầu với Mepo thế nào?

Ra mepo.vn, tải về và cài đặt. Mất chừng 5 phút là xong. Mình hướng dẫn cho mấy ông bạn xong cũng mất có 10 phút thôi.

4. Dữ liệu có an toàn không?

Dữ liệu lưu trên máy tính của mình. Không lo bị mất từ máy chủ như mấy cái đám mây bên ngoài. Mình tự backup theo định kỳ. Đến giờ chưa lần nào mất dữ liệu.

5. Có phải nâng cấp trả phí sau không?

Không. Mepo miễn phí 100% cho shop nhỏ. Không có chuyện dùng thử xong thu tiền. Mình xài 1 năm rồi, chưa thấy ai đòi tiền.

6. Hỗ trợ kỹ thuật thế nào?

Qua group Facebook cộng đồng. Mọi người trong đó nhiệt tình lắm. Có cả dev sẵn sàng giúp. Hồi mình hỏi về cách in hóa đơn, có người hướng dẫn từng bước.

Tổng kết

Chọn phần mềm bán hàng ở Hải Phòng không có gì khó khăn lắm đâu. Quan trọng là mình hiểu rõ nhu cầu và khả năng tài chính. Shop nhỏ thì ưu tiên chi phí thấp, dễ dùng, quản lý kho tốt.

Mepo làm được hết mấy cái đó. Mình đã xài và thấy ổn, nên chia sẻ lại với anh chị em. Nếu có ai đang lăn tăn, hãy thử tải về xài thử, không mất gì cả. Ai cần hỗ trợ thêm, cứ nhắn mình — mình sẵn sàng chỉ dẫn.

Ra mepo.vn, tải về và bắt đầu ngay hôm nay. Mình tin là anh chị em sẽ thấy khác biệt. Còn chần chừ gì nữa? Thử thì không mất gì, nhưng không thử thì mất cả tuần ngồi cộng sổ.