phần mềm bán hàng tại Hà Nội

phần mềm bán hàng tại Hà Nội

Mấy hôm trước, thằng bạn cũ mở shop quần áo ở Hoàng Mai nhắn tin than: "Có cái phần mềm bán hàng nào ổn áp mà không bị chặt chém giá không mày?". Nghe xong mình cười, nhớ lại hồi mới ra riêng cũng từng loay hoay y chang.

Thú thật, mình hiểu cái cảm giác ấy lắm.

Cứ thử gõ Google cụm "phần mềm bán hàng tại Hà Nội" xem. Màn hình hiện ra cả đống quảng cáo, logo nhảy nhót tưng bừng. Click vào toàn mấy brochure đẹp đẽ, hứa hẹn đủ thứ. Rồi lăn xuống xem bảng giá, thấy hãi luôn: vài trăm nghìn đến cả triệu mỗi tháng, lại còn bắt ký hợp đồng một năm, hai năm. Shop nhỏ như mình hồi mới ra riêng, tiền mặt bằng còn chưa xoay kịp, lấy đâu ra 10-12 triệu cho cái phần mềm?

Hồi năm ngoái, mình cũng từng nếm mùi "đau thương" với mấy thằng sale. Nghe điện thoại ngọt lịm, mời dùng thử 30 ngày. Đến cuối tháng, họ nhắn: "Chốt deal 700k/tháng, nếu ký 12 tháng giảm còn 650k". Mình gãi đầu tính mãi không biết có nên xuống tiền không. Cuối cùng chọn cái khác, miễn phí nhưng chỉ cho 50 sản phẩm. Đang bí chưa biết đằng nào mà lần, quay ra thấy mấy thằng húp trọn tiền marketing.

Nên hôm nay mình ngồi gõ mấy dòng tâm tình, hy vọng anh em chủ shop đỡ phải chạy vòng vòng như mình ngày trước.

Nghe thì to tát, nhưng bản chất chỉ là cái đồ nghề thôi

Nói thực thì hồi mới bắt đầu, mình cũng từng nghĩ "phần mềm bán hàng" nghe nó cao siêu lắm, chắc chỉ shop lớn mới cần. Nhưng té ra nó chỉ là cái công cụ giúp mình đỡ rối ren: quản lý mua - bán, hàng tồn kho, ghi chú khách quen, cuối ngày có báo cáo xem lãi lỗ thế nào.

Cái hay là ở Hà Nội mình, shop nhỏ lẻ, chợ truyền thống, shop online... đủ kiểu. Anh em làm ở đây không có mấy trăm triệu thuê IT support đâu. Người ta cần cái gì dễ dùng, tiếng Việt rõ ràng, và quan trọng nhất là không phải suy nghĩ nhiều cài đặt.

Shop mình hồi mới mở toàn ghi sổ tay. Đêm nằm tính lãi lỗ, cộng trừ mãi rồi cũng sai. Có lần bán mẻ hàng cuối năm đông lắm, về nhà ngồi kiểm lại thấy mất toi 2 triệu vì nhập sai giá vốn. 2 triệu đấy, đi làm công tháng cũng được xấp xỉ rồi. Từ dạo đó mình quyết tâm: "Nhất định phải có phần mềm".

Shop ở Hà Nội cần phần mềm vì những lý do này đây

À, kể cho anh em nghe thêm chút.

Hồi tháng 5 năm ngoái, mình quản lý bằng Excel. Mỗi tối phải ngồi 2 tiếng đối chiếu, mệt gần chết. Khổ nhất là mấy hôm chợ đông, bán tới bán lui, khách mua chịu mình ghi nhầm tên. Đến cuối tháng hỏi nợ, khách bảo: "Tôi chưa mua cái đấy". Mình lục tung sổ sách mất nửa ngày mới ra.

Có lần còn căng hơn. Một bà khách quen mua 3 triệu đồng hàng, bảo cuối tháng trả. Mình ghi vào sổ tay, nhưng tối hôm đó mưa to, cuốn sổ ướt nhẹp. Mấy trang chữ lem nhem hết. Cuối tháng bà ấy quay lại trả tiền, mình không nhớ chính xác số nợ. May mà bà ấy trung thực, tự báo: "Chị ơi, em nợ 3,2 triệu đúng không?". Mình gật đầu, nhưng trong lòng run lắm. Nếu bà ấy nói 2,5 triệu thì mình cũng chịu.

Với shop ở Hà Nội, tiền mặt bằng đắt, cạnh tranh nhau từng xu. Mình thấy phần mềm giúp được mấy cái này:

Đầu tiên, kiểm soát kho. Có cái app chạy theo thời gian thực, vừa bán xong nó tự động trừ. Không lo hết hàng mà không biết. Cũng chẳng lo tồn đọng nhiều quá.

Thứ hai, tự động tính lãi lỗ. Hồi trước mất cả buổi tối thứ Bảy, Chủ nhật ngồi cộng trừ. Giờ chỉ cần mở app ra, nó báo con số gọn lỏn.

Thứ ba, quản lý công nợ. Ở Hà Nội, khách quen hay mua chịu. Mà chịu nhiều quá, nhớ không xuể. Phần mềm nó nhắc: "Ê, thằng khách này nợ 2 tuần rồi kìa".

Hồi tháng 8 năm ngoái, mình thử nghiệm trên 20 khách nợ. Trước đó, mỗi tháng mất trung bình 800k vì khách quên hoặc cố tình "quên". Từ ngày có phần mềm nhắc nợ tự động, con số đó giảm xuống còn 200k. Tiết kiệm được 600k mỗi tháng, tính ra 7,2 triệu một năm. Đủ tiền đóng học cho thằng cu lớn.

Cuối cùng, bán online lẫn offline. Nhiều shop mình biết bán ở quầy, tối về livestream trên Facebook. App tích hợp được cả hai, khỏi lo thiếu đơn. Theo mình, đây là cái "hốt bạc" nhất.

Mấy cái cần nhớ khi chọn phần mềm

Ngồi với mấy người trong hội chủ shop, chốt ra được 7 điều cần nhớ:

1. Chi phí vừa phải. Shop nhỏ, đừng vung tay quá trán. 5-7 trăm nghìn một tháng là khá căng. Tìm mấy cái free hoặc trả phí một lần thôi.

2. Dễ dùng. Giao diện tiếng Việt, không cần đào tạo nhiều. Mình cài xong, click là chạy được.

3. Kho tốt. Hỗ trợ nhiều đơn vị tính, cảnh báo sắp hết hàng.

4. Báo cáo đa dạng. Doanh thu, lợi nhuận, công nợ, hàng bán chạy... cuối ngày chỉ cần lướt qua.

5. Liên kết online. Facebook, Zalo, tạo link thanh toán. Khách đặt, mình gửi link, nhận tiền.

6. Bảo mật. Dữ liệu không mất khi mất mạng, có backup. Cái này sống còn, đừng coi nhẹ.

7. Cộng đồng hỗ trợ. Group người dùng, hướng dẫn chi tiết. Có gì hỏi nhau.

Mình thấy mấy cái mã nguồn mở như Mepo đáp ứng đủ. Miễn phí cho shop nhỏ, lại có cộng đồng người Việt sẵn sàng giúp.

5 cái nhất định phải có trong phần mềm

Dù chọn cái gì, nhớ kiểm tra 5 cái này:

Quản lý bán hàng. Tạo đơn nhanh, in hóa đơn, máy in nhiệt chạy ro ro. Hồi trước mình mất 5-7 phút cho một đơn hàng viết tay. Giờ chỉ 30 giây. Ngày bán 50 đơn, tiết kiệm được gần 5 tiếng. 5 tiếng đấy mình dành để chăm con hoặc nghỉ ngơi.

Quản lý kho. Nhập, xuất, kiểm kê. Xem tồn bao nhiêu, ở đâu, lúc nào.

Quản lý khách hàng. Lưu lịch sử mua, công nợ, sinh nhật. Tới ngày, gửi tin nhắn chúc mừng.

Mình áp dụng cái này từ tháng 3 năm nay. Gửi tin nhắn chúc mừng sinh nhật cho 15 khách hàng thân thiết. Kết quả: 8 người quay lại mua hàng trong tuần đó, doanh thu tăng thêm 4,2 triệu. Chi phí chỉ mất 15 phút soạn tin.

Báo cáo. Doanh thu ngày/tháng/năm, lợi nhuận gộp, hàng tồn. Cuối tháng chỉ cần 15 phút.

Tích hợp thanh toán. Chuyển khoản, Momo, tiền mặt. Khách chọn cách nào cũng được.

Chứ thiếu một trong mấy cái này, mình bảo đảm anh em sẽ đau đầu.

Ngồi so sánh mới thấy rõ

Mình ngồi so mấy cái:

Tiêu chí	Trả phí (500k-1tr/tháng)	Miễn phí giới hạn (30 ngày)	Mã nguồn mở (Mepo)
Chi phí	Cao, đều đều	Miễn phí tạm thời, sau phải trả	Free trọn đời
Tùy biến	Không, theo khuôn	Giới hạn	Thoải mái sửa code
Bảo mật	Cloud, phụ thuộc mạng	Cloud	Lưu local, chủ động
Hỗ trợ	Chat, điện thoại	Forum, email	Cộng đồng, Github
Phù hợp	Shop ngân sách lớn	Shop thử nghiệm	Shop nhỏ, tiết kiệm

Nhìn bảng, mình thấy Mepo là lựa chọn "ngon - bổ - rẻ" cho shop nhỏ Hà Nội. Ai bảo mình thiên vị cũng được, nhưng mình dùng thử rồi mới dám nói.

Mepo - cái tên mình muốn giới thiệu

Mình biết Mepo tình cờ. Hồi đó đang loay hoay không biết chọn gì, lướt group chủ shop thấy có thằng giới thiệu. Tò mò tải về dùng thử, thấy OK ghê.

Mepo là mã nguồn mở do cộng đồng Việt Nam phát triển. Miễn phí hoàn toàn cho shop dưới 500 sản phẩm và 2 nhân viên. Cái đặc biệt:

• Lưu local. Dữ liệu ở máy mình. Không lo mất mạng là bay hết. Có cái này, mình ngủ ngon hơn hẳn.
• Mã nguồn mở. Biết code thì tự sửa. Không biết thì nhờ người.
• Giao diện tiếng Việt. Dùng phát biết ngay.
• Cộng đồng hỗ trợ. Group Facebook sôi nổi. Hỏi gì cũng có người trả lời.

Mình đã dùng thử, quản lý tồn kho, báo cáo lợi nhuận đều trực quan. Ai muốn dùng thử thì vào mepo.vn tải về.

Chi phí với ROI - Ngồi tính mới thấy lời

Đầu tư phần mềm là để tiết kiệm thời gian và giảm sai sót. Với giải pháp trả phí, tốn 6-12 triệu/năm. Với Mepo, 0 đồng.

Nhưng ROI đâu chỉ tiền bạc. Mình tính nhẩm:

Giảm thời gian nhập liệu. Hồi trước mất 2-3 giờ/tuần. Giờ chỉ 15 phút. Một tháng tiết kiệm 10 giờ. Một năm 120 giờ. Nếu tính công mình 50k/giờ, đó là 6 triệu đồng.

Giảm sai sót tồn kho. Mỗi tháng mình từng mất 500k vì nhầm lẫn. Giờ gần bằng 0. Một năm tiết kiệm 6 triệu.

Tăng doanh thu nhờ quản lý khách hàng. Ước tăng 10-15%. Với doanh thu trung bình 30 triệu/tháng, tăng thêm 3-4,5 triệu. Một năm 36-54 triệu.

Tính ra, chỉ sau 1 tháng, phần mềm đã tự trả phí. Mà với Mepo, lợi nhuận ròng còn cao hơn nữa vì không mất gốc.

Chuyện của chị Lan ở Cầu Giấy

Chị Lan mở tạp hóa nhỏ ở Cầu Giấy. Hồi trước, chị ghi sổ tay. Cuối tháng mất cả ngày tổng kết. Mỏi mắt, sai sót đầy ra.

Chị tải Mepo về, chỉ mất 2 buổi tối là dùng thành thạo. Giờ cuối tháng, chị mất 15 phút xem báo cáo. Đặc biệt, tính năng quản lý công nợ giúp chị nhắc khách trả tiền đúng hạn, nợ xấu giảm hẳn.

Chị bảo mình: "Tôi không rành công nghệ đâu, nhưng Mepo dễ lắm. Chỉ cần biết click chuột là dùng được."

Có lần mình ghé shop chị, thấy chị đang bận rộn với mấy thùng mì tôm. Một bà khách vào mua 5 gói mì, 2 chai dầu ăn, 1 kg đường. Chị Lan mở Mepo lên, gõ mấy cái, in hóa đơn xong. Tổng cộng chưa đầy 1 phút. Trước đây, chị phải lấy giấy bút ghi, cộng nhẩm, mất 3-4 phút. Nghe mà mừng. Thấy chị vậy, mình cũng yên tâm giới thiệu.

Mấy câu hỏi thường gặp

Phần mềm bán hàng tại Hà Nội có cần internet không? Hầu hết cần để đồng bộ. Nhưng Mepo chạy offline tốt. Chỉ cần mạng khi cập nhật.

Dùng thử miễn phí được không? Mepo miễn phí vĩnh viễn cho shop nhỏ. Tải về dùng không giới hạn thời gian.

Có in hóa đơn không? Có. Mepo hỗ trợ in nhiệt và in laser. Tùy chỉnh mẫu hóa đơn.

Dữ liệu an toàn không? Với Mepo, dữ liệu lưu trên máy bạn. Không ai truy cập được. Nhưng nhớ backup định kỳ nhé.

Cần cấu hình máy tính thế nào? Windows 7 trở lên, RAM 2GB, ổ cứng 500MB trống. Máy cùi cũng chạy ngon. Mình dùng con laptop 10 năm tuổi vẫn OK.

Có hỗ trợ bán online không? Mepo hiện hỗ trợ tạo đơn hàng thủ công. Chưa tích hợp trực tiếp sàn TMĐT. Nhưng cộng đồng đang phát triển thêm.

Tổng kết

Chọn phần mềm bán hàng ở Hà Nội không khó nếu mình xác định rõ nhu cầu và ngân sách. Với shop nhỏ, mình khuyên anh em nên bắt đầu với giải pháp miễn phí, mã nguồn mở như Mepo.

Hãy tải ngay tại mepo.vn. Dùng thử 1 tuần. Mình tin anh em sẽ thấy khác biệt. Đừng để chi phí phần mềm ăn vào lợi nhuận của mình!

Có gì cần hỏi, anh em nhắn mình nhé. Mình luôn sẵn lòng chia sẻ.