Phần mềm quản lý thiết bị y tế tại Tây Ninh – Giải pháp tối ưu

Chào các chủ shop ở Tây Ninh, đặc biệt là mấy anh chị em buôn thiết bị y tế.

Mình cũng bán hàng ở đây mấy năm rồi, dưng mà cái chuyện quản lý mớ máy móc, linh kiện, vật tư nó cứ như cái gai trước mắt. Sổ sách lộn xộn, có khi quên béng mất lô hàng sắp hết hạn. Hồi năm ngoái có thằng bạn thân ở khu Núi Bà nó than, mất gần 20 triệu vì lô máy đo huyết áp để quá lố kiểm định. Đau hết cả ruột.

Rồi mình lọ mọ tìm hiểu, cuối cùng cũng ngộ ra: cần cái phần mềm quản lý cho đàng hoàng. Bài này mình sẽ chia sẻ thiệt tình từ trải nghiệm của mình và mấy anh em trong nghề, mong giúp được ai đó bớt căng đầu.

Lý do Tây Ninh mình đang có vấn đề với quản lý thiết bị y tế

Đầu tiên phải kể cái đặc thù của tỉnh mình. Tây Ninh có cửa khẩu Mộc Bài, hàng y tế qua lại với Campuchia ào ào. Lại còn Núi Bà Đen nữa, mùa lễ hội tháng Giêng, Tết khách tấp nập, nhu cầu y tế tăng đột biến.

Thế nhưng hầu hết tụi mình – mấy cơ sở nhỏ lẻ. Cả tỉnh có khoảng 48.000 hộ kinh doanh, mà chuyên về thiết bị y tế chắc đếm trên đầu ngón tay. Tiền thuê mặt bằng trung tâm đã 5-15 triệu/tháng, gần Núi Bà còn 8-20 triệu. Lương thằng nhân viên bán hàng cũng 5-8 triệu, quản lý 10-14 triệu. Làm sao mà kham nổi nếu không có công cụ đỡ đần? Cứ quanh quẩn với Excel với sổ tay thì tới bao giờ mới thoát? Rồi cứ đến mùa cao điểm là thiếu hàng, hết hạn, mất tiền oan.

Có một anh quen ở gần cầu Quan, chuyên nhập máy thở từ Campuchia về. Anh ấy kể, mỗi lần hàng về là phải ghi chép tay đủ thứ: số lô, ngày sản xuất, hạn kiểm định. Lỡ sai một số là lô hàng coi như mất trắng vì không bán được cho bệnh viện. Cách đây 2 tháng, anh ấy suýt mất một lô máy thở trị giá gần 50 triệu chỉ vì quên cập nhật ngày kiểm định. May mà phát hiện kịp, chứ không thì toang.

Lợi ích rành rành khi có phần mềm

Mấy anh cứ tưởng tượng, có cái phần mềm nó làm thay mình mấy việc lặt vặt. Cụ thể như thế này:

• Kiểm soát kho khỏi sợ sai: Cầm cái máy quét mã vạch vào kho, xong. Hết cảnh mò mẫm tìm hàng, nhập sai số liệu. Hồi đầu mình còn lăn tăn, giờ thì thấy ngon lành. Hồi tháng 3 vừa rồi, shop mình nhập một lô 200 cái máy đo đường huyết. Quét mã từng cái một, chỉ mất 15 phút là xong cả kho. Trước kia ngồi ghi tay, mất cả buổi chiều còn sai lè.

• Cảnh báo hạn sử dụng: Cái này quý hơn vàng. Nhất là mấy món thiết bị y tế có hạn kiểm định. Hàng sắp hết hạn là nó nhảy ra thông báo, tránh mất tiền. Như thằng bạn mình kể trên kia, mà có phần mềm thì đâu đến nỗi. Mình còn nhớ hồi tháng 6, có lô que thử thai sắp hết hạn 15 ngày, phần mềm báo đỏ chói. Mình giảm giá xả hàng ngay, thu về gần 12 triệu. Không thì ôm trái bom nổ chậm.

• Báo cáo nhanh như chớp: Lợi nhuận tháng này, món nào bán chạy, món nào lãi cao, phần mềm nó tổng hợp hết. Không cần ngồi cộng dồn mấy cột Excel nữa. Có hôm mình ngồi uống cà phê, mở app ra xem báo cáo tháng 9, thấy ngay mặt hàng khăn giấy ướt y tế bán chạy hơn hẳn tháng trước. Biết đường nhập thêm hàng.

• Công nợ sòng phẳng: Mấy khoản phải thu từ bệnh viện, phòng khám đối tác, nó theo dõi gắt gao. Khỏi lo thất thoát. Có anh chủ phòng khám ở Bến Cầu, nợ shop mình gần 35 triệu từ hồi tháng 8. Phần mềm nó báo nhắc nợ mỗi tuần, cuối cùng anh ấy cũng thanh toán đủ. Trước kia cứ ghi sổ tay, quên là mất.

• Bán hàng online dễ dàng: Giờ thời đại rồi, fanpage, website là phải có. Phần mềm nó đồng bộ đơn hàng từ mạng xã hội, mình chỉ việc đóng gói gửi đi. Hồi đầu năm, mình mở bán hàng trên Zalo, chỉ 2 tháng sau doanh thu từ kênh này đã chiếm 15% tổng doanh thu. Mà toàn nhờ phần mềm nó tự động nhập đơn, không sợ sót.

Cụ thể anh chị cứ hình dung, có shop của chị Linh ở Sơn Trà, Đà Nẵng, sau khi áp dụng phần mềm erp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, chị ấy bảo giảm được 30% thời gian kiểm kho. Mình tin các shop ở Tây Ninh cũng được lợi tương tự.

Tính năng nào là không thể thiếu

Mình liệt kê ra đây mấy cái mà mình cho là quan trọng nhất, mong anh em đừng lăn tăn chọn sai:

Quản lý danh mục thiết bị Phải chia được nhóm: máy móc, dụng cụ, vật tư tiêu hao. Mã hàng, tên, nhà sản xuất rõ ràng. Shop mình có hơn 300 mã hàng, nếu không phân nhóm thì kiểu gì cũng rối.

Nhập xuất tồn tự động Cập nhật liền tay khi mua vào, bán ra, trả hàng. Quét mã vạch là xong, nhanh gọn. Hồi tháng 7, có khách mua 50 bộ kit test nhanh, nhân viên quét mã, tồn kho tự động giảm. Hết cảnh cuối ngày ngồi đối chiếu sổ với hàng thực tế.

Theo dõi hạn kiểm định Nhập ngày sản xuất, hạn dùng, chu kỳ kiểm định. Hệ thống nó tự động gửi cảnh báo qua mail hoặc app. Cái này là sống còn với y tế. Hồi tháng 5, có lô máy đo SpO2 nhập từ Trung Quốc, hạn kiểm định chỉ 6 tháng. Phần mềm báo trước 30 ngày, mình kịp xử lý.

Quản lý công nợ Ghi nhận các khoản phải thu, phải trả, đối chiếu dễ dàng. Có tháng 8, shop mình có 17 khoản phải thu từ các phòng khám nhỏ. Phần mềm nó tổng hợp ra danh sách, mình gọi điện nhắc từng người. Chỉ 10 ngày sau thu về 85% công nợ.

Báo cáo thông minh Xuất ra báo cáo tồn kho, doanh thu, hàng hết hạn, thời gian thực. Muốn quyết định gì là có số liệu ngay. Tháng 9 vừa rồi, mình xem báo cáo thấy doanh thu thấp hơn tháng 8 12%, phát hiện ra thiếu hàng chủ lực. Nhập thêm ngay, tháng 10 tăng lại.

Tích hợp bán hàng đa kênh Kết nối với Facebook, Zalo, website. Đơn hàng từ đâu cũng về một mối. Mình có 3 kênh: Facebook, Zalo, và website nhỏ. Trước kia phải mở 3 tab riêng để check đơn. Giờ phần mềm gom hết, mất 5 phút mỗi sáng là xong.

Phân quyền nhân viên Chủ shop mình phân quyền cho nhân viên bán hàng, quản lý kho, kế toán. Tránh lộn xộn. Hồi tháng 4, mình cho nhân viên mới vào quyền chỉ được xem tồn kho, không được sửa. Yên tâm hơn nhiều, tránh mấy vụ nhập sai linh tinh.

Hồi mới tìm hiểu, mình có xem thử phần mềm quản lý kho vật liệu xây dựng ở Hồ Chí Minh, thấy cũng na ná. Nhưng với thiết bị y tế, cần thêm mấy trường dữ liệu chuyên ngành, như là thông tin kiểm định, hạn sử dụng, nhà cung cấp được cấp phép.

Chọn phần mềm ở Tây Ninh mình theo tiêu chí gì?

Mấy anh chị em đừng hoang mang. Cứ để mình mách vài tiêu chí, đỡ lạc lối.

• Chi phí hợp lý: Lương nhân viên mình 5-8 triệu/tháng, đừng chọn phần mềm quá đắt. Khoảng dưới 500.000 đồng/tháng là ổn, đảm bảo có lãi. Có shop bạn mình ở Hòa Thành, thuê phần mềm 350k/tháng, tính ra mỗi ngày chỉ mất 11.600 đồng. Rẻ hơn ly cà phê sáng.

• Dễ sử dụng: Giao diện tiếng Việt, thao tác đơn giản. Nhân viên mới vào cũng làm quen nhanh. Mình có thằng nhân viên 19 tuổi, mới ra trường, chỉ 2 ngày là thao tác thành thạo. Không phải mất thời gian đào tạo dài dòng.

• Hỗ trợ tại chỗ: Có đội ngũ hỗ trợ trực tiếp ở Tây Ninh hoặc qua hotline, Zalo. Có vấn đề là gọi được ngay. Hồi tháng 6, mình gặp lỗi đồng bộ đơn hàng, gọi hotline lúc 9h tối, 15 phút sau có người hỗ trợ qua teamviewer. Xong ngay.

• Khả năng mở rộng: Sau này shop lớn hơn, cần thêm tính năng thì phần mềm phải nâng cấp được. Mình dự tính năm sau mở thêm chi nhánh ở Gò Dầu, nên chọn phần mềm có gói quản lý đa chi nhánh. Đỡ phải đổi sau.

• Bảo mật dữ liệu: Lưu trữ đám mây, sao lưu định kỳ. Mất dữ liệu là toang. Hồi tháng 3, shop đối diện mình bị mất sổ sách vì cháy điện. Mất hết công nợ gần 70 triệu. Có phần mềm thì dữ liệu trên cloud, an toàn.

Lấy một trường hợp cụ thể: có cửa hàng gần Núi Bà Đen, mùa lễ hội mạng yếu lắm, họ cần phần mềm chạy được offline. Một số phần mềm quản lý xưởng sản xuất ở Đồng Nai cũng có tính năng này, và mấy nhà cung cấp đang cải tiến để phục vụ nhu cầu đa dạng. Shop mình cũng từng dùng thử một bản offline, thấy ổn, nhưng cuối cùng chọn bản online vì tiện đồng bộ dữ liệu mọi lúc.

Với các chủ cửa hàng ở Tây Ninh, mình thường gợi ý tham khảo giải pháp từ Mepo – đơn vị cung cấp phần mềm quản lý bán hàng phổ biến, chi phí thấp, có thể đáp ứng nhu cầu quản lý thiết bị y tế.

Lưu ý khi chuyển đổi từ Excel sang phần mềm

Chuyển từ Excel sang phần mềm không khó, nhưng có mấy cái phải để ý. Mình từng làm rồi, nên chia sẻ vài kinh nghiệm:

• Chuẩn bị dữ liệu sạch: Trước khi import, phải rà soát lại danh sách hàng hóa. Xóa hàng trùng, sửa tên sai. Hồi mình import, có 5 mã hàng bị trùng do ghi tay nhầm. Phải mất nửa ngày ngồi gỡ.

• Phân loại hàng hóa: Gắn tag cho từng loại: máy móc, vật tư, dụng cụ. Sau này lọc báo cáo dễ. Mình chia làm 8 nhóm, mỗi nhóm có mã riêng. Lúc báo cáo chỉ cần chọn nhóm là ra số liệu.

• Đào tạo nhân viên: Dành 1-2 buổi để hướng dẫn. Đừng vội, ai cũng cần thời gian làm quen. Mình tổ chức 2 buổi tối, mỗi buổi 2 tiếng. Sau đó cho nhân viên tập nhập thử 1 tuần, có gì sai sửa ngay.

• Dùng thử 1 tháng: Đừng mua ngay gói dài hạn. Test kỹ trước, xem có phù hợp không. Mình dùng thử bản demo 30 ngày của Mepo, thấy ổn mới mua. Trong thời gian đó, phát hiện ra thiếu tính năng báo cáo theo khu vực, nhưng may là nhà cung cấp hỗ trợ custom.

Vài câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Phần mềm này có hợp với cửa hàng nhỏ ở Tây Ninh không? Hợp lắm. Đa số phần mềm có gói cước cho quy mô nhỏ, chi phí thấp, giao diện dễ. Có shop chỉ 1-2 nhân viên vẫn dùng tốt.

2. Dùng thử trước khi mua được không? Được chứ. Nhà cung cấp thường cho dùng thử miễn phí 7-30 ngày. Cứ tận dụng để test kỹ. Mình khuyên nên test đúng 1 tháng, vì có khi tuần đầu thấy ổn, tuần sau mới phát sinh lỗi.

3. Quản lý hạn kiểm định có thật không? Có, tính năng đó là chuẩn trong phần mềm y tế rồi. Mình đã dùng thử và thấy nó báo chính xác đến từng ngày. Có thể cài đặt báo trước 15-30 ngày tùy ý.

4. Nhập dữ liệu từ Excel cũ vào có khó không? Không, nhà cung cấp hỗ trợ import file Excel. Chuẩn bị danh sách hàng hóa theo mẫu là xong. Hồi mình import 300 mã hàng, chỉ mất 1 buổi chiều. Nhưng nhớ kiểm tra kỹ trước khi import, tránh lỗi.

5. Ở chỗ mạng chậm như Núi Bà Đen có dùng được không? Một số phần mềm có chế độ offline, nhập liệu xong đồng bộ khi có mạng. Cứ hỏi kỹ trước. Shop mình ở gần trung tâm mạng ổn, nhưng có khách hàng ở Núi Bà kể dùng offline vẫn ổn, chỉ cần nhớ đồng bộ cuối ngày.

Tổng kết

Nói thực, đầu tư vào phần mềm quản lý thiết bị y tế không phải là chuyện xa vời gì với mấy shop ở Tây Ninh. Vừa tránh lỗ, vừa tăng lãi, lại đỡ căng đầu. Các bạn cứ tìm hiểu, dùng thử, như mình từng dùng thử Mepo, thấy khác biệt rõ rệt. Đừng để mấy cuốn sổ tay và Excel làm chậm bước phát triển. Chúc anh em thành công!