Phần mềm quản lý bách hóa tổng hợp tại Đồng Hới (Quảng Bình)

Cửa hàng bách hóa ở Đồng Hới: Sao cứ phải đau đầu vì tồn kho mãi?

Nói thiệt nha, mình làm chủ shop cũng ngót nghét 6-7 năm rồi. Hồi mới ra riêng, cứ nghĩ bán tạp hóa thì có gì mà khó. Ai dè vô nghề mới thấm.

Đồng Hới mình đây, thành phố nhỏ xinh mà dân cư cũng hơn 165.000 người, tính cả tỉnh Quảng Bình thì đến 900.000. Khoảng 42.000 hộ kinh doanh rải khắp các phường như Đồng Hải, Đồng Mỹ. Có cái lợi là gần Phong Nha, gần biển Nhật Lệ nên mùa du lịch từ tháng 4 đến tháng 9, khách ùn ùn kéo về. Bán hàng lúc đó sướng thật đấy, nhưng cũng căng không kém. Hàng tồn, doanh thu, nhân sự — mớ hỗn độn mà không có công cụ quản lý thì dễ "đi đời" lắm.

Mình thấy nhiều anh chị em chủ tiệm ở Đồng Hới vẫn còn lăn tăn chuyện áp dụng phần mềm. Có người bảo: "Thôi, nhỏ lẻ mà, làm gì cần mấy thứ cao siêu." Sai rồi! Càng nhỏ càng phải tính. Để mình kể vài chuyện thực tế, vừa đau vừa vui, cho dễ hình dung.

Cái khổ của bách hóa tổng hợp ở xứ mình

Mùa du lịch thì đông như trẩy hội, mùa bão thì vắng hoe

Đồng Hới có hai mùa rõ rệt như hai thái cực. Từ tháng 4 đến tháng 9, khách du lịch đổ về, nước uống, bánh kẹo, đồ ăn nhẹ bán như tôm tươi. Có hôm cao điểm, lượng hàng bán ra gấp đôi ngày thường. Nhưng từ tháng 9 đến tháng 11, bão về, mưa gió, đường sá lầy lội. Khách du lịch co giò chạy mất, hàng tồn chất đống. Nếu không có cách quản lý tồn kho hợp lý, hàng hết hạn là mất trắng. Có 1 anh chủ tiệm quen ở phường Đồng Mỹ kể: "Hồi tháng 10 năm ngoái, mình nhập cả trăm thùng nước ngọt, tưởng đâu bán Tết được. Ai dè bão ập đến, khách không ra đường, nước ngọt để đến hết hạn luôn. Đau lắm!"

Đó, cái khó là ở chỗ đó. Mà không riêng gì nước uống, thực phẩm, đồ khô cũng y chang. Cần một công cụ dự báo nhu cầu theo mùa, kiểu như biết trước tháng 5 này sẽ đông, thì nên nhập bao nhiêu, loại gì. Phần mềm quản lý bách hóa mà không có tính năng này, nói thật thì vô dụng.

Tiền thuê mặt bằng với lương nhân viên — cái gánh nặng

Ở trung tâm Đồng Hới, thuê một mặt bằng 30-40m2 cũng 5-15 triệu đồng/tháng. Gần Phong Nha, giá còn cao hơn, 8-22 triệu. Nhân viên bán hàng lương 5-7 triệu, quản lý thì 9-13 triệu. Cộng lại một tháng, chi phí nhân sự cũng kha khá. Trong khi biên lợi nhuận bách hóa mỏng dính, có khi chỉ 10-15%. Nếu không tối ưu, coi như làm công cho chủ nhà với nhân viên.

Mình nhớ hồi năm ngoái, shop mình thuê 2 nhân viên. Một người ngồi nhập liệu sổ sách, một người đứng bán. Mỗi tối, mất 2 tiếng kiểm kê hàng. Đau đầu thật. Sau đó mình mới quyết định thử phần mềm, giảm bớt công việc thủ công, cắt giảm được 1 nhân viên nhập liệu. Tiết kiệm được 6 triệu/tháng, đủ trả tiền phần mềm 1-2 năm rồi.

Điều gì làm nên một phần mềm "xịn" cho bách hóa?

Mình không phải dân công nghệ, nên lúc chọn phần mềm, mình cũng mày mò đủ kiểu. Rút ra vài cái cần có, nhất là với Đồng Hới mình.

1. Quản lý tồn kho — phải thông minh, đừng chỉ là cái kho ảo

Quản lý tồn kho là sống còn. Phần mềm phải theo dõi được từng mặt hàng: nhập lúc nào, còn bao nhiêu, sắp hết hạn không. Nhất là với thực phẩm, đồ uống, có hạn sử dụng là phải cảnh báo trước. Nhập hàng theo lô nữa, đừng để lẫn lộn. Mình từng có lần nhập 50 thùng mì tôm, để quên trong kho 3 tháng, đến lúc đem ra thì mốc meo hết. Phí tiền.

Có cái tính năng hay là nhập hàng theo đơn đặt hàng trước. Mùa du lịch đến, mình đặt trước với nhà cung cấp, phần mềm tự động tính toán số lượng cần, tránh thiếu hàng hay thừa hàng.

2. Bán hàng đa kênh — khách gọi điện, khách nhắn tin, khách đến quầy

Khách du lịch bây giờ hay gọi điện hoặc nhắn tin qua Facebook, Zalo trước khi đến lấy hàng. Mà không có phần mềm, mỗi kênh là một mớ hỗn độn. Sợ nhất là khách đặt online rồi tới quầy, mình lại bán cho người khác mất.

Phần mềm nên tích hợp được nhiều kênh: quầy, online, giao hàng. Dữ liệu đồng bộ, khỏi sợ sai sót. Hồi trước, mình có anh bạn ở Hải Phòng cũng làm bách hóa, ảnh khoe dùng phần mềm bán hàng đa kênh, khách đặt qua app là tự động cập nhật vào kho. Ảnh bảo: "Không có nó, tao chết vì rối." Mình nghe mà tủm tỉm, vì mình cũng từng vậy.

3. Tích điểm khách hàng — giữ chân người địa phương

Khách du lịch đến 1 lần rồi đi, nhưng người Đồng Hới là nguồn thu ổn định. Phần mềm tích điểm khách hàng sẽ khuyến khích họ quay lại. Cửa hàng mình tặng 1 điểm cho mỗi 10.000 đồng, cuối tháng đổi quà. Có bà chị ở phường Đồng Hải, mua hàng tích điểm, cuối tháng đổi được cái nồi cơm điện. Bả mừng lắm, từ đó cứ đến shop mình mua.

4. Báo cáo doanh thu, lợi nhuận — nhìn vào là biết ngay

Mình cần biết mặt hàng nào bán chạy, lãi nhiều, mặt hàng nào chết. Phần mềm tự động tạo báo cáo theo ngày, tuần, tháng, so sánh với cùng kỳ năm trước. Nhờ đó, mình biết tháng 7 nào cũng bán chạy kem chống nắng, nước suối. Tháng 11 thì phải nhập thêm áo mưa, lương khô. Khỏi phải ngồi suy luận, cứ nhìn số liệu là biết hướng.

Lợi ích thấy rõ: Tiết kiệm, kiểm soát, tăng doanh thu

Tiết kiệm thời gian và chi phí — cái này rõ nhất

Hồi trước, mỗi tối mình và nhân viên mất 2 tiếng kiểm kê hàng hóa, cộng sổ sách. Giờ chỉ mất 15 phút nhờ phần mềm. Quét mã vạch, nhập liệu nhanh, tự động tính toán. Chi phí thuê nhân viên cũng giảm vì không cần người ngồi nhập liệu riêng. Mình nhẩm tính, mỗi tháng tiết kiệm được 4-5 triệu tiền lương, cộng tiền giấy tờ, sổ sách. Con số nhỏ nhưng tích lũy cả năm cũng kha khá.

Giảm thất thoát hàng hóa — đỡ đau đầu

Hàng hóa thất thoát vì hết hạn, hư hỏng, hay nhân viên lấy cắp là nỗi ám ảnh. Nhờ phần mềm quản lý tồn kho chặt chẽ, mình biết được ai lấy hàng lúc nào, số lượng bao nhiêu. Có lần phát hiện nhân viên cũ lấy 5 thùng bia để bán ngoài, nhờ log của phần mềm mà mình biết. Tính năng quản lý hạn sử dụng cũng giúp tránh hàng hết hạn.

Tăng doanh thu nhờ bán hàng hiệu quả

Khi khách đến quầy, quẹt thẻ, quét mã vạch, thanh toán nhanh gọn. Mùa du lịch đông, khách không phải chờ lâu. Nhờ báo cáo, mình biết mặt hàng hot, nhập đúng, bán hết, không tồn. Doanh thu tháng 7 vừa rồi của shop mình tăng 18% so với tháng 7 năm ngoái. Một phần nhờ chọn đúng hàng, một phần nhờ quy trình nhanh, khách hài lòng.

Chọn phần mềm sao cho ổn?

Dễ dùng, tiếng Việt, có bản dùng thử

Chủ cửa hàng ở Đồng Hới không phải ai cũng rành công nghệ, nhất là mấy cô chú lớn tuổi. Phần mềm cần giao diện tiếng Việt, dễ thao tác, đừng làm màu mè. Nên chọn phần mềm có bản dùng thử, xài thử 1-2 tuần, thấy ổn thì mới mua.

Giá cả hợp lý, đừng tham rẻ quá

Giá phần mềm quản lý bách hóa ở Đồng Hới thường từ 200.000 đến 1.000.000 đồng/tháng. Cửa hàng nhỏ nên chọn gói cơ bản, sau đó nâng cấp dần. Tránh mấy phần mềm yêu cầu trả phí dài hạn ngay từ đầu, vì chưa chắc đã hợp.

Hỗ trợ kỹ thuật — cái này quan trọng

Đồng Hới không phải Sài Gòn, Hà Nội, nên đội ngũ hỗ trợ từ xa qua điện thoại, Zalo là cần thiết. Một số phần mềm có trung tâm trợ giúp trực tuyến 24/7. Nếu có lỗi, gọi là xử lý ngay, đừng để mất cả ngày.

Tích hợp thiết bị — máy in hóa đơn, máy quét mã vạch

Máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, ngăn kéo đựng tiền là những thứ không thể thiếu. Phần mềm nên tương thích với các dòng máy phổ thông, đừng để phải mua thiết bị đắt tiền mới xài được.

Một số câu hỏi thường gặp

1. Cửa hàng nhỏ, dưới 100 mặt hàng, dùng phần mềm có phí không?

Có, nhưng nhiều phần mềm có gói miễn phí hoặc dùng thử. Bạn có thể bắt đầu với gói cơ bản, vài trăm nghìn một tháng, thấy ổn thì nâng cấp. Mình thấy nhiều anh chị em dùng gói 200-300 nghìn/tháng là ổn cho cửa hàng nhỏ.

2. Chuyển dữ liệu từ sổ sách sang phần mềm có khó không?

Không khó, nhưng cần thời gian. Bạn có thể nhập thủ công, hoặc nếu có file Excel thì import vào. Nhiều phần mềm hỗ trợ import dữ liệu, chỉ cần gửi file là xong. Mình mất 2 ngày để chuyển hết, nhưng từ đó khỏe re.

3. Phần mềm có chạy offline không?

Có. Một số phần mềm có chế độ offline, cho phép bán hàng khi mất mạng. Dữ liệu sẽ đồng bộ khi có mạng lại. Cái này hữu ích cho mấy vùng ven Đồng Hới, mạng lúc yếu lúc mạnh.

4. Dùng trên điện thoại được không?

Hầu hết đều có app trên iOS và Android. Mình hay xem báo cáo doanh thu trên điện thoại khi đang đi công tác hoặc ở nhà. Tiện lắm, khỏi phải ngồi trước máy tính.

5. Giá phần mềm bán hàng ở Đồng Hới có đắt không?

So với chi phí thuê nhân viên, đây là khoản đầu tư nhỏ. 200.000 đến 1.000.000 đồng/tháng, tùy tính năng. Một tháng tiết kiệm được vài triệu tiền lương, lại còn tăng doanh thu. Tính ra lời.

Tổng kết — chốt lại

Nói thật, mình cũng từng lăn tăn. Có thời điểm nghĩ: "Thôi, bán nhỏ lẻ, làm thủ công cho lành." Nhưng thị trường thay đổi, du lịch lên xuống, chi phí tăng, không thích ứng là chết. Áp dụng phần mềm quản lý bách hóa tổng hợp ở Đồng Hới không còn là chuyện xa vời nữa. Nó là công cụ giúp mình sống sót và phát triển.

Nếu bạn đang đau đầu vì tồn kho, doanh thu không ổn định, hay mất thời gian vào mấy việc vặt, thử một lần đi. Bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu cụ thể của shop mình, rồi chọn phần mềm phù hợp. Cần tư vấn, có thể liên hệ Mepo — họ hỗ trợ miễn phí, không ép mua gì đâu.

Chúc bạn kinh doanh thuận lợi, đừng để mấy cái vụ "quên nhập hàng" hay "hết hạn lô mì" làm phiền nữa. Thương!