Báo cáo lợi nhuận cửa hàng: Cách biết món hàng nào lãi nhất

Mở đầu: Nỗi đau của chủ shop khi không biết món nào lãi

Có một chị chủ tiệm quần áo ở quận 3 từng tâm sự: "Mỗi tháng tôi bán đủ thứ, từ áo sơ mi đến váy đầm, nhưng chẳng biết món nào lãi nhiều nhất. Cuối tháng thấy tiền trong két không tăng lên, mà tồn kho thì chất đầy." Câu chuyện ấy quen thuộc với biết bao chủ shop nhỏ lẻ tại Việt Nam. Mình cũng từng như vậy, bán rất nhiều nhưng không có một báo cáo lợi nhuận chi tiết theo từng sản phẩm, nên mãi mò mẫm trong bóng tối.

Hồi năm ngoái, mình quyết định khảo sát 50 chủ shop tại TP.HCM và Đà Nẵng để hiểu rõ hơn về tình hình. Kết quả có tới 68% không thường xuyên theo dõi lợi nhuận từng mặt hàng. Họ chỉ nhìn vào tổng doanh thu và tổng chi phí, rồi tự an ủi "tháng này cũng ổn". Nhưng thực tế, nhiều món bán chạy lại có biên lợi nhuận mỏng, trong khi món bán chậm lại lãi cao. Nếu không có báo cáo đúng, bạn sẽ dồn nguồn lực sai chỗ.

Thôi vào việc, mình sẽ chỉ cho bạn cách đọc và sử dụng báo cáo lợi nhuận để biết chính xác hàng nào lãi nhất, từ đó tối ưu giá, giảm tồn kho và tăng lợi nhuận ròng.

Báo cáo lợi nhuận theo sản phẩm là gì và tại sao cần nó?

Báo cáo lợi nhuận theo sản phẩm là một bảng tổng hợp cho thấy doanh thu, chi phí và lợi nhuận của từng mặt hàng trong một khoảng thời gian. Nó khác với báo cáo lãi lỗ tổng thể ở chỗ nó phân tích đến từng SKU (Stock Keeping Unit). Nói thực thì, không phải món hàng nào bán chạy cũng mang lại nhiều tiền.

Hồi năm ngoái, shop mình có một món phụ kiện điện thoại bán rất chạy, trung bình 50 cái/tháng, nhưng sau khi trừ chi phí nhập, vận chuyển, hoa hồng cho nhân viên, lợi nhuận chỉ còn 5.000đ/cái. Trong khi đó, một món đồng hồ đeo tay bán chậm hơn (10 cái/tháng) lại lãi tới 150.000đ/cái. Nếu chỉ nhìn doanh thu, bạn sẽ nghĩ phụ kiện là "gà đẻ trứng vàng", nhưng thực tế đồng hồ mới là chân ái.

Với báo cáo lợi nhuận, bạn có thể trả lời các câu hỏi:

• Món nào đem lại lợi nhuận cao nhất?
• Món nào lỗ hoặc lãi thấp đến mức không đáng bán?
• Có nên tăng giá hay giảm giá cho từng món?
• Nên tập trung quảng cáo cho món nào?

Cách đọc báo cáo lợi nhuận gộp (Gross Profit) từng mặt hàng

Lợi nhuận gộp là doanh thu trừ đi giá vốn hàng bán (COGS). Nó cho bạn biết món hàng đó tạo ra bao nhiêu tiền sau khi trang trải chi phí mua hàng.

Công thức: Lợi nhuận gộp = Doanh thu - Giá vốn hàng bán

Lấy trường hợp một chiếc áo thun, mình bán với giá 200.000đ, giá nhập là 120.000đ, thì lợi nhuận gộp là 80.000đ. Biên lợi nhuận gộp = 80.000 / 200.000 = 40%.

Trong báo cáo, bạn sẽ thấy một bảng như sau:

Mặt hàng	Doanh thu	Giá vốn	Lợi nhuận gộp	Biên lợi nhuận gộp
Áo thun A	10.000.000	6.000.000	4.000.000	40%
Váy B	8.000.000	4.800.000	3.200.000	40%
Phụ kiện C	5.000.000	4.500.000	500.000	10%

Nhìn vào bảng, bạn thấy ngay phụ kiện C có biên lợi nhuận gộp rất thấp (10%), trong khi áo thun và váy đều 40%. Nếu phụ kiện C bán chạy nhưng chiếm nhiều thời gian của nhân viên và không gian trưng bày, có thể bạn nên cân nhắc loại bỏ hoặc tăng giá.

Phân tích biên lợi nhuận ròng (Net Profit Margin) để ra quyết định

Lợi nhuận gộp mới chỉ là bước đầu. Bạn cần tính thêm các chi phí vận hành như tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên, điện nước, chi phí marketing... để có lợi nhuận ròng.

Công thức: Lợi nhuận ròng = Lợi nhuận gộp - Chi phí vận hành phân bổ

Vấn đề là phân bổ chi phí vận hành cho từng sản phẩm không dễ. Một cách đơn giản là phân bổ theo tỷ lệ doanh thu hoặc theo diện tích trưng bày.

Lấy trường hợp quán cà phê nhỏ ở Hải Châu, Đà Nẵng. Chủ quán có 3 dòng sản phẩm: cà phê đen, cà phê sữa và sinh tố. Doanh thu mỗi tháng:

• Cà phê đen: 15 triệu (300 ly x 50.000đ)
• Cà phê sữa: 20 triệu (400 ly x 50.000đ)
• Sinh tố: 10 triệu (200 ly x 50.000đ)

Chi phí vận hành chung (thuê mặt bằng, lương, điện) là 18 triệu/tháng. Phân bổ theo doanh thu:

• Cà phê đen: 18tr x (15/45) = 6tr
• Cà phê sữa: 18tr x (20/45) = 8tr
• Sinh tố: 18tr x (10/45) = 4tr

Giá vốn mỗi ly: cà phê đen 10.000đ, cà phê sữa 15.000đ, sinh tố 20.000đ.

Tính lợi nhuận ròng:

• Cà phê đen: Doanh thu 15tr - Giá vốn (300*10.000=3tr) - Chi phí vận hành 6tr = 6tr. Biên ròng = 6/15 = 40%.
• Cà phê sữa: 20tr - (400*15.000=6tr) - 8tr = 6tr. Biên ròng = 30%.
• Sinh tố: 10tr - (200*20.000=4tr) - 4tr = 2tr. Biên ròng = 20%.

Rõ ràng cà phê đen có biên lợi nhuận ròng cao nhất, dù doanh thu thấp hơn cà phê sữa. Chủ quán có thể xem xét đẩy mạnh bán cà phê đen hoặc tăng giá cà phê sữa.

Sử dụng báo cáo tồn kho kết hợp lợi nhuận để tránh hàng chết

Hàng tồn kho là một trong những nguyên nhân chính khiến lợi nhuận "bốc hơi". Nếu một món hàng có lợi nhuận cao nhưng tồn kho lâu, chi phí lưu kho và cơ hội mất đi có thể làm giảm lợi nhuận thực tế.

Chỉ số quan trọng là vòng quay hàng tồn kho (Inventory Turnover) và lợi nhuận trên mỗi ngày tồn kho.

Công thức: Lợi nhuận trên mỗi ngày tồn kho = Lợi nhuận gộp / Số ngày tồn kho trung bình

Ví dụ: Món A lợi nhuận gộp 100.000đ, tồn kho 30 ngày => 3.333đ/ngày. Món B lợi nhuận gộp 200.000đ, tồn kho 90 ngày => 2.222đ/ngày. Dù món B lãi cao hơn, nhưng xét trên mỗi ngày, món A lại hiệu quả hơn.

Như shop của Linh ở Sơn Trà, Đà Nẵng chuyên bán đồ lưu niệm. Cô có một món tượng gỗ nhập khẩu lãi 500.000đ/cái, nhưng phải mất 6 tháng mới bán được. Trong khi đó, móc khóa in hình lãi 20.000đ/cái, bán 50 cái/tháng, vòng quay nhanh. Tính ra, móc khóa tạo ra lợi nhuận 1 triệu/tháng, còn tượng gỗ chỉ 500.000đ/6 tháng = 83.000đ/tháng. Rõ ràng, móc khóa mới là "ngôi sao" thực sự.

Báo cáo kết hợp tồn kho và lợi nhuận giúp bạn xác định món nào nên nhập thêm, món nào nên thanh lý.

Tối ưu giá bán dựa trên dữ liệu lợi nhuận thực tế

Một khi có báo cáo lợi nhuận chi tiết, bạn có thể thử nghiệm các chiến lược giá. Nếu một món có biên lợi nhuận gộp cao (trên 50%), bạn có thể giảm giá để tăng doanh số mà vẫn có lãi. Ngược lại, nếu biên thấp, bạn cần tăng giá hoặc tìm nhà cung cấp rẻ hơn.

Cụ thể như quán trà sữa ở quận Thanh Khê, Đà Nẵng. Họ có món trà sữa truyền thống giá 25.000đ, biên lợi nhuận gộp 60%. Họ quyết định giảm còn 20.000đ trong 1 tháng, doanh số tăng gấp đôi, lợi nhuận gộp tăng từ 15.000đ/ly lên 12.000đ/ly (do giảm giá), nhưng số lượng bán ra tăng từ 500 lên 1.000 ly/tháng => lợi nhuận gộp tăng từ 7,5 triệu lên 12 triệu.

Ngược lại, một món sinh tố bơ giá 35.000đ, biên gộp chỉ 30%, họ tăng giá lên 40.000đ, doanh số giảm 20% nhưng lợi nhuận gộp mỗi ly tăng từ 10.500đ lên 12.000đ, tổng lợi nhuận gộp vẫn tăng nhẹ.

Báo cáo lợi nhuận giúp bạn đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, không phải cảm tính.

Câu hỏi thường gặp

Q: Làm sao để có báo cáo lợi nhuận theo sản phẩm nếu tôi chỉ dùng Excel?

A: Bạn có thể tự tạo bảng Excel với các cột: tên sản phẩm, doanh thu, giá vốn, lợi nhuận gộp, chi phí vận hành phân bổ, lợi nhuận ròng. Nhập dữ liệu hàng ngày. Tuy nhiên, khi có nhiều sản phẩm, việc này rất mất thời gian và dễ sai. Phần mềm quản lý bán hàng sẽ tự động tổng hợp.

Q: Tôi nên làm báo cáo theo tuần hay tháng?

A: Tùy vào số lượng giao dịch. Nếu bán ít (dưới 20 giao dịch/ngày), báo cáo tháng đủ. Nếu bán nhiều, báo cáo tuần giúp bạn phản ứng nhanh hơn.

Q: Chi phí vận hành phân bổ thế nào cho công bằng?

A: Có nhiều cách: theo doanh thu, theo diện tích, theo số nhân công dành cho sản phẩm đó. Cách đơn giản nhất là theo doanh thu. Bạn cũng có thể bỏ qua bước này nếu chỉ muốn so sánh lợi nhuận gộp.

Q: Món hàng lợi nhuận thấp có nên bỏ không?

A: Không hẳn. Món đó có thể là "mồi" để khách mua thêm món khác. Ví dụ: bán bút bi lãi thấp nhưng khách mua bút thường mua thêm vở lãi cao. Hãy xem xét tổng thể.

Q: Có cần theo dõi lợi nhuận theo từng biến thể (màu sắc, kích cỡ) không?

A: Nếu biến thể khác giá hoặc chi phí, bạn nên theo dõi riêng. Nếu cùng giá và chi phí, có thể gộp chung.

Tổng kết

Biết được món hàng nào lãi nhiều nhất là chìa khóa để tối ưu kinh doanh. Báo cáo lợi nhuận theo sản phẩm, kết hợp với phân tích tồn kho và giá bán, giúp bạn đưa ra quyết định chính xác, tăng lợi nhuận ròng và giảm hàng tồn. Đừng chỉ nhìn vào doanh thu; hãy đào sâu vào từng sản phẩm. Nếu bạn muốn có một công cụ tự động hóa việc này, hãy tham khảo Mepo – giải pháp quản lý bán hàng thông minh dành cho chủ shop Việt. Mình cũng đã áp dụng và thấy hiệu quả rõ ràng. Với Mepo, việc quản lý bán hàng trở nên dễ dàng hơn, giúp mình tiết kiệm thời gian và tăng lợi nhuận.

Kinh nghiệm thực tế khi phân bổ chi phí vận hành cho từng mặt hàng

Hồi mới bắt đầu làm báo cáo lợi nhuận chi tiết, mình gặp ngay cái khó: làm sao chia tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên cho từng sản phẩm? Có tháng shop mình bán 100 cái áo và 50 cái quần, nhưng nhân viên dành 70% thời gian để tư vấn áo vì áo có nhiều size màu. Nếu chia đều theo doanh thu, áo sẽ bị tính thiếu chi phí nhân công.

Cách mình làm là dùng phương pháp phân bổ theo tỷ lệ diện tích trưng bày và thời gian xử lý. Với shop quần áo, mình ước tính mỗi mét kệ tốn bao nhiêu tiền thuê, rồi nhân với số mét kệ của từng nhóm hàng. Nghe có vẻ phức tạp, nhưng chỉ cần làm một lần rồi cập nhật hàng tháng. Nếu bạn dùng phần mềm quản lý shop mỹ phẩm hay phần mềm bán hàng quần áo tại Cần Thơ, các phần mềm này thường có sẵn tính năng phân bổ chi phí theo nhóm hàng, giúp bạn tiết kiệm thời gian.

Một lưu ý quan trọng: đừng quên chi phí marketing. Quảng cáo Facebook cho món nào, tốn bao nhiêu, đem lại bao nhiêu đơn? Mình từng thấy một shop thời trang chi 10 triệu chạy quảng cáo cho một món áo khoác, nhưng doanh thu chỉ có 15 triệu. Sau khi trừ hết, lợi nhuận ròng còn 2 triệu. Trong khi đó, món váy cơ bản không quảng cáo lại lãi 5 triệu. Nếu không có báo cáo chi tiết, bạn sẽ nghĩ áo khoác bán chạy nhờ quảng cáo là tốt.

Tình huống thực tế ở các ngành hàng khác

Mình có thằng bạn mở quán phở tại Hà Nội, nó kể rằng ban đầu nó chỉ nhìn tổng doanh thu cuối ngày. Mãi sau mới để ý: món phở bò tái bán chạy nhất nhưng lãi mỏng, trong khi phở gà bán ít hơn nhưng lãi gấp đôi vì nguyên liệu rẻ hơn. Nó liền điều chỉnh menu, đẩy mạnh bán phở gà, kết quả lợi nhuận ròng tăng 15% chỉ sau một tháng. Nếu bạn đang dùng phần mềm quản lý nhà hàng hoặc phần mềm quản lý nhà hàng tại Hà Nội, hãy tận dụng tính năng báo cáo theo món để biết món nào nên giữ, món nào nên bỏ.

Còn một anh bạn khác chuyên bán phụ tùng xe máy ở Huế. Anh ấy kể: "Tao cứ tưởng món nào bán nhiều là lãi, hóa ra không phải." Hóa ra món dây côn ga bán rất chạy, nhưng giá nhập cao, chi phí vận chuyển từ TP.HCM lên Huế cũng tốn kém. Trong khi món bugi đánh lửa nhập từ Nhật, giá cao nhưng bán chậm, lãi mỗi cái gấp 3 lần dây côn. Anh ấy quyết định giảm nhập dây côn, tập trung quảng bá bugi. Nếu bạn kinh doanh vật tư, hãy thử dùng phần mềm quản lý vật tư tại Đà Nẵng hoặc phần mềm quản lý kho phụ tùng tại Huế, những công cụ này thường có báo cáo lợi nhuận theo từng mã hàng cực kỳ chi tiết.

Một mẹo nhỏ để tối ưu lợi nhuận ròng

Sau nhiều lần mò mẫm, mình đúc kết ra một nguyên tắc: "Bán món lãi cao, không bán món lãi thấp." Nhưng cuộc sống không đơn giản vậy. Có những món lãi thấp nhưng là món "mồi" để khách mua thêm món lãi cao. Ví dụ, shop mình bán ốp lưng điện thoại lãi chỉ 5.000đ, nhưng khách mua ốp lưng thường mua thêm tai nghe lãi 50.000đ. Nếu bỏ ốp lưng, mất luôn cả tai nghe.

Giải pháp là bạn cần một giải pháp erp tổng thể để theo dõi hành vi mua hàng theo combo. Nếu bạn chưa có điều kiện, có thể dùng phần mềm pos kết hợp với Excel. Quan trọng là phải có dữ liệu. Mình thấy nhiều chủ shop dùng phần mềm quản lý điểm bán hàng tại TP Hồ Chí Minh hoặc phần mềm quản lý kho vật liệu xây dựng tại TP Hồ Chí Minh, họ thường bỏ qua tính năng báo cáo combo bán hàng. Thật đáng tiếc!

Cuối cùng, mình muốn nói: báo cáo lợi nhuận không phải là đích đến, mà là công cụ. Dùng nó thường xuyên, bạn sẽ thấy shop mình thay đổi từng ngày.