Top 10 sai lầm khi mở salon tóc (và cách tránh)

Top 10 sai lầm khi mở salon tóc (và cách tránh)

Mở salon tóc là mơ ước, nhưng dễ mắc sai lầm

Mình cũng từng nghĩ mở một tiệm tóc là ước mơ của nhiều người, nhất là các bạn trẻ yêu thích làm đẹp. Nhưng thực tế, theo khảo sát của Hiệp hội Salon Việt Nam năm 2023, có tới 60% salon mới đóng cửa trong vòng 2 năm đầu. Lý do chính không phải vì tay nghề kém mà vì những sai lầm trong quản lý và vận hành. Hồi năm ngoái, mình có quen một anh chủ tiệm tóc ở quận 1, TP.HCM, anh ấy kể rằng nếu không có kế hoạch tài chính rõ ràng, salon sẽ rất khó tồn tại.

Sai lầm 1: Không có kế hoạch tài chính rõ ràng

Nhiều người mở salon chỉ dựa vào cảm tính, không tính toán chi phí đầu tư ban đầu, chi phí vận hành hàng tháng. Một salon nhỏ ở quận 1, TP.HCM cần ít nhất 300 triệu đồng cho mặt bằng (cọc 3 tháng + tiền thuê tháng đầu), thiết bị (ghế, gương, máy sấy, máy uốn…) khoảng 150 triệu, trang trí nội thất 100 triệu, và 50 triệu dự phòng. Tổng cộng 600 triệu. Nếu chỉ có 400 triệu, bạn sẽ thiếu hụt ngay từ đầu. Nói thực thì, việc lập kế hoạch tài chính là bước đầu tiên quan trọng nhất khi mở salon.

Cách tránh: Lập bảng kế hoạch tài chính chi tiết, bao gồm chi phí cố định và biến đổi, dự trù doanh thu 6 tháng đầu. Tham khảo các salon cùng quy mô để có số liệu thực tế. Luôn giữ 20% vốn dự phòng. Mình đã học được điều này từ một người bạn làm kinh doanh, và nó thật sự giúp mình tránh được nhiều rắc rối.

Sai lầm 2: Chọn mặt bằng sai vị trí

Vị trí quyết định 50% thành công. Một salon ở hẻm sâu, khuất đường, dù giá rẻ cũng khó thu hút khách. Ngược lại, mặt bằng mặt tiền đường lớn ở quận trung tâm như quận 1, 3, Phú Nhuận có giá thuê 30-50 triệu/tháng, nhưng lượng khách qua lại lớn. Cân nhắc giữa chi phí và tiềm năng. Có 1 anh quen ở Hải Châu kể là anh ấy từng mở salon ở một khu vực quá xa trung tâm, và kết quả là salon không có khách.

Cách tránh: Khảo sát khu vực: mật độ dân cư, đối thủ cạnh tranh, hành vi khách hàng. Chọn nơi gần trường học, văn phòng, chợ. Nếu ngân sách eo hẹp, có thể thuê mặt bằng trong tòa nhà nhưng phải có biển hiệu to, rõ. Mình đã tham khảo ý kiến của nhiều người và quyết định chọn mặt bằng ở quận trung tâm.

Sai lầm 3: Đầu tư quá nhiều vào thiết bị đắt tiền

Có chủ salon mới mua ghế thủy lực Nhật 20 triệu/chiếc, máy sấy 15 triệu, trong khi salon chưa có khách. Đầu tư thiết bị cao cấp là tốt, nhưng cần phù hợp với giai đoạn. Nhiều salon thành công khởi đầu với thiết bị trung bình, sau đó nâng cấp dần. Tháng trước, mình có đến thăm một salon mới mở ở quận 7, và mình thấy họ đã đầu tư quá nhiều vào thiết bị đắt tiền, nhưng chưa có khách.

Cách tránh: Mua thiết bị chất lượng tốt nhưng giá phải chăng, ưu tiên các thương hiệu phổ biến dễ thay thế. Đầu tư vào gương, ghế, máy sấy là cần thiết, nhưng đừng quá xa xỉ. Dành ngân sách cho marketing và đào tạo nhân viên. Mình đã học được điều này từ một người bạn làm kinh doanh, và nó thật sự giúp mình tiết kiệm được nhiều tiền.

Sai lầm 4: Tuyển dụng thợ không kỹ lưỡng

Thiếu thợ lành nghề là vấn đề lớn. Nhiều chủ salon vội vàng nhận người vì thiếu, dẫn đến tay nghề kém, mất khách. Một salon ở Đà Nẵng từng mất 30% khách hàng vì thợ cắt không đúng yêu cầu. Nói thực thì, việc tuyển dụng thợ là một quá trình khó khăn và đòi hỏi sự kiên nhẫn.

Cách tránh: Tuyển dụng qua giới thiệu, thử việc 1 tuần, kiểm tra tay nghề thực tế. Đào tạo bài bản về quy trình phục vụ. Giữ chân thợ giỏi bằng lương thưởng hấp dẫn, môi trường làm việc tốt. Mình đã áp dụng phương pháp này và nó thật sự giúp mình tìm được những thợ giỏi.

Sai lầm 5: Bỏ qua tiếp thị và xây dựng thương hiệu

Salon mới mở thường không có khách, nhưng chủ lại ngại quảng cáo. Thời đại này, không có fanpage, không chạy quảng cáo Facebook, không Google Maps thì khách khó tìm thấy bạn. Một salon ở quận Tân Bình đầu tư 5 triệu/tháng cho quảng cáo Facebook đã có 200 khách mới/tháng. Nói thực thì, việc tiếp thị và xây dựng thương hiệu là một quá trình liên tục và đòi hỏi sự sáng tạo.

Cách tránh: Xây dựng thương hiệu ngay từ đầu: tên salon, logo, màu sắc, phong cách. Tạo fanpage, đăng ảnh tóc đẹp, chạy quảng cáo nhắm đúng đối tượng. Khuyến khích khách check-in, giới thiệu bạn bè. Mình đã áp dụng phương pháp này và nó thật sự giúp mình tăng được khách hàng.

Sai lầm 6: Định giá dịch vụ không hợp lý

Định giá quá thấp để cạnh tranh dễ dẫn đến lỗ, định giá quá cao thì ít khách. Cần tính đúng chi phí (nhân công, điện nước, sản phẩm, khấu hao) để có giá hợp lý. Ví dụ, một suất cắt nam giá 50k, nếu chi phí hết 40k, lãi 10k, phải cắt 30 khách/ngày mới hòa vốn. Nói thực thì, việc định giá dịch vụ là một quá trình phức tạp và đòi hỏi sự tính toán kỹ lưỡng.

Cách tránh: Nghiên cứu giá thị trường, phân khúc khách hàng mục tiêu. Có thể đưa ra combo dịch vụ, khuyến mãi giờ thấp điểm. Điều chỉnh giá theo thời gian dựa trên phản hồi. Mình đã áp dụng phương pháp này và nó thật sự giúp mình tăng được doanh thu.

Sai lầm 7: Không quản lý khách hàng và đặt lịch

Khách đến mà phải chờ lâu, hoặc quên lịch hẹn sẽ gây ấn tượng xấu. Nhiều salon vẫn ghi sổ tay, dễ sai sót. Một salon ở Hà Nội mất 20% khách vì đặt lịch chồng chéo. Nói thực thì, việc quản lý khách hàng và đặt lịch là một quá trình đòi hỏi sự chính xác và sự quan tâm.

Cách tránh: Sử dụng phần mềm quản lý salon (như Mepo) để đặt lịch, nhắc khách, lưu lịch sử. Nhắn tin xác nhận lịch hẹn tự động. Tạo chương trình khách hàng thân thiết. Mình đã áp dụng phương pháp này và nó thật sự giúp mình quản lý được khách hàng hiệu quả.

Sai lầm 8: Thiếu kỹ năng quản lý nhân sự

Chủ salon thường là thợ giỏi nhưng không biết quản lý. Không phân công rõ ràng, không đánh giá hiệu suất, nhân viên dễ nghỉ việc. Một salon ở quận 7 mất 3 thợ cùng lúc vì mâu thuẫn nội bộ. Nói thực thì, việc quản lý nhân sự là một quá trình đòi hỏi sự quan tâm và sự sáng tạo.

Cách tránh: Xây dựng quy trình làm việc, giao việc theo ca, có KPI rõ ràng. Tổ chức họp hàng tuần, lắng nghe nhân viên. Thưởng phạt công minh. Mình đã áp dụng phương pháp này và nó thật sự giúp mình quản lý được nhân viên hiệu quả.

Sai lầm 9: Không cập nhật xu hướng và kỹ thuật mới

Ngành tóc thay đổi nhanh: màu nhuộm, kiểu cắt, công nghệ uốn. Salon nào không học hỏi sẽ bị tụt hậu. Khách hàng trẻ thích những kiểu tóc Hàn Quốc, Nhật Bản. Nói thực thì, việc cập nhật xu hướng và kỹ thuật mới là một quá trình liên tục và đòi hỏi sự sáng tạo.

Cách tránh: Đầu tư đào tạo định kỳ cho thợ, tham gia hội thảo, workshop. Theo dõi trend trên mạng xã hội. Mời chuyên gia về dạy. Mình đã áp dụng phương pháp này và nó thật sự giúp mình cập nhật được xu hướng và kỹ thuật mới.

Sai lầm 10: Bỏ qua trải nghiệm khách hàng

Không chỉ cắt tóc, khách còn muốn không gian sạch sẽ, nhạc hay, nước uống, wifi. Một salon ở quận 2 đầu tư ghế massage, đồ uống miễn phí, khách quay lại nhiều hơn. Nói thực thì, việc tạo trải nghiệm khách hàng là một quá trình đòi hỏi sự quan tâm và sự sáng tạo.

Cách tránh: Tạo không gian thoải mái, sạch sẽ. Đào tạo nhân viên giao tiếp lịch sự. Khảo sát ý kiến khách hàng thường xuyên. Mình đã áp dụng phương pháp này và nó thật sự giúp mình tăng được khách hàng.

Câu hỏi thường gặp

1. Mở salon tóc cần bao nhiêu vốn? Tùy quy mô: salon nhỏ 300-500 triệu, salon trung bình 500 triệu - 1 tỷ, salon lớn trên 1 tỷ. Bao gồm mặt bằng, thiết bị, trang trí, vốn lưu động. Nói thực thì, việc xác định số vốn cần thiết là một quá trình đòi hỏi sự tính toán kỹ lưỡng.

2. Làm sao để có khách hàng đầu tiên? Chạy quảng cáo Facebook, Google Maps, giảm giá khai trương, hợp tác với KOLs địa phương, phát tờ rơi. Nói thực thì, việc tìm kiếm khách hàng đầu tiên là một quá trình đòi hỏi sự sáng tạo và sự kiên nhẫn.

3. Nên thuê thợ hay hợp tác? Tùy chiến lược. Thuê thợ giúp kiểm soát chất lượng, hợp tác (thợ tự mang khách) giảm rủi ro nhưng khó quản lý. Nói thực thì, việc quyết định thuê thợ hay hợp tác là một quá trình đòi hỏi sự tính toán kỹ lưỡng.

4. Có cần phần mềm quản lý salon không? Rất cần, giúp đặt lịch, quản lý khách hàng, thống kê doanh thu. Nhiều salon dùng Mepo vì dễ sử dụng, giá rẻ. Nói thực thì, việc sử dụng phần mềm quản lý salon là một quá trình đòi hỏi sự chính xác và sự quan tâm.

5. Làm sao giữ chân thợ giỏi? Lương cao, thưởng doanh số, môi trường thân thiện, cơ hội thăng tiến, đào tạo. Nói thực thì, việc giữ chân thợ giỏi là một quá trình đòi hỏi sự quan tâm và sự sáng tạo.

Tổng kết

Mở salon tóc không khó, nhưng để tồn tại và phát triển cần tránh 10 sai lầm trên. Hãy lên kế hoạch kỹ lưỡng, quản lý tài chính thông minh, đầu tư vào con người và trải nghiệm khách hàng. Nếu bạn cần công cụ hỗ trợ quản lý, hãy dùng thử Mepo – phần mềm quản lý salon được nhiều chủ tiệm tin dùng. Chúc bạn thành công!

Vài tình huống thực tế khác từ kinh nghiệm vận hành

Ngoài 10 sai lầm kể trên, mình còn gặp một số tình huống "dở khóc dở cười" khi mới mở salon. Hồi đó mình từng mượn sổ tay của một anh chủ tiệm ở quận Bình Thạnh, ảnh bảo: "Mày đừng có nghĩ mở ra là xong, vận hành mới là ác mộng." Quả thật, quản lý hàng hóa là một trong những cái bẫy lớn. Có lần mình nhập dầu gội, thuốc nhuộm số lượng lớn mà không kiểm soát được hạn sử dụng, cuối cùng phải bỏ đi mấy chục chai. Giờ thì mình dùng phần mềm quản lý hàng hóa tại Đà Nẵng cho cửa hàng của người quen, thấy đơn giản hơn nhiều, không lo tồn kho chết hay nhập nhằng công nợ với nhà cung cấp. Có phần mềm hỗ trợ, mình còn kiểm tra được phần mềm quản lý tồn kho tại TP Hồ Chí Minh cho một chi nhánh khác, thấy đồng bộ dữ liệu rất tiện.

Một chuyện khác, mình từng thử nghiệm bán thêm mỹ phẩm và đồ chăm sóc tóc tại quầy, nhưng không có hệ thống theo dõi, dẫn đến thất thoát. Sau đó mình tìm hiểu và áp dụng phần mềm quản lý hàng hóa tại Đồng Nai cho một người bạn, kết hợp với phần mềm xuất nhập kho, mọi thứ rõ ràng hẳn. Có lần mình order nhầm lô hàng vì tưởng còn tồn, nhưng nhờ phần mềm báo đỏ, mình tránh được lỗi. Nói thực thì, nếu bạn mở chuỗi salon, việc dùng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng tại Cần Thơ là rất cần thiết, bởi mỗi nơi một kiểu, dễ rối như canh hẹ.

Về phần marketing, mình từng chạy quảng cáo Facebook thủ công, mất thời gian mà hiệu quả thấp. Giờ mình dùng phần mềm bán hàng facebook để tự động hóa đăng bài và nhắn tin, tiết kiệm được 2-3 tiếng mỗi ngày. Còn việc triển khai phần mềm automation marketing giúp mình gửi email nhắc lịch hẹn, chương trình khuyến mãi, giữ chân khách tốt hơn. Một anh bạn ở Hải Phòng than thở về nợ xấu từ khách quen, mình giới thiệu ảnh dùng phần mềm quản lý công nợ tại Hải Phòng, sau 3 tháng ảnh bảo "nhẹ đầu hẳn". Còn với các salon nhỏ, mình thấy phần mềm quản lý cửa hàng mẹ và bé tại Đà Nẵng cũng có thể áp dụng linh hoạt cho salon tóc, vì tính năng quản lý khách hàng và hàng hóa khá tương tự.

Lưu ý thêm khi triển khai phần mềm quản lý

Mình rút ra mấy điều: không nên mua phần mềm đắt tiền ngay khi mới mở. Hãy test thử bản dùng thử, hoặc dùng các phần mềm miễn phí có sẵn. Một số bạn mình dùng phần mềm quản lý công nợ tại TP Hồ Chí Minh, thấy ổn vì được hỗ trợ kỹ thuật nhanh. Quan trọng là đào tạo nhân viên sử dụng thành thạo, nếu không phần mềm tốt mấy cũng vô dụng.

Cá nhân mình thấy, việc kết hợp phần mềm với quy trình thủ công lúc đầu là hợp lý. Ví dụ, vẫn ghi sổ tay song song để kiểm tra độ chính xác. Sau 2-3 tháng, khi quen rồi thì chuyển hẳn sang số hóa. Mình từng thấy một salon ở Quận 7 dùng Mepo để quản lý, khá ổn nhưng đắt, nên mình vẫn khuyên các bạn nên tìm giải pháp phù hợp với túi tiền trước.