Top 10 sai lầm khi mở cửa hàng vật liệu xây dựng

Mở cửa hàng vật liệu xây dựng (VLXD) là hướng đi nhiều người chọn vì nhu cầu xây dựng ở Việt Nam luôn ổn định. Nhưng thực tế, không ít chủ shop thua lỗ ngay những tháng đầu. Qua trò chuyện với vài anh chị trong nghề, tôi tổng hợp 10 sai lầm phổ biến nhất. Đọc xong bài này, bạn sẽ biết mình cần tránh gì để cửa hàng vận hành trơn tru hơn.

Sai lầm #1: Không nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng

Nhiều người mở shop VLXD chỉ vì thấy khu vực đang xây nhà nhiều, hoặc có người quen trong ngành. Họ không tìm hiểu đối thủ cạnh tranh, nhu cầu thực tế của khách hàng địa phương. Cụ thể, có anh chủ tiệm ở quận 12 kể: hồi 2022 thấy đường nào cũng có công trình, anh mở shop ngay, nhưng sau 3 tháng mới biết khu đó đã có 4 cửa hàng khác, giá cạnh tranh khốc liệt, anh phải bán lỗ để giữ khách.

Trước khi mở, bạn cần khảo sát:

• Số lượng công trình đang và sắp triển khai trong bán kính 3-5 km.
• Các cửa hàng VLXD hiện có: họ bán gì, giá thế nào, khách hàng mục tiêu là ai.
• Đặc thù địa phương: vùng nông thôn hay thành thị, dân cư thích xây nhà ống hay biệt thự, thường dùng loại gạch, sắt thép nào.

Có 1 chị ở Bình Dương làm ngược lại: chị dành 2 tháng đi dọc các tuyến đường, ghi chép từng shop, giá từng mặt hàng. Kết quả là chị chọn mặt bằng ở khu vực mới phát triển, chỉ có 2 đối thủ, và tập trung vào dòng gạch ốp lát cao cấp – mặt hàng ít cạnh tranh. Shop chị giờ rất đắt khách.

Sai lầm #2: Chọn mặt bằng sai vị trí

Kinh doanh VLXD cần mặt bằng rộng, đường rộng cho xe tải ra vào, gần khu dân cư hoặc khu công nghiệp. Nhiều người ham rẻ thuê mặt bằng trong hẻm nhỏ, hoặc xa khu vực xây dựng. Hậu quả là khách không tìm đến, chi phí vận chuyển hàng đội lên cao.

Lấy trường hợp shop của anh Tuấn ở Hóc Môn: anh thuê mặt bằng mặt tiền đường lớn, 100m2, giá 15 triệu/tháng. Dù đắt nhưng xe tải container vào tận nơi, khách thầu khoán dễ dàng đến lấy hàng. Chỉ sau 6 tháng, doanh thu đã đủ bù tiền thuê. Ngược lại, shop của cô Hoa trong hẻm xe máy vào được, nhưng mỗi lần nhập hàng phải thuê xe ba gác chở vào, tốn thêm 500k-1 triệu/chuyến, lợi nhuận mất dần.

Một số lưu ý khi chọn mặt bằng:

• Mặt tiền tối thiểu 5m, có vỉa hè để để mẫu gạch, ống nước.
• Gần các tuyến đường chính, khu dân cư đang phát triển.
• Có chỗ để xe cho khách và xe tải.
• Tránh xa các cửa hàng VLXD lớn đã có thương hiệu.

Sai lầm #3: Vốn liếng mỏng, không dự phòng

Kinh doanh VLXD cần vốn lưu động lớn vì hàng hóa giá trị cao, thời gian thu hồi vốn chậm (thường 30-45 ngày nếu bán chịu cho thầu). Nhiều chủ shop chỉ có 200-300 triệu, nhập hàng hết vốn, không còn tiền trang trải mặt bằng, lương nhân viên. Khi khách nợ chưa trả, shop rơi vào cảnh thiếu tiền nhập hàng mới.

Có 1 anh chủ tiệm ở Đà Nẵng kể: anh mở shop với 500 triệu, nhập sắt thép hết 400 triệu, 100 triệu còn lại để quay vòng. Tháng đầu bán được 200 triệu nhưng khách nợ 150 triệu, anh không có tiền nhập thêm hàng, phải vay nóng lãi suất cao, lợi nhuận tiêu tan.

Kinh nghiệm: vốn tối thiểu nên gấp 3 lần số tiền bạn tính toán ban đầu. Ngoài vốn nhập hàng, phải có quỹ dự phòng ít nhất 3 tháng chi phí vận hành (thuê mặt bằng, lương, điện nước). Nếu có thể, hãy thương lượng với nhà cung cấp để được trả chậm 15-30 ngày, giúp giảm áp lực vốn.

Sai lầm #4: Nhập hàng tràn lan, không kiểm soát tồn kho

Cửa hàng VLXD có hàng trăm, thậm chí hàng ngàn SKU: gạch, cát, đá, sắt thép, xi măng, ống nước, thiết bị vệ sinh, sơn... Nhập hàng theo cảm tính, không phân tích doanh số dẫn đến tồn kho nhiều, ứ đọng vốn, hàng hư hỏng (xi măng ẩm, sắt gỉ).

Hồi năm 2023, shop của chị Lan ở Củ Chi nhập 200 bao xi măng loại thường, nhưng khách trong khu vực lại chuộng loại chịu lực cao cấp hơn. 50 bao xi măng để lâu bị vón cục, chị phải bán phá giá lỗ 30%.

Giải pháp: sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để theo dõi tồn kho, doanh số từng mặt hàng. Phân loại hàng theo tốc độ bán: A (bán chạy), B (bán trung bình), C (bán chậm). Chỉ nhập hàng C với số lượng nhỏ, tối đa 1-2 tuần bán. Đặt hàng dựa trên dữ liệu bán hàng thực tế, không ước lượng.

Sai lầm #5: Bỏ qua yếu tố mùa vụ trong xây dựng

Xây dựng ở Việt Nam có tính mùa vụ rõ rệt. Mùa khô (tháng 11 đến tháng 4 năm sau) là cao điểm, mùa mưa (tháng 5-10) giảm mạnh. Nhiều chủ shop không điều chỉnh kế hoạch nhập hàng và nhân sự theo mùa, dẫn đến hàng tồn nhiều vào mùa mưa, hoặc thiếu hàng vào mùa khô.

Cụ thể như quán X ở Hải Châu: mùa khô năm 2023, shop bán trung bình 50 tấn sắt/tháng, nhưng chỉ nhập 30 tấn vì sợ tồn. Kết quả là mất khách vì không có hàng giao ngay. Ngược lại, mùa mưa năm 2022, shop nhập 40 tấn sắt, nhưng bán chỉ 10 tấn, ứ đọng vốn gần 1 tỷ đồng.

Lời khuyên: theo dõi lịch xây dựng trong khu vực. Vào cuối mùa mưa (tháng 9-10), bắt đầu tăng dần lượng nhập. Đầu mùa khô, chuẩn bị sẵn hàng tồn cho 2-3 tháng cao điểm. Đồng thời, mùa mưa có thể tập trung vào mặt hàng sửa chữa nhỏ (sơn, ống nước, thiết bị vệ sinh) vì nhu cầu này ít giảm.

Sai lầm #6: Không chăm sóc khách thầu khoán

Khách thầu khoán thường mua số lượng lớn, giá trị cao, nhưng hay trả chậm. Nhiều chủ shop chỉ tập trung vào khách lẻ, bỏ qua mối quan hệ với thầu. Hoặc ngược lại, cho thầu nợ quá nhiều mà không kiểm soát, dẫn đến nợ xấu.

Chủ shop của Linh ở Sơn Trà kể: anh có 3 thầu lớn chiếm 70% doanh thu. Anh thường xuyên gọi điện hỏi thăm, tư vấn vật liệu phù hợp, thậm chí hỗ trợ vận chuyển miễn phí. Nhờ đó, các thầu trung thành, giới thiệu thêm bạn bè. Ngược lại, shop khác chỉ giao dịch qua điện thoại, không quan tâm, cuối cùng mất khách vì thầu chuyển sang đối thủ có dịch vụ tốt hơn.

Để quản lý khách thầu hiệu quả:

• Xây dựng chính sách bán chịu rõ ràng: hạn mức tín dụng, thời hạn thanh toán (30-45 ngày), lãi suất quá hạn.
• Thường xuyên cập nhật công nợ, nhắc nhở thanh toán trước khi đến hạn.
• Tặng quà, chiết khấu cho thầu thanh toán sớm hoặc giới thiệu khách mới.

Sai lầm #7: Quản lý sổ sách thủ công, sai sót nhiều

Nhiều chủ shop vẫn ghi chép bằng sổ tay, Excel đơn giản, dẫn đến thất thoát hàng hóa, sai lệch công nợ, khó khăn khi tính lãi lỗ. Có 1 anh quen ở quận 8 kể: cuối tháng đối chiếu sổ thấy thiếu 20 bao xi măng, không biết do nhập sai hay bán thiếu, mất tiền oan.

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng giúp:

• Theo dõi tồn kho realtime.
• Quản lý công nợ khách hàng tự động.
• Xuất báo cáo doanh thu, lợi nhuận theo ngày/tuần/tháng.
• Cảnh báo khi hàng sắp hết hoặc tồn lâu.

Hiện nay có nhiều phần mềm giá rẻ, phù hợp với shop nhỏ. Đầu tư vài triệu đồng giúp bạn tiết kiệm hàng chục triệu đồng mỗi năm do giảm thất thoát.

Sai lầm #8: Thiếu chiến lược giá cạnh tranh

Thị trường VLXD cạnh tranh gay gắt về giá. Nếu bạn bán giá cao hơn đối thủ dù chỉ 1-2%, khách sẽ đi ngay. Nhưng nếu giảm giá quá sâu, bạn không có lãi. Nhiều chủ shop không theo dõi giá thị trường thường xuyên, hoặc áp dụng một giá cho tất cả khách.

Chiến lược giá thông minh:

• Theo dõi giá của 3-5 đối thủ gần nhất hàng tuần.
• Xây dựng bảng giá linh hoạt: giá niêm yết cao hơn giá vốn 15-20%, nhưng có chiết khấu cho khách mua số lượng lớn (5-10%).
• Đối với thầu quen, có thể giảm thêm 2-3% nếu thanh toán nhanh.
• Đừng quên tính chi phí vận chuyển vào giá bán để không bị lỗ.

Sai lầm #9: Không đầu tư trưng bày, bảo quản hàng hóa

Cửa hàng VLXD thường bày biện lộn xộn, hàng hóa để bừa bãi, không có biển hiệu rõ ràng. Khách khó tìm hàng, cảm giác không chuyên nghiệp. Ngoài ra, bảo quản kém làm hàng hư hỏng: xi măng để nơi ẩm, sắt thép để ngoài mưa gỉ sét.

Có 1 chị ở Thủ Đức đầu tư kệ sắt, bảng hiệu LED, phân khu rõ ràng: gạch ốp lát, sơn, thiết bị vệ sinh. Chị cũng làm mái che cho khu vực để xi măng và sắt thép. Nhờ đó, hàng luôn mới, khách dễ chọn, uy tín tăng lên.

Một số gợi ý:

• Sắp xếp hàng theo nhóm, có bảng giá niêm yết.
• Dùng pallet kê hàng khỏi nền ẩm.
• Che chắn cẩn thận cho xi măng, sắt thép.
• Có mẫu gạch ốp lát để khách xem trực tiếp.

Sai lầm #10: Lơ là marketing, bỏ qua khách hàng online

Nghĩ rằng khách mua VLXD chỉ đến shop truyền thống, nhiều chủ shop không có fanpage, không đăng tin trên các hội nhóm. Thực tế, ngày càng nhiều thợ xây, chủ nhà tìm kiếm vật liệu trên Facebook, Google trước khi mua.

Chủ shop của Linh ở Sơn Trà chụp ảnh hàng hóa đẹp, đăng lên các hội nhóm xây dựng địa phương, kèm giá và khuyến mãi. Mỗi tuần anh nhận được 5-10 cuộc gọi từ khách mới. Chi phí gần như bằng không.

Bạn có thể:

• Tạo fanpage, đăng ảnh sản phẩm, giá, chương trình giảm giá.
• Tham gia hội nhóm Facebook: "Hội xây nhà tại...", "Cần mua vật liệu xây dựng..."
• Chạy quảng cáo Facebook với ngân sách nhỏ (50-100k/ngày) nhắm đúng khu vực.
• Google My Business: đăng ký địa chỉ, số điện thoại để khách tìm thấy trên Google Maps.

Câu hỏi thường gặp

1. Mở cửa hàng VLXD cần bao nhiêu vốn? Tùy quy mô, nhưng tối thiểu 500 triệu – 1 tỷ đồng cho shop nhỏ (mặt bằng 50-100m2, hàng hóa cơ bản). Vốn nên bao gồm: thuê mặt bằng 3 tháng (30-60 triệu), nhập hàng (300-600 triệu), trang thiết bị (50-100 triệu), quỹ dự phòng (100-200 triệu).

2. Nên nhập hàng từ nhà cung cấp nào? Có thể nhập từ các đại lý cấp 1 của các thương hiệu lớn như INSEE, Holcim (xi măng), Hòa Phát (sắt thép), Đồng Tâm (ống nước). Nên lấy ít nhất 2-3 nhà cung cấp cho mỗi mặt hàng để so sánh giá và tránh phụ thuộc.

3. Làm sao để quản lý công nợ khách thầu hiệu quả? Sử dụng phần mềm quản lý, ghi nhận hợp đồng mua bán rõ ràng, quy định hạn mức tín dụng và thời hạn thanh toán. Thường xuyên đối chiếu công nợ, gọi điện nhắc nhở trước hạn 3-5 ngày. Với khách nợ lâu, có thể tính lãi quá hạn hoặc tạm ngưng bán chịu.

4. Có nên bán hàng online cho VLXD không? Có, nhưng tập trung vào khu vực địa phương. Bạn có thể đăng sản phẩm lên Facebook, Zalo, các hội nhóm xây dựng. Giao hàng tận nơi trong bán kính 10-20 km. Bán online giúp tiếp cận thêm khách hàng mới mà chi phí thấp.

5. Làm sao để giảm tồn kho? Theo dõi doanh số từng mặt hàng, chỉ nhập số lượng đủ bán trong 2-4 tuần. Đối với hàng chậm bán, có thể giảm giá, bán combo hoặc trả lại nhà cung cấp (nếu thỏa thuận được).

Tổng kết

Mở cửa hàng VLXD không khó, nhưng dễ mắc sai lầm nếu thiếu chuẩn bị. 10 sai lầm trên đây là những vấn đề thực tế mà nhiều chủ shop gặp phải. Hy vọng bài viết giúp bạn có cái nhìn rõ hơn, tránh được những rủi ro không đáng có. Nếu bạn cần công cụ quản lý bán hàng hỗ trợ, hãy tham khảo Mepo – giải pháp dành riêng cho shop VLXD với tính năng quản lý tồn kho, công nợ và báo cáo chi tiết.

Chúc bạn kinh doanh thành công!

Kinh nghiệm bonus về quản lý vận hành

Ngoài 4 sai lầm kể trên, tôi thấy nhiều anh chị còn vướng ở khâu quản lý hàng ngày. Có shop bán tốt nhưng cuối tháng ngồi tính lời lỗ lại không ra con số chính xác. Có shop thì khách hỏi còn hàng không mà nhân viên phải chạy ra kho đếm mới biết. Những chuyện này tưởng nhỏ nhưng ăn mòn lợi nhuận từ từ.

Tôi nhớ anh chủ shop ở quận 12 kể: hồi đầu anh ghi sổ tay, hóa đơn viết tay, cuối tháng mất 3 ngày đối chiếu mà vẫn sai. Sau anh tìm hiểu và dùng phần mềm quản lý hàng hóa tại Hải Phòng – dù shop ở Sài Gòn nhưng anh chọn phần mềm của công ty có chi nhánh ở nhiều nơi, được người quen giới thiệu. Cái hay là phần mềm này tự động cập nhật tồn kho khi bán hàng, xuất nhập. Hết tháng chỉ cần bấm vài cái là có báo cáo lời lỗ, hàng tồn, công nợ. Anh bảo từ ngày có phần mềm, anh tiết kiệm được 2 ngày công mỗi tháng, không còn lo thất thoát hàng.

Một chị ở Cần Thơ thì kể chuyện khác. Shop chị bán lẻ nhiều, khách mua ít nhưng đông, mỗi lần tính tiền thủ công rất chậm, có khi sai. Chị đầu tư phần mềm tính tiền tại Cần Thơ – loại có sẵn máy in hóa đơn, khách mua xong là có bill ngay, đỡ phải ghi chép. Chị còn tích hợp luôn phần mềm tích điểm khách hàng tại Cần Thơ để giữ chân khách quen. Khách mua gạch, sơn, ống nước tích điểm, cuối năm đổi quà. Nhờ đó lượng khách quay lại tăng 30% sau 6 tháng, chị khoe với tôi.

Còn anh chủ chuỗi 3 shop ở Đồng Nai thì lại gặp vấn đề khác. Mỗi shop bán riêng lẻ, cuối ngày tổng hợp số liệu mất cả buổi tối. Anh quyết định lắp hệ thống pos cho chuỗi tại Đồng Nai, kết nối 3 shop với nhau. Giờ anh ngồi ở nhà, mở điện thoại là biết shop nào bán được bao nhiêu, mặt hàng nào chạy. Anh còn dùng phần mềm quản lý showroom tại Đồng Nai để trưng bày mẫu gạch, thiết bị vệ sinh – khách vào xem mẫu trên màn hình, chọn xong nhân viên bấm vài cái là ra phiếu xuất kho, tiết kiệm thời gian tư vấn.

Có người hỏi tôi: "Mới mở shop nhỏ, có cần công nghệ cao không?" Tôi trả lời: tùy quy mô và nhu cầu. Nhưng nếu bạn tính sau này mở rộng, thì nên chọn giải pháp có thể nâng cấp dần. Ví dụ bạn bắt đầu với phần mềm quản lý đơn giản, sau đó khi có nhiều kho, nhiều chi nhánh, bạn có thể triển khai erp để đồng bộ toàn bộ. Tôi biết có anh chủ nhà máy gạch ở Bình Dương, ban đầu chỉ dùng excel, sau mở thêm 2 xưởng sản xuất, anh thuê đơn vị tư vấn triển khai erp cho toàn bộ quy trình từ nhập nguyên liệu đến xuất hàng. Anh bảo tiết kiệm được 15% chi phí nhờ kiểm soát được lượng nguyên liệu hao hụt.

Riêng với ai ở Hải Phòng, tôi gợi ý nên tham khảo bảng giá phần mềm quản lý kho tại Hải Phòng trước khi quyết định. Mỗi khu vực có đặc thù riêng, giá cả cũng khác nhau. Đừng ham rẻ mua phần mềm không hỗ trợ địa phương, sau này bảo hành, nâng cấp khó khăn. Tôi từng thấy shop mua phần mềm giá rẻ từ Hà Nội, nhưng ở Cần Thơ lỗi không ai sửa, đành bỏ.

Có anh chủ thầu khoán kể với tôi: shop anh vừa bán lẻ vừa bán buôn, cần quản lý đội ngũ nhân viên giao hàng, chăm sóc đại lý. Anh dùng phần mềm dms tại Hải Phòng để quản lý kênh phân phối. Nhờ đó anh biết đại lý nào bán chậm, cần khuyến mãi, đại lý nào nợ quá hạn. Anh bảo trước đây phải gọi điện từng đại lý, mất cả tuần mới tổng hợp xong. Giờ chỉ mất 1 giờ.

Tôi rút ra: dù bạn mở shop ở đâu, quy mô thế nào, hãy dành thời gian tìm hiểu công cụ quản lý. Đừng nghĩ mình nhỏ không cần, vì chính những sai sót nhỏ lúc đầu sẽ tích tụ thành lỗ lớn. Có phần mềm hỗ trợ, bạn rảnh tay lo kinh doanh, phát triển thị trường thay vì cắm cúi ghi sổ sách.