bảng giá phần mềm quản lý kho tại Hải Phòng

bảng giá phần mềm quản lý kho tại Hải Phòng

Chào bạn, mình là chủ một cửa hàng tạp hóa nhỏ ở quận Lê Chân, Hải Phòng.

Mấy tháng trước, mình cũng như bạn bây giờ – đau đầu gõ trên Google cái từ khóa “bảng giá phần mềm quản lý kho tại Hải Phòng”. Kho của mình chẳng có gì to tát, chỉ tầm 300-400 mặt hàng linh tinh. Nhưng cái cảnh cuối tuần ngồi lọ mọ với cuốn sổ cũ, gạch xóa lem nhem, rồi cộng trừ bằng tay – đúng kiểu “đau đầu thật”.

Mình nhớ có tuần cao điểm, khách đông, nhập bia liên tục. Cuối tháng kiểm kê thiếu mất 5 thùng. Ngồi tính đi tính lại chẳng ra. Từ hôm đó mình quyết: phải kiếm cái phần mềm nào đó làm thay mấy việc tay chân này.

Mình lùng trên mấy group chủ shop, gọi điện hỏi mấy anh em bạn hàng, rồi mới vỡ lẽ: giá phần mềm quản lý kho ngoài kia không rẻ tí nào như quảng cáo đâu. Có gói vài trăm nghìn, nhưng tính năng sơ sài quá; có gói vài triệu, lại nặng đô, shop mình dùng chẳng hết. Bài này mình kể lại hết cho bạn nghe, hy vọng bạn khỏi mất công mò mẫm như mình.

Phần mềm quản lý kho là gì? Sao chủ shop Hải Phòng cần nó?

Nói nôm na, phần mềm quản lý kho là cái công cụ giúp mình theo dõi hàng trong kho tự động. Thay vì tối nào cũng cặm cụi ghi sổ, bạn chỉ cần bỏ số điện thoại vào máy hoặc điện thoại, phần mềm nó tự cộng, tự trừ, báo cho bạn biết mặt hàng nào sắp hết, tồn bao nhiêu, giá vốn thế nào. Nhẹ cả người.

Nhưng mà, bạn có tin không? Ở Hải Phòng mình, dân buôn bán vẫn còn khá nhiều người xài sổ tay. Họ bảo quen rồi, khó đổi. Mình thấy cũng đúng, nhưng mà cái giá của việc “quen” đó là gì? Là mất thời gian, mất tiền, mất cả khách hàng vì giao nhầm hàng.

Hồi tháng trước, mình thấy một anh bạn ở Ngô Quyền than: “Bán được bao nhiêu chả biết, cuối năm kiểm kho thấy thiếu mất mấy chục triệu.” Nghe mà thấm. Có phần mềm thì yên tâm hơn nhiều.

Theo mình, phần mềm quản lý kho không phải là thứ xa xỉ, mà là công cụ sinh tồn cho shop nhỏ. Bạn cứ thử tưởng tượng: mỗi tháng bạn mất 3-4 buổi tối để kiểm kho, mỗi buổi mất 2-3 tiếng. Vậy một năm bạn mất bao nhiêu thời gian? Mình tính thử: 4 buổi x 2,5 tiếng x 12 tháng = 120 tiếng. 120 tiếng, đọc được cả chục cuốn sách kinh doanh rồi.

Tiêu chí chọn phần mềm – kinh nghiệm xương máu từ mấy tháng lăn lộn

Dựa trên cái mình đã trải qua và hỏi han mấy anh em khác, mình đúc kết được 7 điều cần lưu ý khi chọn phần mềm. Bạn coi thử, nhưng đừng vội tin hết nhé – mỗi shop có cái riêng:

1. Chi phí phải chăng: Shop nhỏ như mình, dưới 500 mặt hàng, thì chi tối đa 500.000đ/tháng là vừa. Nhiều phần mềm tính phí theo tháng hoặc năm, nên phải cân nhắc.

2. Dễ xài: Giao diện tiếng Việt, thao tác đơn giản, không cần đào tạo dài dòng. Mình ngán nhất mấy cái phần mềm nước ngoài, toàn chữ Anh, ấn lung tung hư hết.

3. Tính năng cốt lõi: Chỉ cần nhập – xuất – tồn, kiểm kho, báo cáo cơ bản là đủ. Thêm mấy cái linh tinh chỉ rối thêm. Mình thấy nhiều phần mềm quảng cáo “tích hợp CRM, quản lý nhân sự, báo cáo tài chính” – nghe hay nhưng shop nhỏ dùng không nổi.

4. Hỗ trợ tận nơi: Có người ở Hải Phòng hỗ trợ hoặc hotline nhanh là tốt nhất. Có bữa mình cài bị lỗi, gọi điện thoại cả buổi không ai nghe máy, bực mình lắm.

5. Khả năng mở rộng: Lỡ mai mốt shop mình phát triển, bán thêm vài thứ, thì phần mềm có thể thêm tính năng như bán hàng, CRM. Cẩn thận vẫn hơn.

6. Bảo mật dữ liệu: Dữ liệu mà mất là đi tong. Phần mềm phải có sao lưu, lưu trữ an toàn.

7. Dùng thử miễn phí: Nên có bản dùng thử ít nhất 15 ngày để mình “thử lửa”. Mấy đứa bảo dùng thử 7 ngày là mình không tin tưởng lắm. Thử hỏi, 7 ngày thì làm được gì? Chưa kịp nhập hết hàng vào đã hết hạn rồi.

Tính năng cốt lõi cần có – đừng ham hố nhiều

Khi chọn phần mềm quản lý kho, bạn chỉ cần đảm bảo mấy cái này:

• Nhập kho: Tạo phiếu nhập, tự động cập nhật số lượng và giá vốn. Nhập xong là biết ngay trong kho có bao nhiêu.
• Xuất kho: Tạo phiếu xuất cho khách hàng hoặc nội bộ. Bán được bao nhiêu, xuất đi đâu, đều rõ ràng.
• Kiểm kho: Cái này mình thấy quan trọng nhất. So sánh tồn thực tế với sổ sách, phát hiện chênh lệch, xử lý kịp thời. Hồi mình chưa dùng phần mềm, cuối tháng kiểm kho mất cả buổi. Giờ mất nửa tiếng là xong.
• Báo cáo tồn kho: Xem hàng tồn theo thời gian, mặt hàng nào bán chạy, mặt nào tồn lâu. Biết để mà tính toán nhập hàng cho hợp lý.
• Cảnh báo tồn tối thiểu: Khi hàng sắp hết, phần mềm nhắc mình nhập thêm. Khỏi lo hết hàng giữa chừng.
• Đa chi nhánh: Nếu bạn có nhiều cửa hàng, cần quản lý kho riêng từng nơi. Shop mình chưa có, nhưng để sau này tính.

Riêng cái cảnh báo tồn tối thiểu, mình thấy nó là “cứu tinh” cho shop nhỏ. Bạn thử nghĩ xem, đang bán chạy một mặt hàng, tự dưng hết hàng, khách gọi điện hỏi không có, mất khách, mất uy tín. Có phần mềm nhắc, bạn biết trước vài ngày để nhập thêm. ngon lành.

So sánh các phương án quản lý kho – thực tế chứ không viển vông

Mình từng thử qua mấy cách, giờ tổng kết lại cho bạn cái bảng này, nhìn là thấy ngay:

Phương án	Chi phí	Ưu điểm	Nhược điểm	Phù hợp với
Ghi chép tay	0 đồng	Miễn phí, quen thuộc, ai cũng làm được	Mất thời gian, dễ sai, khó báo cáo, cuối tuần mệt như đi làm	Shop siêu nhỏ, vài chục mặt hàng
Excel	0 đồng (nếu có sẵn Office)	Linh hoạt, quen thuộc, có thể tự làm	Dễ lỗi công thức, không tự động, khó đồng bộ, nhân viên phải biết Excel tốt	Shop có nhân viên kế toán biết Excel
Phần mềm trả phí (cloud)	200.000 – 2.000.000đ/tháng	Đầy đủ tính năng, hỗ trợ tốt, cập nhật thường xuyên	Chi phí cao, phụ thuộc internet, nếu mất mạng là tê liệt	Shop vừa và lớn, có ngân sách
Phần mềm mã nguồn mở (Mepo)	Miễn phí (tự host) hoặc phí hosting thấp	Miễn phí, mã nguồn mở, linh hoạt, dữ liệu local, không sợ mất dữ liệu	Cần kiến thức kỹ thuật cơ bản để cài đặt, không có hỗ trợ trực tiếp	Shop nhỏ, muốn tiết kiệm, kiểm soát dữ liệu

Mình thì chọn phương án cuối cùng. Không phải vì rẻ mà vì nó phù hợp với cái shop nhỏ xíu của mình. Nếu bạn có ngân sách, bạn cứ thoải mái chọn mấy cái trả phí. Nhưng mình thấy shop nhỏ như mình thì phương án miễn phí là ổn áp nhất.

Giải pháp phù hợp cho shop nhỏ: Mepo – mình dùng thật rồi

Sau nhiều lần lăn tăn, mình quyết định dùng Mepo. Đây là phần mềm quản lý kho mã nguồn mở, do cộng đồng Việt Nam phát triển, hoàn toàn miễn phí cho shop dưới 500 mặt hàng. Mình thấy nó có mấy điểm hay:

• Miễn phí trọn đời: Không giới hạn thời gian dùng thử, không thu phí hàng tháng. Mình xài từ tháng 8 tới giờ, chẳng tốn một đồng nào.
• Mã nguồn mở: Bạn có thể tùy chỉnh theo nhu cầu. Hồi mình cần thêm cái cột “ghi chú” cho mỗi mặt hàng, mình nhờ thằng bạn IT sửa có 15 phút. Xong.
• Local-first: Dữ liệu lưu trên máy tính của bạn, an toàn, không cần internet liên tục. Mình sợ nhất mấy cái phần mềm đám mây, lỡ mất mạng là không xem được hàng.
• Cộng đồng hỗ trợ: Mình tham gia group Facebook của Mepo, có cả nghìn người dùng, ai cũng nhiệt tình chia sẻ kinh nghiệm. Lúc mới cài mình hỏi mấy cái lặt vặt, có người trả lời ngay.

Mepo phù hợp với shop tạp hóa, quần áo, phụ tùng ô tô, vật liệu xây dựng – đại loại là mấy shop lẻ như mình. Giao diện đơn giản, mình mò mò vài hôm là quen. Nói thực, lúc đầu mình cũng sợ phần mềm mã nguồn mở khó dùng, nhưng xem cái video hướng dẫn trên trang chủ là tự cài được.

Chi phí và ROI khi dùng phần mềm quản lý kho – tính ra mới thấy

Mình tính thử cho bạn cái bài toán này:

• Chi phí phần mềm trả phí: Trung bình 500.000đ/tháng x 12 tháng = 6.000.000đ/năm. Với shop nhỏ, số này cũng kha khá.
• Chi phí Mepo: Miễn phí phần mềm. Nếu muốn dùng online, bạn tốn hosting khoảng 200.000đ/tháng. Còn dùng local thì 0 đồng.
• Lợi ích: Giảm thất thoát hàng hóa. Mình ước tính trước đây mỗi tháng thất thoát tầm 2-3% doanh thu. Shop mình doanh thu khoảng 50 triệu/tháng, tức là thất thoát 1-1,5 triệu. Từ khi dùng phần mềm, con số này giảm mạnh. Như vậy, chỉ trong tháng đầu tiên là mình đã hòa vốn rồi.

Có thằng bạn mình nói: “Mày bỏ 6 triệu mua phần mềm, sao không mua mấy thùng bia mà uống?” Mình bảo: “Mày thử mất 5 thùng bia như tao xem, lúc đó mới thấy phần mềm nó đáng đồng tiền thế nào.”

Nhưng mà, bạn có tin rằng có những shop nhỏ mỗi tháng thất thoát tới 5-7% doanh thu vì quản lý kém không? Mình tin. Vì chính mình đã từng như vậy. Nếu shop bạn doanh thu 100 triệu/tháng, thất thoát 5% là 5 triệu. Một năm là 60 triệu. Mua phần mềm 500.000đ/tháng, bạn lời gấp 10 lần. Đây là phép tính đơn giản, không cần học kinh tế cũng biết.

Case study: Cửa hàng tạp hóa Anh Tuấn, Ngô Quyền, Hải Phòng

Anh Tuấn, chủ cửa hàng tạp hóa trên đường Lạch Tray, có khoảng 400 mặt hàng. Trước đây anh dùng Excel, nhưng thường xuyên sai lệch tồn kho. Có tháng anh tính ra tồn kho âm – kiểu như bán nhiều hơn nhập, nhưng thực tế thì hàng còn đầy. Rối ren thật.

Sau khi tìm hiểu, anh cài Mepo (phiên bản local) và dùng thử. Sau 1 tháng, anh thấy:

• Thời gian kiểm kho giảm từ 3 giờ xuống 30 phút.
• Phát hiện 2 mặt hàng bị thất thoát do nhân viên quên ghi sổ.
• Tiết kiệm 500.000đ/tháng so với thuê phần mềm trả phí.

Anh chia sẻ: “Lúc đầu tôi sợ phần mềm mã nguồn mở khó dùng, nhưng Mepo có hướng dẫn chi tiết, tôi tự cài được. Giờ tôi không thể quay lại ghi sổ tay được nữa.”

Mình thấy câu chuyện của anh Tuấn giống hệt mình. Bạn nào đang lăn tăn thì cứ thử đi, không mất gì đâu.

Câu hỏi thường gặp

1. Phần mềm quản lý kho tại Hải Phòng có giá bao nhiêu? Giá dao động từ 0đ (Mepo) đến 2.000.000đ/tháng. Các gói trả phí thường từ 200.000đ – 500.000đ/tháng cho shop nhỏ. Tùy ngân sách bạn.

2. Tôi có cần kiến thức công nghệ để dùng Mepo không? Cơ bản thôi. Biết cài đặt phần mềm trên Windows là được. Nếu không, bạn nhờ người quen hoặc xem video hướng dẫn trên trang chủ. Mình mất tầm 30 phút để cài xong.

3. Mepo có hỗ trợ quản lý bán hàng không? Phiên bản hiện tại tập trung vào quản lý kho. Bạn có thể kết hợp với các phần mềm bán hàng khác hoặc dùng tính năng xuất kho đơn giản. Mình thì chỉ cần quản lý kho thôi, bán hàng mình ghi tay vẫn quen.

4. Dữ liệu của tôi có an toàn với Mepo không? Mepo lưu dữ liệu local, bạn hoàn toàn kiểm soát. Nếu muốn đồng bộ online, bạn tự chọn hosting. Mình thì dùng local, yên tâm hơn nhiều.

5. Làm sao để tải Mepo? Vào trang chủ mepo.vn, tải về và cài đặt. Hoặc liên hệ cộng đồng để được hỗ trợ. Đơn giản lắm.

6. Tôi có thể dùng thử Mepo bao lâu? Mepo miễn phí vĩnh viễn cho shop dưới 500 mặt hàng, không giới hạn thời gian dùng thử. Bạn cứ xài thoải mái, không lo hết hạn.

Tổng kết

Bảng giá phần mềm quản lý kho tại Hải Phòng rộng lắm, từ miễn phí đến vài triệu mỗi tháng. Với shop nhỏ như mình, mình khuyên bạn nên bắt đầu với Mepo – giải pháp mã nguồn mở, miễn phí, dễ dùng và an toàn. Đừng để việc quản lý kho thủ công làm chậm sự phát triển của shop bạn. Hãy tải ngay tại mepo.vn và trải nghiệm. Chúc bạn thành công!