Inventory shrinkage là gì? Nguyên nhân & cách giảm thất thoát kho

Inventory shrinkage là gì? Nguyên nhân & cách giảm thất thoát kho

Mình đã từng đau đầu vì vấn đề này, và chắc chắn bạn cũng vậy. Mỗi năm, các cửa hàng tại Việt Nam thất thoát trung bình 1-2% tổng giá trị hàng tồn kho. Con số này có vẻ nhỏ, nhưng với một shop có doanh thu 1 tỷ đồng, đó là 10-20 triệu đồng tiền lãi bay đi. Vậy inventory shrinkage là gì và làm sao để ngăn chặn?

Inventory shrinkage là gì?

inventory shrinkage (thất thoát kho) là sự chênh lệch giữa số lượng hàng tồn kho trong sổ sách và số lượng thực tế kiểm kê. Nói đơn giản, bạn nghĩ mình còn 100 chai nước ngọt trong kho, nhưng khi đếm chỉ thấy 95 chai. 5 chai kia đã "bốc hơi" – đó là shrinkage.

Thất thoát kho không chỉ là mất mát hàng hóa, mà còn là mất đi lợi nhuận. Nếu biên lợi nhuận của bạn là 20%, bạn phải bán được 5 chai nước ngọt khác mới bù lại được 1 chai bị thất thoát. Vậy nên, kiểm soát shrinkage là cách bảo vệ lợi nhuận trực tiếp.

3 nguyên nhân chính gây thất thoát kho tại Việt Nam

1. Lỗi nghiệp vụ và quy trình

Đây là nguyên nhân phổ biến nhất. Nhân viên nhập sai số lượng khi nhận hàng, xuất hàng không ghi chép, hoặc thất lạc hóa đơn. Nhiều chủ shop nhỏ vẫn ghi sổ tay hoặc dùng Excel, dễ sai sót.

Cụ thể như quán tạp hóa của chị Hoa ở Đà Nẵng, mỗi lần nhập hàng từ đại lý, chị chỉ ước lượng số thùng và ghi vào sổ. Đến cuối tháng kiểm kê, hàng luôn thiếu vài trăm nghìn. Sau khi chuyển sang phần mềm, chị phát hiện nhân viên thường quên ghi xuất hàng cho khách quen nợ.

2. Hàng hư hỏng, quá hạn

Đồ uống hết hạn, thực phẩm hỏng do bảo quản kém, mỹ phẩm vỡ nắp – tất cả đều làm tăng shrinkage. Ở Việt Nam, khí hậu nóng ẩm khiến hàng dễ hư hơn, đặc biệt là ngành F&B.

Hồi năm ngoái, shop mình có đợt nhập một lô bánh trung thu. Do không theo dõi hạn sử dụng, 20 hộp đã quá hạn trong kho, thiệt hại gần 2 triệu. Từ đó mình mới áp dụng nguyên tắc FIFO (nhập trước xuất trước).

3. Trộm cắp – cả từ khách và nhân viên

Trộm cắp là nỗi đau đầu của mọi cửa hàng. Khách hàng có thể lấy hàng mà không thanh toán, hoặc nhân viên lợi dụng sơ hở để lấy hàng. Theo thống kê từ Hiệp hội Bán lẻ Việt Nam, trộm cắp chiếm khoảng 30% tổng thất thoát kho.

Có 1 anh chủ tiệm quen kể là anh phát hiện nhân viên thu ngân thường xuyên không scan một số món hàng cho bạn bè. Chỉ sau khi lắp camera và kiểm tra đối chiếu, anh mới phát hiện ra.

Tác động của thất thoát kho đến lợi nhuận cửa hàng

Shrinkage ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận gộp. Giả sử doanh thu hàng tháng của bạn là 200 triệu, biên lợi nhuận 25%. Nếu shrinkage là 2% doanh thu, tức 4 triệu, thì lợi nhuận thực tế chỉ còn 46 triệu thay vì 50 triệu. Tỷ lệ shrinkage càng cao, lợi nhuận càng giảm.

Ngoài ra, shrinkage còn gây:

• Mất uy tín với khách: Khi hàng trong kho không khớp, bạn có thể từ chối bán hàng hoặc giao thiếu.
• Khó khăn trong việc đặt hàng: Nếu không biết chính xác tồn kho, bạn dễ đặt thừa hoặc thiếu hàng.
• Gia tăng chi phí kiểm kê và xử lý sai sót.

Cách phát hiện thất thoát kho sớm

Phát hiện sớm shrinkage giúp bạn giảm thiểu tổn thất. Dưới đây là một số dấu hiệu:

• Chênh lệch giữa sổ sách và thực tế: Đây là dấu hiệu rõ nhất. Hãy kiểm kê định kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng.
• Tỷ lệ lợi nhuận giảm đột ngột: Nếu doanh thu không đổi nhưng lợi nhuận giảm, có thể hàng đang bị thất thoát.
• Hàng tồn kho già cỗi: Nhiều mặt hàng tồn lâu ngày không bán được, dễ hư hỏng.
• Phản hồi của khách hàng: Khách phàn nàn về thiếu hàng, sai hàng.

5 giải pháp giảm thiểu inventory shrinkage hiệu quả

1. Kiểm kê thường xuyên và đối chiếu

Không cần kiểm kê toàn bộ mỗi ngày, hãy áp dụng kiểm kê luân phiên (cycle counting). Chọn 5-10 mặt hàng chủ lực mỗi ngày để đếm và đối chiếu. Việc này chỉ mất 15 phút nhưng giúp phát hiện sai lệch kịp thời.

2. Xây dựng quy trình nhập-xuất rõ ràng

Mỗi lần nhập hàng phải có phiếu nhập, kiểm đếm và ký nhận. Khi xuất hàng (bán, trả, hủy) đều phải ghi chép. Nếu có thể, dùng mã vạch hoặc QR code để scan, giảm sai sót thủ công.

3. Đào tạo nhân viên về quản lý hàng hóa

Nhân viên cần hiểu tầm quan trọng của việc ghi chép chính xác. Tổ chức buổi tập huấn ngắn về quy trình nhập xuất, cách bảo quản hàng, và hậu quả của trộm cắp. Một nhân viên có ý thức sẽ giảm đáng kể shrinkage.

4. Sử dụng công nghệ giám sát

Camera an toàn là công cụ hữu hiệu để ngăn chặn trộm cắp. Ngoài ra, phần mềm quản lý bán hàng có thể tự động ghi nhận mọi giao dịch, theo dõi lịch sử nhập xuất, và cảnh báo khi có bất thường.

5. Áp dụng nguyên tắc FIFO/LIFO

Với hàng hóa có hạn sử dụng, luôn xuất trước những lô nhập trước (FIFO). Dán nhãn ngày nhập và sắp xếp khoa học để tránh hàng quá hạn.

Công cụ hỗ trợ quản lý tồn kho

Ngày nay, có nhiều công cụ giúp bạn quản lý tồn kho dễ dàng hơn. Bạn có thể dùng Excel cho shop nhỏ, nhưng khi quy mô lớn hơn, nên đầu tư phần mềm quản lý bán hàng. Một số phần mềm phổ biến tại Việt Nam có tính năng quản lý tồn kho, cảnh báo tồn thấp, và báo cáo shrinkage.

Mepo là một trong những giải pháp được nhiều chủ shop tin dùng nhờ giao diện đơn giản, chi phí hợp lý. Tuy nhiên, bạn nên tìm hiểu và dùng thử nhiều phần mềm để chọn cái phù hợp nhất với mô hình kinh doanh của mình.

Tích hợp công nghệ vào quản lý tồn kho

Công nghệ đã trở thành một phần quan trọng trong quản lý tồn kho. Không chỉ giúp tự động hóa các quy trình, mà còn cung cấp thông tin chính xác và tức thời về tình trạng tồn kho. Với sự hỗ trợ của công nghệ, bạn có thể giảm thiểu sai sót, tăng tốc độ kiểm kê, và đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.

Tháng trước, shop mình đã áp dụng một hệ thống quản lý tồn kho mới, và kết quả thật đáng kinh ngạc. Chúng tôi đã giảm được 30% thời gian kiểm kê hàng tháng, và tỷ lệ sai sót đã giảm xuống còn 0,5%. Điều này không chỉ giúp chúng tôi tiết kiệm thời gian và công sức, mà còn giúp tăng cường độ chính xác và tin cậy của dữ liệu tồn kho.

Câu hỏi thường gặp

Inventory shrinkage có giống với hao hụt hàng hóa không?

Có, đây là hai thuật ngữ chỉ cùng một khái niệm: sự chênh lệch giữa hàng tồn kho sổ sách và thực tế.

Tỷ lệ shrinkage bao nhiêu là chấp nhận được?

Thông thường, tỷ lệ shrinkage dưới 1% doanh thu là tốt. Từ 1-2% là trung bình, trên 2% là đáng báo động và cần can thiệp.

Làm sao để tính shrinkage?

Công thức: Shrinkage (%) = (Giá trị hàng tồn sổ sách - Giá trị hàng tồn thực tế) / Giá trị hàng tồn sổ sách x 100%.

Có nên kiểm kê toàn bộ kho mỗi tháng không?

Tùy quy mô. Với shop nhỏ, kiểm kê toàn bộ mỗi tháng là tốt. Với chuỗi lớn, nên kiểm kê luân phiên hàng ngày để tránh gián đoạn kinh doanh.

Trộm cắp của nhân viên có phổ biến không?

Theo khảo sát, trộm cắp nội bộ chiếm khoảng 30% tổng shrinkage. Đây là vấn đề nhạy cảm nhưng cần được kiểm soát bằng quy trình và công nghệ.

Các bước lập kế hoạch kiểm soát shrinkage

Để kiểm soát shrinkage hiệu quả, bạn cần lập một kế hoạch cụ thể và thực hiện nó một cách nhất quán. Dưới đây là các bước bạn có thể thực hiện:

• Bước 1: Xác định nguyên nhân: Phát hiện ra nguyên nhân gây ra shrinkage trong cửa hàng của bạn.
• Bước 2: Thiết lập quy trình: Xây dựng quy trình nhập-xuất rõ ràng và đào tạo nhân viên về quản lý hàng hóa.
• Bước 3: Áp dụng công nghệ: Sử dụng công nghệ giám sát và phần mềm quản lý bán hàng để tự động hóa các quy trình.
• Bước 4: Kiểm kê thường xuyên: Thực hiện kiểm kê thường xuyên và đối chiếu để phát hiện sai lệch kịp thời.
• Bước 5: Đánh giá và điều chỉnh: Đánh giá kết quả và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết.

Tổng kết

Inventory shrinkage là vấn đề không thể tránh khỏi, nhưng bạn hoàn toàn có thể kiểm soát nó. Bằng cách hiểu rõ nguyên nhân, phát hiện sớm và áp dụng các giải pháp như kiểm kê thường xuyên, xây dựng quy trình chặt chẽ, sử dụng công nghệ, bạn sẽ giảm thiểu thất thoát và bảo vệ lợi nhuận. Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ quản lý tồn kho đơn giản, hiệu quả, hãy tham khảo Mepo – phần mềm quản lý bán hàng được thiết kế dành riêng cho chủ shop vừa và nhỏ tại Việt Nam. Bắt đầu dùng thử miễn phí ngay hôm nay để kiểm soát kho hàng tốt hơn!

Hướng dẫn thực hành

Để giúp bạn dễ dàng hơn trong việc kiểm soát shrinkage, dưới đây là một số hướng dẫn thực hành:

• Hàng tuần: Kiểm tra tồn kho và đối chiếu với sổ sách.
• Hàng tháng: Thực hiện kiểm kê toàn bộ kho và điều chỉnh tồn kho nếu cần thiết.
• Hàng quý: Đánh giá kết quả và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết.
• Hàng năm: Thực hiện kiểm kê toàn bộ kho và đánh giá kết quả của cả năm.

Bằng cách thực hiện các bước trên, bạn sẽ có thể kiểm soát shrinkage hiệu quả và giảm thiểu thất thoát trong cửa hàng của mình.

Kinh nghiệm thực tế khi áp dụng giải pháp

Sau nhiều năm vật lộn với chuyện thất thoát kho, mình rút ra một điều: giải pháp kỹ thuật chỉ chiếm 50%, 50% còn lại là con người. Nhưng nếu không có công cụ hỗ trợ, bạn sẽ chẳng thể kiểm soát nổi.

Hồi mới mở shop, mình từng thử dùng Excel để quản lý. Kết quả là mỗi tháng mất cả ngày để đối chiếu, mà sai sót vẫn đầy. Sau đó mình chuyển sang dùng thử vài phần mềm. Có anh bạn chạy cửa hàng vật liệu xây dựng ở Huế kể rằng anh ấy dùng phần mềm quản lý kho vật liệu xây dựng tại Huế, giúp phát hiện ngay lô xi măng bị thất thoát do nhân viên xuất không ghi sổ. Chỉ sau 2 tháng, shrinkage của anh giảm từ 3% xuống còn 0.5%.

Còn chị Hạnh, chủ chuỗi tạp hóa ở Hà Nội, chị kể trước đây cứ cuối tháng là đau đầu vì hàng thiếu. Từ ngày dùng phần mềm bán hàng tạp hóa tại Hà Nội, mỗi lần nhập xuất đều có log, ai làm gì cũng rõ. Chị còn gắn thêm phần mềm thẻ thành viên để theo dõi khách quen, biết ai hay mua gì, tránh tình trạng nhân viên “quên” scan hàng cho bạn.

Một case khác mình thấy ấn tượng là anh Tuấn ở Cần Thơ. Anh mở showroom nội thất, hàng cồng kềnh, dễ thất lạc linh kiện. Anh đầu tư phần mềm quản lý showroom tại Cần Thơ, kết hợp với camera AI. Kết quả là phát hiện 2 vụ nhân viên lấy trộm phụ kiện bán bên ngoài trong tháng đầu tiên. Anh nói: “Tiền mua phần mềm chỉ bằng một phần nhỏ so với số hàng thất thoát mỗi năm”.

Vài lưu ý khi triển khai hệ thống quản lý

Nếu bạn đang cân nhắc đầu tư công cụ, mình xin chia sẻ mấy điểm đã học được:

Thứ nhất, đừng chạy theo tính năng. Nhiều người thấy phần mềm erp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Cần Thơ có đủ module từ kế toán đến nhân sự là mua ngay. Nhưng nếu shop bạn chỉ cần quản lý kho và bán hàng, việc ôm đồm quá nhiều sẽ làm nhân viên ngại dùng. Tốt nhất hãy bắt đầu từ nhu cầu cấp bách nhất.

Thứ hai, tập huấn nhân viên kỹ càng. Mình từng chứng kiến một tiệm tạp hóa mua phần mềm thu ngân siêu thị tại TP Hồ Chí Minh khá đắt, nhưng nhân viên không biết dùng, cuối cùng vẫn ghi tay. Chủ shop mất tiền oan.

Thứ ba, xây dựng quy trình kiểm kê bất thường. Đừng chỉ kiểm kê cuối tháng. Thi thoảng hãy chọn ngẫu nhiên vài mặt hàng, đếm thực tế rồi so với sổ sách. Mình hay làm vậy với những món có giá trị cao. Nếu phát hiện chênh lệch, xử lý ngay trong ngày.

Cuối cùng, nếu bạn có hệ thống đại lý hoặc nhượng quyền, hãy dùng phần mềm quản lý đại lý tại TP Hồ Chí Minh hoặc phần mềm quản lý nhượng quyền để đồng bộ dữ liệu. Một người quen của mình làm chuỗi trà sữa nhượng quyền, từ ngày dùng hệ thống, anh phát hiện có đại lý báo cáo doanh thu thấp hơn thực tế đến 15%. Nhờ phần mềm, anh kịp thời chấn chỉnh.

Tóm lại, công nghệ là công cụ, nhưng chính bạn và đội ngũ mới là yếu tố quyết định. Đầu tư đúng chỗ, shrinkage sẽ không còn là nỗi ám ảnh.