NV part-time vs full-time: tính lương ra sao cho chủ shop VN?

1. Tại sao tôi lại phải đau đầu với việc phân biệt part-time và full-time?

Mình đã từng là chủ cửa hàng, và mình biết rằng việc quản lý nhân sự luôn là một bài toán đau đầu. Nên thuê nhân viên part-time hay full-time? Mỗi loại có ưu nhược điểm riêng, nhưng quan trọng nhất là cách tính lương khác nhau. Nếu không nắm rõ quy định, bạn có thể trả thiếu hoặc trả thừa, thậm chí bị phạt vì vi phạm luật lao động.

Part-time (bán thời gian) thường làm dưới 8 tiếng/ngày hoặc dưới 6 ngày/tuần, không bắt buộc đóng BHXH. Full-time (toàn thời gian) làm đủ 8 tiếng/ngày, 6 ngày/tuần, phải đóng BHXH, BHYT, BHTN. Chi phí thực tế cho một nhân viên full-time không chỉ là lương cứng, mà còn gồm 21,5% các khoản bảo hiểm do chủ shop đóng.

Hồi năm ngoái, mình có một nhân viên part-time làm việc tại cửa hàng. Mình phải tính lương cho nhân viên đó theo giờ, và mình cũng phải đảm bảo rằng mức lương giờ không thấp hơn mức tối thiểu vùng. Nếu không, mình có thể bị phạt vì vi phạm luật lao động.

2. Mức lương tối thiểu vùng 2026 – cột mốc không thể bỏ qua

Từ ngày 01/07/2024, mức lương tối thiểu vùng tại Việt Nam được điều chỉnh tăng 6%. Dự kiến năm 2026 sẽ tiếp tục tăng, nhưng hiện tại bạn cần căn cứ theo Nghị định 74/2024/NĐ-CP:

Vùng	Mức lương tối thiểu tháng (VNĐ)	Mức lương tối thiểu giờ (VNĐ)
Vùng I	4.960.000	23.800
Vùng II	4.410.000	21.200
Vùng III	3.860.000	18.600
Vùng IV	3.450.000	16.600

Lưu ý rằng Vùng I gồm các quận nội thành Hà Nội, TP.HCM; vùng II là các quận ven và thành phố lớn; vùng III, IV là các huyện, tỉnh lẻ.

Đối với part-time, lương giờ không được thấp hơn mức tối thiểu vùng tương ứng. Nếu bạn trả lương theo tháng, phải đảm bảo quy đổi ra giờ không thấp hơn mức trên.

3. Cách tính lương part-time: ngày công, giờ công và các khoản phụ cấp

Part-time thường tính lương theo giờ hoặc theo ca. Công thức cơ bản:

Lương tháng = Số giờ làm thực tế × Mức lương giờ

Lấy 1 trường hợp, một nhân viên part-time tại quán cà phê ở Đà Nẵng (vùng II) làm 4 tiếng/ngày, 6 ngày/tuần (24 ngày/tháng). Mức lương giờ 25.000 VNĐ. Lương tháng = 4 × 24 × 25.000 = 2.400.000 VNĐ.

Tuy nhiên, nếu làm vào ngày lễ, tết, ban đêm (22h-6h), bạn phải trả thêm ít nhất 30% so với giờ bình thường. Nếu làm thêm giờ (trên 8 tiếng/ngày đối với full-time, nhưng part-time thường không áp dụng), cần tính hệ số 1.5 – 2.0.

Ngoài lương, bạn có thể trả phụ cấp ăn trưa, xăng xe. Các khoản này không bắt buộc nhưng giúp giữ chân nhân viên. Không phải đóng BHXH cho part-time.

Nói thực thì, việc tính lương part-time không khó, nhưng bạn phải đảm bảo rằng mình đã tính đúng và đủ.

4. Cách tính lương full-time: lương cứng, thưởng, BHXH

Full-time thường tính lương tháng cố định, kèm thưởng doanh số, thâm niên. Công thức:

Lương thực nhận = Lương cơ bản + Phụ cấp + Thưởng – Các khoản khấu trừ (BHXH, thuế TNCN nếu có)

Lương cơ bản không được thấp hơn mức tối thiểu vùng. Ví dụ: nhân viên full-time tại TP.HCM (vùng I) lương cơ bản 5.000.000 VNĐ, phụ cấp ăn 500.000, thưởng doanh số trung bình 1.000.000. Tổng thu nhập 6.500.000. Sau khi trừ 10,5% BHXH (người lao động đóng), còn 5.817.500. Chủ shop phải đóng thêm 21,5% trên lương cơ bản = 1.075.000 (BHXH 17%, BHYT 3%, BHTN 1%). Tổng chi phí thực tế cho chủ = 5.000.000 + 500.000 + 1.000.000 + 1.075.000 = 7.575.000.

Như shop của Linh ở Hải Châu, chi phí full-time cao hơn đáng kể so với lương danh nghĩa. Nhưng bù lại, nhân viên full-time sẽ gắn bó với cửa hàng lâu hơn.

5. So sánh tổng chi phí nhân sự giữa 2 hình thức

Giả sử bạn cần 240 giờ làm việc/tháng cho cửa hàng. Có 2 phương án:

• 3 nhân viên full-time, mỗi người 8h/ngày, 26 ngày (208 giờ/người/tháng, nhưng thực tế chỉ cần 80h/người). Tổng lương cơ bản 5tr × 3 = 15tr, cộng BHXH 3.225tr, tổng 18.225tr.
• 6 nhân viên part-time, mỗi người 4h/ngày, 26 ngày (104h/người, nhưng chỉ cần 40h/người). Lương giờ 25k, tổng 240h × 25k = 6tr. Không BHXH.

Rõ ràng part-time tiết kiệm hơn nếu bạn linh hoạt xếp ca. Nhưng full-time có lợi về sự gắn bó, ít đào tạo lại. Bạn cần cân nhắc dựa trên doanh thu, giờ cao điểm.

Tháng trước shop mình có một đợt khuyến mãi lớn, và mình phải thuê thêm nhân viên part-time để phục vụ khách hàng. Mình đã tiết kiệm được kha khá nhờ việc thuê part-time.

6. Những lỗi thường gặp khi trả lương và cách tránh

• Trả lương thấp hơn tối thiểu vùng: Dễ bị phạt từ 20-75 triệu đồng theo Nghị định 12/2022. Luôn kiểm tra mức lương giờ.
• Không ký hợp đồng lao động: Với part-time trên 12 giờ/tuần hoặc 48 giờ/tháng, bắt buộc phải ký hợp đồng bằng văn bản.
• Tính sai ngày công: Nên dùng bảng chấm công hoặc phần mềm để tránh tranh chấp.
• Quên phụ cấp làm thêm giờ: Nếu nhân viên full-time làm thêm, phải tính 150% (ngày thường), 200% (ngày nghỉ), 300% (ngày lễ).

Để tránh những lỗi này, bạn nên có một quy trình quản lý nhân sự rõ ràng và minh bạch.

7. Công cụ hỗ trợ tính lương – quản lý ca làm dễ dàng

Hiện nay có nhiều ứng dụng giúp chủ shop tính lương tự động, theo dõi giờ làm, chấm công. Một số phần mềm quản lý bán hàng tích hợp sẵn module nhân sự. Bạn nên chọn giải pháp có báo cáo chi tiết, xuất file lương, đồng bộ với ca làm. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm sai sót.

Mình đã từng sử dụng một phần mềm quản lý bán hàng, và mình thấy nó rất hữu ích trong việc quản lý nhân sự.

Câu hỏi thường gặp

1. Part-time có phải đóng BHXH không? Không. Chỉ full-time mới bắt buộc đóng BHXH, BHYT, BHTN.

2. Lương part-time tối thiểu bao nhiêu? Tùy vùng, không thấp hơn mức lương tối thiểu giờ (ví dụ vùng I: 23.800đ/giờ).

3. Có thể trả lương part-time theo tháng không? Có, nhưng phải đảm bảo quy đổi ra giờ không thấp hơn mức tối thiểu.

4. Full-time nghỉ không lương tính sao? Trừ vào lương theo ngày công thực tế. Có thể thỏa thuận trong hợp đồng.

5. Làm thêm giờ cho part-time tính thế nào? Nếu part-time làm quá 8h/ngày, phần vượt tính 150% – 200% tùy ngày.

Tổng kết

Việc tính lương part-time hay full-time không khó nếu bạn nắm rõ quy định pháp luật và chi phí thực tế. Hãy luôn cập nhật mức lương tối thiểu vùng, ký hợp đồng đầy đủ, và sử dụng công cụ hỗ trợ để quản lý nhân sự hiệu quả. Nếu bạn muốn đơn giản hóa việc tính lương và quản lý ca làm, hãy tham khảo Mepo – giải pháp quản lý cửa hàng toàn diện dành cho chủ shop Việt.

Vài tình huống thực tế khác từ chính shop của mình

Ngoài chuyện lương part-time hay full-time, mình còn gặp một vấn đề muôn thuở: quản lý hàng tồn khi có nhân viên mới. Hồi tháng 7 năm ngoái, mình mở thêm một quầy bán lẻ nhỏ ở Biên Hòa. Cửa hàng này thuộc vùng II, nên mức lương tối thiểu vùng áp dụng là 4,41 triệu. Mình thuê một bạn part-time làm 6 tiếng/ngày, nhưng vì không có hệ thống theo dõi, mình thường xuyên quên chấm công hoặc tính nhầm giờ. Đến cuối tháng, mình mới nhận ra mình đã trả thiếu bạn ấy gần 200 nghìn đồng vì tính sai ngày công.

Sau lần đó, mình bắt đầu tìm hiểu và áp dụng phần mềm quản lý bán lẻ tại Đồng Nai. Nó không chỉ giúp mình chấm công tự động, mà còn tính lương theo giờ dựa trên dữ liệu thực tế. Nếu bạn nào đang loay hoay với chuyện này, mình khuyên nên đầu tư một phần mềm bán hàng đa kênh để đồng bộ cả bán hàng và nhân sự. Vừa tiết kiệm thời gian, vừa tránh sai sót.

Chuyện khác nữa: mình có một người bạn làm chủ chuỗi trà sữa ở Hải Phòng. Cô ấy kể rằng việc quản lý nhân viên full-time ở các chi nhánh rất mệt, nhất là khi phải chia ca và tính lương thưởng theo doanh số. Cô ấy dùng phần mềm quản lý chuỗi f&b tại Hải Phòng để tự động hóa việc này. Nhờ đó, cô ấy biết chính xác mỗi nhân viên full-time được nhận bao nhiêu sau khi trừ BHXH, và không còn tình trạng nhân viên kêu ca về lương.

Một tình huống khác: shop của Linh ở Cần Thơ chuyên bán vật liệu xây dựng. Linh thuê hai nhân viên part-time để trông kho và bán hàng. Nhưng vì hàng hóa cồng kềnh, số lượng lớn, Linh rất hay nhầm lẫn giữa số lượng tồn và số lượng thực tế. Cô ấy đã dùng phần mềm xuất nhập kho tại Cần Thơ để kiểm soát. Sau đó, Linh còn kết hợp thêm phần mềm quản lý kho vật liệu xây dựng tại Cần Thơ để tính lương cho nhân viên dựa trên số giờ làm thực tế. Kết quả là Linh tiết kiệm được gần 30% thời gian mỗi tháng.

Còn nhân viên part-time của mình, ngoài việc bán hàng trực tiếp, họ còn hỗ trợ mình chốt đơn online khi shop bận. Mình dùng phần mềm chốt đơn để không bỏ sót đơn nào, nhất là vào các dịp livestream. Mình cũng thử dùng phần mềm bán hàng livestream, thấy hiệu quả vì nó tự động đồng bộ đơn hàng và tính công cho nhân viên theo ca livestream.

Với các cửa hàng có nhiều đại lý như shop của anh Tuấn ở Cần Thơ, việc quản lý lương nhân viên full-time càng phức tạp hơn. Anh Tuấn dùng phần mềm quản lý đại lý tại Cần Thơ để theo dõi doanh số từng đại lý, từ đó tính thưởng cho nhân viên. Kết hợp với phần mềm crm tại Hải Phòng để quản lý khách hàng thân thiết, anh Tuấn tối ưu được cả chi phí nhân sự và doanh thu.

Tóm lại, dù bạn chọn part-time hay full-time, hãy đầu tư vào công cụ quản lý. Nó giúp bạn tránh được những sai sót nhỏ nhưng tốn kém về lâu dài. Mình đã từng mất gần 3 triệu đồng vì tính sai lương cho nhân viên part-time trong 2 tháng liên tiếp. Từ đó, mình không bao giờ tự tính tay nữa.