Hợp đồng thử việc đúng luật lao động VN: Mẫu & lưu ý 2026

Hợp đồng thử việc đúng luật lao động VN: Mẫu & lưu ý 2026

Mở cửa hàng, tuyển nhân viên là chuyện thường ngày. Nhưng nhiều chủ shop vẫn lúng túng khi soạn hợp đồng thử việc. Có người cho rằng chỉ cần thỏa thuận miệng, có người lại sao chép mẫu trên mạng mà không biết đã vi phạm luật. Hậu quả: khi xảy ra tranh chấp, cả chủ và nhân viên đều thiệt.

Thực tế, Bộ luật Lao động 2019 (có hiệu lực từ 01/01/2021) quy định khá rõ về thử việc. Nếu nắm vững, bạn vừa bảo vệ được quyền lợi của mình, vừa tạo sự chuyên nghiệp cho cửa hàng.

Hợp đồng thử việc là gì? Vì sao cần thiết?

Hợp đồng thử việc là văn bản thỏa thuận giữa người sử dụng lao động (chủ shop) và người lao động (nhân viên) trong thời gian thử việc. Mục đích chính là để hai bên đánh giá sự phù hợp trước khi ký hợp đồng chính thức.

Nhiều chủ shop nghĩ: "Thử việc vài ngày, không ưng thì cho nghỉ, cần gì giấy tờ?". Nhưng nếu không có hợp đồng, khi nhân viên đi làm rồi không được trả lương hoặc bị đuổi việc vô cớ, họ hoàn toàn có thể kiện ra tòa. Lúc đó bạn sẽ mất thời gian, tiền bạc và uy tín.

Việc ký hợp đồng thử việc mang lại lợi ích cho cả hai:

• Với chủ shop: Là căn cứ để quản lý nhân viên, quy định rõ công việc, thời gian, mức lương. Khi nhân viên không đạt yêu cầu, bạn có thể chấm dứt hợp đồng đúng luật mà không sợ bị kiện.
• Với nhân viên: Họ biết rõ quyền lợi của mình, yên tâm làm việc, tránh trường hợp bị "bùng" lương.

Như shop của anh Tuấn bán quần áo ở Hai Bà Trưng, Hà Nội. Hồi đầu năm 2024, anh tuyển một bạn nhân viên bán hàng, chỉ thỏa thuận miệng. Làm được 2 tuần, bạn ấy nghỉ ngang và đòi lương. Anh Tuấn không có giấy tờ gì, đành phải trả đủ vì sợ ồn ào. Từ đó, anh soạn hẳn một mẫu hợp đồng thử việc cho tất cả nhân viên mới.

Thời gian thử việc tối đa theo quy định

Nhiều chủ shop thắc mắc: "Cho nhân viên thử việc 2 tháng có được không?" Câu trả lời là tùy vào tính chất công việc. Bộ luật Lao động 2019 quy định thời gian thử việc tối đa như sau:

• Không quá 180 ngày (6 tháng): đối với công việc của người quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp. Ví dụ: giám đốc, trưởng phòng.
• Không quá 60 ngày (2 tháng): đối với công việc có chức danh nghề nghiệp cần trình độ chuyên môn, kỹ thuật từ cao đẳng trở lên. Nhân viên kế toán, nhân viên thiết kế, quản lý cửa hàng thuộc nhóm này.
• Không quá 30 ngày (1 tháng): đối với công việc có chức danh nghề nghiệp cần trình độ chuyên môn, kỹ thuật trung cấp, công nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ. Nhân viên bán hàng, thu ngân, pha chế thường rơi vào nhóm này.
• Không quá 6 ngày làm việc: đối với công việc khác (lao động phổ thông, tạp vụ, bảo vệ…).

Lưu ý: Thời gian thử việc bao gồm cả ngày nghỉ lễ, Tết, nghỉ hàng tuần. Ví dụ: thử việc 30 ngày, nếu có ngày chủ nhật thì vẫn tính là 30 ngày, không được kéo dài thêm.

Nếu bạn cho nhân viên thử việc quá thời hạn trên, hợp đồng thử việc sẽ mặc nhiên trở thành hợp đồng lao động chính thức. Lúc đó, bạn phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhân viên như đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế…

Lương thử việc: Mức tối thiểu và cách tính

Theo Điều 26 Bộ luật Lao động 2019, tiền lương thử việc do hai bên thỏa thuận nhưng ít nhất phải bằng 85% mức lương chính thức của công việc đó. Nghĩa là nếu bạn dự kiến trả lương chính thức 10 triệu/tháng, thì lương thử việc tối thiểu là 8,5 triệu.

Nhiều chủ shop thường trả lương thử việc thấp hơn 85% để tiết kiệm chi phí. Điều này là trái luật. Nếu nhân viên khiếu nại, bạn có thể bị phạt hành chính từ 5-10 triệu đồng (theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP).

Ngoài lương, trong thời gian thử việc, nhân viên vẫn được hưởng các chế độ khác như nghỉ lễ, Tết, nghỉ hàng tuần, nghỉ việc riêng có lương (nếu có thỏa thuận). Tuy nhiên, người thử việc không bắt buộc phải tham gia bảo hiểm xã hội. Chỉ khi ký hợp đồng chính thức, bạn mới phải đóng.

Thực tế, nhiều chủ shop nhỏ vẫn trả lương thử việc bằng 100% lương chính thức để thu hút nhân tài. Điều này hoàn toàn được phép, miễn là không thấp hơn 85%.

Nội dung bắt buộc trong hợp đồng thử việc

Hợp đồng thử việc có thể lập bằng văn bản hoặc bằng lời nói? Luật khuyến khích lập bằng văn bản để làm bằng chứng. Nội dung tối thiểu gồm:

1. Tên, địa chỉ của người sử dụng lao động (chủ shop, cửa hàng, công ty) và họ tên, chức vụ của người giao kết.
2. Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, địa chỉ nơi cư trú, số CMND/CCCD của người lao động.
3. Công việc và địa điểm làm việc: mô tả cụ thể công việc nhân viên sẽ làm. Ví dụ: "Nhân viên bán hàng tại cửa hàng số 123 đường XYZ, quận 1, TP.HCM".
4. Thời hạn hợp đồng thử việc: ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc, hoặc thời gian cụ thể (30 ngày, 60 ngày…).
5. Mức lương thử việc: ghi rõ số tiền, hình thức trả (tiền mặt/chuyển khoản), kỳ hạn trả (cuối tháng, mùng 10…).
6. Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: ca làm việc, số giờ/ngày, ngày nghỉ hàng tuần.
7. Trang bị bảo hộ lao động (nếu có).
8. Quyền và nghĩa vụ của mỗi bên.

Ngoài ra, bạn có thể bổ sung các điều khoản về bảo mật thông tin, quy tắc ứng xử, nhưng không được trái với quy định của pháp luật.

Hợp đồng thử việc khác hợp đồng chính thức thế nào?

Nhiều chủ shop nhầm lẫn giữa hai loại hợp đồng này. Dưới đây là bảng so sánh:

Tiêu chí	Hợp đồng thử việc	Hợp đồng chính thức (không xác định thời hạn / xác định thời hạn)
Mục đích	Đánh giá sự phù hợp	Ràng buộc lâu dài
Thời hạn	Tối đa 180 ngày tùy công việc	Không quá 36 tháng (xác định thời hạn) hoặc không giới hạn
Lương	Tối thiểu 85% lương chính thức	Theo thỏa thuận, không thấp hơn mức tối thiểu vùng
BHXH, BHYT	Không bắt buộc	Bắt buộc (trừ hợp đồng dưới 1 tháng)
Chấm dứt	Có thể chấm dứt bất cứ lúc nào mà không cần báo trước nếu không đạt yêu cầu	Phải tuân thủ thời gian báo trước (30-45 ngày)

Lưu ý: Khi kết thúc thử việc, nếu nhân viên đạt yêu cầu, bạn phải ký hợp đồng chính thức. Nếu không, hợp đồng thử việc sẽ tự động trở thành hợp đồng chính thức.

Kết thúc thử việc: Các trường hợp và thủ! tục

Có 3 trường hợp kết thúc thử việc:

1. Nhân viên đạt yêu cầu: Bạn thông báo bằng văn bản và ký hợp đồng chính thức. Nên làm trước ngày hết hạn thử việc ít nhất 3 ngày để tránh gián đoạn.

2. Nhân viên không đạt yêu cầu: Bạn có quyền chấm dứt hợp đồng thử việc mà không cần báo trước và không phải bồi thường. Tuy nhiên, bạn nên có văn bản thông báo lý do để tránh tranh chấp. Ví dụ: "Không hoàn thành KPI bán hàng trong tháng thử việc".

3. Nhân viên tự ý nghỉ: Nếu nhân viên bỏ việc mà không báo trước, bạn có thể chấm dứt hợp đồng. Tuy nhiên, bạn vẫn phải thanh toán lương cho những ngày đã làm.

Một lưu ý quan trọng: Trong thời gian thử việc, nếu nhân viên bị tai nạn lao động, bạn vẫn phải chịu trách nhiệm bồi thường theo quy định. Vì vậy, hãy hướng dẫn nhân viên kỹ về an toàn lao động ngay từ đầu.

Những lỗi thường gặp khi soạn hợp đồng thử việc

Dưới đây là những sai lầm phổ biến mà chủ shop thường mắc:

• Không ghi rõ thời gian thử việc
• Không đề cập đến mức lương chính thức
• Sử dụng mẫu hợp đồng cũ, không cập nhật
• Ký hợp đồng thử việc sau khi nhân viên đã làm việc
• Không lưu trữ hợp đồng
• Gộp thử việc vào hợp đồng chính thức

Câu hỏi thường gặp

• Hỏi: Có thể thử việc nhiều lần với cùng một nhân viên không? Trả lời: Không. Mỗi công việc chỉ được thử việc một lần. Nếu nhân viên đã thử việc cho vị trí đó rồi, bạn không được ký hợp đồng thử việc lại.
• Hỏi: Nhân viên thử việc có được nghỉ phép năm không? Trả lời: Thời gian thử việc không được tính vào thời gian làm việc để hưởng phép năm. Tuy nhiên, nếu bạn muốn, vẫn có thể cho nghỉ phép nhưng không bắt buộc.
• Hỏi: Nếu nhân viên thử việc không đạt, tôi có phải trả trợ cấp thôi việc không? Trả lời: Không. Trợ cấp thôi việc chỉ áp dụng khi chấm dứt hợp đồng chính thức. Với hợp đồng thử việc, bạn không phải trả.
• Hỏi: Tôi có thể yêu cầu nhân viên thử việc đóng cọc hoặc giữ bằng gốc không? Trả lời: Không. Luật nghiêm cấm việc giữ bản chính giấy tờ tùy thân, bằng cấp của người lao động. Việc yêu cầu đặt cọc cũng trái luật.
• Hỏi: Làm thế nào để soạn hợp đồng thử việc nhanh chóng? Trả lời: Bạn có thể tham khảo mẫu trên các website pháp luật uy tín, hoặc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự có tính năng tạo hợp đồng. Một số nền tảng như Mepo cũng cung cấp mẫu hợp đồng chuẩn, giúp bạn tiết kiệm thời gian.

Tổng kết

Hợp đồng thử việc là công cụ quan trọng để bảo vệ quyền lợi của cả chủ shop và nhân viên. Nắm rõ quy định về thời gian, lương, nội dung hợp đồng sẽ giúp bạn tránh được rủi ro pháp lý. Đừng coi thường việc này, vì một vụ kiện lao động có thể khiến bạn mất hàng chục triệu đồng và uy tín.

Nếu bạn chưa có mẫu hợp đồng thử việc chuẩn, hãy tham khảo các công cụ hỗ trợ. Mepo cung cấp sẵn mẫu hợp đồng và quy trình tuyển dụng, giúp bạn quản lý nhân sự chuyên nghiệp hơn. Bắt đầu ngay hôm nay để cửa hàng của bạn vận hành trơn tru, đúng luật.

Kinh nghiệm thực tế khi soạn hợp đồng thử việc cho shop online và offline

Mình nhận ra một điều: nhiều chủ shop chỉ tập trung vào nội dung hợp đồng mà quên mất khâu quản lý sau khi ký. Ví dụ, shop của chị Lan bán mỹ phẩm ở quận 1, TP Hồ Chí Minh. Chị soạn hợp đồng thử việc rất chuẩn, nhưng khi nhân viên làm được 20 ngày, chị phát hiện bạn ấy không phù hợp. Vấn đề là chị không có bất kỳ ghi chép nào về quá trình làm việc, không có biên bản đánh giá. Kết quả là bạn nhân viên đòi bồi thường vì cho rằng chị đuổi việc vô cớ.

Từ câu chuyện đó, mình khuyên bạn nên kết hợp hợp đồng thử việc với một hệ thống theo dõi nhân sự đơn giản. Nếu shop bạn đã dùng phần mềm quản lý chất lượng sản phẩm để kiểm soát hàng hóa, thì tại sao không dùng luôn phần mềm để ghi nhận công việc của nhân viên? Nhiều bạn chủ shop ở Hải Phòng kể với mình, họ dùng phần mềm pos offline tại Hải Phòng để check hàng tồn, nhưng chưa nghĩ đến việc tận dụng nó để quản lý ca làm của nhân viên thử việc.

Thực tế, có một mẹo nhỏ: bạn nên soạn sẵn một bảng đánh giá thử việc gồm 5-7 tiêu chí cụ thể. Ví dụ như: thái độ phục vụ khách, tốc độ xử lý đơn hàng, khả năng sắp xếp kho. Mỗi tuần, bạn dành 15 phút để chấm điểm. Khi có căn cứ rõ ràng, việc chấm dứt hợp đồng thử việc sẽ nhẹ nhàng hơn nhiều, không sợ tranh chấp.

Lưu ý về thử việc với nhân viên part-time và thời vụ

Một tình huống khác mà mình thường gặp: chủ shop tuyển nhân viên part-time cho các dịp lễ, Tết. Ví dụ như shop quà tặng ở Đồng Nai cần thêm người bán hàng trong tháng 12. Nhiều người nghĩ "làm ít ngày, không cần hợp đồng thử việc". Sai lầm! Bộ luật Lao động quy định, bất kỳ công việc nào có trả lương, dù là thời vụ hay part-time, nếu có thỏa thuận thử việc thì vẫn phải ký hợp đồng thử việc.

Nhưng có một điểm khác biệt: với lao động thời vụ dưới 3 tháng, các bên có thể thỏa thuận miệng về thử việc. Tuy nhiên, mình khuyên bạn vẫn nên ký giấy tờ. Bởi vì nếu không có văn bản, khi xảy ra vấn đề, bạn sẽ rất khó chứng minh. Có bạn chủ shop ở Cần Thơ từng chia sẻ, bạn ấy dùng phần mềm quản lý siêu thị mini tại Cần Thơ để quản lý nhân viên part-time, nhưng vẫn phải soạn hợp đồng thử việc riêng cho từng người.

Thử việc và vấn đề bảo hiểm: Điều ít ai để ý

Nhiều chủ shop nghĩ rằng thử việc thì không cần đóng bảo hiểm. Đúng, nhưng chỉ đúng một phần. Theo luật, trong thời gian thử việc, người sử dụng lao động không phải đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp. Tuy nhiên, nếu thời gian thử việc kéo dài quá 1 tháng và bạn trả lương cho nhân viên, bạn vẫn phải khai báo lao động với cơ quan bảo hiểm.

Có trường hợp shop mỹ phẩm ở Hà Nội cho nhân viên thử việc 2 tháng (đúng luật cho vị trí nhân viên bán hàng trình độ cao đẳng). Đến tháng thứ hai, nhân viên bị tai nạn lao động. Chủ shop không biết rằng mình vẫn phải chịu trách nhiệm chi trả viện phí, vì hợp đồng thử việc vẫn là hợp đồng lao động. Nếu bạn đã đầu tư phần mềm erp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Hà Nội để quản lý tổng thể, thì đừng quên cập nhật thông tin bảo hiểm của nhân viên thử việc vào hệ thống đó.

Một lưu ý cuối: khi kết thúc thử việc, nếu nhân viên đạt yêu cầu, bạn nên ký hợp đồng chính thức ngay trong ngày. Nếu không, hợp đồng thử việc sẽ tự động chuyển thành hợp đồng không xác định thời hạn. Lúc đó, bạn sẽ phải đóng bảo hiểm truy thu cho cả thời gian thử việc. Cái này mình thấy nhiều chủ shop ở TP Hồ Chí Minh mắc phải lắm, vì họ cứ để nhân viên làm tiếp mà quên ký lại hợp đồng.