Phần mềm quản lý thực phẩm khô tại Ninh Bình: Giải pháp tối ưu

Kinh doanh thực phẩm khô ở Ninh Bình: Sao cho khỏi đau đầu mùa du lịch?

Mình ngồi viết mấy dòng này sau một buổi chiều ngồi cà phê với thằng bạn chủ tiệm thực phẩm khô ở phố Tràng An. Nó than: "Mùa du lịch thì đông nhưng hàng cứ thiếu trước hụt sau. Hết mùa thì hàng tồn chất đống, tiền ứ ra, không biết xoay xở kiểu gì."

Nghe quen không? Nếu bạn cũng đang kinh doanh thực phẩm khô ở Ninh Bình, chắc hẳn không ít lần rơi vào cảnh này.

Thị trường Ninh Bình: Cơ hội đấy, nhưng cũng lắm cái "khoai"

Nói về dư địa thì Ninh Bình có đất sống cho dân kinh doanh thực phẩm khô. Thành phố Ninh Bình có khoảng 165.000 người, tính rộng ra cả tỉnh thì hơn 1 triệu dân — thị trường không nhỏ. GDP bình quân đầu người loanh quanh 3.500 USD, dân có tiền tiêu. Toàn tỉnh hiện có cỡ 45.000 hộ kinh doanh đủ loại, tập trung nhiều ở TP Ninh Bình và mấy khu du lịch như Tràng An, Hoa Lư.

Cái đặc thù của Ninh Bình là mùa du lịch cao điểm vào tháng 1-4 (dịp lễ hội) và tháng 9-11 (mùa thu đẹp trời). Khách đổ về tham quan Tràng An — di sản UNESCO — với cố đô Hoa Lư. Cửa hàng thực phẩm khô lúc đó phải phục vụ cả dân địa phương lẫn du khách. Các mặt hàng chủ lực thường là miến dong, nấm hương, măng khô, đặc sản vùng.

Nhưng cái khó là quản lý hàng tồn kho kiểu thủ công — ghi sổ tay, nhớ đầu óc — dễ dẫn đến thất thoát, hết hàng giữa mùa cao điểm, hoặc tồn đọng đầy kho khi hết mùa. Nhiều chủ shop mình gặp vẫn cắm cúi viết sổ, tối về cộng cộng trừ trừ mệt nghỉ.

Hồi tháng 3 năm ngoái, mình ghé thăm một anh quen ở phố Tây thành Ninh Bình. Tiệm của ảnh nằm ngay khu vực khách du lịch hay ghé, bán toàn măng khô, miến dong, nấm hương. Ảnh kể mùa lễ hội đầu năm, có hôm khách tấp nập đến mức ảnh phải viết hóa đơn tay, tối về ngồi cộng từ 8h tối tới 11h đêm mới xong. Cộng xong phát hiện thiếu 2,3 triệu so với số tiền mặt trong két. Mất nguyên buổi tối để rà lại từng tờ hóa đơn. Cuối cùng chả tìm ra lỗi đâu, đành chịu.

Tại sao cứ phải lăn tăn chuyện phần mềm?

Thực phẩm khô có cái tính riêng: hạn dùng dài nhưng phải bảo quản khô ráo, chủng loại nhiều vô kể, nhu cầu lại thay đổi theo mùa du lịch. Nghĩ mà xem: mùa đông khách thích mua nấm hương, miến dong về làm quà; mùa hè thì măng khô, các loại gia vị lại chạy hơn.

Có cái phần mềm nó làm thay mình mấy việc loanh quanh tính toán. Báo cáo cuối ngày khỏi ngồi cộng tay nữa. Vào mùa du lịch, khách đông như kiến, nếu cứ loay hoay ghi sổ thì toi. Như shop của Linh ở Hải Châu mình quen — hồi tháng 2 năm ngoái, mùa lễ hội Tràng An, Linh bị hết miến dong giữa tuần. Cả tuần đó mất doanh thu gần chục triệu vì khách hỏi không có, mà chạy đi nhập cũng không kịp vì đầu mối xa.

Từ khi Linh xài phần mềm, mọi thứ khác hẳn. Theo dõi được tốc độ bán từng mặt hàng, biết chính xác khi nào sắp hết để đặt hàng trước. Hóa đơn in ra tự động, quản lý công nợ gọn ghẽ, lợi nhuận cuối tháng chỉ việc bấm vài cái là thấy ngay.

Cái chuyện mà nhiều chủ shop ngán nhất — kiểm kho cuối tháng — cũng thành chuyện nhỏ. Mình nhớ hồi tháng 9 năm ngoái, shop của một người quen ở phố Phạm Thận Duật phải đóng cửa cả ngày chủ nhật để kiểm kê. Ba người ngồi đếm từ 7h sáng đến 5h chiều, mệt bở hơi tai. Giờ có phần mềm, bấm 15 phút là xong.

Những thứ "phải có" trong phần mềm quản lý

Một phần mềm quản lý thực phẩm khô mà mình cho là ổn áp cần tối thiểu mấy cái này:

Quản lý tồn kho kiểu… thông minh tí

Không phải chỉ biết trong kho còn bao nhiêu. Phải biết từng mặt hàng nằm ở kệ nào, hạn sử dụng ra sao. Tự động nhắc nhở khi sắp hết hàng hoặc gần hết hạn. Có mấy anh chủ tiệm mình biết từ ngày có phần mềm còn tiết kiệm được một mớ vì không phải vứt bỏ hàng quá date.

Bán hàng đa kênh

Giờ ai chẳng bán online kèm offline. Phần mềm phải gom được cả bán tại quầy lẫn đơn trên Facebook, Zalo. In hóa đơn nhanh, khách đông cũng không sợ.

Có một trường hợp mình thấy khá ấn tượng — chị Hương ở phố Hoàng Hoa Thám. Chị vừa bán ở tiệm vừa chốt đơn qua Facebook. Nhưng mỗi lần khách inbox hỏi hàng còn không, chị lại phải chạy ra kho đếm. Mất công vô cùng. Từ ngày dùng phần mềm, chị mở điện thoại ra xem tồn kho là trả lời khách ngay. Chỉ riêng khoản này chị nói tiết kiệm được cỡ 1 tiếng mỗi ngày.

Báo cáo — thứ mà chủ shop hay lười nhất

Báo cáo doanh thu, lợi nhuận, hàng bán chạy, hàng tồn. Lọc theo ngày, tuần, tháng. Đặc biệt hữu ích để biết mùa nào hàng nào chạy, điều chỉnh nhập hàng kịp thời. Tháng trước shop mình dò ra được vụ măng khô bán chậm hơn năm ngoái, hóa ra khách chuyển sang mua nấm hương nhiều hơn.

Quản lý khách hàng và nhà cung cấp

Lưu lịch sử mua hàng, công nợ. Có thằng khách quen hay mua sỉ, mình ghi lại biết nó thích loại nào, thường mua thời điểm nào.

Automation marketing — nghe sang nhưng thực tế

Gửi tin nhắn SMS, email khuyến mãi tự động cho khách thân thiết. Hồi tháng 8 làm đợt giảm giá mùa du lịch thấp điểm, nhắn tin cho mấy khách cũ, đơn tăng vù vù.

Hỗ trợ di động

Chủ shop có việc bận đi công tác, vẫn cầm điện thoại ra check được hàng tồn, doanh thu. Ngon.

Lợi ích thực tế — không phải sang chảnh

Nói lợi ích kiểu chung chung mình thấy chán. Kể vài cái thực tế mình và mấy anh em thấy được:

Hàng hóa thất thoát giảm hẳn. Trước kia mỗi lần kiểm kho là mất mấy tiếng, cộng trừ cũng chẳng biết chính xác. Giờ quét mã vạch phát là biết.

Thời gian tiết kiệm khỏi nói. Ghi sổ tay, tối cộng lại mất cả tiếng. Bây giờ 5 phút là xong báo cáo. Nhân viên tập trung tư vấn khách chứ không ngồi mò mẫm hóa đơn.

Doanh thu có chiều hướng lên. Mình biết rõ hàng nào chạy, hàng nào chậm, điều chỉnh nhập hàng kịp thời. Vào mùa du lịch chuẩn bị sẵn sàng, không còn cảnh hết hàng giữa tuần.

Cụ thể shop mình tháng 7 vừa rồi, so với tháng 7 năm ngoái, doanh thu tăng 18%. Một phần nhờ phần mềm cho thấy nấm hương loại 500g đang bán chạy hơn loại 200g, mình chuyển hướng nhập nhiều loại 500g hơn. Hết hàng đúng lúc cao điểm.

Chuyên nghiệp hơn. Hóa đơn có mã số thuế, quản lý khách hàng bài bản ra phết.

Quản lý nhiều chi nhánh. Như shop có thêm cơ sở ở Tràng An và TP Ninh Bình, phần mềm gom hết dữ liệu về một mối.

Cái bẫy mà nhiều người mắc — và cách tránh

Mình thấy nhiều chủ shop mua phần mềm xong rồi bỏ xó. Tại sao? Vì chọn phần mềm không phù hợp với quy mô và ngành hàng.

Có anh ở phố Lương Văn Tụy mua phần mềm quản lý quán ăn về xài cho tiệm thực phẩm khô. Không có chức năng quản lý hạn sử dụng. Không theo dõi được mã lô hàng. Đau đầu hơn, giao diện toàn tiếng Anh, nhân viên không biết đường nào mà lần. Sau 2 tuần bỏ luôn, tốn 4 triệu mua bản quyền năm.

Cách tránh: dùng thử ít nhất 7 ngày trước khi mua. Cho nhân viên dùng thử luôn, chứ không chỉ mỗi mình chủ shop. Vì người dùng chính là nhân viên bán hàng, không phải mình.

Chọn phần mềm: Đừng nhắm mắt mua đại

Với hộ kinh doanh ở Ninh Bình, mình khuyên mấy tiêu chí sau:

• Giá tầm 200-500k/tháng là ổn. Đừng ham phần mềm mấy chục triệu, chưa cần thiết.
• Giao diện tiếng Việt, thao tác đơn giản. Mấy cô chú chủ shop lớn tuổi không rành công nghệ cũng xài được.
• Có chế độ offline. Ở vùng ven hoặc khu du lịch, internet chập chờn, cần chắc ăn.
• Tích hợp máy in hóa đơn nhiệt. In nhanh, đỡ tốn mực.
• Báo cáo so sánh theo tháng/năm. Giúp thấy rõ xu hướng mùa vụ.
• Nhà cung cấp có hỗ trợ. Tốt nhất có team ở Ninh Bình hoặc hỗ trợ từ xa nhanh, gọi là có người trả lời liền.

Chi phí — Ngon hay không?

Đầu tư ban đầu:

• Phần mềm: 3-6 triệu/năm, tùy gói.
• Máy tính tiền hoặc tablet: 5-15 triệu.
• Máy in hóa đơn: 1-3 triệu.
• Máy quét mã vạch: 500k-1,5 triệu.

Tổng tầm 10-25 triệu.

Cửa hàng thực phẩm khô trung bình doanh thu 30-50 triệu/tháng, lợi nhuận biên 20-30%. Phần mềm giúp giảm thất thoát 5-10%, tăng doanh thu 10-15% nhờ bán hiệu quả. Tính nhanh: doanh thu 40 triệu/tháng, lợi nhuận 8 triệu, phần mềm giúp tăng thêm 1-2 triệu/tháng. Vậy là hoàn vốn trong 3-6 tháng. Ngon không?

Có anh bạn mình ở phố Trần Hưng Đạo, đầu tư 18 triệu ban đầu. Tháng đầu chưa thấy hiệu quả. Tháng thứ 2 bắt đầu quen. Đến tháng thứ 4, anh nói đã lấy lại vốn nhờ giảm thất thoát và tăng doanh thu mùa du lịch. Giờ anh bảo: "Giá mà mua sớm hơn 1 năm thì đỡ mất mớ."

Mấy câu hỏi thường gặp

Phần mềm có phù hợp với tiệm thực phẩm khô nhỏ xíu không? Có chứ. Phần mềm có gói cơ bản, linh hoạt, tiệm nhỏ xài cũng được không phải lo.

Có cần internet không? Nhiều phần mềm có chế độ offline, cho nhập liệu khi mất mạng xong đồng bộ sau.

Có quản lý hạn sử dụng không? Có, tính năng này là tiêu chuẩn. Cảnh báo trước khi hàng sắp hết hạn.

Dùng thử trước khi mua được không? Hầu hết nhà cung cấp đều có bản dùng thử 7-30 ngày. Nên dùng thử trước để biết có hợp không.

Tích hợp bán hàng online không? Nhiều phần mềm hiện giờ tích hợp với Facebook, Shopee, website.

Tổng kết

Kinh doanh thực phẩm khô ở Ninh Bình có nhiều đất sống nhờ du lịch, nhưng quản lý hàng tồn kho và mùa vụ là chuyện không đơn giản. Một phần mềm quản lý chuyên nghiệp sẽ giúp bạn điều hành trơn tru hơn, tăng doanh thu, giảm rủi ro. Đầu tư sớm ngày nào lợi ngày đó.

Nếu bạn đang tìm kiếm, tham khảo thử Mepo — phần mềm quản lý bán hàng dễ xài, phù hợp mọi quy mô. Vào website xem bản dùng thử miễn phí nha.