Phần mềm quản lý thực phẩm khô tại Hải Dương: Giải pháp tối ưu

Kinh doanh thực phẩm khô ở Hải Dương: Sao quản lý cho khỏi đau đầu?

Dân Hải Dương mình tự hào lắm về bánh đậu xanh Rồng Vàng, về vải thiều Thanh Hà. Nhưng ít ai để ý, cái tỉnh gần 1,9 triệu dân này còn có cả một "thế giới" thực phẩm khô đang vận hành ngày đêm. Thu nhập bình quân đầu người tầm 5.500 USD — không quá cao nhưng đủ để nhu cầu ăn uống, tích trữ đồ khô trong nhà tăng lên từng năm. Nhất là vào cuối tháng lương, mùa vải chính vụ (tháng 5, tháng 6) hay dịp Tết.

Mình mở shop thực phẩm khô ở đường Nguyễn Thị Duệ cũng được 7 năm rồi. Nói thật, hồi đầu mới làm, cứ nghĩ bán đồ khô thì đơn giản — đâu như bán đồ tươi sống phải lo hết hạn, hư hỏng hàng ngày. Nhưng càng làm càng thấm: đồ khô cũng có nỗi khổ riêng. Bao nhiêu chủng loại từ bột, hạt, gia vị, nấm, mì gói... Hạn sử dụng mỗi loại mỗi khác. Giá cả thì lên xuống theo mùa vụ. Ghi chép sổ sách tay, tới mùa cao điểm hàng về gấp 3-4 lần ngày thường, rối ren đủ đường.

Thế nên hôm nay mình ngồi viết mấy dòng này, chia sẻ với anh em chủ shop — nhất là mấy anh chị em ở Hải Dương mình — về cái chuyện dùng phần mềm quản lý cho khỏi đau đầu.

Sao lại cần phần mềm riêng cho thực phẩm khô ở Hải Dương?

Có hẳn khoảng 85.000 hộ kinh doanh trên toàn tỉnh. Từ trung tâm TP Hải Dương ra đến các huyện Cẩm Giàng, Bình Giang — chỗ có mấy khu công nghiệp lớn. Người dân ở đây nhiều nhà vừa đi làm công nhân ở KCN vừa mở thêm tiệm tạp hóa bán thêm. Thời gian đâu mà ngồi ghi chép sổ sách tỉ mỉ.

Đặc thù của thực phẩm khô là gì? Mỗi lô hàng nhập về có hạn sử dụng khác nhau. Bột ngọt hạn 2 năm, mì gói hạn 6 tháng, bánh kẹo thì 3-12 tháng tùy loại. Không có công cụ hỗ trợ, chỉ cần lơ là tí là có lô hàng nằm góc kho quá date lúc nào không hay.

Có một anh chủ tiệm tạp hóa ở phường Thanh Bình kể: "Hồi năm ngoái, mình vứt cả thùng bột ngọt vì quên hạn dùng. Tính ra thiệt hại gần 2 triệu. Từ ngày dùng phần mềm, mỗi lần quét mã là biết ngay lô nào cần bán trước."

Một phần mềm chuyên biệt sẽ giải quyết mấy việc này:

• Quản lý tồn kho theo từng lô, từng hạn sử dụng — không lo nhầm lẫn
• Tự động nhắc khi hàng sắp hết hạn — kiểu như "còn 30 ngày nữa là hết date, bán gấp"
• Tính giá vốn đàng hoàng: kiểu nhập trước xuất trước (FIFO) hoặc giá trung bình
• Xuất báo cáo nhanh, biết ngay cái gì đang bán chạy, cái gì đang tồn

Không có phần mềm, vào mùa vải thiều hay Tết, lượng hàng nhập về gấp 3-4 lần ngày thường, ghi chép tay kiểu gì cũng sai. Rồi đến lúc kiểm kê cuối tháng, ngồi cộng sổ cả buổi mà vẫn chênh lệch. Căng não lắm.

Tính năng nào là "sống còn"?

Cái này quan trọng nhất: Quản lý kho theo lô và hạn sử dụng

Không nói quá, đây là tính năng sống còn. Mỗi lần nhập hàng, bạn nhập ngày sản xuất, hạn dùng. Phần mềm tự động xếp lô — lô nào gần hết date thì ưu tiên bán trước (FIFO). Đến khi gần hết hạn, nó tự nhắc: "Còn 30 ngày", "Còn 7 ngày".

Hồi tháng 3 năm ngoái, shop mình có lô bánh tráng 500 gói. Nếu để trong kho quên mất, chắc lại vứt đi. May nhờ phần mềm báo trước 2 tuần, mình giảm giá xả lô, bán hết trong 3 ngày. Cứu được gần 5 triệu tiền vốn.

Với mấy mặt hàng như bánh kẹo, mì gói, gia vị — những thứ có hạn ngắn — tính năng này còn quan trọng hơn nữa.

Quản lý nhập xuất tồn chi tiết

Nghe có vẻ hàn lâm, nhưng thực ra là: mỗi lần nhập hàng, xuất bán, trả hàng — tất cả đều được ghi lại tự động. Bạn muốn biết cuối ngày còn bao nhiêu ký đường? Chỉ cần vào phần mềm xem, không cần ra kho đếm lại.

Cái này giúp kiểm soát thất thoát cực tốt. Theo thống kê, các cửa hàng thực phẩm khô làm thủ công thất thoát tới 3-5% do hết hạn, mối mọt, thất lạc. Có phần mềm, tỷ lệ này giảm xuống dưới 1%.

Báo cáo quản trị — thứ quyết định bạn giàu hay nghèo

Không chỉ là báo cáo doanh thu cơ bản đâu. Phần mềm tốt phải có biểu đồ, phân tích xu hướng mua hàng theo thời gian, theo nhóm hàng.

Cụ thể: vô mùa vải thiều, lượng đường, muối, bột ngọt tăng đột biến. Nếu có dữ liệu năm ngoái, bạn biết trước mà nhập hàng từ sớm. Giá còn rẻ, khi cao điểm bán giá tốt, lời to.

Cuối tháng lương (khoảng 25-30 hàng tháng), người dân có tiền, mua sắm nhiều hơn. Bạn có thể đẩy mạnh combo thực phẩm khô thiết yếu — mì gói, dầu ăn, nước mắm, gia vị. Có số liệu, bạn biết chính xác cần chuẩn bị bao nhiêu.

Tích hợp thanh toán và in hóa đơn

Shop thực phẩm khô thường bán lẻ với số lượng nhỏ, nhiều mặt hàng. Một khách mua: 1 gói mì, nửa ký đường, 2 bịch bột ngọt, 3 gói bánh... Tính tay dễ sai. Phần mềm quét mã vạch, tự động cộng tiền, in hóa đơn nhanh. Hỗ trợ cả tiền mặt lẫn chuyển khoản.

Hồi chưa có phần mềm, mình từng tính nhầm cho khách 1 lần, thiếu mất 50k. Khách về rồi mới phát hiện, ngại lắm. Từ ngày dùng phần mềm, khỏi lo chuyện đó.

Quản lý giá bán theo khu vực

Nếu bạn bỏ sỉ cho các đại lý nhỏ ở Cẩm Giàng, Bình Giang, bạn sẽ có giá sỉ riêng. Phần mềm cho phép thiết lập nhiều bảng giá: giá lẻ, giá sỉ, giá cho đại lý, giá theo khu vực. Mỗi lần bán, chọn đúng nhóm khách hàng là giá tự động áp dụng.

Cái này cũng giống như phần mềm quản lý đại lý ở Đồng Nai hay các tỉnh khác — về bản chất là quản lý giá linh hoạt. Nhưng ở Hải Dương, với đặc thù có nhiều KCN và người dân vừa làm công nhân vừa buôn bán nhỏ, tính năng này cực kỳ hữu ích.

Quản lý đa cửa hàng (nếu mở rộng)

Giả sử bạn mở thêm 1 chi nhánh nữa, phần mềm cloud cho phép quản lý tập trung từ xa. Ngồi ở shop chính vẫn xem được doanh thu shop nhánh, tồn kho thế nào. Đây là xu hướng của các giải pháp ERP trên nền tảng cloud hiện nay.

Lợi ích thực tế: Có phần mềm khác gì không?

Tiết kiệm thời gian, giảm nhân lực

Mức lương nhân viên bán hàng ở Hải Dương tầm 6-9 triệu đồng. Với phần mềm, 1 người có thể làm việc của 2 người. Kiểm kê kho thay vì mất nửa ngày, giờ chỉ 15 phút là xong. Tính ra mỗi tháng tiết kiệm được kha khá tiền lương.

Giảm thất thoát — con số biết nói

Như mình nói, thất thoát thủ công 3-5%. Với doanh thu tầm 200-300 triệu/tháng, con số này là 6-15 triệu bay đi mỗi tháng vì hàng hết hạn, mối mọt, thất lạc. Phần mềm giúp giảm xuống dưới 1% — tức là mỗi tháng giữ lại được ít nhất 4-5 triệu. Năm là 50-60 triệu. Không nhỏ đâu.

Quyết định nhập hàng thông minh hơn

Dựa trên dữ liệu lịch sử, phần mềm gợi ý số lượng nhập tối ưu. Tránh tình trạng tồn đọng vốn. Đặc biệt hữu ích cho cửa hàng gần KCN, nơi nhu cầu thay đổi theo ca làm việc.

Có tháng mình nhập đường về nhiều quá vì thấy giá rẻ, nhưng không bán được, nằm kho 3 tháng. Đến lúc bán thì giá cũng không cao hơn bao nhiêu, mà vốn thì ứ đọng. Phần mềm chỉ ra: tháng trước bán được 50kg, tháng này nhập 60kg là đủ, đừng tham.

Kinh nghiệm chọn phần mềm: Đừng để tiền mất tật mang

Kinh doanh thực phẩm khô bao nhiêu năm, mình đã từng thử qua mấy phần mềm rồi. Dưới đây là vài điều đúc kết:

• Phải tùy chỉnh được cho ngành hàng: Quản lý hạn sử dụng, lô, đơn vị tính linh hoạt (kg, gói, thùng) là bắt buộc. Phần mềm bán hàng đa năng không chuyên thực phẩm thường thiếu mấy cái này.

• Dễ sử dụng: Giao diện tiếng Việt đàng hoàng. Nhân viên không rành công nghệ cũng dùng được sau vài giờ. Đừng chọn phần mềm quá phức tạp, mất công đào tạo, nhân viên nghỉ lại phải đào tạo lại.

• Chi phí hợp lý: Giá phần mềm bán hàng ở Hải Dương hay Đồng Nai thường dao động 100.000-500.000 đồng/tháng cho cửa hàng nhỏ. Nếu chỉ 1-2 cửa hàng, đừng chọn gói quá đắt. Có thằng bạn mình thuê gói 2 triệu/tháng, xong chỉ dùng có 3 tính năng. Phí tiền.

• Hỗ trợ kỹ thuật tại chỗ: Chọn nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ online hoặc có đại lý ở miền Bắc. Lỡ có vấn đề, gọi là xử lý ngay. Mấy hãng ở Sài Gòn hỗ trợ từ xa, nhiều khi chậm, hoặc không hiểu đặc thù miền Bắc.

• Dùng thử trước khi mua: Hầu hết phần mềm đều có bản dùng thử 7-30 ngày. Hãy tận dụng. Mình đã từng dùng thử 3 phần mềm mới chọn ra được cái ưng ý. Đừng vội đóng tiền.

Lấy trường hợp shop của chị Lan ở đường Nguyễn Thị Duệ, TP Hải Dương. Chị bán thực phẩm khô sỉ cho các quán ăn. Sau khi dùng thử một phần mềm, chị thấy việc xuất hóa đơn nhanh hơn, không còn sai sót về giá. Chị chia sẻ: "Mình tiết kiệm được 2 giờ mỗi ngày, tập trung vào việc chốt đơn hơn. Lợi nhuận tháng nào cũng tăng 10-15% so với trước."

Vài câu hỏi thường gặp

1. Phần mềm quản lý thực phẩm khô có hỗ trợ quản lý hạn sử dụng không?

Có chứ. Đó là tính năng cốt lõi. Hầu hết phần mềm chuyên thực phẩm đều có quản lý lô, hạn sử dụng, tự động cảnh báo khi sắp hết hạn. Không có tính năng này thì đừng mua.

2. Cần đầu tư thiết bị gì để chạy phần mềm?

Đơn giản thôi: một máy tính hoặc máy tính bảng, kèm máy in hóa đơn và máy quét mã vạch (nếu có). Phần mềm cloud có thể chạy trên điện thoại nữa. Đầu tư ban đầu tầm 5-10 triệu là đủ.

3. Giá bao nhiêu?

Tùy tính năng và số lượng cửa hàng. Gói cơ bản cho một cửa hàng thường từ 100.000-300.000 đồng/tháng. Gói nâng cao (có BI, quản lý đa cửa hàng) có thể từ 500.000-1.000.000 đồng/tháng. So với lợi ích mang lại, con số này rất nhỏ.

4. Quản lý được nhiều cửa hàng không?

Các giải pháp ERP trên nền tảng cloud cho phép quản lý đa chi nhánh, đồng bộ dữ liệu real-time. Mở thêm chi nhánh không phải lo.

5. Dùng thử trước khi mua được không?

Được, và nên làm. Yêu cầu dùng thử ít nhất 7 ngày để đánh giá. Đừng ngại hỏi nhà cung cấp về các tính năng cụ thể.

Tổng kết

Kinh doanh thực phẩm khô ở Hải Dương đang ngày càng cạnh tranh. Hàng chục nghìn hộ kinh doanh, ai cũng muốn giành phần. Để tồn tại và phát triển, bạn cần một công cụ quản lý hiệu quả.

Phần mềm quản lý thực phẩm khô không chỉ giúp kiểm soát kho, giảm thất thoát. Nó còn cung cấp dữ liệu để ra quyết định thông minh — nhập hàng lúc nào, giá nào, số lượng bao nhiêu. Những thứ mà ghi chép tay không bao giờ làm được.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp, tham khảo thử Mepo — phần mềm quản lý bán hàng dành riêng cho ngành thực phẩm, được nhiều chủ shop tại Hải Dương tin dùng. Truy cập mepo.vn để dùng thử miễn phí ngay hôm nay. Mình cũng đang dùng và thấy ổn áp, không phải quảng cáo gì đâu — có gì tốt thì chia sẻ với anh em thôi.