Phần mềm quản lý thực phẩm khô tại Đông Hà (Quảng Trị)

Phần mềm quản lý thực phẩm khô tại Đông Hà (Quảng Trị) – Kinh nghiệm thực tế từ chủ shop

Mở đầu

Đông Hà – nghe tên là biết ngay trung tâm thương mại của Quảng Trị. Dân số tầm 100.000 người, hơn 30.000 hộ kinh doanh. Chỗ này tập trung kha khá cửa hàng thực phẩm khô, phục vụ dân địa phương và cả hoạt động biên mậu qua cửa khẩu Lao Bảo.

Mình có thằng bạn mở tiệm thực phẩm khô ở Phường 1 Đông Hà cách đây 3 năm. Lúc đầu nó cũng ghi chép sổ sách tay, cuối tháng ngồi cộng mỏi tay. Rồi nó kêu mình sang tư vấn coi có cách nào đỡ đau đầu không. Thế là mới ngộ ra cái chuyện quản lý cửa hàng thực phẩm khô nó khó hơn mình tưởng.

Thôi không dài dòng nữa, vào chuyện chính.

Thực trạng buôn bán thực phẩm khô ở Đông Hà

Đông Hà sôi động nhất là mấy phường trung tâm như Phường 1, Phường 2 – chỗ đông dân cư, chợ đầu mối tấp nập. Còn khu Lao Bảo thì giao thương với Lào, hàng hóa qua lại liên tục, nhất là mì tôm, đồ hộp, gia vị các loại.

Mùa cao điểm? Thường là Tết Nguyên đán và mùa khô từ tháng 4 đến tháng 9. Dân hay tích trữ đồ khô lắm. Nhưng tới mùa bão tháng 10-11 thì căng – chuỗi cung ứng dễ bị gián đoạn, hàng về chậm, giá cả biến động.

Các cửa hàng ở đây quy mô vừa và nhỏ là chính. Mặt bằng thuê ở trung tâm tầm 4-12 triệu/tháng. Khu Lao Bảo mắc hơn, 5-15 triệu. Lương nhân viên bán hàng 4-7 triệu, quản lý 8-12 triệu. Chi phí vận hành cũng không phải dạng vừa. Nói thực, quản lý mà không tối ưu thì tiền lãi đội nón ra đi lúc nào không hay.

Có 1 chị chủ cửa hàng gạo ở Phường 1 kể: "Mỗi tháng chị mất 2-3 triệu vì hàng bị mối mọt, ẩm mốc mà không phát hiện kịp. Cuối năm tổng kết, lỗ cả chục triệu vì mấy vụ như vậy." Nghe mà xót. Thực phẩm khô tưởng dễ bảo quản, nhưng nếu không kiểm soát chặt, tiền cứ thế đội nón ra đi.

Quản lý cửa hàng thực phẩm khô kiểu thủ công – khổ lắm

Hồi mới ra riêng, mình cũng từng ghi sổ tay, rồi qua Excel. Công nhận là cực. Sai sót liên miên. Hàng thất thoát, công nợ rối như canh hẹ.

Có 1 anh chủ tiệm quen ở Phường 2 kể: Cuối tháng ngồi đối chiếu công nợ, phát hiện mất 5 triệu. Không biết ai nợ, ai trả, ghi chép lung tung hết. Đau đầu thật.

Rồi còn chuyện hạn sử dụng. Thực phẩm khô tưởng để được lâu, nhưng mì gói, gia vị, đồ hộp – quên kiểm tra là có lô hàng tồn kho quá date. Mất tiền mua hàng, lại mất uy tín với khách.

Nhiều cửa hàng vừa bán lẻ tại quầy, vừa bỏ sỉ cho tiểu thương ở Lao Bảo hoặc chợ đầu mối. Cái khó là làm sao biết được mặt hàng nào lời, mặt hàng nào lỗ? Không có hệ thống thì chỉ có đoán mò.

Mình nhớ hồi tháng 3 năm ngoái, có 1 anh ở Lao Bảo nhập 1 lô mì tôm 500 thùng, tưởng lời to. Ai dè bán chậm, gần tới hạn phải xả lỗ, lỗ luôn 8 triệu. Nếu có phần mềm cảnh báo trước, ảnh đã điều chỉnh nhập hàng hoặc đẩy mạnh khuyến mãi sớm hơn.

Phần mềm quản lý – có thực sự cần thiết?

Câu trả lời là CÓ, và rất cần.

Như shop của thằng bạn mình ở Hải Châu, hồi năm ngoái nó cài thử phần mềm quản lý. Tháng đầu tiên thấy hơi lằng nhằng vì phải nhập lại toàn bộ dữ liệu. Nhưng sau đó thì nhàn hẳn.

Cụ thể:

Tồn kho tự động: Không cần ngồi đếm từng gói mì, từng chai nước mắm. Mở app lên là biết còn bao nhiêu. Hàng sắp hết thì báo trước, sắp hết hạn cũng nhắc.

Công nợ rõ ràng: Với khách quen ở Đông Hà, nợ vài trăm nghìn, vài triệu là chuyện thường. Hồi trước ghi sổ, cuối tháng đòi nợ như đánh trận. Giờ phần mềm tự động ghi nhận, khách trả bao nhiêu còn lại bao nhiêu – nhìn là biết ngay.

Dòng tiền minh bạch: Mấy ông chủ hay phàn nàn "không biết tiền đi đâu hết". Có module thu chi là thấy rõ: hôm nay bán được bao nhiêu, chi phí mặt bằng, lương nhân viên, mua hàng hết bao nhiêu. Còn lại lời hay lỗ?

Nói thực, với những cửa hàng có nhiều điểm bán hoặc muốn mở rộng, phần mềm quản lý gần như là bắt buộc. Không chỉ ở Quảng Trị, mà các tỉnh khác cũng vậy.

Tính năng nào là "phải có"?

Mình tổng kết từ kinh nghiệm của bản thân và mấy anh em trong nghề. Một phần mềm quản lý thực phẩm khô tốt nên có:

• Quản lý tồn kho đa dạng: gạo, mì, gia vị – mỗi thứ một đơn vị: kg, gói, thùng. Theo dõi theo lô, hạn sử dụng là chuẩn không cần chỉnh.
• Bán hàng tại quầy: giao diện đơn giản thôi, nhưng phải in hóa đơn nhanh. Khách đông, đứng chờ lâu là họ bỏ đi ngay.
• Quản lý công nợ: nợ bao nhiêu, trả góp thế nào, lịch sử ra sao – đầy đủ hết.
• Báo cáo doanh thu, lợi nhuận: theo ngày, theo tháng, theo mặt hàng, theo nhân viên. Nhìn vào là biết đứa nào bán chạy, đứa nào hay "quên" ghi hóa đơn.
• Quản lý nhân viên: chấm công, hoa hồng, ca làm. Đỡ phải nhắc, đỡ phải tranh cãi.
• Tích hợp thanh toán: chuyển khoản, tiền mặt – cái này giờ là nhu cầu cơ bản.
• Nhắc nợ tự động: gửi tin nhắn cho khách quên thanh toán, gửi khuyến mãi dịp đặc biệt.

Mấy anh em kinh doanh thêm đồ mẹ và bé cũng nên tìm hiểu phần mềm quản lý cửa hàng mẹ và bé, vì đặc thù ngành này cũng nhiều món lặt vặt.

Lấy 1 trường hợp cụ thể: Cửa hàng của chị Hồng ở Phường 2, chị bán gạo, mì, gia vị, thêm ít đồ khô Tàu. Hồi trước chị phải thuê 1 nhân viên chỉ để ghi sổ và kiểm kho. Mỗi tháng mất 5 triệu tiền lương. Từ khi có phần mềm, chị tự kiểm kho được, không cần thuê riêng – tiết kiệm ngay 5 triệu/tháng.

Kinh nghiệm chọn phần mềm – đừng để tiền mất tật mang

Mình đã từng "dính" vài lần vì chọn nhầm phần mềm. Giờ rút ra mấy điều:

Phù hợp quy mô: Cửa hàng nhỏ mà mua gói cao cấp – tốn tiền vô ích, tính năng không dùng hết. Cửa hàng lớn mà mua gói rẻ – thiếu chức năng, lại khổ.

Hỗ trợ offline: Ở Đông Hà, đôi khi mạng yếu hoặc mất điện. Cần phần mềm chạy được offline, có mạng thì đồng bộ lên. Nếu không, lúc mất mạng là tê liệt cả quầy.

Địa phương hóa: Báo cáo theo mẫu Việt Nam, đơn vị tính quen thuộc. Có phần mềm nước ngoài xịn lắm, nhưng dùng không hợp, report xuất ra toàn tiếng Anh, đơn vị pound, ounce – khó chịu vô cùng.

Dùng thử: Ít nhất 7 ngày. Có thằng bạn mình mua luôn không test, xong hối hận vì giao diện rối, nhân viên không làm quen được.

Một chủ cửa hàng ở Lao Bảo chia sẻ: ngoài quản lý thực phẩm khô thông thường, anh ấy còn nhập hàng từ Lào. Cần phần mềm theo dõi tỷ giá, chi phí vận chuyển – mỗi vùng một kiểu. Cái này tùy nhu cầu thực tế, không có chuẩn chung.

Chuyện đầu tư – tính toán cho kỹ

Mình thấy nhiều anh em tâm lý ngại bỏ tiền mua phần mềm. Nhưng thử làm 1 phép tính nho nhỏ:

Chi phí thuê nhân viên ghi sổ và kiểm kho: 5-7 triệu/tháng. Cộng thêm thất thoát hàng hóa trung bình 2-3 triệu/tháng vì quên date, sai lệch tồn kho. Tổng thiệt hại 7-10 triệu/tháng.

Trong khi đó, 1 gói phần mềm chất lượng giá 300-500 nghìn/tháng. Có tháng mình thấy shop của anh bạn tiết kiệm được gần 8 triệu chi phí ẩn. Đầu tư 500k mà lời 8 triệu – tỷ suất lợi nhuận 1600%. Còn gì ngần ngừ nữa.

Có 1 anh chủ tiệm ở khu chợ Lao Bảo kể: "Hồi trước tao ngại, nghĩ phần mềm là mấy cái cao siêu. Giờ dùng 3 tháng rồi, thấy tiếc sao không dùng sớm hơn. Đỡ bao nhiêu là đau đầu."

Câu hỏi thường gặp

1. Phần mềm quản lý thực phẩm khô giá bao nhiêu? Tùy gói, thường từ 200.000 – 1.000.000 đồng/tháng. Cửa hàng nhỏ chọn gói cơ bản là ổn, không cần xa xỉ.

2. Dùng thử trước khi mua được không? Hầu hết các phần mềm đều cho dùng thử miễn phí 7-30 ngày. Mình khuyên nên tận dụng, dùng thử, cho nhân viên nghịch thử, thấy ổn mới xuống tiền.

3. Quản lý được hàng có hạn sử dụng không? Được. Nhiều phần mềm có tính năng cảnh báo hạn sử dụng – giúp tránh hàng hết date, mất tiền oan.

4. Dùng trên nhiều máy tính được không? Phần mềm đám mây cho phép đăng nhập nhiều thiết bị, kể cả điện thoại. Quản lý từ xa, nhân viên ở quầy vẫn chạy bình thường.

5. Có phần mềm nào quản lý công nợ tốt không? Nhiều. Mấy phần mềm hiện nay đều có module quản lý công nợ chuyên sâu. Cần tìm hiểu kỹ trước khi chọn.

Tổng kết

Kinh doanh thực phẩm khô ở Đông Hà, Quảng Trị – cơ hội có, thách thức cũng lắm. Nhưng nếu biết áp dụng công nghệ, mọi chuyện sẽ dễ thở hơn nhiều.

Hồi tháng 7 vừa rồi, shop của thằng bạn mình ở Hải Châu tăng doanh thu 18% so với cùng kỳ năm ngoái. Lý do? Một phần nhờ phần mềm quản lý giúp kiểm soát hàng tồn, giảm thất thoát, biết được mặt hàng nào chạy để nhập thêm.

Mình không nói phần mềm nào là tốt nhất – cái này tùy nhu cầu. Nhưng mình dùng Mepo cũng thấy ổn, tính năng vừa đủ cho shop vừa và nhỏ, giá cả phải chăng. Các bạn có thể tham khảo thử, dùng free vài ngày xem sao.

Đừng để đến lúc ngồi tính công nợ đau đầu mới cuống lên tìm giải pháp. Chủ động đầu tư từ bây giờ, sau này nhàn hơn nhiều.