Phần mềm quản lý thực phẩm chức năng tại Quảng Ngãi

Thực phẩm chức năng ở Quảng Ngãi: Sao phải quản lý kiểu… thời ông bà?

Mình chạy shop cũng được 7 năm rồi, đủ để biết cái gì căng, cái gì dễ. Trong đống đó, thực phẩm chức năng là mặt hàng "nhạy cảm" nhất mà mình từng đụng tay vào.

Không phải tự nhiên mà mình nói thế. Hàng có hạn sử dụng, bảo quản phải đúng chuẩn, lại còn bị cơ quan y tế soi kỹ hơn mấy mặt hàng khác. Quảng Ngãi mình giờ dân cũng bắt đầu quan tâm sức khỏe hơn — xương khớp, tăng đề kháng, làm đẹp… đủ thứ. Nhưng cái khổ là nhiều anh chị chủ shop vẫn ôm sổ tay, gõ Excel, hoặc tệ hơn là nhờ mấy phần mềm kế toán "đại trà" để quản lý.

Mấy tháng trước có 1 anh quen ở Hải Châu kể: "Cuối tháng ngồi cộng sổ thấy thiếu 8 triệu, không hiểu mất đi đâu." Nghe mà thấm. Rõ ràng, không có phần mềm quản lý thực phẩm chức năng chuyên biệt, bạn dễ rơi vào cảnh "cày cuốc cả tháng, cuối cùng lỗ vì tồn kho chết".

Thị trường Quảng Ngãi: Cơ hội to, nhưng cũng dễ… ăn đòn

Quảng Ngãi có tầm 1,2 triệu dân. Riêng trung tâm TP Quảng Ngãi đã 250.000 người. GDP bình quân đầu người hiện chạm mức ~4.500 USD, chủ yếu nhờ khu công nghiệp Dung Quất. Tầng lớp trung lưu nổi lên, họ có tiền, và họ chi cho sức khỏe.

Mình có thằng em làm bên du lịch Lý Sơn, nó bảo: "Khách ra đảo giờ không chỉ tắm biển, còn hỏi mua mấy lọ vitamin, collagen. Mở shop ở đây làm ăn cũng được đấy."

Đúng thật. Với khoảng 55.000 hộ kinh doanh trên toàn tỉnh, thị trường TPCN đang có dư địa tăng trưởng khá. Nhưng cạnh tranh cũng gay gắt không kém — ai nhanh, ai chuyên nghiệp hơn thì người đó thắng.

Có 1 chuyện mình thấy thú vị

Hồi đầu năm, mình ghé 1 quán cafe ở đường Phan Đình Phùng, TP Quảng Ngãi. Tình cờ ngồi cạnh bàn 2 chị chủ shop TPCN. Họ than với nhau: "Em order lô hàng từ Sài Gòn về, 2 tuần rồi chưa tới. Mà dân ở đây giờ chuộng hàng organic lắm, cứ thiếu là họ đi chỗ khác mua liền."

Nghe xong mình mới thấm: thị trường đang có nhu cầu thật, nhưng cái khó là làm sao đáp ứng kịp. Không chỉ nhập hàng đúng, còn phải bảo quản tốt, bán nhanh trước khi hết hạn. Mà quản lý tay thì... khó nói lắm.

Còn 1 câu chuyện nữa về cạnh tranh

Hồi tháng 3, mình đi khảo sát mấy shop TPCN ở đường Hùng Vương. Có 1 anh chủ tiệm quen kể là anh mới đầu tư 150 triệu làm lại mặt bằng, nhập thêm dòng sản phẩm Nhật Bản. Anh bảo: "Khách giờ tinh lắm, vô hỏi hạn sử dụng bao lâu, nguồn gốc rõ không. Mình không chuyên thì họ đi." Nghe mà thấy căng thật — thị trường đang chuyển, ai chậm là mất khách.

Quản lý thủ công – cái bẫy mình từng mắc

Hồi mới ra riêng, mình cũng "lì" lắm. Bút sổ, Excel đầy đủ. Nghĩ đơn giản: "Bán ít, ghi chép tay cũng được, cần gì phần mềm."

Nhưng rồi:

Tồn kho sai lệch — căng như dây đàn

Có lần mình không check kỹ, để lọ Vitamin C tồn kho 4 tháng mà không biết. Đến lúc kiểm thì hết hạn mất 2 thùng. Mất gần 3 triệu tiền vốn. Đau thật.

Công nợ phức tạp — thất thoát âm thầm

Khách mua sỉ, đại lý nợ nhiều đợt. Mình ghi sổ, nhưng lâu lâu lại nhầm ai nợ bao nhiêu. Có bà chị cửa hàng ở Dung Quất từng nói: "Tháng trước tưởng lời 3 triệu, hóa ra 1 khách nợ 2 tháng chưa trả, tính ra huề vốn." Rối ren.

Cảnh báo hạn sử dụng — đố có

Với TPCN, hạn dùng ngắn. Nếu không có cảnh báo, bạn sẽ liên tục phải hủy hàng. Mà hủy hàng là mất tiền, mất uy tín.

Nhập hàng — dễ nhầm

Mỗi lô hàng giá khác nhau, chiết khấu khác nhau. Nhập tay dễ sai.

Thiếu dữ liệu — mù mờ

Không biết sản phẩm nào chạy, sản phẩm nào chậm. Cứ nhập đại, rồi tồn.

Nói thực, nếu bạn chỉ có vài chục đầu sản phẩm, có thể tạm ổn. Nhưng khi đã lên 200-300 sản phẩm, quản lý thủ công coi như… "cực hình".

Có 1 lần mình suýt mất khách lớn vì quản lý tay

Chuyện là thế này. Có 1 đại lý ở Mộ Đức đặt 20 thùng collagen trị giá 45 triệu. Mình nhận đơn, check sổ tay thấy còn 18 thùng trong kho. OK. Gửi hàng đi. 2 ngày sau họ gọi lại bảo thiếu 5 thùng. Mình ngớ người — hóa ra lúc nhập hàng tháng trước, mình ghi nhầm số lượng, thực tế chỉ còn 13 thùng. Cuối cùng phải xin lỗi rối rít, giảm 10% cho đơn tiếp theo. Mất uy tín, mất tiền, mà lỗi tại mình. Từ đó mới quyết tâm kiếm phần mềm.

Vậy phần mềm quản lý thực phẩm chức năng cần gì?

Mình từng "cày" qua kha khá phần mềm. Đúc kết ra mấy cái cốt lõi:

Quản lý tồn kho theo lô, hạn sử dụng

Sống còn với TPCN. Nhập chính xác ngày sản xuất, hạn dùng, và cảnh báo khi sắp hết hạn. Có phần mềm nó tự động nhắc: "Sản phẩm X sắp hết hạn trong 30 ngày, cần xử lý".

Cảnh báo tồn kho

Tự động báo khi hàng sắp hết hoặc tồn quá nhiều. Chủ động nhập/xuất.

Quản lý bán hàng đa kênh

Bán tại quầy, online, cho đại lý — đồng bộ hết. Hồi tháng 6, shop mình mới thử livestream bán hàng, dữ liệu đơn online tự động nhảy vào phần mềm. Khỏi ngồi nhập tay.

Quản lý công nợ

Theo dõi chi tiết từng khách, lịch sử nợ, tự động nhắc thanh toán. Hết cảnh "sổ đen" thủ công.

Báo cáo doanh thu, lợi nhuận

Xem ngay sản phẩm nào lãi cao, khách hàng nào mua nhiều. Quyết định nhập hàng nhanh hơn.

Tích hợp thanh toán

POS, chuyển khoản, ví điện tử — càng nhiều càng tốt.

Đa chi nhánh

Có shop ở TP Quảng Ngãi, thêm 1 nhánh ở Dung Quất hay Lý Sơn, phần mềm quản lý tập trung không lo.

Lợi ích thật — không phải "ảo"

Có 1 chị chủ shop ở trung tâm TP Quảng Ngãi kể với mình. Trước đây, cuối tháng chị mất 2 ngày chỉ để đối chiếu sổ. Từ ngày dùng phần mềm, 15 phút là xong. Còn thời gian chị lo quảng cáo, chăm khách.

Hồi tháng 7 vừa rồi, shop mình cũng chuyển sang dùng phần mềm. Doanh thu tháng 7 tăng 18% so với tháng 7 năm ngoái. Một phần nhờ biết rõ sản phẩm nào chạy, đẩy mạnh khuyến mãi đúng mặt hàng.

Còn vụ tồn kho — ổn áp hơn nhiều. Giảm hàng tồn chết, hạn chế hàng hết hạn nhờ cảnh báo sớm.

Và cái hay nhất: quản lý từ xa. Dù đang ở Lý Sơn chơi hay Dung Quất công tác, mình mở điện thoại lên là biết tình hình.

Nói thêm về chuyện quản lý từ xa

Tuần trước mình phải ra Đà Nẵng gặp đối tác 3 ngày. Lúc đó shop có đợt khuyến mãi collagen, nhân viên bán hết 50 lọ trong sáng đầu tiên. Mình ngồi trên xe khách, mở app ra thấy tồn kho báo đỏ — thiếu hàng. Lập tức gọi điện cho nhà cung cấp order thêm 3 thùng, chiều tối về đến shop là hàng đã có sẵn. Khách không phải chờ. Cái cảm giác "chốt deals" ngay trên đường đi, khỏi phải chạy về shop gấp — nó sướng thật.

Thêm 1 chuyện về tiết kiệm chi phí

Mình có thằng bạn mở shop TPCN ở Tư Nghĩa. Nó kể trước đây cứ cuối tháng là phải thuê 1 đứa sinh viên ngồi nhập số liệu từ giấy vào Excel, mỗi tháng hết 1,5 triệu. Lại còn sai sót. Giờ dùng phần mềm, khỏi thuê ai, cuối tháng tự chạy báo cáo. Tính ra 1 năm tiết kiệm được gần 18 triệu. Số tiền đó nó đầu tư vào chạy Facebook Ads, tháng nào cũng thêm vài chục đơn.

Chọn phần mềm thế nào cho shop TPCN?

Mình gợi ý mấy tiêu chí:

Phù hợp quy mô

Shop nhỏ lẻ: chọn đơn giản, giá thấp. Chuỗi cửa hàng: cần tính năng mở rộng.

Dễ sử dụng

Giao diện tiếng Việt, thao tác trực quan. Nhân viên không rành công nghệ cũng làm được. Đừng chọn phần mềm "xịn" mà cả tháng nhân viên chưa biết bấm nút nào.

Hỗ trợ địa phương

Có đội ngũ hỗ trợ tại Quảng Ngãi hoặc ít nhất online nhanh. Chứ lúc cần gấp mà chờ 3 ngày mới xử lý thì "đứt" việc.

Chi phí hợp lý

So sánh bảng giá. Thường 200.000 – 500.000 đồng/tháng cho shop nhỏ. Đừng chọn rẻ quá mà thiếu tính năng quan trọng. Cũng đừng chọn đắt quá nếu chưa cần.

Bảo mật dữ liệu

Dữ liệu khách hàng, công nợ — phải an toàn, sao lưu thường xuyên.

Một số anh chị chủ shop ở Quảng Ngãi hỏi mình: "Có nên dùng phần mềm của tỉnh khác không?" Mình bảo: "Được, miễn là nó có tính năng quản lý hạn sử dụng." Còn không có cái đó thì đừng mất thời gian.

Có 1 lưu ý nữa về vụ bảo hành

Mình từng dùng thử 1 phần mềm "free" của mấy bạn trẻ mới ra trường làm. Chạy được 2 tháng thì lỗi, không backup được dữ liệu. Mất toi 1 tháng số liệu bán hàng. Đau hơn mất tiền vì phải ngồi nhập lại từ sổ tay. Từ đó mình mới biết: đừng ham rẻ, chọn mấy cái có tên tuổi, có hỗ trợ rõ ràng.

Mẹo nhỏ khi dùng thử phần mềm

Mình hay khuyên mấy anh chị mới bắt đầu: dùng thử ít nhất 7-14 ngày, test thật kỹ mấy cái sau:

• Nhập thử 1 lô hàng có hạn sử dụng 30 ngày, xem nó cảnh báo lúc nào
• Tạo 1 đơn bán online + 1 đơn quầy, coi dữ liệu có đồng bộ không
• Chạy thử báo cáo cuối ngày, xem số liệu có khớp với sổ tay không

Có 1 chị ở thị trấn Châu Ổ từng kể: chị dùng thử 5 ngày thấy ổn, mới dám mua bản trả phí. Giờ chị quản 2 shop, chẳng lo gì nữa.

Câu hỏi thường gặp

1. Phần mềm quản lý thực phẩm chức năng có bắt buộc phải có tính năng quản lý hạn sử dụng không?

Có. Sống còn. Không có cái này, bạn dễ mất tiền vì hàng hết hạn, hoặc tệ hơn là bị phạt vì bán hàng hết hạn.

2. Tôi chỉ có một cửa hàng nhỏ ở TP Quảng Ngãi, có cần phần mềm không?

Rất cần. Ngay cả shop nhỏ cũng nên quản lý chuyên nghiệp. Mình thấy nhiều shop nhỏ dùng phần mềm, vài tháng sau doanh thu tăng lên rõ.

3. Phần mềm có thể dùng trên điện thoại không?

Hầu hết có app hoặc truy cập web trên mobile. Quản lý mọi lúc mọi nơi.

4. Chi phí phần mềm quản lý kho cho shop TPCN là bao nhiêu?

Tùy tính năng, thường 200.000 – 1.000.000 đồng/tháng. Nên dùng thử miễn phí trước.

5. Làm sao để chuyển dữ liệu từ Excel sang phần mềm mới?

Hầu hết hỗ trợ import file Excel. Chuẩn bị file mẫu theo hướng dẫn, hoặc nhờ đội ngũ hỗ trợ làm giúp.

6. Có nên dùng phần mềm nước ngoài không?

Mình khuyên không. Phần mềm nước ngoài thường không hỗ trợ tiếng Việt tốt, lại không có tính năng quản lý hạn sử dụng theo kiểu Việt Nam. Hàng nhập về có mã lô, ngày sản xuất ghi kiểu "MM/DD/YYYY" là dễ nhầm. Mà nhầm là chết.

Tổng kết

Thị trường TPCN Quảng Ngãi đang "nóng". Cạnh tranh gay gắt. Nhưng bạn không cần phải "ngán". Một công cụ quản lý tốt sẽ giúp bạn kiểm soát tồn kho, hạn sử dụng, công nợ, và bán hàng thông minh hơn.

Đừng để việc quản lý thủ công kìm hãm sự phát triển. Hãy dùng thử miễn phí Mepo ngay hôm nay để trải nghiệm sự khác biệt. Mepo – giải pháp quản lý bán hàng toàn diện cho cửa hàng TPCN tại Quảng Ngãi.