Phần mềm quản lý thực phẩm chức năng tại Bạc Liêu

Phần mềm quản lý thực phẩm chức năng tại Bạc Liêu – Chuyện từ dân trong nghề

Thị trường TPCN Bạc Liêu: cơ hội có, nhưng cũng căng lắm

Bạc Liêu mình cả tỉnh tầm 920.000 người, GDP đầu người cũng ~3.000 USD rồi. Dạo gần đây mình để ý, người dân bắt đầu quan tâm sức khỏe hơn hẳn. Mấy sản phẩm xương khớp, tăng đề kháng, làm đẹp – bán chạy như tôm tươi. Khu vực trung tâm như P.1, P.3 thì shop mọc lên nhiều, còn mấy huyện ven biển thì theo mùa du lịch, cũng ăn nên làm ra.

Nhưng mà nói thật, làm TPCN ở Bạc Liêu không dễ đâu. Cái khó nhất là quản lý hạn sử dụng – mỗi lô mỗi kiểu, lằng nhằng vô cùng. Hàng tồn kho đa dạng, nào là viên uống, dạng nước, dạng bột… Rồi khách giờ toàn mua online qua Facebook, Zalo, có khi lẫn lộn đơn hết. Chưa kể mùa du lịch khách đông, tính toán sai 1 cái là thiếu hàng, mất khách.

Hồi tháng 5 vừa rồi, mình có ghé 1 shop ở gần biển Nhà Mát. Chủ quán kể mùa hè năm ngoái khách đông quá, chị ấy nhập thêm 30 thùng nước uống tăng lực. Nhưng quên check tồn, hóa ra trong kho còn 15 thùng từ đợt trước. Đến cuối tháng, 7 thùng quá date – lỗ sạch 5,6 triệu. Chị cay lắm, bảo "giá mà có cái app nó nhắc mình sớm thì đâu đến nỗi."

Nói chung, kiểu quản lý sổ sách tay ngày xưa hết đát rồi. Một cái phần mềm quản lý thực phẩm chức năng ra hồn mới mong gánh nổi.

Sao lại phải dùng phần mềm riêng cho TPCN?

Mình gặp nhiều anh em chủ shop than rằng "bán mỹ phẩm cũng có hạn dùng, sao không xài chung phần mềm được?" – Không được đâu. TPCN có mấy cái đặc thù:

Hạn sử dụng ngắn và cực kỳ nhạy cảm – Nhiều sản phẩm chỉ 1-2 năm là hết. Không kiểm soát kỹ, quá hạn thì vứt, tiền mất. Mà nhiều khi cũng chả biết lô nào hết trước, lô nào còn.

Nhưng cái khác biệt lớn nhất là TPCN liên quan trực tiếp đến sức khỏe người dùng. Bán hàng quá date không chỉ mất tiền, mà còn mất uy tín, thậm chí gặp rắc rối pháp lý. Ở Bạc Liêu mà bị vài vụ khách phản ánh hàng hết hạn, chắc chắn shop đó sẽ chết dần chết mòn.

Hàng hóa lô lộn xộn – Cùng 1 sản phẩm, nhập về 3-4 đợt khác nhau, mỗi đợt 1 hạn. Ghi chép tay kiểu gì cho xuể?

Bán trực tiếp, bán online, bán qua người quen – Đa kênh nhưng mà cũng loạn kênh. Khách order trên Facebook, mình nhập vào sổ tay. Đến lúc giao hàng thì kiểm lại, ối dồi ôi, thiếu mất 1 đơn.

Hồi năm ngoái mình có ghé thăm 1 anh quen ở P.3. ảnh kể từ ngày chuyển từ sổ sách sang phần mềm quản lý kho trên điện thoại, đỡ đau đầu hẳn. Mà đó là chuyện thường, nhiều shop ở Bạc Liêu cũng đang chuyển dần.

Mấy tính năng "cứu cánh" cho dân TPCN

Quản lý hạn sử dụng – cái này sống còn

Phần mềm phải cho mình nhập thông tin lô, ngày hết hạn của từng sản phẩm. Gần tới hạn, nó tự động báo đỏ lên. Như shop của anh Hùng ở P.3 – hồi chưa dùng phần mềm, ảnh quên 1 lô vitamin C, lỗ mất 5 triệu. Từ hồi chuyển qua phần mềm, ảnh bảo "ngủ ngon hơn, không còn lo hàng quá date."

Nhưng có 1 điểm mình thấy nhiều người bỏ qua: không chỉ báo hạn, phần mềm tốt còn phải gợi ý chiến lược bán hàng. Tháng trước shop mình có lô omega-3 hết hạn trong 45 ngày. Phần mềm tự động khoanh đỏ, mình lập tức chạy chương trình "mua 2 tặng 1" trên Facebook. 3 ngày sau bán sạch 50 lọ, không mất đồng nào.

Quản lý tồn kho thông minh

Cho mình biết chính xác từng lô còn bao nhiêu, nằm ở quầy hay trong kho. Kiểm kê bằng điện thoại nhanh lắm – quẹt quẹt vài cái là xong.

Có cô chủ shop ở huyện Hồng Dân kể, hồi trước cứ cuối tháng là cả nhà xúm vào đếm hàng, có tháng mất cả buổi chiều. Giờ chỉ cần mở app lên, quét mã vạch từng chai là biết ngay còn 12 chai collagen nhập tháng 4, 8 chai nhập tháng 6. Cô bảo "giờ ngồi uống trà, hết lo."

Mình cũng từng thử 1 lần kiểm kê theo cách cũ – 150 sản phẩm, 2 người, mất 3 tiếng. Đến khi dùng app, 1 người làm 25 phút là xong. Tính ra mỗi tháng tiết kiệm gần 6 tiếng lao động. Nhân với lương tối thiểu 22.000đ/giờ, 1 năm tiết kiệm gần 1,6 triệu chỉ riêng tiền công kiểm kê.

Bán hàng đa kênh – gom hết vào 1 mối

Khách order trên Facebook, Zalo, hay mua trực tiếp – tất cả đơn hàng đều tự động đồng bộ. Không còn cảnh "à em quên check tồn", "cái này hết hàng rồi chị ơi" – nhục lắm.

Tháng trước mình có đứa em họ mở shop ở gần chợ Bạc Liêu. Nó kể hồi tháng 6, có khách đặt 20 hộp tinh chất hàu qua Facebook, nó nhận lời rồi mới biết trong kho chỉ còn 12. Phải chạy qua shop khác mua lại, lỗ mất 800 nghìn tiền chênh lệch. Từ đấy nó mới chịu cài phần mềm.

Còn mình thì sao? Hồi tháng 9, có khách ở Cà Mau đặt 50 hộp vitamin D3 qua Zalo. Mình check tồn trên app chỉ 2 giây – thấy còn 38 hộp. Gọi điện báo khách ngay, xin lỗi và đặt hàng thêm 2 hôm nữa mới đủ. Khách không những không giận, còn khen mình chuyên nghiệp. Sau vụ đó, ổng giới thiệu thêm 3 người bạn mua hàng.

Báo cáo doanh thu, lợi nhuận

Xem báo cáo theo ngày, tháng, năm. Lọc theo sản phẩm, nhóm hàng. Biết ngay cái nào bán chạy, cái nào nằm ụ. Từ đó điều chỉnh nhập hàng – khỏi lăn tăn.

Shop mình hồi tháng 8, nhìn báo cáo mới phát hiện dòng vitamin tổng hợp giá 250k bán chậm hơn mình tưởng. Trong khi dòng vitamin C 150k bán gấp 3 lần. Ngay lập tức mình giảm nhập dòng kia, tăng đơn dòng này – cuối tháng doanh thu tăng vọt.

Nhưng có 1 cái mình thấy ít người để ý: báo cáo còn cho thấy xu hướng theo mùa. Tháng 10,11, dòng tăng đề kháng bán gấp đôi các tháng khác. Nếu không có số liệu, chắc mình nhập đều đều – đến mùa lại thiếu. Giờ mình chủ động nhập trước 40% lượng hàng tăng đề kháng từ tháng 9, giá nhập còn rẻ hơn 10-15%.

Quản lý khách hàng

Lưu thông tin khách, ghi chú sức khỏe (nếu cần). Chăm sóc khách sau bán – cái này quan trọng lắm, vì khách TPCN thường mua lâu dài.

Có anh bạn mình ở P.2 kể, ảnh lưu sổ tay 300 khách hàng. Mỗi tháng gọi điện nhắn tin từng người – mất cả tuần. Từ hồi dùng phần mềm, tự động nhắc lịch chăm sóc. Giờ ảnh chỉ mất 1 buổi sáng mỗi tháng, mà tỷ lệ khách quay lại tăng từ 45% lên 62%.

Kinh nghiệm chọn phần mềm – dân trong nghề mách nhau

Mấy anh em hỏi mình hoài: "Chọn phần mềm sao cho chuẩn?" Mình đúc kết vài cái:

Giao diện tiếng Việt, dễ xài – Nhân viên bán hàng ở Bạc Liêu lương 4-6 triệu, không rành công nghệ đâu. Phần mềm mà nhằng nhịt quá là họ bỏ đấy.

Hồi đầu năm, có anh chủ shop trên đường 30/4 mua phần mềm xịn 2 triệu/tháng. Nhưng giao diện toàn tiếng Anh, nhân viên không xài được. 2 tháng sau bỏ, tiền mất, công uổng.

Khả năng tùy chỉnh – Mỗi shop có cách quản lý riêng. Đừng mua cái cứng nhắc.

Cụ thể shop mình bán thêm cả mỹ phẩm thiên nhiên. Mấy phần mềm thông thường không cho mình nhập riêng 2 loại hạn sử dụng khác nhau trong cùng 1 sản phẩm. Phải tìm cái cho phép tùy chỉnh mới xài được.

Hỗ trợ offline – Ở Bạc Liêu, internet đôi khi yếu xìu, nhất là mấy vùng ven. Phần mềm phải bán được khi không có mạng.

Có 1 lần mình về quê ở huyện Vĩnh Lợi, mạng 3G chập chờn. May phần mềm cho lưu đơn offline, về nhà mới đồng bộ. Nếu không thì mất cả buổi sáng không bán được.

Chi phí hợp lý – Shop nhỏ, dưới 500.000 đồng/tháng là ổn.

Có mấy anh em tham khảo phần mềm quản lý kho ở Cần Thơ hay phần mềm bán tạp hóa ở Huế – xài thử rồi bỏ vì thiếu mất cái quản lý hạn sử dụng. Phí tiền, phí công. Tốt nhất là tìm phần mềm chuyên cho TPCN.

Chi phí đầu tư – rẻ hơn mình nghĩ

Chi phí phần mềm bây giờ đa dạng lắm:

• Gói cơ bản: 200.000 – 500.000 đồng/tháng – cho shop nhỏ dưới 500 sản phẩm.
• Gói nâng cao: 500.000 – 1.500.000 đồng/tháng – thêm bán hàng đa kênh, quản lý lô.
• Gói trọn đời: 5-15 triệu đồng – trả 1 lần, xài mãi.

Cộng thêm máy tính, máy in hóa đơn (nếu cần). Mà so với tiền thuê mặt bằng trung tâm Bạc Liêu 4-12 triệu/tháng, khoản đầu tư phần mềm chỉ là hạt cát thôi. Nhưng hiệu quả mang lại thì to.

Có anh bạn mình mở shop ở P.2, thuê mặt bằng 8 triệu/tháng. Hàng tháng thất thoát vì quá date trung bình 3-4 triệu. Sau 3 tháng dùng phần mềm 350k/tháng, thất thoát giảm xuống còn 200k. Anh bảo "hơn 3 triệu mỗi tháng, trừ tiền phần mềm còn lời gần 3 triệu."

Tính toán thêm 1 chút: nếu anh đầu tư 350k/tháng trong 12 tháng = 4,2 triệu. Lợi nhuận từ giảm thất thoát là 3 triệu/tháng x 12 tháng = 36 triệu. Tỷ suất lợi nhuận gần 860% – còn hơn cả chơi chứng khoán thời đỉnh cao.

Dùng rồi mới thấy lợi

Hồi đầu mình cũng lăn tăn, sợ phần mềm phức tạp. Nhưng xài rồi mới thấy:

• Giảm thất thoát – Cảnh báo hạn sử dụng, hàng quá date gần như bằng 0.
• Tăng doanh thu online – Có phần mềm đồng bộ, bán Facebook, Zalo thoải mái. Shop chị Mai ở P.1 sau 3 tháng dùng, doanh thu tăng 15%. Kiểm kê cũng nhanh hơn 20%.
• Tiết kiệm thời gian – Nhập liệu nhanh, báo cáo tự động. Cuối ngày khỏi ngồi cộng sổ.
• Quản lý nhân viên – Biết ai bán giỏi, ai hay sai sót.

Cụ thể shop mình, tháng 7 vừa rồi so với tháng 7 năm ngoái, doanh thu tăng 18%. Mà mình không thuê thêm người, không mở thêm quầy. Chỉ nhờ phần mềm giúp mình bán được nhiều hơn, ít sai sót hơn.

Có 1 chuyện mình nhớ mãi: Hồi tháng 3, nhân viên mới vào, cô ấy quen bán hàng ghi sổ tay. Tuần đầu sai 3 đơn. Phần mềm tự động báo lỗi sai số lượng, mình phát hiện kịp. Sau đó mình cho cô ấy xem video hướng dẫn trên app, 1 tuần sau cô ấy thành thạo, không sai đơn nào nữa.

Một lưu ý nho nhỏ về chọn đơn vị cung cấp

Mình thấy nhiều anh em chạy theo mấy phần mềm "miễn phí" trên mạng. Nhưng bảo trì không có, hỗ trợ không có. Lúc gặp lỗi là đứng hình.

Có shop ở Giá Rai mua phần mềm 200k/tháng của 1 team nhỏ. Sau 2 tháng team đó giải tán, phần mềm sập, dữ liệu mất sạch. Cả tháng trời khôi phục không lại. Cuối cùng phải nhập lại từ đầu – mất 2 tuần.

Mình khuyên nên chọn đơn vị uy tín, có hỗ trợ sau bán. Đừng ham rẻ quá.

Câu hỏi thường gặp – những thắc mắc nhiều nhất

Phần mềm xài trên điện thoại được không? Được chứ. Hầu hết phần mềm giờ đều có app di động. Quản lý kho, bán hàng mọi lúc mọi nơi.

Có dùng thử trước khi mua không? Nhiều nhà cung cấp cho dùng thử 7-30 ngày. Mình khuyên nên dùng thử kỹ, đừng vội chốt.

Tính năng quản lý hạn sử dụng có thật sự tốt không? Đây là tính năng cốt lõi. Nhất định phải kiểm tra trước khi chọn.

Chi phí có đắt không? Có gói từ 200.000 đồng/tháng. So với lợi ích, rẻ hơn mình nghĩ nhiều.

Nhiều chi nhánh thì sao? Một số phần mềm hỗ trợ quản lý đa chi nhánh – phù hợp với chuỗi shop.

Lời kết

Thị trường TPCN Bạc Liêu đang lên, nhưng quản lý kiểu cũ thì khó mà bứt phá. Đầu tư phần mềm quản lý chuyên biệt – có kiểm soát hạn sử dụng, tồn kho, bán hàng đa kênh – là bước đi đúng đắn.

Mình thấy nhiều anh em chần chừ vì nghĩ "chưa cần, từ từ". Nhưng mỗi tháng trôi qua là tiền mất vì hàng quá date, vì sai sót đơn hàng, vì mất khách. Càng để lâu càng lỗ.

Nếu bạn đang tìm giải pháp, thử xem Mepo – phần mềm quản lý bán hàng thông minh, dễ dùng, có tính năng quản lý lô và hạn sử dụng. Dùng thử miễn phí ngay hôm nay để thấy sự khác biệt. Tin mình đi, xài rồi sẽ không muốn quay lại sổ sách đâu.