Phần mềm quản lý thời trang trẻ em tại Lạng Sơn

Kinh doanh thời trang trẻ em ở Lạng Sơn: Sao cho khỏi đau đầu?

Lạng Sơn mình – tỉnh biên giới phía Bắc với dân số hơn 800.000 người, riêng thành phố Lạng Sơn cũng phải cỡ 100.000 dân. Thị trường bán lẻ ở đây nó sôi động kiểu riêng, nhờ cái hoạt động biên mậu qua cửa khẩu Hữu Nghị và Tân Thanh. Mấy khu trung tâm như phố Hoàng Văn Thụ, Vĩnh Trại lúc nào cũng tấp nập.

Kinh doanh thời trang trẻ em ở đây đang lên, nhưng mình gặp không ít anh chị chủ shop than: quản lý hàng hóa mệt, doanh thu tính mãi không ra, nhân sự thì thay nhau nghỉ. Nhiều người hỏi mình có nên mua phần mềm quản lý cửa hàng tại Đà Nẵng hay Hà Nội không – thực ra chỗ nào cũng được, miễn là hợp với cái đặc thù Lạng Sơn mình. Lọ mọ tìm hiểu một hồi, mình thấy nên có bài này để chia sẻ lại với mọi người.

Tại sao shop thời trang trẻ em ở Lạng Sơn lại cần phần mềm?

Thú thực, bán quần áo cho trẻ con không đơn giản như mình nghĩ đâu. Hồi mới mở shop, mình tưởng chỉ cần nhập ít áo về bán là xong. Ai dè, quản lý size, màu sắc, mẫu mã đã mệt, lại còn hàng tồn kho theo mùa nữa. Ở Lạng Sơn mình, nguồn hàng từ Trung Quốc qua cửa khẩu rất đa dạng, giá lại rẻ – nhưng cũng chính vì thế mà dễ nhầm lẫn, thất thoát. Có lô hàng 500 cái áo len size 2-3 tuổi, mình ghi sổ tay, cuối tháng đếm lại chỉ còn 480 mà không hiểu sao mất.

Nhất là nếu bạn vẫn dùng ghi chép tay hoặc Excel, rủi ro sai sót rất cao. Mình có ông anh quen mở shop ở phố Hoàng Văn Thụ, ảnh kể: “Hồi đầu tôi ghi sổ tay, cuối tháng cộng mãi không ra lãi lỗ. Có tháng ngồi tính 3 ngày vẫn sai. Từ khi dùng phần mềm, chỉ vài cú click là biết ngay mặt hàng nào bán chạy, cái nào tồn đọng.”

Cơ bản, một phần mềm quản lý sẽ giúp bạn:

• Kiểm soát tồn kho theo từng size, màu – không còn cảnh “size M hết rồi mà sổ ghi còn 5”
• In hóa đơn nhanh chóng, chuyên nghiệp – chứ ai lại đưa khách tờ giấy viết tay chứ
• Theo dõi doanh thu, lợi nhuận theo thời gian thực – muốn biết hôm nay lời lỗ thế nào, mở app là thấy
• Quản lý đơn hàng từ nhiều kênh: tại quầy, online, qua bạn bè giới thiệu

Mấy cái đặc thù khi kinh doanh thời trang trẻ em ở Lạng Sơn

Có thể bạn chưa biết, Lạng Sơn nó khác so với Hà Nội hay Đà Nẵng ở nhiều chỗ lắm.

Khu vực trung tâm: phường Hoàng Văn Thụ, Vĩnh Trại

Đây là nơi tập trung đông dân cư và khách du lịch. Giá thuê mặt bằng dao động 5-15 triệu/tháng – cũng kha khá, phù hợp với shop quy mô vừa và nhỏ. Khách ở đây đa phần là dân địa phương, có cả khách từ các huyện lên mua. Mấy shop bán thời trang trẻ em ở đây thường nhập hàng Trung Quốc về, giá rẻ, bán kiểu “chạy theo số lượng”.

Khu vực cửa khẩu: Hữu Nghị, Tân Thanh

Chỗ này thì khác hẳn – buôn bán biên mậu sầm uất, người qua kẻ lại như mắc cửi. Giá thuê mặt bằng cao hơn, từ 8-25 triệu/tháng, nhưng lượng khách đông. Đặc biệt vào mùa Tết Nguyên Đán, dân tình đổ xô đi chợ biên mua sắm quần áo mới cho con em. Có hôm mình không có hàng, tiếc hùi hụi.

Mùa vụ

Nói thực, mùa vụ là cái quyết định nhất. Cao điểm nhất là Tết Nguyên Đán – tháng Chạp, tháng Giêng, ai cũng sắm cho con bộ đồ mới. Sau đó là mùa lê thu hoạch từ tháng 6-8, lúc này thu nhập của người dân tăng lên, nhu cầu mua sắm cũng tăng theo.

Nguồn hàng

Hàng hóa chủ yếu nhập từ Trung Quốc qua cửa khẩu. Giá rẻ thật, nhưng cần kiểm tra chất lượng kỹ. Nhiều shop mình quen cũng kết hợp hàng Việt Nam để đa dạng. Có anh kể: “Hàng Trung Quốc giá chỉ bằng 1/3, nhưng có lô về bị lỗi size, phải trả lại mất công.”

Mức lương nhân viên bán hàng tại Lạng Sơn khoảng 5-7 triệu/tháng, quản lý từ 9-13 triệu. Thực ra, bạn cần tối ưu nhân sự để giảm chi phí, và phần mềm quản lý chính là công cụ giúp bạn làm điều đó. Thay vì thuê 3 nhân viên, bạn có thể chỉ cần 2, còn phần mềm lo mấy việc văn phòng.

Tính năng nào thực sự cần cho shop thời trang trẻ em?

Không phải phần mềm quản lý nào cũng phù hợp đâu. Mình đã thử vài cái, có cái toàn tính năng “râu ria” mà cái chính lại thiếu. Dưới đây là những tính năng tối thiểu bạn nên tìm:

Quản lý hàng hóa theo thuộc tính

Thời trang trẻ em có nhiều size (1-5 tuổi), màu sắc. Phần mềm phải cho phép nhập riêng từng biến thể. Shop mình có 1 mặt hàng “Áo len cổ tròn” nhưng tới 6 size, 4 màu – tổng cộng 24 mã. Nếu không có tính năng này, nhập liệu sẽ rất rối ren.

In hóa đơn bán hàng

Cần in hóa đơn nhanh, có thể tùy chỉnh thông tin shop, mã số thuế. Ở Lạng Sơn, nhiều shop vẫn dùng hóa đơn viết tay – nhưng nếu bạn chọn đúng phần mềm, in hóa đơn từ Hà Nội hay bất kỳ đâu cũng được. Đỡ mất công ngồi viết, khách cũng thấy chuyên nghiệp hơn.

Quản lý kho hàng

Cảnh báo tồn kho thấp, kiểm kê nhanh. Đặc biệt với hàng biên mậu, bạn cần biết chính xác số lượng từng lô hàng. Hồi tháng 9 vừa rồi, shop mình suýt hết hàng size 3-4 tuổi mà không biết, may mà app báo đỏ kịp.

Báo cáo doanh thu, lợi nhuận

Theo ngày, tháng, năm, theo mặt hàng. Giúp bạn biết món nào lời nhiều, món nào chậm bán. Có tháng mình tưởng áo khoác là chạy nhất, hóa ra quần jeans mới là “át chủ bài”.

Quản lý đơn hàng và khách hàng

Lưu lịch sử mua hàng, thông tin khách quen. Có thể gửi tin nhắn khuyến mãi vào dịp Tết. Mình thấy nhiều shop ở Lạng Sơn hay gọi điện thoại cho khách, nhưng nếu phần mềm mà có chức năng tự động nhắn tin thì tiện hơn nhiều.

Tích hợp cổng thanh toán

Hỗ trợ chuyển khoản, quét mã QR. Khách hàng Lạng Sơn ngày càng dùng ví điện tử, đặc biệt là giới trẻ và dân biên mậu.

Hồi năm ngoái, shop của Linh ở Sơn Trà (Đà Nẵng) đã áp dụng phần mềm quản lý sản xuất cho xưởng may nhỏ, nhưng với shop thời trang trẻ em, bạn chỉ cần phần mềm quản lý bán hàng đơn giản – đừng mua nhầm mấy phần mềm “xịn sò” mà không dùng hết.

Lợi ích khi chịu khó áp dụng phần mềm

Chuyển từ sổ sách sang phần mềm, mình thấy có nhiều cái lợi lắm. Không phải là chuyện “xịn” hay “sang”, mà là thực tế:

Tiết kiệm thời gian: Nhập liệu một lần, tự động tính toán. Nhân viên không cần ngồi cộng sổ cuối ngày. Có shop ở phố Vĩnh Trại, họ bảo tiết kiệm được 2 giờ mỗi ngày chỉ để nhập liệu. 2 giờ đó, họ dành để tư vấn khách hoặc nghỉ ngơi.

Giảm sai sót: Hạn chế nhầm size, nhầm giá. Đặc biệt khi bán hàng biên mậu, số lượng lớn dễ sai. Mình có lần ghi nhầm giá 1 lô hàng, lỗ mất 3 triệu – từ đó mới chịu dùng phần mềm.

Tăng doanh thu: Biết được mặt hàng hot để nhập thêm, tránh hết hàng vào mùa cao điểm. Tháng 7 năm ngoái, shop mình tăng được 18% doanh thu so với cùng kỳ chỉ nhờ biết trước mẫu nào đang được ưa chuộng.

Chuyên nghiệp hóa: In hóa đơn, xuất báo cáo rõ ràng, tạo niềm tin với khách hàng. Có khách từng hỏi: “Sao shop chị in hóa đơn đẹp thế, có mã số thuế hẳn hoi?” – thế là họ quay lại mua tiếp.

Quản lý nhân viên: Biết ai bán được nhiều, ai hay sai sót, từ đó có chế độ thưởng phạt hợp lý. Mình có 1 nhân viên tưởng chăm chỉ, hóa ra chỉ ngồi chơi điện thoại, báo cáo mới thấy doanh số của em ấy thấp nhất.

Cụ thể như quán X ở Hải Châu, Đà Nẵng – sau khi dùng phần mềm quản lý đơn hàng, họ giảm 30% thời gian kiểm kho. Ở Lạng Sơn, một shop trên phố Vĩnh Trại cũng cho biết họ đã giảm được 2 giờ mỗi ngày. Con số nghe không to, nhưng tính ra 1 tháng là 60 giờ, bạn có thể dùng để mở thêm kênh bán hàng mới.

Cách chọn phần mềm phù hợp với shop

Mình thấy nhiều người cứ hỏi: “Phần mềm nào tốt?” – nhưng thực ra, câu hỏi đúng phải là: “Phần mềm nào phù hợp với shop mình?”. Mỗi shop có nhu cầu, ngân sách khác nhau.

Nhu cầu thực tế: Shop nhỏ dưới 50 sản phẩm có thể dùng bản miễn phí hoặc giá rẻ. Shop lớn hơn cần bản trả phí với nhiều tính năng. Đừng mua “xe tăng” khi chỉ cần “xe đạp”.

Khả năng tài chính: Giá phần mềm thường từ 200.000 – 1.000.000 đồng/tháng. Đầu tư vài trăm nghìn mỗi tháng là hợp lý so với lợi ích mang lại. Mình từng tiếc tiền, cứ dùng Excel, cuối cùng lỗ vì sai sót còn hơn.

Dễ sử dụng: Giao diện tiếng Việt, thân thiện, nhân viên có thể học nhanh. Có phần mềm “xịn” nhưng toàn tiếng Anh, nhân viên của mình mất cả tuần mới biết cách dùng.

Hỗ trợ kỹ thuật: Có team hỗ trợ online, hotline. Vì ở Lạng Sơn, việc có người đến tận nơi cài đặt là khó, nên cần phần mềm dùng được ngay, cài đặt từ xa.

Tính năng mở rộng: Sau này bạn có thể mở thêm chi nhánh, cần quản lý nhiều cửa hàng. Phần mềm quản trị dữ liệu nội bộ tốt sẽ giúp bạn.

Một số shop còn cần phần mềm quản lý đại lý nếu bán sỉ cho các tỉnh lân cận. Nếu bạn có xưởng may, phần mềm quản lý sản xuất cũng hữu ích. Nhưng với đa số shop thời trang trẻ em, chỉ cần phần mềm bán hàng đơn giản là đủ.

Mấy câu hỏi thường gặp

1. Phần mềm quản lý thời trang trẻ em có đắt không? Giá dao động từ 200.000 đến 1.000.000 đồng/tháng, tùy tính năng. Bạn có thể dùng thử miễn phí trước khi quyết định. Mình nghĩ, nếu bạn bỏ ra 500k/tháng mà tiết kiệm được 2 giờ/ngày thì quá lời.

2. Tôi có cần máy tính cấu hình cao để chạy phần mềm không? Không, hầu hết phần mềm chạy trên web hoặc app nhẹ, chỉ cần máy tính hoặc điện thoại thông thường. Có cái chạy được trên cả điện thoại 2 triệu đồng.

3. Phần mềm có hỗ trợ in hóa đơn theo mẫu của tôi không? Có, bạn có thể tùy chỉnh mẫu hóa đơn, thêm logo, thông tin shop. Phần mềm in hóa đơn tại Hà Nội hay Lạng Sơn đều như nhau – chỉ cần bạn có máy in.

4. Làm sao để nhập hàng từ Trung Quốc vào phần mềm? Bạn có thể nhập thủ công hoặc dùng file Excel. Một số phần mềm cho phép nhập hàng loạt – tiện lợi lắm, nhất là khi có lô hàng 100-200 sản phẩm.

5. Tôi có thể dùng phần mềm trên điện thoại không? Đa số phần mềm hiện nay có app mobile, bạn có thể bán hàng và kiểm tra tồn kho mọi lúc mọi nơi. Mình thường kiểm tra kho khi đang ăn cơm hoặc đi chơi – thấy thiếu gì là bổ sung ngay.

Kết lại

Kinh doanh thời trang trẻ em tại Lạng Sơn có nhiều cơ hội nhờ vị trí biên giới và mùa vụ rõ rệt. Để quản lý hiệu quả, mình nghĩ bạn nên đầu tư một phần mềm quản lý phù hợp. Những tính năng như quản lý kho, in hóa đơn, báo cáo doanh thu sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tăng lợi nhuận.

Hãy bắt đầu bằng việc dùng thử miễn phí. Nếu cần tư vấn thêm, bạn có thể tham khảo các giải pháp như Mepo – một phần mềm quản lý bán hàng được nhiều shop nhỏ tin dùng. Mình cũng đã dùng thử và thấy ổn.

Chúc bạn buôn may bán đắt, sớm tìm được công cụ phù hợp. Có gì cần hỏi, cứ comment bên dưới, mình trả lời hết!