Phần mềm quản lý thời trang trẻ em tại Đồng Xoài (Bình Phước)

Chạy shop thời trang trẻ em ở Đồng Xoài: Sao cho đỡ đầu đây?

Có anh bạn làm shop quần áo trẻ em ở Đồng Xoài, lâu lâu gọi điện than: "Mày ơi, quản lý cái shop thời trang trẻ em nó căng hơn tao tưởng. Cả trăm mẫu, mỗi mẫu 4-5 size, 5-6 màu. Cuối ngày ngồi cộng sổ thấy muốn khóc." Nghe quen không? Chắc không ít người từng rơi vào cảnh đó.

Đồng Xoài dân số cũng kha khá — tầm 165.000 người, GDP bình quân 3.200 USD — nên dân ở đây chi tiêu cho con cái cũng thoáng hơn trước. Cả tỉnh có hơn 42.000 hộ kinh doanh các kiểu, riêng thời trang trẻ em đang lên rõ rệt. Bố mẹ giờ không chỉ mua đồ cho con mặc, họ còn soi chất liệu, soi kiểu dáng, muốn tư vấn tận răng.

Nhưng mà quản lý shop kiểu ghi chép tay, dùng tờ giấy note, hay nhớ trong đầu thì... chịu. Sai sót, ứ hàng, mất khách là chuyện thường ngày. Một cái phần mềm quản lý thời trang trẻ em tại Đồng Xoài nó sẽ làm đỡ mình phần lớn mấy cái vụ lặt vặt đó — để mình có thời gian mà tập trung kiếm tiền.

Cái "chất" riêng của dân bán đồ trẻ em ở Đồng Xoài

Bán ở tỉnh lẻ khác với Sài Gòn lắm. Mấy anh chị làm shop ở đây chắc thấm nhất là mấy điểm này:

Khách hàng gần, tình cảm, nhưng cũng khó tính. Chủ yếu dân địa phương, thu nhập trung bình thôi — tháng tầm 5-7 triệu — nhưng họ sẵn sàng chi cho con. Họ cần đồ chất lượng mà giá phải chăng. Nhưng đã mua hàng ở shop mình rồi thì trung thành lắm, miễn là mình không làm họ thất vọng.

Mùa vụ nó khác Sài Gòn. Ở đây nhịp sống gắn với lịch học và lễ Tết. Cao điểm nhất là Tết Nguyên đán và mùa tựu trường tháng 8-9. Hồi tháng 8 năm ngoái, shop mình từng bán sạch áo đồng phục mùa mới chỉ trong 3 ngày. Rồi sau đó 2 tuần liền chả thấy ai, vì tụi nhỏ đã mua đủ đồ đi học rồi. Nếu không nắm được cái nhịp này, nhập hàng sai mùa là ôm hàng chắc.

Nguồn hàng chủ yếu từ Sài Gòn hoặc chợ đầu mối. Mỗi lần nhập phải tính toán — nhập bao nhiêu, size gì, màu gì. Có đợt mình thấy mẫu đẹp quá, nhập 50 cái size 3-6 tháng. Ai dè ở Đồng Xoài các mẹ thích size 1-2 tuổi hơn. Thế là gần 6 tháng sau mới thanh lý được.

Bán online song song với bán tại shop. Giờ shop nào chả có Zalo, Facebook để đăng đồ. Nhưng ác cái là khách đặt trên đó, mình nhận đơn, rồi xuống kho lấy hàng thì hết. Cảnh tượng éo le: vào chat xin lỗi khách "em ơi hết size rồi, chị để size khác nhé" — nghe quen không?

Mấy chuyện đau đầu khi quản lý shop đồ trẻ em

Kho hàng kiểu "ma trận"

Size, màu, mẫu mã — thời trang trẻ em là vậy. Nhiều mẫu, mỗi mẫu lại chia ra 3-6 size (từ newborn lên tới 5-6 tuổi), mỗi size 3-4 màu. Nhân lên là cả một rừng. Ghi chép tay thì tới mùa nào là mùa đó sai lệch. Có lần shop mình nhập 20 cái áo size 12-18 tháng màu hồng, trong sổ ghi 15. Cuối tháng kiểm mới biết nhân viên nhập kho nhầm số.

Nhiều shop từng lâm vào cảnh nhập quá nhiều size nhỏ (3-6 tháng) — vì nghĩ trẻ em mặc size nào chả được — nhưng thực tế phụ huynh hay mua size lớn hơn cho con mặc thoải mái. Kết quả: ứ đọng vốn, phải treo sale cả tháng trời.

Công nợ khách quen

Ở Đồng Xoài, khách quen hay mua chịu cuối tháng. Nhất là mấy mẹ làm công nhân, lương cuối tháng mới có. Mình từng ghi vào quyển sổ nhỏ. Một hôm khách tới trả nợ, mình lật sổ ra thì... nhem nhuốc không đọc được. Xấu hổ vô cùng.

Phần mềm quản lý công nợ tại Hải Phòng, Đồng Xoài hay bất kỳ tỉnh nào cũng có thể xử lý vụ này gọn lẹ. Nợ bao nhiêu, hạn trả ra sao, lịch sử nợ thế nào — bấm vài cái là rõ.

Bán online và offline kiểu "đôi đũa lệch"

Cửa hàng bán hết món A, nhưng quên cập nhật lên Facebook. Có khách đặt online, chạy xuống shop lấy thì hết. Khách thất vọng, mình mất uy tín. Hoặc tệ hơn — bán online xong, không đồng bộ với tồn kho, rồi cuối ngày thấy thiếu hàng, không biết bán cho ai.

Mù mờ dữ liệu

"Cái áo này lời không?" — nhiều chủ shop không trả lời được ngay. Họ ước lượng đại: "Chắc cũng được 30% lợi nhuận." Nhưng thực tế, sau khi trừ chiết khấu, chi phí vận chuyển, khuyến mãi, có khi chỉ còn 15%. Và cũng chẳng biết khách nào hay mua, khách nào trung thành để mà chăm sóc.

Nhân viên khó tìm, khó giữ

Lương nhân viên bán hàng ở Đồng Xoài tầm 4-7 triệu — cũng không hấp dẫn lắm để giữ chân người giỏi. Mình từng mất 2 tháng đào tạo 1 em, em ấy quen việc rồi thì xin nghỉ vì lấy chồng. Lại bắt đầu lại từ đầu.

Một cái phần mềm cần có gì mới xài được?

Nói thực, mình không phải dân công nghệ. Phần mềm phức tạp quá mình cũng ngán. Nhưng nếu chọn, mình sẽ cần tối thiểu mấy cái này:

Quản lý tồn kho kiểu thông minh tí. Theo dõi được size, màu sắc. Báo khi sắp hết hàng — kiểu "sắp hết size L màu xanh rồi, có cần nhập thêm không?" Hồi năm ngoái, có lần shop mình hết size 3 tuổi của mẫu bán chạy mà không biết, mất gần 1 tuần mới nhập kịp — thiệt hại cũng kha khá.

Bán hàng nhanh. Khách đông, mình chạm 2-3 cái là xong 1 đơn. In hóa đơn, tính tiền tự động. Thanh toán tiền mặt hay chuyển khoản cũng được. Cuối ca cộng lại khớp luôn, không thiếu đồng nào.

Quản lý công nợ. Như đã nói — ghi nhận nợ, nhắc nhở thanh toán. Xem lịch sử nợ của từng khách. Có anh chủ tiệm quen ở Hải Châu kể, từ ngày dùng phần mềm quản lý công nợ, không còn cảnh khách tới trả nợ mà mình "quên mất" là gì.

Báo cáo doanh thu, lợi nhuận. Thống kê theo ngày, tháng, năm. So sánh với cùng kỳ năm trước — để biết mình đang đi lên hay đi xuống.

Đồng bộ online - offline. Kết nối với Facebook, Zalo, website. Cập nhật tồn kho tự động. Nếu đã bán hết trên kệ, tự động tắt đơn trên online.

Quản lý khách hàng. Lưu thông tin, lịch sử mua, sinh nhật. Gửi tin nhắn khuyến mãi. Mấy mẹ trẻ thích kiểu quan tâm này lắm.

Nhập hàng và quản lý nhà cung cấp. Ghi nhận đơn nhập, theo dõi nợ nhà cung cấp. Mấy shop có xưởng sản xuất nhỏ còn cần thêm quản lý nguyên vật liệu và công đoạn sản xuất. Chuyển đổi số xưởng sản xuất giúp tiết kiệm chi phí và nâng cao năng suất — cái này mình thấy mấy anh bạn làm xưởng áp dụng rất hiệu quả.

Lợi ích thực tế — không phải lý thuyết suông

Mình kể vài chuyện thật cho dễ hình dung.

Tháng trước, shop mình dùng thử phần mềm. Nhân viên hết phải ngồi cộng sổ cuối ngày. Nói thực, mình thấy nhẹ cả người. Không còn ghi chép sổ sách, kiểm đếm thủ công nữa. Thời gian dư ra để nói chuyện với khách, tư vấn kỹ hơn. Mấy bà mẹ trẻ thích được tư vấn tận tình.

Giảm thất thoát hàng hóa. Có tháng trước khi dùng phần mềm, mình thất thoát gần 3% do nhân viên ghi sai hoặc lấy hàng không vào sổ. Giờ báo cáo tồn kho theo thời gian thực — phát hiện chênh lệch kịp thời.

Doanh thu tháng 7 vừa rồi tăng 18% so với tháng 7 năm ngoái. Nhờ phân tích dữ liệu, mình biết mặt hàng nào bán chạy — tập trung nhập thêm. Mặt hàng nào chậm — giảm giá thanh lý. Chương trình khách hàng thân thiết giúp giữ chân khách. Có bà mẹ mua đồ cho con tháng nào cũng ghé shop, vì có tích điểm.

Quản lý từ xa. Mình có app trên điện thoại. Đi công tác Sài Gòn, vẫn theo dõi doanh thu, tồn kho, xem báo cáo. Tối gọi cho nhân viên: "Hôm nay doanh thu thế nào?" — em ấy không cần ước lượng, bấm nút ra số ngay.

Chuyên nghiệp hóa cửa hàng. Hóa đơn in rõ ràng, thông tin khách hàng lưu trữ. Tạo ấn tượng tốt với khách. Mấy bà mẹ trẻ hay khen: "Shop chị chuyên nghiệp quá, chỗ khác không có."

Hỗ trợ mở rộng. Sau này có ý định mở thêm chi nhánh — phần mềm quản lý chuỗi f&b tại Cần Thơ hay bất kỳ đâu cũng có thể áp dụng. Dữ liệu tập trung, quản lý nhiều cửa hàng dễ dàng.

Chọn phần mềm sao cho phù hợp?

Không phải phần mềm nào cũng hợp. Mình rút ra mấy tiêu chí:

• Giá cả phải chăng. Shop nhỏ nên chọn gói trả theo tháng, khoảng 200.000-500.000đ/tháng. Đừng ham gói cao cấp nhiều tính năng nhưng không dùng hết.
• Dễ sử dụng. Giao diện tiếng Việt, thao tác đơn giản. Có hỗ trợ cài đặt và đào tạo. Nhân viên mình chỉ mất 2 ngày là làm được.
• Tích hợp đa kênh. Hỗ trợ bán online, đồng bộ tồn kho. Không phải nhập hàng 2 lần.
• Báo cáo chi tiết. Có báo cáo lãi lỗ, tồn kho, công nợ.
• Hỗ trợ khách hàng tốt. Hotline, chat, hướng dẫn trực tiếp — cái này quan trọng.

Một số chủ shop tại Đồng Xoài mình biết đang dùng Mepo — họ khen tính linh hoạt. Nhưng mình khuyên nên dùng thử trước khi quyết định.

Câu hỏi thường gặp

1. Phần mềm quản lý thời trang trẻ em có đắt không?

Tùy gói, thường từ 200.000đ đến 1.000.000đ/tháng. Nhiều phần mềm có bản dùng thử miễn phí — nên dùng thử 14-30 ngày xem có hợp không.

2. Tôi có thể dùng trên điện thoại không?

Có. Hầu hết phần mềm hiện nay đều có app iOS và Android. Mình quản lý mọi lúc — khi đi chợ, đi cà phê, hay ở nhà.

3. Làm sao để đồng bộ tồn kho giữa cửa hàng và online?

Phần mềm sẽ tự động cập nhật tồn kho khi có giao dịch. Chỉ cần nhập hàng một lần. Bán online hay offline — tồn kho đồng bộ tự động.

4. Có hỗ trợ quản lý công nợ không?

Có. Phần mềm quản lý công nợ tại Hải Phòng và các tỉnh thành đều có tính năng này. Ghi nhận nợ, nhắc nhở thanh toán, xem lịch sử nợ.

5. Tôi có thể xuất báo cáo theo tháng không?

Được. Xem báo cáo doanh thu, lợi nhuận, tồn kho theo bất kỳ khoảng thời gian nào. So sánh với cùng kỳ năm trước.

Tổng kết

Kinh doanh thời trang trẻ em ở Đồng Xoài không dễ — khách gần, cạnh tranh nhiều, quản lý phức tạp. Nhưng cũng là mảnh đất màu mỡ nếu mình biết cách vận hành. Một phần mềm quản lý thời trang trẻ em tại Đồng Xoài sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm sai sót, tăng doanh thu. Không phải là phép màu, nhưng là công cụ đắc lực.

Thử dùng bản dùng thử đi — không mất gì, mà biết đâu lại thay đổi cách bạn làm việc. Còn cần tư vấn, Mepo sẵn sàng hỗ trợ. Mình cũng từng lăn tăn như bạn, nhưng giờ thấy ổn áp rồi.