Phần mềm quản lý thiết bị y tế tại Lào Cai

Phần mềm quản lý thiết bị y tế tại Lào Cai – Mình kể anh em nghe

Mấy tháng trước mình lên Lào Cai chơi, tạt vào thăm ông bạn mở tiệm thiết bị y tế trên đường Cốc Lếu. Ngồi với nhau một buổi chiều, nghe ảnh than đủ thứ: kiểm kê mất 2 ngày, lúc nào cũng lăn tăn chuyện hàng tồn, hạn sử dụng, lại còn mấy cái máy đo huyết áp có số serial riêng, nhầm phát là mất dấu ngay.

Thế mới thấy, cái việc quản lý thiết bị y tế ở một tỉnh biên giới như Lào Cai nó khác xa so với chạy quán tạp hóa hay bán quần áo. Hôm nay mình viết mấy dòng này cho anh em nào đang có tiệm ở Lào Cai, Sapa, hay đang tính mở rộng – cùng ngồi lại nói chuyện thật.

Quản lý thiết bị y tế ở Lào Cai – Chuyện chẳng đơn giản

Lào Cai mình có dân số khoảng 750.000 người, riêng thành phố Lào Cai tầm 135.000 dân. Con số không quá lớn, nhưng cái đặc thù ở đây là cửa khẩu quốc tế với Trung Quốc. Hàng hóa từ bên kia qua nhiều, chủng loại thiết bị y tế cũng đa dạng. Nào máy đo đường huyết, máy tạo oxy, xe lăn, giường bệnh – mỗi loại lại có cả tá mã hàng với hạn sử dụng khác nhau.

Nói thực thì mình thấy nhiều tiệm ở Lào Cai vẫn quản lý bằng sổ sách hoặc Excel. Cái này tính ra cũng ổn khi còn nhỏ, nhưng khi khách bắt đầu đông, hàng nhập về nhiều đợt, thì bắt đầu rối. Có anh quen ở Sapa kể: hồi mùa du lịch tháng 9-11, khách Tây lên Sapa săn lúa chín đông quá, tiệm của ảnh bán máy đo SpO2 và bình oxy mini chạy hết veo. Mà Excel thì không báo được nổi cái nào còn, cái nào hết hạn. Đau đầu thật.

Cộng thêm cái vụ giao thương qua cửa khẩu, hàng hóa nhập về nhiều khi không có hóa đơn rõ ràng, kiểm soát lợi nhuận cũng khó. Mà đã kinh doanh là phải biết mình lời bao nhiêu, lỗ chỗ nào chứ.

Phần mềm nó giúp được gì cho mấy tiệm thiết bị y tế?

Mình xin phép không nói mấy câu "tối ưu hóa quy trình" hay "nâng tầm vận hành" cho sang. Nói thẳng nói thật: có cái phần mềm nó làm thay mình mấy việc loanh quanh mà không phải suy nghĩ nhiều.

Hồi tháng 7 vừa rồi, shop của mình ở dưới xuôi chuyển qua dùng thử phần mềm quản lý. Ba tháng đầu hơi lằng nhằng vì nhân viên chưa quen, nhưng qua tháng thứ 4 thì thấy khác hẳn. Cụ thể:

Chuyện tồn kho – trước đây mỗi lần kiểm kê là mất cả ngày, ngồi đếm từng cái máy, từng hộp, ghi chép rồi ráp Excel. Giờ mở app lên là thấy ngay cái nào còn bao nhiêu, cái nào sắp hết hạn. Có cái báo đỏ lên là mình xử lý liền, không để hàng chết trong kho nữa.

Bảo hành – thiết bị y tế mà không có bảo hành thì khách không dám mua. Mà đã bảo hành thì phải nhớ được ai mua gì, mua hồi nào, bảo hành tới khi nào. Lúc trước mình toàn ghi vào sổ tay, lâu lâu lại lạc mất. Giờ phần mềm nó tự nhắc lịch bảo trì, khách gọi lên là tra số serial cái ra ngay.

Báo cáo – cái này mình thích nhất. Cuối tháng ngồi xem báo cáo doanh thu, lợi nhuận, coi sản phẩm nào bán chạy, sản phẩm nào nằm ỳ. Từ đó quyết định nhập hàng gì, giảm hàng gì. Tháng trước mình nhờ cái báo cáo ABC mà phát hiện ra mấy cái máy tạo oxy mini giá cao nhưng bán rất chạy ở mùa đông, thế là tăng nhập, lời thêm kha khá.

Những tính năng không thể thiếu

Anh em nào đang tìm phần mềm thì nên chú ý mấy cái này. Mình liệt kê ra bảng cho dễ nhìn:

Cái cần có	Nó làm gì cho mình?
Quản lý sản phẩm	Nhập mã, tên, hạn sử dụng, số serial, giá vốn, giá bán – đầy đủ không sót cái nào
Nhập – xuất – tồn	Theo dõi hàng từ lúc về kho tới lúc ra tay khách, kiểm kê định kỳ vài phút là xong
Bảo hành	Lưu lịch sử sửa chữa, tự động cảnh báo khi sắp hết hạn
Bán hàng POS	Màn hình bán hàng nhanh, chạm 2-3 cái là ra hóa đơn, thanh toán được cả tiền mặt lẫn chuyển khoản
Báo cáo thông minh	Xem doanh thu, lợi nhuận, tồn kho, phân tích sản phẩm – tất cả real-time
Khách hàng	Lưu thông tin, lịch sử mua, tích điểm – coi chừng khách quen nha
Đơn hàng	Đặt hàng, giao hàng, theo dõi trạng thái

Ngoài mấy cái trên, mình thấy quan trọng nhất là phần mềm phải chạy được trên cả web lẫn mobile, và có chế độ offline tạm thời. Ở Sapa nhiều chỗ mất mạng, nếu không có offline thì khách đang đứng trước quầy mà mình không bán được thì căng.

Chọn phần mềm sao cho khỏi tiếc tiền?

Mình gặp nhiều anh em chủ tiệm cứ thấy phần mềm nào có nhiều tính năng là ham, nhưng về dùng lại không hợp. Lời khuyên của mình là cứ bình tĩnh, cân nhắc mấy cái này:

Thứ nhất – có quản lý serial và hạn sử dụng không? Đây là cái cốt lõi của thiết bị y tế. Phần mềm mà không có hai cái này thì coi như vứt.

Thứ hai – mở thêm chi nhánh có dùng được không? Anh em nào tính mở thêm ở Sapa hay dưới thành phố thì phải chọn phần mềm hỗ trợ đa cửa hàng. Chứ mỗi nơi một kiểu, cuối tháng ráp báo cáo phát điên.

Chi phí – mình biết nhiều anh em hay lăn tăn chuyện này. Ở Lào Cai, thuê mặt bằng tầm 5-15 triệu/tháng, lương nhân viên bán hàng 5-7 triệu, quản lý 9-13 triệu. So với mấy cái đó, chi phí phần mềm vài trăm nghìn đến vài triệu mỗi tháng là quá rẻ. Đầu tư cái này nhanh thu hồi lắm.

Dễ xài – giao diện tiếng Việt, nhân viên nào cũng làm quen được trong 1-2 ngày. Đừng chọn mấy phần mềm mà phải học cả tuần mới biết bấm chỗ nào.

Hỗ trợ – có đội ngũ hỗ trợ nhanh không? Mình từng bị tình huống tối thứ 7 mà phần mềm lỗi, gọi mãi không ai nghe máy. Căng thật.

Bảo mật – dữ liệu khách hàng, đơn hàng phải được lưu an toàn.

Hồi năm ngoái, có anh Tuấn – chủ tiệm thiết bị y tế trên đường Cốc Lếu, Lào Cai – chuyển từ Excel sang phần mềm. Anh ấy kể: từ ngày có phần mềm, thời gian kiểm kê giảm từ 2 ngày xuống còn 2 giờ. Doanh thu tăng 15% vì có báo cáo kịp thời, biết hàng nào đang hot để nhập thêm. Nghe mà mừng cho ảnh.

Chuỗi cửa hàng – nếu có 2-3 tiệm thì sao?

Nếu anh em có một tiệm ở trung tâm thành phố Lào Cai và một tiệm ở Sapa, thì việc dùng phần mềm quản lý chuỗi là bắt buộc. Không thể để mỗi nơi một kiểu được.

Cái cần nhất là đồng bộ dữ liệu real-time. Hôm nay ở Sapa bán một cái máy đo huyết áp, thì tồn kho ở Lào Cai phải tự động giảm xuống. Chứ khách hỏi hàng còn không mà mình bảo còn – trong khi bên kia bán mất rồi – thì mất uy tín.

Quản lý tập trung cũng quan trọng. Chủ tiệm có thể ngồi ở nhà, mở app lên xem báo cáo cả hai cửa hàng. Tiệm nào hôm nay bán được bao nhiêu, lời lỗ thế nào – biết ngay.

Phân quyền nhân viên – mỗi cửa hàng mỗi quyền riêng, không sợ nhầm lẫn.

Mình thấy phần mềm SaaS là hợp lý nhất cho chuỗi. Chi phí thấp, triển khai nhanh, nâng cấp dễ. Mà cũng đừng quên tính năng tích điểm cho khách – đặc biệt khách du lịch Sapa, nhiều người năm nào cũng lên, trở thành khách quen thì càng tốt.

Mấy câu hỏi thường gặp

1. Phần mềm có quản lý được số serial không? Có chứ. Hầu hết phần mềm chuyên ngành đều có. Cái này quan trọng để theo dõi từng thiết bị riêng, phục vụ bảo hành với bảo trì.

2. Dùng thử trước khi mua được không? Được. Nhiều nhà cung cấp cho dùng thử 7-30 ngày. Anh em cứ tận dụng, đưa vào chạy thật mới biết có hợp không.

3. Mất mạng có chạy được không? Một số phần mềm có chế độ offline. Bán hàng, nhập liệu tạm thời, lúc có mạng tự động đồng bộ lên. Ở Sapa hay vùng núi cái này rất hữu ích.

4. Chi phí bao nhiêu? Tùy tính năng, tùy số cửa hàng. Dao động từ 200.000đ đến 2.000.000đ/tháng. Đầu tư chút đỉnh mà tiết kiệm thời gian với tăng doanh thu thì nhanh thu hồi lắm.

5. Chuyển dữ liệu từ Excel sang phần mềm mới có khó không? Nhà cung cấp thường hỗ trợ import. Mình chỉ cần chuẩn bị file Excel đúng format là xong.

Tổng kết – Lời khuyên của mình

Lào Cai mình có đặc thù riêng: cửa khẩu, du lịch Sapa, hàng hóa đa dạng. Anh em làm thiết bị y tế ở đây mà không có phần mềm quản lý thì vất vả lắm. Mất thời gian, dễ sai sót, lại khó mở rộng.

Hãy tìm hiểu và dùng thử ngay một phần mềm phù hợp. Đừng ngại mấy trăm nghìn hay vài triệu mỗi tháng – cái lợi nó gấp nhiều lần.

Nếu anh em cần tư vấn, Mepo sẵn sàng hỗ trợ. Cứ liên hệ để được demo miễn phí, dùng thử xem có hợp không rồi tính tiếp.

Chúc anh em kinh doanh thuận lợi ở vùng biên giới xinh đẹp này. Có gì cần hỏi thêm, cứ để lại comment hoặc nhắn tin – mình trả lời nhiệt tình.