Phần mềm quản lý quán nướng BBQ tại Buôn Ma Thuột (Đắk Lắk)

Mở đầu

Buôn Ma Thuột - ai đã từng đến một lần là nhớ cái không khí se lạnh buổi sớm, mùi cà phê thơm lừng khắp phố phường. Nhưng không chỉ có cà phê, dân ẩm thực ở đây còn mê mấy quán nướng BBQ. Khách địa phương đi nhậu, khách du lịch ghé ăn, cái không khí ám khói thịt nướng nó thành đặc trưng luôn.

Thành phố mình tầm 430.000 dân, tính cả tỉnh thì gần 1,9 triệu người. Thị trường F&B ở đây đang phát triển ghê lắm. Mở quán nướng giờ cũng cạnh tranh dữ dội. Nhưng mà quản lý quán nướng BBQ đâu có dễ. Từ order, nhập liệu, tính tiền, kiểm soát thịt cá rau củ than củi, rồi quản lê đội nhân viên phục vụ, mỗi thứ một mớ. Nói thực thì không có công cụ hỗ trợ, chủ quán dễ điên đầu lắm.

Mình viết bài này để chia sẻ với mấy anh chị em chủ quán ở Buôn Ma Thuột và Đắk Lắk: tại sao nên đầu tư một phần mềm quản lý, và chọn sao cho phù hợp. Ngồi xuống uống cà phê với mình, mình kể.

Tại sao quán nướng BBQ ở Buôn Ma Thuột cần phần mềm?

Mùa cao điểm, khách đông như kiến

Mình nhớ hồi năm 2022, dịp Lễ hội cà phê Buôn Ma Thuột, quán của thằng bạn mình ở đường Nguyễn Tất Thành, ngày nào cũng tấp nập từ sáng tới tối. Khách xếp hàng chờ bàn. Nhân viên chạy như con thoi, cầm tờ giấy note ghi order, mà ghi xong rồi lộn xộn: bàn 5 ghi món của bàn 7, món tái thành món chín, quên ghi rau sống...

Có cái cao điểm mùa thu hoạch cà phê từ tháng 10 đến tháng 12, quán có thể phục vụ cả trăm lượt khách mỗi ngày. Cầm giấy mà ghi, sai món là chuyện như cơm bữa. Mà sai món thì khách cau có, mất thiện cảm.

Năm ngoái thằng bạn mình đầu tư phần mềm quản lý, nó khoe: "Giờ mày thử tới quán tao 8h tối xem, đông nhưng không loạn nữa." Nhân viên chạm màn hình chọn món, phiếu bếp in ra tự động, đầu bếp nhìn vào là biết bàn nào món gì. Hết chuyện.

Kho nguyên liệu - nỗi đau của mọi quán nướng

Quán nướng mà. Thịt bò, thịt heo, gà, hải sản, rau củ, nấm, than củi, nước chấm các loại... Mỗi món mỗi thứ, nhập về xong bảo quản thế nào, kiểm soát tồn kho ra sao.

Có 1 anh chủ tiệm quen ở đường Phan Chu Trinh kể, hồi chưa dùng phần mềm, ảnh toàn mua thịt theo cảm tính. Có tuần mua ít quá, hết hàng giữa chừng, khách gọi món không có. Có tuần mua nhiều, thịt để tủ đông cả tuần không bán hết, hỏng - tiền mất.

Một phần mềm quản lý kho (WMS) sẽ giúp mình biết chính xác: còn bao nhiêu thịt ba chỉ, bao nhiêu chai tương ớt, bao nhiêu bó rau sống. Nó tự động nhắc khi sắp hết. Mình chỉ việc đặt hàng đúng số lượng cần.

Nhân viên và chi phí

Ở Buôn Ma Thuột, lương nhân viên bán hàng tầm 5-8 triệu, quản lý 10-15 triệu. Cũng không phải rẻ. Mà nhân viên sai sót, order sai, tính tiền sai, cuối ca thất thoát - đau đầu thật.

Phần mềm quản lý giúp nhân viên order nhanh, in bill tự động, báo cáo doanh thu theo ca. Chủ quán ngồi ở nhà cũng biết được hôm nay quán bán được bao nhiêu, ca sáng có vấn đề gì không. Ổn áp hơn nhiều.

Tính năng nào là "must-have" cho quán nướng?

Order và bàn - linh hoạt là số 1

Quán nướng khác với quán cơm: khách ngồi lâu, gọi thêm nhiều lần. Nhậu tới bến, ăn tới lúc no căng. Phần mềm cần cho phép thêm món nhanh, không làm gián đoạn phục vụ.

Hỗ trợ thêm món, chuyển bàn, gộp bàn, in phiếu bếp tự động. Cụ thể như quán của Linh ở Hải Châu, có bàn khách đông ngồi 2 bàn ghép lại, order một lần mà in phiếu bếp 2 nơi. Phần mềm xử lý ngon lành.

Kho nguyên liệu - đừng chủ quan

Theo dõi nhập - xuất - tồn. Thịt, rau, than, gia vị. Cảnh báo khi sắp hết. Tính năng này với quán nướng là sống còn. Nếu không, mất kiểm soát, thất thoát khủng khiếp.

Mình từng thấy 1 quán nướng ở đường Lê Duẩn, cuối tháng kiểm kho thấy thiếu 20kg thịt bò. Hỏi ra mới biết nhân viên phục vụ cứ mang thịt ra cho khách, không ghi lại. Mất không.

Tính tiền - linh hoạt mới khỏe

Hỗ trợ chia bill, tính tiền theo đầu người (buffet nướng), giảm giá, chiết khấu. Nhiều quán BBQ ở Buôn Ma Thuột có combo buffet: 199k/người, 299k/người, buffet kèm nước ngọt riêng. Phần mềm phải xử lý được các gói giá này, không thì nhân viên cứ cộng tay, dễ sai.

Báo cáo - biết để còn cải thiện

Xem báo cáo theo ngày, tuần, tháng. So sánh với cùng kỳ năm trước. Biết món nào bán chạy, giờ nào đông khách, món nào lãi cao.

Tháng trước mình xem báo cáo cho 1 quán ở đường Lý Thái Tổ, thấy món sườn nướng mật ong bán gấp đôi món còn lại. Thế là tháng sau họ tập trung quảng bá món đó, doanh thu tăng vọt.

Nhân viên và thanh toán

Chấm công, tính lương, phân ca. Giảm tranh chấp giờ làm. Mấy cái này tưởng nhỏ nhưng mà thiếu là mệt.

Tích hợp thanh toán: máy POS, QR code, chuyển khoản. Ở Buôn Ma Thuột, thanh toán không dùng tiền mặt đang phổ biến hơn, nhất là khách du lịch. Không có là mất khách.

Lợi ích khi dùng phần mềm - kể thì dài

Giảm sai sót order - cái này mình thấy rõ nhất. Nhân viên không cần nhớ món, chỉ chọn trên màn hình cảm ứng. Phiếu bếp in ra rõ ràng. Đầu bếp nướng đúng món, đúng bàn. Khách hài lòng.

Tiết kiệm thời gian - thay vì cộng tay hoặc dùng Excel, phần mềm tự động tính tiền, xuất báo cáo. Chủ quán xem doanh thu cuối ngày chỉ 5 phút. Hết ngồi tối mắt với mấy cái bill.

Kiểm soát chi phí nguyên liệu - biết chính xác lượng thịt đã bán, tồn kho. Đặt hàng vừa đủ, giảm hao hụt. Mình từng tính: 1 quán nướng trung bình có thể tiết kiệm 10-15% chi phí nguyên liệu nhờ quản lý tốt. Một tháng tiết kiệm vài triệu là nhẹ.

Tăng trải nghiệm khách hàng - khách được phục vụ nhanh hơn, ít sai món, hài lòng hơn. Khách quay lại nhiều hơn. Đơn giản thế thôi.

Hỗ trợ mở rộng chuỗi - nếu có kế hoạch mở thêm quán, phần mềm quản lý chuỗi F&B có thể xử lý được. Riêng tại Buôn Ma Thuột, quản lý nhiều chi nhánh sẽ dễ dàng với một hệ thống tập trung.

Kinh nghiệm chọn phần mềm - đừng ham rẻ, cũng đừng ham sang

Quán nhỏ (dưới 10 bàn)

Cần phần mềm đơn giản, giá rẻ, dễ sử dụng. Tập trung order và tính tiền. Dùng trên máy tính bảng hoặc điện thoại là đủ. Đừng đầu tư quá mức, chưa cần.

Quán vừa (10-20 bàn)

Nên có thêm quản lý kho và báo cáo cơ bản. Cần máy in phiếu bếp và máy POS. Đầu tư kha khá nhưng xứng đáng.

Quán lớn (trên 20 bàn) hoặc chuỗi

Cần phần mềm quản lý chuỗi, có thể phân quyền cho từng chi nhánh, quản lý tập trung dữ liệu. Lúc này có thể cân nhắc các giải pháp như Odoo ERP để quản lý tổng thể cả tài chính, nhân sự, kho vận.

Khi chọn, ưu tiên đơn vị có hỗ trợ tại Đắk Lắk hoặc có thể triển khai từ xa. Luôn dùng thử trước khi quyết định. Đừng mua mèo trong bao.

Chi phí và lợi nhuận - ngồi tính thử

Chi phí phần mềm quản lý quán nướng BBQ tại Buôn Ma Thuột tầm:

• Gói cơ bản: 500.000 - 1.500.000 đồng/tháng
• Gói nâng cao: 2.000.000 - 5.000.000 đồng/tháng (có quản lý kho, báo cáo nâng cao)
• Gói chuỗi: 5.000.000 - 15.000.000 đồng/tháng

So với mặt bằng trung tâm Buôn Ma Thuột 8-22 triệu/tháng, nhân viên 5-8 triệu/người, đầu tư vài triệu cho phần mềm là hạt cát. Nhưng lợi nhuận từ giảm thất thoát, tăng doanh thu có thể gấp nhiều lần chi phí phần mềm.

Mình nhớ có 1 quán nướng ở đường Nguyễn Tất Thành, sau 3 tháng dùng phần mềm, doanh thu tăng 18% so với cùng kỳ năm trước. Chủ quán cười tươi như hoa.

Câu hỏi thường gặp

1. Phần mềm có hỗ trợ quản lý buffet nướng không? Có. Hầu hết phần mềm đều có tính năng tính tiền theo đầu người. Tạo gói buffet giá cố định, hoặc buffet kèm đồ uống riêng. Xử lý ngon.

2. Tôi có thể dùng thử trước khi mua không? Nhiều nhà cung cấp cho dùng thử miễn phí 7-30 ngày. Cứ tận dụng, thử xem có hợp với quy trình quán mình không. Đừng ngại.

3. Phần mềm có hoạt động khi mất mạng không? Một số có chế độ offline, ghi nhận order và đồng bộ khi có mạng trở lại. Rất hữu ích ở vùng ven thành phố hoặc xã vùng sâu.

4. Làm sao chuyển dữ liệu từ Excel sang phần mềm mới? Đa số hỗ trợ import Excel. Chuẩn bị danh sách món, giá, tồn kho ban đầu theo mẫu, nhân viên hỗ trợ sẽ giúp import. Dễ.

5. Phần mềm có quản lý được nhiều chi nhánh không? Có, nếu chọn gói dành cho chuỗi. Xem báo cáo tổng hợp tất cả chi nhánh hoặc theo từng chi nhánh riêng. Tiện.

Kết lại

Kinh doanh quán nướng BBQ tại Buôn Ma Thuột ngày càng cạnh tranh. Để tồn tại và phát triển, cần tối ưu mọi khâu: order, kho, nhân sự, báo cáo. Một phần mềm quản lý chuyên nghiệp sẽ giúp mình làm điều đó dễ dàng.

Nếu bạn đang tìm giải pháp, tham khảo Mepo - phần mềm quản lý bán hàng thông minh cho F&B. Truy cập website, dùng thử miễn phí. Mình dùng thấy ổn.

Đầu tư hôm nay, mai mốt quán đông khách, vận hành trơn tru. Tin mình đi.