Phần mềm quản lý quán nướng BBQ tại Bạc Liêu

Phần mềm quản lý quán nướng BBQ tại Bạc Liêu

Bạc Liêu mình từ xưa đã nổi với muối, điện gió với đờn ca tài tử – di sản UNESCO đó. Nhưng dạo gần đây, quán nướng BBQ ở đây mọc lên nhiều khủng khiếp. Thành phố có chừng 155.000 người, cả tỉnh gần 1 triệu – thị trường ẩm thực đang lên cực nhanh, nhất là mùa lễ Tết.

Nhưng làm quán nướng BBQ có dễ đâu. Order, bàn, tồn kho thịt tươi, doanh thu cuối ngày – mớ bòng bong ấy mà ngồi ghi sổ tay hay Excel thì căng thẳng lắm. Mình thấy nhiều anh chị ở Bạc Liêu xoay qua xoay lại cũng chọn dùng phần mềm quản lý quán nướng BBQ. Đỡ đầu óc, lợi nhuận cũng nhích lên kha khá.

Sao quán nướng BBQ lại cần phần mềm quản lý?

Quán nướng nó khác mấy quán khác ở chỗ thực đơn đa dạng đủ kiểu: thịt bò, heo, hải sản, rau củ, đủ loại nước chấm. Khách ngồi nhậu thì gọi thêm liên tục. Ca phục vụ kéo dài. Mà thịt cá tươi sống – bảo quản không khéo là hỏng hết.

Hồi trước mình cũng từng thấy 1 quán ở phường 1, chủ quen, chạy Excel đủ kiểu. Cuối tháng ngồi cộng sổ hết buổi tối. Mà cũng chẳng biết món nào chạy, giờ nào đông. Lãng phí thực phẩm lên tới cả chục ký thịt mỗi tuần.

Mấy cái rủi ro thường gặp nếu chỉ làm thủ công:

• Thất thoát nguyên liệu – không biết bán bao nhiêu thịt, hải sản. Dư thì hỏng, thiếu thì mất khách.
• Sai order – nhân viên ghi nhầm bàn, quên món. Khách đang ăn ngon tự dưng cọc lên.
• Tính tiền chậm – giờ cao điểm khách đông, ghi tay rồi cộng lại, sai be bét.
• Không có số liệu – chẳng biết món nào lời, giờ nào cần thêm nhân viên.

Có cái phần mềm quản lý quán nướng nó làm thay mình mấy việc loanh quanh tính toán. Mấy chủ quán ở Bạc Liêu chuyển sang dùng, nghe đâu doanh thu tăng 15-20% chỉ sau vài tháng.

Kinh doanh quán nướng ở Bạc Liêu có gì khác?

Bạc Liêu mình nằm trong vùng đồng bằng sông Cửu Long, văn hóa ẩm thực khá đặc sắc. Quán nướng ở đây hay phục vụ mấy món đặc sản: bò nướng muối ớt, heo rừng nướng, hải sản nướng tôm mực nghêu – chấm với muối Bạc Liêu nổi tiếng.

Mùa lễ hội Đờn ca tài tử (tháng 11-12 âm lịch) với dịp Tết, lượng khách tăng vọt, nhất là ở trung tâm phường 1, phường 3 hay ven biển du lịch. Hồi năm ngoái mình ra ngoài đó chơi, thấy quán nướng ven biển đông nghịt – chủ quán chạy tới chạy lui, nhân viên ghi order muốn gãy tay.

Giá thuê mặt bằng trung tâm dao động 4-12 triệu/tháng. Khu ven biển thì nhẹ hơn, 3-8 triệu. Lương nhân viên bán hàng khoảng 4-6 triệu, quản lý 7-11 triệu. Với chi phí đó, tối ưu vận hành là sống còn. Phần mềm quản lý quán nướng BBQ không chỉ đỡ nhân lực mà còn cho mình dữ liệu để ra quyết định.

Chi phí vận hành quán nướng BBQ Bạc Liêu

Khoản mục	Trung tâm (VNĐ/tháng)	Ven biển (VNĐ/tháng)
Thuê mặt bằng	4.000.000 - 12.000.000	3.000.000 - 8.000.000
Lương nhân viên bán hàng	4.000.000 - 6.000.000	4.000.000 - 6.000.000
Lương quản lý	7.000.000 - 11.000.000	7.000.000 - 11.000.000
Phần mềm quản lý	200.000 - 500.000	200.000 - 500.000

Những tính năng không thể thiếu

Kinh nghiệm mấy năm làm quán nướng của mình, khi chọn phần mềm quản lý quán nướng BBQ, phải có mấy cái này:

Quản lý order và bàn

Nhân viên nhập món từ máy tính bảng hoặc điện thoại. Order tự động gửi thẳng xuống bếp – in giấy hoặc hiện lên màn hình. Gộp bàn, tách bàn, chuyển bàn linh hoạt. Hồi tháng trước, có nhóm khách 15 người vào quán mình, đặt 3 bàn riêng rồi đòi gộp. Làm thủ công thì rối, nhưng trên phần mềm chỉ 2-3 thao tác là xong.

Quản lý thực đơn và giá

Mùa nào món nấy. Thêm topping phô mai, thịt xông khói. Cập nhật giá linh hoạt. Mình từng thấy 1 quán ở phường 3, thực đơn mùa hè toàn hải sản, mùa đông chuyển sang thịt nướng – cả tháng thay đổi liên tục mà không lo lộn xộn.

Quản lý tồn kho

Đây là cái quan trọng nhất với quán nướng. Thịt, hải sản là nguyên liệu tươi sống, hỏng nhanh. Phần mềm theo dõi số lượng từng món, báo động khi sắp hết. Nói thực thì hồi chưa dùng phần mềm, quán mình từng bỏ đi gần 10kg thịt vì nhập quá tay. Giờ thì kiểm soát được rồi.

Có 1 anh chủ quán quen ở phường 3 kể, hồi tháng 7 năm ngoái ảnh nhập 80kg sườn non chuẩn bị cho mùa lễ hội, nhưng hôm đó mưa to khách vắng, 20kg không bán kịp, đành phải đổ bỏ. Tính ra lỗ gần 2 triệu đồng chỉ trong 1 ngày. Từ hồi dùng phần mềm, nó báo động khi tồn kho vượt ngưỡng, ảnh không dám nhập quá tay nữa.

Tính tiền và thanh toán

Tự động tính tổng tiền, chia hóa đơn cho nhóm khách. In hóa đơn hoặc gửi email. Có quán nướng ở phường 1 từng kể, từ ngày dùng phần mềm, chưa bao giờ có khách phàn nàn về tính tiền sai.

Báo cáo doanh thu

Thống kê theo ngày, tuần, tháng. Biết món nào chạy nhất, giờ nào đông, nhân viên nào phục vụ tốt. Cuối tháng chỉ cần mở báo cáo ra là biết lời lãi thế nào.

Tích hợp thanh toán

Momo, ZaloPay – mấy cái này Bạc Liêu dùng phổ biến rồi. Phần mềm phải hỗ trợ.

Hoạt động offline

Có 1 anh quen ở ven biển kể, mùa mưa bão mất mạng triền miên. Nếu phần mềm không chạy offline thì chết. Cần cái vẫn ghi nhận được đơn hàng, khi có mạng tự đồng bộ.

Tích hợp bán hàng qua Facebook

Nếu quán có bán mang về hoặc nhận đặt hàng qua Facebook, tính năng này giúp quản lý đơn từ mạng xã hội gọn ghẽ.

Dùng phần mềm thì được gì?

Áp dụng phần mềm quản lý quán nướng BBQ, mình thấy mấy cái lợi này rõ rệt:

• Phục vụ nhanh hơn – nhân viên chỉ vài chạm trên màn hình là ghi xong món. Khách đợi ít hơn, quay lại nhiều hơn.
• Giảm thất thoát nguyên liệu – biết chính xác cần nhập bao nhiêu thịt mỗi ngày. Có 1 quán nướng tại phường 1 từng giảm lãng phí thực phẩm tới 30% sau khi dùng phần mềm. Con số này mình hỏi trực tiếp chủ quán, không phải phóng đại đâu.
• Nắm xu hướng – báo cáo cho thấy món nướng muối ớt bán chạy nhất cuối tuần. Biết vậy thì chuẩn bị nguyên liệu nhiều hơn, đỡ hết hàng giữa chừng.
• Quản lý nhân viên – theo dõi giờ làm, doanh số từng người. Thưởng phạt công bằng hơn.
• Mở rộng quy mô – nếu mở thêm chi nhánh ở phường 3 hay ven biển, phần mềm quản lý đa cửa hàng trên 1 hệ thống. Có chuỗi quán nướng ở Bạc Liêu từng dùng phần mềm để quản lý cả điểm bán hàng tại Đồng Nai khi mở rộng ra tỉnh khác.

Kinh nghiệm chọn phần mềm từ người trong cuộc

Mình thấy nhiều chủ quán mới vào nghề thường mắc sai lầm giống nhau: thấy phần mềm nào quảng cáo hay là mua ngay, không thử trước. Có 1 anh chủ quán ở phường 3 từng kể, ảnh mua gói 1 năm của 1 phần mềm nọ hết 6 triệu vì thấy đồng nghiệp khen. Về dùng 2 tháng thì nhân viên kêu giao diện khó, thao tác chậm, báo cáo sai số. Cuối cùng ảnh bỏ, mất cả tiền lẫn thời gian.

Những lưu ý khi chọn

• Chi phí – Phần mềm thuê bao tháng tầm 200.000-500.000 đồng cho quán nhỏ. Đừng ham rẻ mà trả cả năm nếu chưa chắc. Dùng thử vài tháng xem sao.
• Dễ sử dụng – Giao diện tiếng Việt, thân thiện. Nhân viên làm quen nhanh. Yêu cầu nhà cung cấp demo trước. Mình từng thấy 1 quán mua phần mềm xong nhân viên không dùng được, phải thuê người khác đào tạo – tốn thêm tiền.
• Hỗ trợ kỹ thuật – Tốt nhất nhà cung cấp có team hỗ trợ tại Bạc Liêu hoặc hỗ trợ từ xa nhanh. Có lần quán mình lỗi phần mềm lúc 9h tối, gọi điện 15 phút sau có người fix – thế mới yên tâm.
• Tính năng offline – Như mình nói, mất mạng ở vùng ven biển là chuyện thường. Phần mềm pos offline là bắt buộc.
• Khả năng tùy chỉnh – Quán lớn muốn quản lý công thức nước chấm riêng thì cần phần mềm erp tùy chỉnh. Nhưng thường đắt hơn, chỉ nên dùng nếu quy mô thực sự lớn.
• Đánh giá từ người dùng – Hỏi mấy anh chị chủ quán khác ở Bạc Liêu hoặc vào group kinh doanh ẩm thực trên Facebook. Đọc review cũng được nhưng hỏi trực tiếp vẫn chuẩn hơn.

Câu hỏi thường gặp

1. Phần mềm quản lý quán nướng BBQ có đắt không?

Tầm 200.000 đến 1.000.000 đồng/tháng tùy tính năng. Nhiều phần mềm có bản dùng thử miễn phí 7-30 ngày. Thử trước khi quyết định.

2. Dùng trên điện thoại được không?

Được. Hầu hết phần mềm đều có app iOS và Android. Mình có thể ngồi ở nhà xem báo cáo quán, quản lý từ xa. Tháng trước mình đi Đà Lạt 4 ngày, vẫn mở điện thoại kiểm tra doanh thu quán mỗi tối – không lo gì cả.

3. Phần mềm in hóa đơn được không?

Có. Kết nối máy in qua wifi hoặc bluetooth.

4. Nhân viên học dùng phần mềm có nhanh không?

Chọn phần mềm giao diện trực quan. Yêu cầu nhà cung cấp đào tạo trực tiếp hoặc gửi video hướng dẫn. Nhân viên mới của mình chỉ mất 1 buổi là làm được.

5. Dùng cho nhiều chi nhánh được không?

Có. Nhiều phần mềm hỗ trợ quản lý đa chi nhánh – phù hợp nếu mở thêm quán ở phường 3 hay ven biển.

Tổng kết

Kinh doanh quán nướng BBQ ở Bạc Liêu có tiềm năng thật – dân đông, du lịch phát triển, đặc sản địa phương độc đáo. Nhưng thách thức cũng không ít: nguyên liệu tươi sống, khách đông bất thường mùa lễ hội, chi phí vận hành.

Phần mềm quản lý quán nướng BBQ sẽ đỡ đần mấy cái vụ đó – vận hành trơn tru, kiểm soát chi phí, tăng doanh thu. Đừng ngại dùng thử mấy giải pháp như Mepo để xem có hợp không. Đầu tư sớm, quán sẽ luôn đông khách và phát triển bền vững.