Phần mềm quản lý phụ tùng ô tô tại Lạng Sơn - Giải pháp tối ưu

Phần mềm quản lý phụ tùng ô tô tại Lạng Sơn - Kinh nghiệm từ người trong cuộc

Mở shop phụ tùng ô tô ở Lạng Sơn 6 năm rồi, mình thấm cái cảnh tối ngày lọ mọ với sổ sách, đơn hàng, công nợ. Nhất là mấy tháng cao điểm, khách xếp hàng dài mà mình cứ loay hoay tìm mã phụ tùng dưới kho, tới lúc tính tiền lại sai. Căng thẳng thật sự.

May mà 2 năm trước mình chuyển qua dùng phần mềm. Nói thật, lúc đầu cũng lăn tăn lắm - tốn tiền, sợ nhân viên không làm quen được. Nhưng quyết định đúng. Hôm nay ngồi viết mấy dòng này, mình muốn chia sẻ với anh em đồng nghiệp ở Lạng Sơn - những người cũng đang đau đầu với chuyện quản lý phụ tùng.

Thực tế kinh doanh phụ tùng ô tô ở xứ Lạng

Lạng Sơn mình có cái lợi thế là gần cửa khẩu. Dân số thành phố tầm 100.000 người, cả tỉnh khoảng 800.000. GDP bình quân đầu người cũng được tầm 3.000 USD. Nhưng cái đặc thù ở đây là buôn bán biên mậu với Trung Quốc, nên nguồn phụ tùng đa dạng - từ hàng chính hãng, hàng nhập giá rẻ đủ cả.

Theo số liệu mình biết, toàn tỉnh có khoảng 32.000 hộ kinh doanh. Tập trung nhiều ở phường Hoàng Văn Thụ, Vĩnh Trại và khu vực cửa khẩu Hữu Nghị, Tân Thanh. Mùa cao điểm như Tết Nguyên Đán hay tháng 6-8 lúc lê thu hoạch, xe tải chở hàng chạy rầm rập, nhu cầu sửa chữa tăng vọt. Lúc đó mà quản lý kiểu thủ công thì chỉ có nước... khóc.

Có anh bạn mình ở phường Hoàng Văn Thụ, ổng bảo: "Tao ngồi ghi sổ tay, tới cuối tháng đối chiếu với khách, 2 bên nhìn nhau như 2 con gà. Nợ xấu chất chồng, không biết đường nào mà lần."

Đau đầu thật.

Hồi tháng 3 năm ngoái, mình ghé qua shop của thằng em họ ở đường Lê Lợi. Nó mới mở được 8 tháng, toàn ghi sổ tay. Nhìn cái bàn nó chồng chất 5-6 cuốn sổ, hóa đơn vứt lung tung. Nó bảo: "Anh ơi, em muốn điên với mấy cái nợ. Có thằng khách nợ 8 triệu từ tháng 12, gọi không bắt máy, mà em không có bằng chứng gì ngoài tờ giấy ghi tay." Mình ngồi chỉ cho nó cách dùng thử phần mềm. 2 tháng sau nó gọi cảm ơn, bảo thu hồi được gần hết nợ cũ, doanh thu tăng vì bán được nhiều hơn.

Chuyển qua phần mềm - những cái lợi thấy rõ

Hồi năm ngoái mình quyết định dùng thử 1 tháng. Sau đó không quay lại cách cũ nữa. Đây là những cái mình nhận ra:

Kiểm soát kho chính xác từng mã phụ tùng

Cái này quan trọng nhất. Trước đây mình có hơn 500 mã phụ tùng các loại - từ bugi, lọc dầu, má phanh cho tới cả heo dầu, bơm cao áp. Ghi sổ tay thì sai be bét. Có hôm khách cần má phanh xe Hino, mình bảo hết, ai dè tuần sau dọn kho thấy còn 3 bộ để dưới góc. Tức muốn chết.

Từ ngày có phần mềm, mở app lên là biết ngay cái nào còn, cái nào sắp hết. Nó còn cảnh báo khi hàng sắp hết, mình chủ động nhập thêm. Không còn cảnh khách hỏi mà mình ú ớ nữa.

Tháng trước có đợt mình nhập lô bugi Denso giá ưu đãi từ đối tác bên Trung Quốc. Hồi xưa mình phải ngồi ghi chép rồi dán nhãn từng cái. Giờ quét mã vạch cái là lên kho tự động. Nhân viên chỉ mất 20 phút để nhập hết 300 cái. Còn tiền chênh lệch so với giá gốc, phần mềm tự tính luôn, khỏi sợ lỗ.

Quản lý công nợ - bớt đau đầu

Ở Lạng Sơn, bán phụ tùng mà không cho nợ thì khó. Nhất là mấy bác tài chạy xe đường dài, toàn nợ tới cuối tháng mới trả. Rồi còn nợ dây dưa nọ kia.

Phần mềm ghi lại từng khoản nợ, có nhắc hẹn thanh toán tự động. Mình đỡ phải nhớ, đỡ phải đi đòi. Khách nào chây ì quá thì mình có số liệu cụ thể để cắt nợ. Công nợ xấu giảm hẳn.

Có ông khách thân, chạy xe tải chở hàng từ Lạng Sơn xuống Hà Nội. Ổng hay nợ tầm 10-15 triệu, cuối tháng mới trả. Hồi chưa có phần mềm, mình cứ phải nhẩm nhẩm, nhiều lúc quên mất ổng còn nợ bao nhiêu. Ổng cũng quên, thế là cả 2 thiệt. Giờ thì phần mềm ghi rõ, cuối tháng nó tự gửi thông báo qua Zalo. Ổng chuyển khoản, mình check cái là xong. Hết cảnh áy náy.

Bán hàng đa kênh - không sợ lộn xộn

Khách của mình gọi điện thoại, nhắn Zalo, hoặc đến tận shop. Trước đây mỗi kênh một sổ, cuối ngày cộng dồn mệt nghỉ. Giờ đồng bộ hết vào một chỗ. Có lần khách gọi lúc 10h đêm đặt bộ lốp, mình mở app bấm mấy cái là xong. Sáng hôm sau giao hàng, tiền đã về.

Tích điểm - giữ chân khách hàng

Mình làm chương trình tích điểm cho khách quen. Cứ mua đủ 5 triệu là tặng 1 lần thay dầu miễn phí. Phần mềm tự động tính, không sợ sai. Khách thích lắm, quay lại đều.

Có bác tài chạy xe tải chở hoa quả, tháng nào cũng ghé mua dầu nhớt với lọc. Tích điểm được tặng quà, ổng khoe với mấy đồng nghiệp, thế là thêm khách.

Mình còn làm chương trình "khách hàng thân thiết tháng" - ai mua nhiều nhất trong tháng được giảm 10% cho đơn hàng tiếp theo. Tháng 6 vừa rồi, có bác tài chở vải thiều mua hết 23 triệu, được giảm gần 2.3 triệu. Ổng vui lắm, tháng 7 lại ghé tiếp. Phần mềm tự động tính và gửi thông báo, mình không phải ngồi so đo.

Báo cáo - biết mình lời lỗ thế nào

Cuối tháng mình xem báo cáo, biết mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào lãi cao. Mình điều chỉnh việc nhập hàng hợp lý hơn. Hồi mới dùng, mình ngạc nhiên vì hoá ra mấy cái lọc dầu xe tải lãi kha khá, mà trước mình cứ tưởng lãi thấp nên nhập ít.

Những tính năng không thể thiếu

Theo kinh nghiệm của mình, 1 phần mềm quản lý phụ tùng ô tô cần có những cái này:

Tính năng	Công dụng thực tế
Quản lý kho	Nhập xuất hàng, kiểm kê nhanh, báo khi sắp hết
Bán hàng	Tạo đơn 2-3 giây, in hoá đơn, hỗ trợ bán theo cái hoặc bộ
Công nợ	Ghi nợ tự động, nhắc hẹn, đối soát với khách
Tích điểm & khuyến mãi	Tự động tính điểm, tặng quà, giảm giá
Báo cáo	Doanh thu, lợi nhuận, hàng tồn, hàng bán chạy
Đa kênh	Đồng bộ Zalo, Facebook, website

Có 1 điều mình muốn nhấn mạnh: nếu bạn có nhiều chi nhánh, cần phần mềm quản lý chuỗi để điều phối hàng giữa các shop. Không thì loạn.

Kinh nghiệm chọn phần mềm - đừng để mất tiền oan

Mình từng dùng thử 3-4 phần mềm khác nhau trước khi chọn được cái ưng ý. Đây là mấy lưu ý mình muốn chia sẻ:

Chi phí - đừng ham rẻ quá

Giá thuê mặt bằng ở Lạng Sơn: trung tâm 5-15 triệu/tháng, khu cửa khẩu 8-25 triệu. Lương nhân viên bán hàng 5-7 triệu, quản lý 9-13 triệu. Phần mềm giá từ 200.000đ - 1.500.000đ/tháng. Với shop nhỏ, gói cơ bản đã đủ. Của mình đang dùng gói 800.000đ/tháng, thấy ổn.

Có thằng bạn ở phường Vĩnh Trại ham rẻ, mua gói 150.000đ/tháng của mấy bên nhỏ lẻ. Dùng được 2 tháng thì lỗi đủ thứ - không đồng bộ được, báo cáo sai. Nó mất gần 1 tuần để ngồi sửa lại dữ liệu, thiệt hại hơn cái gói đắt gấp mấy lần. Kinh nghiệm của mình là: đừng tiếc 200-300k mỗi tháng để mua rắc rối.

Dễ dùng - nhân viên không sợ

Hồi đầu mình cũng lo nhân viên không quen. Nhưng mà mấy đứa trẻ bây giờ nhanh lắm, chỉ vài ngày là thuần. Quan trọng là phần mềm có giao diện tiếng Việt, dễ nhìn.

Mình còn nhớ hồi tháng 5, mình thuê 1 nhân viên mới - con bé mới ra trường, chưa từng làm shop phụ tùng. Ngày đầu tiên mình chỉ cho nó cách dùng phần mềm để nhập đơn bán hàng. Ngày thứ 2 nó đã tự tin bán cho khách, thậm chí còn biết tra mã phụ tùng nhanh hơn mình. Thấy vậy mình đỡ lo.

Hỗ trợ địa phương

Mình chọn phần mềm có đội ngũ hỗ trợ ở Lạng Sơn hoặc ít nhất là hỗ trợ từ xa hiệu quả. Có lần mình gọi lúc 9h tối vì lỗi đồng bộ, bên kia bắt máy ngay, hướng dẫn từ từ. Quan trọng lắm.

Tính năng offline

Khu vực cửa khẩu đôi khi mất mạng. Phần mềm phải chạy được offline rồi đồng bộ sau. Mình từng bị mất mạng lúc đang bán cho khách đông, may mà phần mềm vẫn chạy được, không thì mất đơn hàng.

Bảo mật

Dữ liệu khách hàng, công nợ, giá nhập - tất cả đều quan trọng. Chọn phần mềm có bảo mật tốt, backup thường xuyên.

Mấy câu thường gặp

Hỏi: Phần mềm có quản lý theo số VIN không? Có chứ. Nhập số VIN, số khung, số máy vô là tra được phụ tùng chính xác luôn. Hồi trước mình toàn phải lật catalog, giờ khoẻ re.

Hỏi: Dùng thử trước khi mua được không? Đa số cho dùng thử miễn phí 7-30 ngày. Mình khuyên là cứ dùng thử, đừng vội mua. Quen tay thấy ổn hãy chi tiền.

Hỏi: Tích hợp sàn thương mại điện tử không? Có. Shopee, Lazada, TikTok Shop đều đồng bộ được. Mình mới mở gian hàng trên Shopee, bán thêm được kha khá.

Hỏi: Nhập hàng từ Trung Quốc vào phần mềm thế nào? Nhập thủ công hoặc dùng file Excel. Một số phần mềm đọc được mã vạch từ nhà cung cấp bên Tàu. Mình hay nhập Excel cho nhanh.

Hỏi: Chi phí có đắt không? Tuỳ gói. Gói rẻ nhất 200.000đ/tháng, gói cao cấp nhất 1.500.000đ. Với shop nhỏ, gói cơ bản đã đủ dùng. Mình dùng gói trung bình, thấy không tốn kém gì so với cái lợi.

Lời cuối

Phần mềm quản lý phụ tùng ô tô không phải là chi phí - nó là khoản đầu tư. Mình mất 2 năm loay hoay với sổ sách mới nhận ra điều đó. Nếu bạn đang ở Lạng Sơn, đang đau đầu với chuyện quản lý kho, công nợ, bán hàng - hãy thử dùng phần mềm. Dùng thử 1 tháng, không thích thì bỏ. Nhưng mình cá là bạn sẽ không quay lại cách cũ đâu.

Còn nếu cần tư vấn thêm, Mepo có đội ngũ hỗ trợ khá tốt. Mình cũng từng nhờ họ tư vấn hồi mới bắt đầu. Giờ thì shop mình vận hành trơn tru, doanh thu tháng 7 vừa rồi tăng 18% so với cùng kỳ năm ngoái - từ 85 triệu lên hơn 100 triệu. Đủ thấy hiệu quả.

Chúc anh em kinh doanh thuận lợi.