Phần mềm quản lý nước hoa tại Lào Cai - Giải pháp cho shop mỹ phẩm

Phần mềm quản lý nước hoa tại Lào Cai - Kinh nghiệm từ tay ngang thành chuyên

Mở đầu

Lào Cai dạo này mình thấy cũng lên nhanh. Dân thành phố khoảng 135.000 người, cộng thêm 750.000 người toàn tỉnh — thị trường kha khá cho shop nước hoa. Vị trí cửa khẩu với Trung Quốc, rồi Sapa du lịch phát triển, khách đến đây toàn dân sành mỹ phẩm, chịu chi.

Nhưng mà... cái gì cũng có cái khó của nó. Mình có thằng bạn mở shop nước hoa ở Cốc Lếu, nó than suốt: "Ông ơi, hàng tồn không biết đâu mà lần. Đơn online từ facebook, zalo, shopee lộn xộn hết cả. Rồi khách quen không nhớ mặt, không biết gợi ý gì."

Đau đầu thật.

Bài này mình viết cho những ai đang hoặc sắp kinh doanh nước hoa ở Lào Cai. Không phải mấy thứ giáo điều đâu, kinh nghiệm xương máu đấy.

Shop nước hoa ở Lào Cai đang sống sao?

Nói thực thì thị trường này căng như dây đàn.

Mặt bằng — Ở phường Cốc Lếu, Phố Mới giá thuê tầm 5-15 triệu/tháng. Còn Sapa thì khác hẳn, 12-35 triệu/tháng vì khách du lịch ào ào. Tháng trước mình ra Sapa chơi, thấy mấy shop nước hoa trên đường chính, khách vô ra như trảy hội.

Nhân viên — Lương bán hàng 5-7 triệu, quản lý 9-13 triệu. Hồi năm ngoái shop của Linh ở Hải Châu (Đà Nẵng) tuyển người cũng tầm đó. Nhưng Lào Cai khó tuyển hơn vì ít người có kinh nghiệm. Có lần mình nghe 1 chủ shop ở Phố Mới kể, tuyển 3 tháng mới được 1 nhân viên biết phân biệt EDT với EDP. Còn lại toàn phải đào tạo từ đầu.

Mùa vụ — Căng nhất là tháng 9-11 (mùa lúa chín ở Sapa) với tháng 12-3 (mùa tuyết). Khách du lịch mua quà, mua nước hoa làm kỷ niệm. Ngược lại, tháng 6-8 mưa gió thì ế ẩm muốn khóc.

Cái khổ là mùa cao điểm phải nhập hàng dồn dập, dễ bị tồn kho, thất thoát. Có ông chủ tiệm quen kể là mùa lúa chín năm ngoái nhập 200 chai, quản lý không nổi, cuối vụ thất lạc mất gần 20 chai. Đau ví thật.

Những cái đau đầu khi quản lý shop nước hoa

Quản lý tồn kho — Nhiều loại quá, loạn hết

Nước hoa không đơn giản như bánh kẹo đâu. Mỗi sản phẩm có dung tích khác nhau (30ml, 50ml, 100ml), nồng độ (EDP, EDT, Parfum), hương thơm (hoa cỏ, gỗ, xạ hương...). Mỗi cái có mã vạch riêng, hạn sử dụng riêng.

Ghi chép thủ công? Khả năng nhầm gần như 100%. Hôm nào đông khách, quên ghi lô nào mới nhập, lô nào sắp hết hạn. Cuối tháng ngồi kiểm kê, mệt đứt hơi.

Tháng 9 năm ngoái, shop mình có lô hàng Versace Eros 100ml nhập về 30 chai. Quên ghi hạn sử dụng, tới tháng 12 mới phát hiện 8 chai đã hết hạn từ tháng 11. Tính ra mất gần 4 triệu tiền hàng. Đau lắm chứ.

Đơn hàng từ nhiều kênh — Lộn tùng phèo

Giờ khách đặt qua facebook, zalo, shopee đủ kiểu. Nếu không có công cụ gom lại, đơn nào đã giao, đơn nào còn pending rất dễ thất lạc.

Có 1 anh chủ tiệm ở gần ga Lào Cai kể: "Hôm đẹp trời, khách gọi đặt qua zalo 1 chai. Quên ghi. 3 ngày sau khách hỏi sao chưa giao, mới tá hỏa đi tìm. Cuối cùng ship gấp nhưng khách đã bực."

Chuyện này mình cũng gặp hoài. Có tuần 3 đơn online bị ship trễ vì thất lạc giấy ghi chú. Khách chửi, mình chỉ biết cười trừ.

Chăm sóc khách hàng — Cần nhưng khó

Khách mua nước hoa thường có gu riêng, mua 1 lần rồi quay lại. Nếu không có dữ liệu, làm sao biết khách thích mùi gì? Gợi ý sản phẩm mới thế nào?

Hồi mới mở shop, mình cũng ghi tay vào sổ. Hàng trăm khách, ai mua gì, sinh nhật ngày nào... Không thể nhớ hết. Mất cơ hội bán thêm, tệ hơn là khách đi sang shop khác.

Có chị khách VIP mua dòng Jo Malone hồng cam, mua 3 lần liên tiếp. Mình quên ghi, tới lần thứ 4 chị ấy vào, mình gợi ý mùi xạ hương. Chị ấy cười: "Em thích mùi cam mà, quên rồi hả?" Ngượng chín mặt.

Không biết thực sự lời hay lỗ

Nhiều chủ shop cứ nghĩ doanh thu cao là tốt. Nhưng không có báo cáo chi tiết, biết đâu sản phẩm A bán chạy nhưng chiết khấu thấp, lợi nhuận mỏng. Trong khi sản phẩm B ít người mua nhưng lãi cao hơn gấp đôi.

Rồi quyết định nhập hàng sai, đâm ra tồn kho, ứ vốn. Khó nói lắm.

Hồi tháng 5, mình nhập 50 chai nước hoa nữ dòng hoa cỏ vì thấy dạo đó bán chạy. Nhưng cuối tháng kiểm tra, doanh thu từ dòng này chỉ chiếm 20% tổng, trong khi tồn kho chiếm tới 35% vốn. Hóa ra lợi nhuận mỗi chai chỉ 15%, trong khi dòng gỗ phương Đông lãi tới 35%. Sai lầm ngớ ngẩn.

Phần mềm quản lý cần có gì?

Qua bao năm chạy shop, mình đúc kết mấy tính năng cốt lõi:

Quản lý hàng hóa chi tiết — Nhập thông tin tên, dung tích, nồng độ, hương, hạn sử dụng. Quản lý theo lô, mã vạch. Khi nào hàng sắp hết hạn là phần mềm báo ngay.

Bán hàng đa kênh — Không chỉ bán tại quầy mà đơn từ shopee, facebook, zalo phải đồng bộ về 1 chỗ. Như shop của Linh ở Hải Châu, mùa cao điểm mỗi ngày 50-60 đơn online, nếu không đồng bộ thì khỏi bán hàng luôn.

Quản lý tồn kho thông minh — Cảnh báo tồn thấp, sắp hết hạn. Xuất nhập tồn rõ ràng. Hồi tháng 3 vừa rồi shop mình suýt hết hàng dòng Chanel No5 50ml, may phần mềm báo trước 3 ngày, kịp nhập thêm.

CRM cho shop nước hoa — Lưu lịch sử mua hàng từng khách. Có 1 anh chủ tiệm quen kể là sau khi dùng CRM, anh ấy gửi tin nhắn chúc mừng sinh nhật khách kèm mã giảm 10%. Lượng khách quay lại tăng 30% trong 2 tháng.

Báo cáo đầy đủ — Doanh thu, lợi nhuận, hàng bán chạy, công nợ, so sánh cùng kỳ. Nhìn vào là biết ngay tháng này lời hơn tháng trước không, sản phẩm nào kéo doanh thu.

Quản lý nhân viên — Phân quyền, chấm công, hoa hồng. Tránh tình trạng nhân viên trộm hàng hoặc gian lận doanh thu.

Lợi ích thực tế — Không phải viển vông

Tiết kiệm thời gian, nhân viên có thêm giờ tư vấn

Hồi đầu mình ngồi ghi sổ, mỗi lần nhập hàng mới mất 15 phút. Giờ làm trên phần mềm, 2 phút là xong. Nhân viên có thêm thời gian đứng tư vấn, bán thêm sản phẩm.

Tháng trước, nhân viên shop mình kể: "Chị ơi, hết giờ rảnh em ngồi đọc thông tin từng dòng nước hoa trên app luôn. Giờ tư vấn khách tự tin hơn hẳn." Nghe mừng lắm.

Giảm thất thoát hàng hóa

Theo dõi tồn kho chính xác, biết sản phẩm nào còn, sắp hết, tránh nhập trùng. Tháng 7 vừa rồi shop mình kiểm kê, số lượng khớp 100% so với phần mềm. Hồi làm thủ công, thiếu 10-15 chai là chuyện thường.

Có tháng thiếu tới 22 chai, tính ra mất hơn 10 triệu. Giờ tưởng tượng lại vẫn thấy xót.

Tăng doanh thu nhờ CRM — Câu chuyện có thật

Tháng trước, mình gửi tin nhắn chúc mừng sinh nhật cho 1 khách hàng VIP ở Lào Cai kèm mã giảm 15%. Khách đó đặt liền 3 chai nước hoa Chanel, tổng đơn 4,5 triệu. Rồi rủ thêm 2 người bạn đến shop.

Từ 1 khách, thành 3 khách mới. CRM nó kỳ diệu vậy đó.

Mình còn ghi nhớ sở thích của từng khách. Chị Hà ở Sapa thích mùi hoa hồng, mỗi lần có hàng mới dòng Rose là nhắn tin liền. Chị ấy mua 5 lần trong 6 tháng, tổng 12 triệu. Không có CRM, chắc mình quên mất.

Ra quyết định đúng — Thay vì đoán mò

Báo cáo tháng 10 vừa rồi cho thấy dòng nước hoa unisex (Channel Bleu de Chanel, Sauvage Dior) bán chạy nhất, chiếm 40% doanh thu. Nước hoa nữ dòng hoa cỏ chỉ 25%. Thế là tháng 11 mình tập trung nhập mạnh dòng unisex, dự trữ cho mùa đông Sapa. Kết quả, doanh thu tháng 12 tăng 18% so với cùng kỳ năm ngoái.

Cũng nhờ báo cáo, mình phát hiện dòng nước hoa mini (5ml-10ml) bán rất chạy cho khách du lịch, lợi nhuận cao vì giá nhập thấp mà bán lẻ được giá. Tháng 11 mình nhập thêm 50 bộ mini set, bán hết veo trong 3 tuần.

Chọn phần mềm sao cho phù hợp?

Mấy ông chủ shop thường hỏi mình: "Chọn phần mềm nào đây?" Không có câu trả lời chung, nhưng mình gợi ý mấy tiêu chí:

Dễ sử dụng — Nhân viên không rành công nghệ cũng xài được. Giao diện tiếng Việt, thao tác đơn giản. Có mấy phần mềm Tây lông, giao diện tiếng Anh, nhân viên shop mình nhìn phát hoảng.

Chi phí hợp lý — Shop nhỏ nên chọn gói 200-500 nghìn/tháng. Có bản dùng thử miễn phí 7-30 ngày. Thử trước khi mua, đừng vội.

Hỗ trợ kỹ thuật — Shop ở tỉnh xa như Lào Cai, gọi lên hotline mà nghe 3 hồi chuông mới có người bắt máy thì căng. Nên chọn team hỗ trợ nhanh, có zalo, facebook.

Tích hợp sẵn — Máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, cân điện tử phải kết nối được. Mấy phần mềm rẻ quá không tương thích, mua về dùng không được.

Báo cáo đa dạng — Lào Cai có mùa vụ du lịch, cần báo cáo so sánh cùng kỳ, phân tích theo tháng. Có phần mềm báo cáo ít quá, không đánh giá được hiệu quả.

Câu hỏi thường gặp

1. Phần mềm có hỗ trợ quản lý nhiều chi nhánh không? Có. Mở thêm shop ở Sapa hoặc Lào Cai, phần mềm quản lý tập trung, xem báo cáo tổng hợp 2 nơi. Hồi tháng 10 mình thử quản lý shop ở Đà Nẵng và nơi khác, thấy ổn.

2. Dùng thử miễn phí không? Đa phần có. Dùng thử 7-30 ngày, đánh giá trước khi mua. Đừng ham rẻ mua gói năm liền, thử trước cho chắc.

3. Tích hợp bán hàng trên Shopee không? Nhiều phần mềm hiện nay hỗ trợ đồng bộ đơn hàng từ Shopee. Quản lý đơn online gọn gàng.

4. Dữ liệu an toàn không? Phần mềm uy tín lưu trữ đám mây, bảo mật cao, sao lưu định kỳ. Hỏi kỹ về chính sách bảo mật trước khi ký.

5. Chuẩn bị gì trước khi dùng phần mềm? Máy tính hoặc điện thoại thông minh, kết nối internet, danh sách hàng hóa, thông tin khách hàng. Không mất nhiều thời gian.

Kết lại

Kinh doanh nước hoa ở Lào Cai — tiềm năng lớn, thử thách cũng nhiều. Một phần mềm quản lý tốt sẽ giúp bạn kiểm soát hàng tồn, đơn hàng, khách hàng hiệu quả. Tiết kiệm thời gian, tăng lợi nhuận.

Mình dùng Mepo gần 2 năm, thấy ổn. Giao diện tiếng Việt, hỗ trợ nhanh, chi phí hợp lý. Bạn có thể dùng thử miễn phí trước khi quyết định.

Quản lý thông minh, bán hàng mới dễ dàng. Bắt đầu ngay hôm nay đi!