Phần mềm quản lý nội thất tại Lào Cai – Giải pháp cho chủ shop

Phần mềm quản lý nội thất tại Lào Cai – Mấy thứ mình đúc kết được sau 6 năm chạy shop

Mở đầu

Lào Cai – tỉnh biên giới có cửa khẩu quốc tế đông đúc, với Sapa mờ sương nổi tiếng khắp nơi. Nói thật, mấy năm gần đây kinh doanh nội thất ở đây phát triển dữ lắm. Người dân xây nhà nhiều, khách du lịch cũng mua đồ trang trí. Nhưng “phát triển” đi kèm với “căng”. Quản lý một cửa hàng nội thất không đơn giản tí nào: hàng hóa cồng kềnh, tồn kho thì đủ loại, khách hàng đa dạng từ dân địa phương đến chủ homestay. Có cái phần mềm quản lý phù hợp, đỡ được bao nhiêu cái đau đầu. Mình ngồi viết mấy dòng này để chia sẻ với anh em chủ shop nội thất ở Lào Cai – nhất là mấy bạn mới vào nghề.

Thực trạng kinh doanh nội thất ở Lào Cai và Sapa – Không đơn giản như tưởng

Lào Cai có khoảng 38.000 hộ kinh doanh, trong đó ngành nội thất chiếm tỷ trọng đáng kể. Ở trung tâm thành phố, mấy tuyến phố như Cốc Lếu, Phố Mới tập trung showroom nội thất lớn nhỏ. Giá thuê mặt bằng dao động 5-15 triệu đồng/tháng – so với Hà Nội hay Sài Gòn thì rẻ hơn nhiều. Nhưng mà lên Sapa thì chuyện khác, giá thuê có thể lên tới 12-35 triệu đồng/tháng do áp lực du lịch. Căng thật.

Cái hay ở Sapa là mùa vụ kinh doanh rõ rệt. Cao điểm từ tháng 9 đến tháng 11 – mùa lúa chín, rồi tháng 12 đến tháng 3 – mùa tuyết. Lúc đó homestay, khách sạn đổ xô nâng cấp nội thất để đón khách. Nhưng mưa nhiều từ tháng 6 đến tháng 8 khiến việc vận chuyển hàng hóa khó khăn. Chủ shop nào không có kế hoạch nhập hàng và dự trữ thì xác định. Hồi năm ngoái, một anh quen ở Cốc Lếu kể: “Tháng 8 mưa to quá, không chở bàn ghế lên Sapa được, mất mấy đơn homestay.” Mất tới 7-8 đơn, mỗi đơn trị giá 15-20 triệu. Nghe mà xót.

Mình cũng có thằng bạn mở shop ở ngay cạnh chợ Cốc Lếu. Nó kể: “Tháng 10 năm ngoái, mình nhập 1 container bàn ghế từ Bắc Ninh về. Đang cao điểm, xe chở hàng kẹt đường mấy ngày vì mưa lũ. Hàng về chậm, mất mấy cái hợp đồng homestay. Tiếc ơi là tiếc.” Đúng là cái nghề này, ngoài biết bán hàng, còn phải biết dự báo thời tiết và giao thông nữa.

Quản lý cửa hàng nội thất bằng tay – Đau đầu thật

Nhiều shop nội thất ở Lào Cai vẫn quản lý bằng sổ hoặc Excel. Cách này dễ sai sót lắm: thất lạc đơn hàng, nhầm lẫn giá, không biết mặt hàng nào đang tồn. Mình từng gặp 1 anh chủ tiệm ở Cốc Lếu, ảnh than: “Hồi năm ngoái, mình nhập một lô bàn ghế gỗ nhưng quên cập nhật, đến khi khách hỏi mới biết đã bán hết từ tháng trước.” Mất khách, mất uy tín.

Khó khăn thứ hai là quản lý nhân viên. Mức lương nhân viên bán hàng tại Lào Cai tầm 5-7 triệu đồng/tháng, quản lý 9-13 triệu. Với mức lương đó, tuyển được người có kỹ năng bán hàng và am hiểu sản phẩm là thách thức. Nếu không có phần mềm hỗ trợ, mỗi lần có nhân viên mới là mất cả tháng đào tạo. Mà đào tạo xong nghỉ luôn, mình lại mệt.

Có chị Hạnh chủ shop nội thất ở đường Lê Thanh, chị ấy kể: “Mình mất 2 tháng đào tạo 1 nhân viên. Nó thuộc hết giá, biết cách tư vấn cho khách homestay. Thế rồi nó xin nghỉ vì lương thấp, chạy sang làm du lịch. Mình lại bắt đầu từ đầu.” Nghe mà thấm. Có phần mềm, ít nhất mọi thứ đã có sẵn, nhân viên mới chỉ cần học cách bấm nút, không phải nhớ từng cái giá hay tồn kho.

Cuối cùng, khách hàng bây giờ khó tính hơn. Họ muốn xem ảnh sản phẩm, so sánh giá, đặt hàng online. Shop nào không có kênh bán hàng đa kênh, chắc chắn mất cơ hội. Mình thấy nhiều shop nhỏ ở Lào Cai chỉ có Facebook cá nhân, không có website, không có Zalo OA. Tiếc thật.

Phần mềm quản lý nội thất – Cái gậy thần cho chủ shop

Phần mềm quản lý nội thất là công cụ giúp chủ shop làm thay mấy việc loanh quanh. Nhập hàng, bán hàng, quản lý tồn kho, chăm sóc khách hàng – tất tần tật. Cụ thể:

Quản lý tồn kho thông minh

Với nội thất, mỗi sản phẩm có kích thước, chất liệu, màu sắc khác nhau. Phần mềm cho phép nhập chi tiết từng mặt hàng, cảnh báo khi sắp hết. Tránh tình trạng hết hàng đột ngột. Lấy 1 trường hợp: shop mình hồi tháng 10 năm ngoái, do không có phần mềm, hết tủ gỗ mà không biết, khách đặt 3 cái phải đợi 2 tuần. Mất mối.

Bán hàng đa kênh

Tích hợp bán tại cửa hàng, trên Facebook, Zalo, website. Khách hàng ở Sapa có thể đặt bàn ghế online và nhận hàng tại shop. Có 1 chị chủ homestay ở Sapa quen mình, chị ấy đặt hoa văn bàn ghế qua Zalo, mình báo giá, chốt deal xong ship lên. Nếu không có phần mềm, mọi việc sẽ rối ren.

Quản lý nhân viên

Theo dõi doanh số từng nhân viên, hoa hồng, lịch làm việc. Giúp chủ shop đánh giá hiệu quả công việc. Mình thấy tính năng này rất ổn áp, nhất là khi có nhiều nhân viên. Cuối tháng tự biết ai bán được nhiều, ai cần cải thiện.

Dashboard báo cáo kinh doanh

Tổng quan doanh thu, lợi nhuận, hàng bán chạy. Chủ shop dễ dàng ra quyết định nhập hàng. Tháng trước shop mình, nhờ dashboard, thấy ghế sofa bán chạy hơn bàn ăn, liền nhập thêm mấy mẫu mới.

Phần mềm quản lý đơn hàng sản xuất

Nếu shop có xưởng sản xuất đồ gỗ, phần mềm hỗ trợ quản lý đơn hàng, nguyên vật liệu, tiến độ. Cái này hữu ích cho mấy shop làm đồ gỗ thủ công ở Lào Cai.

Tính năng cần có – Đừng ham rẻ mà thiếu

Khi chọn phần mềm, chủ shop nên ưu tiên mấy tính năng sau (mình ghi lại kinh nghiệm đau thương):

Tính năng	Mô tả
Quản lý sản phẩm theo thuộc tính	Kích thước, chất liệu, màu sắc, kiểu dáng – mỗi sản phẩm khác nhau
Tồn kho nhiều kho	Nếu có kho riêng và showroom riêng
Bán hàng đa kênh	Tích hợp Facebook, Zalo, website
CRM	Lưu lịch sử mua hàng, gửi tin nhắn chăm sóc
Báo cáo chi tiết	Doanh thu theo ngày, tháng, nhân viên, sản phẩm
Quản lý đơn hàng sản xuất	Nếu shop tự sản xuất
Hỗ trợ offline	Vùng núi có thể mất mạng, cần bán được khi không có mạng

Ngoài ra, phần mềm nên có giao diện tiếng Việt, dễ sử dụng. Mình từng dùng thử mấy phần mềm nước ngoài, giao diện tiếng Anh, nhân viên không biết dùng, phải mất cả tháng đào tạo.

Kinh nghiệm chọn phần mềm quản lý nội thất cho Lào Cai

• Chi phí hợp lý: Với quy mô vừa và nhỏ, chủ shop nên chọn gói giá từ vài trăm nghìn đến 1-2 triệu/tháng. Đừng đầu tư quá lớn vào phần mềm chưa chắc phù hợp. Mình thấy nhiều shop mới mở, mua gói 5 triệu/tháng, 2 tháng sau bỏ vì không dùng hết.
• Tính năng offline: Lào Cai có những khu vực sóng yếu, đặc biệt là Sapa. Phần mềm có thể hoạt động offline và đồng bộ khi có mạng là ưu điểm.
• Hỗ trợ địa phương: Nên chọn nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ tại miền Bắc, hoặc ít nhất có hotline trực. Đừng để khi có sự cố, gọi điện không ai bắt máy.
• Dùng thử trước khi mua: Hầu hết phần mềm đều có bản dùng thử. Chủ shop nên test kỹ các tính năng quản lý tồn kho, bán hàng. Mình từng dùng thử 5 phần mềm, cuối cùng chọn Mepo vì giao diện dễ, hỗ trợ tốt.

Những cái "bẫy" khi chọn phần mềm – Mình đã từng mắc

Có những cái tưởng đơn giản nhưng mắc rồi mới thấy. Mình kể vài cái cho anh em tránh.

Bẫy 1: Phần mềm có quá nhiều tính năng không dùng đến. Shop mình hồi đầu mua gói 3,5 triệu/tháng của một bên, có cả quản lý nhà hàng, quản lý khách sạn. Nội thất chỉ dùng 30% tính năng. Mà nhân viên thấy giao diện rối bời, ngại dùng. Cuối cùng mình chuyển sang gói nhỏ hơn, chỉ tập trung vào nội thất.

Bẫy 2: Phần mềm không hỗ trợ offline. Có lần mình lên Sapa giao hàng, mạng yếu. Phần mềm không chạy được, mình phải ghi tay vào sổ, tối về nhập lại. Mất thời gian, còn sai sót. Giờ mình chỉ chọn phần mềm có offline.

Bẫy 3: Phần mềm không có bản dùng thử. Mình từng mua 1 phần mềm 2 triệu/tháng, không dùng thử. Về dùng mới thấy không đúng ý, nhưng đã đóng tiền 6 tháng. Chịu.

Câu hỏi thường gặp

1. Phần mềm quản lý nội thất có phù hợp với shop nhỏ ở Lào Cai không? Có. Phần mềm giúp shop nhỏ quản lý hàng hóa, khách hàng chuyên nghiệp mà không cần nhiều nhân viên. Shop nhỏ càng cần tự động hóa.

2. Tôi có thể dùng phần mềm để bán hàng online cho khách ở Sapa? Được. Phần mềm tích hợp bán hàng đa kênh, khách có thể đặt hàng qua Facebook, Zalo. Mình thấy nhiều khách hàng Sapa thích đặt hàng online hơn.

3. Phần mềm có hỗ trợ quản lý đơn hàng sản xuất đồ gỗ không? Một số phần mềm có tính năng này, bạn nên kiểm tra trước khi mua. Mình nghĩ nếu shop làm đồ gỗ thủ công, đây là tính năng không thể thiếu.

4. Chi phí phần mềm quản lý nội thất là bao nhiêu? Tùy gói, từ 300.000đ đến 2.000.000đ/tháng. Có gói miễn phí giới hạn tính năng. Nhưng mình khuyên nên đầu tư gói có phí, hỗ trợ tốt hơn.

5. Tôi cần chuẩn bị gì trước khi dùng phần mềm? Cần danh sách sản phẩm, giá, tồn kho ban đầu. Nhà cung cấp sẽ hỗ trợ nhập liệu. Đừng lo, họ có hướng dẫn cả.

Tổng kết

Kinh doanh nội thất tại Lào Cai và Sapa tiềm năng nhưng cũng đầy thách thức. Một phần mềm quản lý nội thất sẽ giúp chủ shop kiểm soát hàng hóa, bán hàng hiệu quả, chăm sóc khách hàng tốt hơn. Hãy dùng thử phần mềm Mepo – giải pháp quản lý bán hàng dành riêng cho các cửa hàng nội thất tại Việt Nam. Mình đã dùng, thấy ổn áp, đáng để thử. Nếu có thắc mắc gì, cứ để lại comment, mình trả lời tận tình. Chúc anh em kinh doanh phát đạt!