Phần mềm quản lý nhà sách tại Ninh Bình giải pháp tối ưu

Quản lý nhà sách ở Ninh Bình: Sao cho đỡ đau đầu?

Ninh Bình mình — cố đô với Tràng An, Hoa Lư — giờ không chỉ khách du lịch tấp nập mà thị trường sách cũng sôi động ra phết. Dân số thành phố tầm 165.000 người, cả tỉnh hơn 1 triệu, nhu cầu đọc sách, học hành, giải trí ngày càng cao. Mấy anh chị mở nhà sách ở đây, từ tiệm nhỏ lẻ đến chuỗi lớn, chắc ai cũng từng đau đầu với chuyện hàng tồn, doanh thu, khách mua rồi biến mất. Phần mềm quản lý nhà sách giờ không còn là xa xỉ nữa — nó giống như có thêm một nhân viên siêng năng, không bao giờ tính sai tiền.

Thôi không dài dòng nữa, vào chuyện chính.

Chuyện quản lý nhà sách ở Ninh Bình hiện tại

Ninh Bình có khoảng 45.000 hộ kinh doanh, nhà sách chiếm tỷ lệ kha khá. Tập trung chủ yếu ở trung tâm thành phố và mấy khu du lịch như Tràng An, Hoa Lư. Cái đặc thù ở đây là thị trường sách chịu ảnh hưởng nặng từ mùa vụ du lịch.

Hồi năm ngoái mình có ghé 1 tiệm sách gần Tràng An, anh chủ than: "Mùa cao điểm từ tháng 1 đến tháng 4 (lễ hội) với tháng 9 đến tháng 11 (mùa thu) khách đông nghịt, bán chạy như tôm tươi. Nhưng hết mùa thì sách nằm kho, đau đầu lắm." Nhiều nhà sách ở đây phải phục vụ cả sách văn hóa, lịch sử địa phương, sách ngoại ngữ cho du khách. Chưa kể mấy cuốn sách ảnh, sách giới thiệu danh lam thắng cảnh.

Cái buồn là phần lớn các cửa hàng sách ở Ninh Bình vẫn quản lý thủ công bằng sổ sách hoặc Excel. Có anh quen ở phố Tràng An kể, có hôm kiểm kho thấy thiếu mất 30 cuốn sách du lịch, không biết thất thoát lúc nào. Nhầm giá, nhầm số lượng, công nợ rối ren — chuyện thường ngày ở huyện. Một số bắt đầu tìm đến công nghệ, nhưng còn e ngại chi phí, sợ phức tạp.

Sao lại cần phần mềm quản lý?

Nói thực, nhà sách khác mấy ngành khác ở chỗ: số đầu sách nhiều vô kể. Mỗi cuốn có mã vạch riêng, giá bán riêng, tồn kho riêng. Vài trăm đầu sách đã lú lẫn, huống chi mấy nghìn.

Phần mềm quản lý nhà sách nó làm được mấy việc này:

• Quản lý kho chính xác: Theo dõi số lượng tồn, báo động sắp hết hàng, hỗ trợ nhập hàng tự động. Quên chuyện mò mẫm tìm sách trong kho.
• Bán hàng nhanh chóng: Quét mã vạch, tính tiền, in hóa đơn — 3-4 giây là xong. Hồi mới ra trường mình làm thuê cho 1 tiệm sách ở Hà Nội, mỗi lần đông khách là "chạy" muốn đứt hơi.
• Báo cáo doanh thu, lợi nhuận: Biết ngay cuốn nào bán chạy, cuốn nào nằm ì ra kho.
• Quản lý khách hàng: Lưu lịch sử mua, tặng điểm, tri ân khách quen.
• Tích hợp thanh toán: Tiền mặt, chuyển khoản, thẻ — cái gì cũng được.

Mấy phần mềm hiện đại còn kết nối với máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, ngăn kéo đựng tiền. Cửa hàng vận hành trơn tru như máy. Đặc biệt, với nhà sách gần khu du lịch, cái khoản quản lý hàng theo mùa là quan trọng sống còn. Phần mềm giúp dự báo nhu cầu, điều chỉnh lượng nhập. Hết mùa thì khỏi tồn kho chất đống.

Tính năng nào là phải có?

Mình liệt kê ra đây mấy tính năng cốt lõi, không thể thiếu:

Tính năng	Mô tả
Quản lý kho	Nhập, xuất, tồn, kiểm kê, cảnh báo tồn tối thiểu
Bán hàng	Quét mã vạch, tạo đơn, in hóa đơn, trả hàng
Quản lý khách hàng	Lưu thông tin, lịch sử mua, tích điểm
Báo cáo	Doanh thu, lợi nhuận, hàng bán chạy, công nợ
Đa chi nhánh	Nếu có chuỗi, quản lý nhiều shop 1 lúc
Kết nối thiết bị	Máy in, quét, ngăn kéo tiền

Có 1 thằng bạn mình mở 2 nhà sách ở Ninh Bình, nó kể: "Trước dùng Excel, 2 đứa ngồi tối ngày cộng trừ, cuối tháng lệch nhau mấy chục triệu. Từ ngày dùng phần mềm saas, khỏi cài đặt lằng nhằng, online ở đâu cũng check được." Đúng vậy, phần mềm saas truy cập từ mọi nơi, không cần cài đặt phức tạp.

Với nhà sách nhỏ, đừng ham mấy tính năng sang chảnh. Tập trung vào bán hàng, kho, báo cáo là đủ. Sau này lớn thì nâng cấp sau.

Lợi ích thiết thực khi chuyển sang phần mềm

Hồi đầu năm mình có tư vấn cho 1 tiệm sách ở trung tâm Ninh Bình. Anh chủ kể: "Mỗi tháng mất 4-5 ngày kiểm kê, 2 nhân viên ngồi đếm sách, ghi chép. Mà vẫn sai."

Sau 1 tháng dùng thử, anh bảo: "Giờ 1 ngày là xong kiểm kê. Đỡ thuê 1 nhân viên kế toán, tháng tiết kiệm được 7-8 triệu."

Cụ thể hơn:

• Tiết kiệm thời gian: Giảm 70% thời gian nhập liệu, kiểm kê. Nhân viên có thời gian tư vấn khách, bán được nhiều hơn.
• Giảm sai sót: Hạn chế nhầm giá, nhầm số lượng, mất hàng. Không còn cảnh khách trả lại vì tính sai tiền.
• Tăng doanh thu: Báo cáo cho biết sách nào chạy để nhập thêm, sách nào chậm để giảm giá, thanh lý.
• Quản lý công nợ: Theo dõi khách mua chịu, nhà cung cấp. Tháng trước shop mình từng chốt được 1 khoản công nợ 15 triệu nhờ phần mềm — trước tưởng mất trắng.
• Mở rộng quy mô: Muốn mở thêm chi nhánh ở Tràng An? Cứ để phần mềm làm việc tổng hợp.

Như 1 cửa hàng gần Tràng An, họ điều chỉnh lượng sách du lịch theo mùa. Vào mùa đông khách ít, họ giảm nhập sách ngoại ngữ, tăng sách văn học trong nước. Hết ứ đọng.

Câu chuyện thực tế: Từ sổ sách đến màn hình

Tháng 3 vừa rồi, mình ghé 1 nhà sách trên đường Lương Văn Tụy, Ninh Bình. Chị chủ tên Mai, mở tiệm được 7 năm. Nhìn quầy thu ngân chị chất đống sổ sách, mình hỏi sao không dùng phần mềm. Chị cười bảo: "Ngại lắm, sợ công nghệ, sợ nhân viên không biết dùng."

Mình bảo chị mượn máy tính thử 1 cái phần mềm đơn giản. 2 ngày sau chị nhắn tin: "Trời ơi, dễ vậy mà tao sợ mấy năm. Hôm qua nhập được 150 cuốn sách mới, quét mã vạch 1 phát là xong. Trước tao ngồi ghi tay mất cả buổi."

Tuần trước gọi lại, chị Mai khoe: "Tháng này doanh thu tăng 12% so với tháng trước. Tao biết được cuốn Từ điển tiếng Anh bán chạy nhất, nhập thêm 50 cuốn. Sách văn học chậm, tao giảm giá 20% thanh lý hết." Nghe mà mừng.

Còn 1 anh ở phố Tràng An, anh Tuấn, mở tiệm sách chuyên bán sách du lịch cho khách nước ngoài. Anh kể: "Hồi tháng 10 năm ngoái khách Tây đông, bán hết 300 cuốn sách ảnh Ninh Bình trong 2 tuần. Nhưng nhập thêm 200 cuốn thì hết mùa, giờ còn 80 cuốn nằm kho. Phần mềm báo động tồn kho quá lâu, tao phải thanh lý ngay."

Chọn phần mềm sao cho chuẩn?

Kinh nghiệm mấy năm trong nghề, mình đúc kết mấy tiêu chí này:

Tính năng phù hợp — Đừng ham đồ xịn. Nhà sách nhỏ 1 cửa thì cần bán hàng, kho, báo cáo. Đừng rước về mấy tính năng CRM, marketing phức tạp.

Dễ sử dụng — Giao diện tiếng Việt, thân thiện. Hồi mượn cho 1 em nhân viên mới vào nghề dùng thử, em ấy làm quen được trong 2 ngày. Tốt.

Chi phí hợp lý — Với nhà sách nhỏ, tầm 200.000 – 500.000 đồng/tháng là ổn. Chuỗi 2-3 cửa hàng có thể 1-2 triệu/tháng. So với tiền thuê nhân viên kế toán thì rẻ hơn nhiều.

Hỗ trợ kỹ thuật — Có team support nhanh. Có hôm shop mình bị lỗi in hóa đơn lúc 8h tối, gọi lên hỗ trợ 15 phút sau xử lý xong.

Khả năng mở rộng — Đừng mua phần mềm chỉ xài được 1 cửa hàng rồi sau này muốn mở thêm lại phải đổi. Chọn ngay loại hỗ trợ đa chi nhánh.

Hiện trên thị trường có nhiều phần mềm quản lý bán hàng nhưng mỗi loại có điểm mạnh riêng. Có cái tốt cho nhà sách, có cái thiên về điện máy, tạp hóa. Quan trọng là điều chỉnh danh mục hàng hóa cho phù hợp.

Chi phí đầu tư — có đắt không?

Chi phí phần mềm quản lý nhà sách dao động từ vài trăm nghìn đến vài triệu đồng mỗi tháng. Mấy yếu tố ảnh hưởng:

• Số lượng cửa hàng: 1 cửa rẻ hơn nhiều cửa
• Số người dùng: Càng nhiều nhân viên, càng tốn
• Tính năng bổ sung: CRM, marketing, nhân sự

Nhà sách nhỏ: Khoảng 200.000 – 500.000 đồng/tháng. Cộng thêm thiết bị: máy tính, máy in hóa đơn (2-5 triệu). Tổng đầu tư ban đầu tầm 5-7 triệu là có thể vận hành ngon lành.

Chuỗi 2-3 cửa hàng: 1-2 triệu/tháng. Nhưng tiết kiệm được ít nhất 1 nhân viên kế toán (7-10 triệu/tháng) — tính ra lời to.

Năm ngoái 1 anh chủ tiệm sách ở phố Tràng An kể: "Đầu tư ban đầu hơi đau ví, nhưng 3 tháng sau thấy hiệu quả rõ rệt. Nhất là mùa du lịch, bán được gấp đôi mà không lo cháy hàng hay tồn kho."

Những câu thường hỏi

Phần mềm có quản lý sách cũ không?

Có. Hầu hết phần mềm cho phép nhập sách cũ với giá riêng, tồn kho riêng. Phân biệt rõ với sách mới.

Dùng thử trước khi mua được không?

Nhiều nhà cung cấp có bản dùng thử miễn phí 7-30 ngày. Cứ tận dụng, dùng thử cho biết. Shop mình hồi đầu cũng dùng thử 2 tuần mới quyết định.

Có app điện thoại không?

Phần mềm dạng saas thường có app mobile. Quản lý từ xa, check doanh thu, kiểm kho mọi lúc mọi nơi. Có hôm mình đi công tác, ngồi quán cafe check thấy 1 đầu sách sắp hết, gọi điện cho shop nhập thêm kịp.

Mở thêm chi nhánh ở Tràng An có quản lý được không?

Phần mềm hỗ trợ đa chi nhánh rồi. Xem báo cáo tổng hợp hoặc riêng từng cửa hàng. Chủ yếu là chọn đúng phần mềm từ đầu.

Chi phí có đắt không?

So với tiền thuê nhân viên kế toán, so với thất thoát hàng hóa, so với thời gian... thì rẻ. Vài trăm nghìn mỗi tháng — không đáng kể.

Tổng kết

Phần mềm quản lý nhà sách giờ là công cụ không thể thiếu. Nhất là ở Ninh Bình, thị trường du lịch lên xuống thất thường, quản lý kho với bán hàng linh hoạt là sống còn. Đừng ngại chi phí, đừng sợ phức tạp. Chọn cái phù hợp với quy mô và ngân sách.

Nếu đang lăn tăn, thử tham khảo Mepo — phần mềm quản lý bán hàng thông minh, dễ dùng, giá phải chăng. Phù hợp với mọi nhà sách, từ nhỏ đến lớn. Có bản dùng thử, cứ xài thử xem sao.

Liên hệ ngay để được tư vấn — mình sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm thực tế. Chứ mấy anh chị cứ ngồi đếm sách thủ công, mình thương lắm.

---

P/S: Hôm qua có 1 anh chủ tiệm sách ở Tam Cốc gọi điện, bảo đọc blog mình xong quyết định dùng thử. Anh nói: "Mấy năm nay tao ngồi đếm sách thủ công, tối nào cũng 10h mới về. Giờ mong có cái nhẹ người." Nghe mà thấm. Đừng để đến lúc cháy hàng hay mất trắng mới cuống lên tìm giải pháp.