Phần mềm quản lý mỹ phẩm tại Bến Tre: Giải pháp tối ưu cho shop

Chào bạn, mình lại ngồi viết blog đây. Hôm nay nói về cái chuyện tưởng nhỏ mà hóa ra to ở xứ dừa Bến Tre.

Xứ dừa Bến Tre, ai nghĩ tới cũng hình dung mấy cái kẹo dừa dẻo dẻo, vườn cây trái xanh mướt. Nhưng mà ở đó, cái chuyện kinh doanh mỹ phẩm nó cũng sôi động lắm nghe. Dân số thành phố tầm 145 ngàn người, tính cả tỉnh thì hơn 1 triệu 3, nhu cầu làm đẹp thì khỏi phải bàn. Thế nhưng, lạ cái là mấy chủ shop vẫn còng lưng với sổ sách, kiểm kho thì đếm bằng tay. Có người còn dùng Excel cho sang, nhưng cũng loạn không kém.

Mình còn nhớ hồi tháng 3 năm ngoái, ghé quán chị Hạnh ở phường 7 chơi. Chị mới dùng thử cái app quản lý kho trên điện thoại, nhưng cài xong thì chẳng ai chỉ cách dùng. Nhân viên toàn các cô các chị tuổi 30-40, quen tay cầm sổ hơn cầm máy tính. Cuối cùng chị lại quay về cách cũ, vì thấy "học cái mới mệt đầu quá". Nghe mà mình thương.

Đau đầu ghê. Mình thấy phần mềm quản lý mỹ phẩm ở Bến Tre giờ là cứu cánh thật sự. Nó không chỉ kéo thời gian mình rảnh ra mà còn giúp shop mình lên đời, chuyên nghiệp hơn, tiền cũng vô nhiều hơn. Bữa nay mình ngồi kể cho các bạn nghe mấy cái thực tế ở đây, mong các bạn có cái nhìn rõ hơn.

Shop mỹ phẩm ở Bến Tre đang chật vật kiểu gì?

Mấy chỗ như phường 5, phường 7 là trung tâm, shop mỹ phẩm mọc lên như nấm. Nhưng hỏi thăm một vòng, đa phần vẫn xài sổ tay, ghi chép bằng tay là chính. Nhanh thì có ông anh nào biết Excel một chút, làm cái bảng tính, tưởng là ngon lành, ai ngờ cũng rối tung lên.

Hồi năm ngoái, chị Lan ở phường 5 có lên mình chơi, kể: "Em ơi, mỗi lần kiểm kho là cả đêm. Hàng tồn nhiều quá, không biết món nào bán chạy, món nào nằm ế, hạn sử dụng gần tới nơi cũng chẳng biết đường mà lần." Thương ghê. Còn mấy huyện như Châu Thành, Mỏ Cày, nhu cầu có nhưng ít ai chỉ cho cách dùng công nghệ, thành ra càng khó.

Nói thêm, lương nhân viên bán hàng ở đây tầm 4 đến 7 triệu, còn quản lý thì 8 đến 12 triệu. Muốn thuê một người kế toán giỏi, càng tốn kém hơn. Mà mấy shop nhỏ lấy đâu ra tiền mà thuê? Phần mềm vô đây, nó san sẻ gánh nặng cho nhân viên, sai sót cũng ít hẳn đi. Mình thấy cái này hợp lý.

Có 1 anh chủ tiệm quen kể là shop ở huyện Mỏ Cày, mới mở được 6 tháng, toàn hàng order về bán. Hồi chưa có phần mềm, mỗi lần kiểm kho mất cả buổi sáng. Có đợt hết 2 hộp kem dưỡng trắng mà không biết, khách hỏi mới tá hỏa. Tốn thêm tiền vận chuyển gấp từ Sài Gòn lên, lời chẳng bao nhiêu, lỗ thì thấy rõ.

Có phần mềm, shop mỹ phẩm được gì?

Để mình kể vài cái lợi thấy rõ rệt, từ chỗ mình và mấy anh em bạn hàng đã trải qua.

• Kho không còn là nỗi ám ảnh: Giờ muốn biết có bao nhiêu chai dưỡng ẩm, lọ serum, tuýp kem chống nắng, chỉ cần mở phần mềm là thấy ngay. Hạn sử dụng nó cũng cảnh báo, sắp tới ngày là nó nhảy lên, khỏi lo bán hàng quá date.
• Thời gian là vàng: Có chị bạn ở phường 7, ngày trước mỗi sáng mất 2 tiếng ngồi tính tay, giờ chỉ 15 phút là xong hết mấy cái báo cáo. Chị kể: "Nhàn tênh, khỏe re." Mình nghe mà ham.
• Doanh thu lên đều: Nhờ phần mềm phân tích món nào chạy, món nào ế là biết liền. Hàng tồn kho nhập vào đúng gu của khách, ít bị ứ đọng vốn. Có shop còn tăng doanh thu 15-20% chỉ sau 3 tháng.
• Khách hàng nhớ nhau: Lưu lịch sử mua, sinh nhật khách, tặng điểm, gửi voucher. Cách này giữ chân người quen cực tốt. Nhiều shop làm, khách họ thích lắm.
• Báo cáo tức thì: Muốn coi doanh thu hôm qua bao nhiêu, lợi nhuận tháng này thế nào, chỉ cần bấm vài cái. Số liệu rõ ràng, không phải đau đầu suy nghĩ.

Cái khoản thời gian tiết kiệm được, mình đem ra tính nhẩm. Mỗi ngày 2 tiếng, một tháng 60 tiếng. Với mức lương nhân viên 5 triệu/tháng (làm 26 ngày, 8 tiếng/ngày), 60 tiếng tương đương gần 1,5 triệu tiền lương. Mua phần mềm 200-500k/tháng, lời gấp 3-7 lần. Không khôn sao không dùng.

Mấy cái tính năng không thể thiếu

Mình đúc kết mấy tính năng mà phần mềm quản lý mỹ phẩm nào cũng cần có, các bạn xem bảng dưới đây cho dễ hình dung.

Tính năng	Công dụng chính
Quản lý kho	Theo dõi tồn, hạn dùng, vị trí để hàng. Cảnh báo khi sắp hết hay gần quá date.
Bán hàng	In hóa đơn nhanh, nhận nhiều kiểu thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản đều được).
Quản lý khách	Lưu thông tin, lịch sử mua, điểm tích lũy, nhắc sinh nhật.
Báo cáo	Xuất doanh thu, lợi nhuận, tồn kho, sản phẩm bán chạy. Ra file Excel nếu cần.
Nhập hàng	Tạo phiếu nhập tự động, hàng vô kho là lên số liệu ngay.
Khuyến mãi	Lập chương trình giảm giá, tặng quà, tạo voucher theo ý mình.
Nhiều cửa hàng	Nếu bạn có vài shop thì quản lý chung một mối, khỏi chạy qua chạy lại.
Online	Kết nối với Facebook, website, Shopee, đồng bộ luôn.

Cách chọn phần mềm cho shop mỹ phẩm Bến Tre

Không phải phần mềm đắt tiền là tốt, mà phải hợp với mình. Mấy bạn ở Bến Tre cần lưu ý mấy điểm sau:

• Giá mềm thôi: Mặt bằng trung tâm thuê tầm 5-13 triệu, nông thôn rẻ hơn, 2-7 triệu. Đầu tư một cái phần mềm quá đắt chưa chắc đã khôn. Mình thấy gói trả tháng từ 200k đến 500k là ổn.
• Dễ xài: Nhân viên bán hàng không rành công nghệ, cần cái nào giao diện đơn giản, nhấn vài cái là xong. Có hỗ trợ nếu cần thì càng tốt.
• Dữ liệu an toàn: Phải lưu trên mây, có sao lưu. Mai mốt máy tính hỏng mà bay hết dữ liệu thì căng.
• Hỗ trợ gần: Đội ngũ hỗ trợ online hoặc tới tận nơi được thì ngon.
• Kết nối dễ dàng: Nếu bán hàng online, phải có tích hợp với Facebook, Shopee, kẻo mất đơn.

Lấy một trường hợp shop mỹ phẩm của anh Tuấn ở huyện Mỏ Cày làm ví dụ. Anh chọn một phần mềm có bảng giá rõ ràng, không có chi phí ẩn. Anh bảo: "Mình chỉ muốn quản lý tồn kho và bán hàng thôi, đâu cần mấy cái phức tạp như ERP." Đúng vậy, đừng làm khó mình.

Có 1 chị ở Châu Thành kể, hồi mới dùng phần mềm, chị mất 2 tuần để nhập toàn bộ hàng tồn vào hệ thống. Vừa nhập vừa rà soát, phát hiện mất 3 thùng kem dưỡng trắng hạn sử dụng chỉ còn 1 tháng, phải giảm giá mạnh mới bán được. Nếu không có phần mềm, chắc chị chẳng bao giờ biết, rồi vài tháng sau vứt đi lỗ nặng.

Bỏ tiền ra, lời lãi thế nào?

Phần mềm cho shop nhỏ tầm 2-5 triệu một năm. Nếu bạn có 2-3 cửa hàng, chi phí có thể hơn một chút, nhưng cũng dưới 10 triệu. So với việc thuê thêm nhân viên kế toán mất 8-12 triệu mỗi tháng, cái này rẻ như cho không vậy.

Lợi nhuận đến từ đâu? Hàng hóa ít thất thoát hơn, bán đúng giá, không phải giảm giá vớ vẩn. Chương trình khuyến mãi nhắm đúng khách hàng. Rất nhiều shop báo cáo tăng doanh thu 15-20% chỉ trong 3 tháng đầu dùng.

Cụ thể, quán mỹ phẩm của chị Hoa ở phường 5. Sau khi dùng phần mềm quản lý vị trí hàng hóa, mỗi lần tìm sản phẩm nhanh hơn tới 70%. Khách vô mua không phải chờ lâu, doanh thu tăng vù vù. Chị còn tận dụng tính năng quản lý khách hàng, nhắn tin khuyến mãi vào dịp lễ Dừa 11/2 hay mùa du lịch miệt vườn (tháng 11 đến tháng 4), khách kéo tới đông nghịt.

Mình có thử tính cho shop của chị Hoa. Doanh thu trung bình tháng khoảng 80 triệu. Tăng 15% là thêm 12 triệu/tháng. Trừ chi phí phần mềm 300k/tháng và vài chi phí linh tinh, lợi nhuận thêm vẫn hơn 10 triệu. Một năm là 120 triệu. Đầu tư 3,6 triệu cho phần mềm, lời 120 triệu. Tỉ suất lợi nhuận 3.200%. Không tin nổi nhưng sự thật là vậy.

Hỏi đáp nhanh

1. Phần mềm có quản lý hạn sử dụng được không? Được, hầu hết đều có. Nhập hạn dùng vô, sắp tới ngày là nó báo, khỏi sợ bán hàng quá date.

2. Dùng thử trước khi mua được không? Được, nhiều chỗ cho dùng thử 7-30 ngày. Bạn nên tận dụng, xem xem có vừa ý không rồi hãy quyết định.

3. Nếu không có internet thì sao? Một số phần mềm có chế độ offline. Khi có mạng là nó tự đồng bộ lên. Rất hữu ích cho mấy shop ở vùng sóng yếu.

4. Chi phí có mắc không? Không, gói cơ bản chỉ từ 200k một tháng. Cái nào cũng fit với túi tiền của shop nhỏ.

5. Có cần cài đặt phần mềm vào máy tính không? Có hai loại: cài vào máy (on-premise) và dùng qua web (SaaS). Loại SaaS không cần cài, chỉ cần mở trình duyệt lên là xài được.

6. Nhập hàng từ nhà phân phối có tự động đồng bộ không? Tùy phần mềm. Một số có kết nối API với nhà cung cấp, nhưng đa phần bạn phải nhập tay. Nhưng mà nhập tay một lần rồi, khỏi nhập lại mỗi lần bán, cũng nhàn hơn nhiều.

Tổng kết

Bến Tre đất lành, kinh doanh mỹ phẩm cũng cơ hội đầy. Nhưng muốn cạnh tranh và đi xa, bạn cần một công cụ quản lý thực sự. Một phần mềm quản lý mỹ phẩm tại Bến Tre sẽ giúp bạn kiểm soát kho, bán hàng nhanh, chăm sóc khách hàng không sót một ai.

Đừng ngại bỏ ra vài trăm nghìn mỗi tháng. Nó giúp bạn tiết kiệm hàng giờ làm việc, tính toán không sai sót. Nếu bạn chưa biết tìm đâu, có thể tham khảo Mepo – phần mềm quản lý bán hàng đa kênh. Dễ xài, giá phải chăng, phù hợp với shop mỹ phẩm ở Bến Tre lắm.

Chúc các bạn buôn may bán đắt, shop lúc nào cũng đông khách!