Phần mềm quản lý hải sản tươi sống tại Lạng Sơn

Quản lý hải sản tươi sống ở Lạng Sơn: Kinh nghiệm 5 năm mở shop

Mấy anh chị làm nghề hải sản chắc hiểu — món này nó khác xa bánh kẹo hay đồ khô. Sáng nhập về tươi rói, chiều đã bắt đầu xuống nước nếu không bảo quản tốt. Lạng Sơn mình lại càng đặc biệt, vừa bán trong tỉnh, vừa phục vụ mấy thương lái Trung Quốc qua cửa khẩu. Hồi mới mở shop ở phường Hoàng Văn Thụ, mình cứ tưởng cầm sổ sách với excel là ổn. Đến khi lô hàng đầu tiên phải đổ đi vì quên hạn, mới thấm.

Sao hải sản tươi sống lại cần phần mềm quản lý riêng?

Có người bảo: "Bán hải sản thì có khác gì bán thịt heo, rau củ đâu mà cần phần mềm riêng?". Sai to nhé. Hải sản tươi sống nó có mấy cái đặc thù mà hàng khô không có:

Ngắn hạn sử dụng – Tôm hôm qua còn nhảy tanh tách, hôm nay đã bắt đầu mềm đầu. Cua để qua đêm là gãy càng, mất giá. Có lô hàng mình nhập từ Quảng Ninh về, vì kẹt xe ở cửa khẩu thêm 2 tiếng, tới nơi giảm giá 30% mới bán được.

Giá biến động từng giờ – Sáng sớm giá cao, trưa nắng bắt đầu hạ. Có hôm thương lái Trung Quốc gọi điện lúc 9h tối đặt 200kg tôm, mình phải mở cửa hàng ra bán. Nếu không có phần mềm ghi nhận giá theo thời gian thực, tính toán kiểu gì?

Kiểm soát nhiệt độ liên tục – Kho lạnh hỏng 1 tiếng là coi như mất cả lô. Có anh quen ở cửa khẩu Tân Thanh kể, hồi tháng 7 năm ngoái máy lạnh hỏng giữa đêm, sáng ra mất gần 50 triệu tiền hàng.

Còn nữa, quản lý bằng excel hay sổ tay, khi shop bắt đầu có 2-3 chi nhánh (một ở trung tâm, một ở cửa khẩu Hữu Nghị) thì rối ren ngay. Nhập hàng ở kho này, bán ở kho kia, không cập nhật kịp, thế nào cũng có lúc thừa lúc thiếu.

Đặc thù thị trường hải sản Lạng Sơn

Lạng Sơn mình có hai cụm dân cư chính. Nội thành với các phường Hoàng Văn Thụ, Vĩnh Trại – dân cư đông, khách du lịch qua lại. Còn khu vực cửa khẩu Hữu Nghị, Tân Thanh thì sầm uất ngày đêm vì buôn bán biên mậu.

Mặt bằng – Giá thuê trung tâm dao động 5-15 triệu/tháng, tuỳ vị trí. Còn khu cửa khẩu cao hơn, từ 8-25 triệu. Đắt thật, nhưng bù lại lượng khách qua lại đông, nhất là mùa cao điểm.

Nhân sự – Lương nhân viên bán hàng ở đây tầm 5-7 triệu, quản lý 9-13 triệu. Với mức đó, nếu bắt họ ngồi nhập liệu thủ công cả buổi thì phí lắm. Tốt nhất là để họ tập trung tư vấn khách, còn mấy việc tính toán giao cho máy.

Mùa vụ – Tết Nguyên Đán là cao điểm nhất, lượng hàng đi chợ biên tăng vọt. Mùa lê thu hoạch tháng 6-8 cũng kéo theo lượng khách mua hải sản chế biến. Có tháng 12 năm ngoái, shop mình bán gấp đôi ngày thường.

Thách thức cửa khẩu – Hải sản nhập từ Quảng Ninh, Hải Phòng lên, phải bảo quản lạnh suốt đường đi. Qua cửa khẩu, thủ tục hải quan có thể làm chậm vài tiếng. Lô nào không có giấy kiểm dịch là bị giữ lại ngay. Phần mềm phải cho phép ghi chú số tờ khai, nguồn gốc xuất xứ để còn xuất trình khi cần.

Tính năng cốt lõi

Mình đã thử qua vài phần mềm quản lý bán hàng. Với hải sản tươi sống, có 5 tính năng là không thể thiếu:

Quản lý tồn kho theo lô và hạn sử dụng

Mỗi lô hàng nhập về phải gắn mã QR ghi rõ ngày đánh bắt, hạn bảo quản, nguồn gốc. Mình hay bảo nhân viên: "Cứ quét cái QR là biết tất tần tật, khỏi nhớ". Khi sắp hết hạn, hệ thống tự động gửi cảnh báo. Có thể cài đặt giảm giá tự động cho món sắp hết hạn, hoặc chuyển sang làm món chế biến.

Tháng trước, shop mình có lô tôm sú sắp hết hạn. 11h đêm, hệ thống báo về điện thoại. Sáng hôm sau mình giảm 20%, bán hết trong 2 tiếng. Nếu không có cảnh báo, chắc lại phải đổ đi.

Quản lý giá bán linh hoạt

Giá hải sản thay đổi theo thời điểm trong ngày. Sáng cao hơn chiều. Khung giờ khách đông thì giá cứng, khách vắng thì linh động. Phần mềm cho phép mình tùy chỉnh giá theo từng khung giờ, hoặc theo số lượng mua.

Cụ thể, shop của Linh ở Hải Châu kể là họ cài đặt giá buổi sáng cao hơn 15% so với chiều. Khách quen mua trên 5kg được giảm thêm 5%. Tính năng này giúp họ bán được hàng nhanh hơn, đỡ tồn kho qua đêm.

Tích hợp cân và máy in tem

Đây là tính năng mình thích nhất. Khi bán, nhân viên chỉ cần đặt hải sản lên cân, phần mềm tự động nhận diện loại và in tem giá. Khỏi phải ghi tay, khỏi sai sót. Hôm cao điểm khách đông, mình chỉ chạm 2-3 cái là xong 1 đơn. Tiền tự cộng. Cuối ca cộng lại đúng khớp luôn, không thiếu đồng nào.

Quản lý đơn hàng bán buôn và bán lẻ

Cửa hàng mình vừa bán lẻ cho người dân trong phường, vừa bán buôn cho thương lái Trung Quốc. Hai loại đơn này khác nhau hoàn toàn về giá, số lượng, chứng từ. Phần mềm phải phân biệt được. Khi xuất hóa đơn VAT cho bên buôn, có thể in song ngữ nếu cần.

Báo cáo doanh thu theo mặt hàng

Mỗi tháng mình nhìn báo cáo để biết loại nào bán chạy, loại nào lợi nhuận cao. Có tháng tôm sú bán chạy nhưng lợi nhuận thấp, trong khi cua biển bán ít hơn nhưng lời gấp đôi. Từ đó điều chỉnh nhập hàng.

Ngoài ra, vài phần mềm hiện đại còn tích hợp chatbot bán hàng tự động. Khách nhắn tin Facebook, Zalo lúc 11h đêm vẫn có người trả lời. Hồi tháng 8, có khách đặt 50kg ghẹ qua Zalo lúc 1h sáng. Chatbot lên đơn, gửi xác nhận. Sáng hôm sau mình giao hàng, chốt deal ngon lành.

Lợi ích thực tế

Áp dụng phần mềm quản lý, mình thấy rõ mấy cái lợi sau:

Giảm thất thoát hàng hóa – Hải sản tươi sống hao hụt nhiều nếu không quản lý tốt. Cảnh báo hạn sử dụng giúp mình chủ động xử lý. Tháng 7 vừa rồi, tỷ lệ hao hụt giảm từ 8% xuống còn 3%. Tính ra tiết kiệm được vài triệu mỗi tháng.

Tiết kiệm thời gian nhập liệu – Trước đây mỗi lần kiểm kho mất 2 tiếng. Nhân viên phải ghi chép từng thùng, từng loại. Giờ chỉ cần quét mã QR, 15 phút là xong. Có anh chủ shop ở phường Hoàng Văn Thụ kể, hồi chưa dùng phần mềm, cuối tháng ngồi tổng kết mất cả ngày. Giờ bấm vài cái là có báo cáo.

Tối ưu nhân sự – Với mức lương 5-7 triệu cho nhân viên, việc giảm bớt thao tác thủ công giúp họ tập trung tư vấn khách. Nhân viên mình trước đây suốt ngày cắm mặt vào sổ sách, giờ ra tư vấn, doanh số tăng lên thấy rõ.

Hỗ trợ biên mậu – Khi có đơn hàng từ thương lái Trung Quốc, phần mềm giúp xuất nhanh chứng từ. In hóa đơn song ngữ nếu cần. Có lần khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn gốc tiếng Trung, mình chỉ mất 5 phút để in.

Mở rộng quy mô dễ dàng – Nếu bạn có ý định mở thêm chi nhánh ở cửa khẩu Hữu Nghị, phần mềm quản lý chuỗi cho phép xem tồn kho toàn hệ thống. Điều phối hàng từ kho này sang kho kia hợp lý. Mình đang tính mở thêm một shop nhỏ ở Tân Thanh, chỉ cần đăng nhập vào cùng tài khoản là quản lý được.

Kinh nghiệm chọn phần mềm

Đừng ham rẻ mà chọn bừa. Mình đã từng dùng thử mấy phần mềm giá rẻ, xong phải đổi vì thiếu tính năng. Kinh nghiệm xương máu đây:

Khả năng tùy biến – Vì đặc thù biên mậu, phần mềm cần cho phép thêm trường thông tin riêng như số tờ khai hải quan, nguồn gốc xuất xứ, ngày kiểm dịch. Mấy phần mềm generic không có mấy cái này, dùng rất khó chịu.

Chi phí hợp lý – Với quy mô hộ kinh doanh vừa và nhỏ, giá phần mềm thường dao động 200-500 nghìn/tháng. Nên chọn gói trả theo tháng để linh hoạt. Đừng vội đóng năm, lỡ không hợp thì khó đổi.

Hỗ trợ kỹ thuật tại chỗ – Có đội ngũ hỗ trợ tiếng Việt, sẵn sàng hướng dẫn trực tiếp nếu cần. Mấy phần mềm nước ngoài tuy rẻ nhưng support bằng tiếng Anh, nhiều khi không hiểu họ nói gì.

Tích hợp với các nền tảng khác – Như phần mềm quản lý nhân viên, module mở rộng sau này. Đừng chọn phần mềm "chết" không thể nâng cấp.

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm quản lý hải sản tươi sống có thể dùng cho cửa hàng nhỏ không?

Có chứ. Nhiều phần mềm có gói cơ bản dành cho 1-2 nhân viên, chỉ 200-300 nghìn/tháng. Hợp với mấy shop nhỏ ở phường Vĩnh Trại. Sau này lớn thì nâng gói.

Làm sao để quản lý hạn sử dụng hiệu quả?

Phần mềm tự động cảnh báo khi hải sản sắp hết hạn. Bạn cũng có thể cài đặt giảm giá tự động cho các mặt hàng gần hết hạn. Mình hay để mức giảm 20-30%, vừa bán được hàng vừa đỡ lỗ.

Phần mềm có hỗ trợ bán hàng online không?

Một số có tích hợp bán hàng qua Facebook, Zalo, hoặc chatbot bán hàng tự động. Giúp bạn nhận đơn 24/7, kể cả lúc shop đóng cửa.

Có cần kết nối internet liên tục không?

Hầu hết phần mềm đám mây đều yêu cầu internet. Tuy nhiên, một số có chế độ offline cho phép nhập liệu khi mất mạng và đồng bộ sau. Ở Lạng Sơn, có khu vực sóng yếu, nên kiểm tra kỹ tính năng này.

Chi phí phần mềm có đắt không?

Tùy vào tính năng, giá dao động từ 200 nghìn đến 1 triệu/tháng. So với lợi ích giảm thất thoát, tiết kiệm thời gian, đây là khoản đầu tư xứng đáng. Mình tính sơ sơ, mỗi tháng nhờ phần mềm mà tiết kiệm được 3-4 triệu tiền hao hụt, chưa kể thời gian.

Kết lại

Quản lý hải sản tươi sống ở Lạng Sơn – thị trường biên mậu năng động – không thể làm ăn theo kiểu "cầm sổ sách". Một phần mềm tốt giúp bạn kiểm soát tồn kho, hạn dùng, giá cả, tối ưu nhân sự và mở rộng kinh doanh.

Nếu bạn đang tìm giải pháp, mình hay dùng Mepo – phần mềm quản lý bán hàng thông minh, dễ dùng, hỗ trợ đặc thù hải sản tươi sống. Có bản dùng thử miễn phí, không mất gì cả.

Truy cập mepo.vn để trải nghiệm. Có gì thắc mắc cứ nhắn mình, cùng nhau chia sẻ kinh nghiệm nhé.