Phần mềm quản lý gạch men sứ vệ sinh tại Tam Kỳ (Quảng Nam)

Phần mềm quản lý gạch men sứ vệ sinh tại Tam Kỳ (Quảng Nam)

Chuyện của mấy anh em chủ shop ở Tam Kỳ

Nói thiệt, mình đi dọc quốc lộ 1A qua Tam Kỳ, thấy cái cảnh mấy tiệm vật liệu xây dựng vẫn ngồi ghi chép sổ sách mà thương. Tam Kỳ bây giờ đang lên đấy, dân số tầm 115.000 người, hơn 65.000 hộ kinh doanh. Khu công nghiệp Trường Hải với sân bay Chu Lai làm cho xây dựng nhộn nhịp lắm. Hội An, Mỹ Sơn là di sản UNESCO mà, khách du lịch đông, kéo theo nhu cầu sửa nhà, xây mới nhà nghỉ, homestay cũng tăng theo.

Giá thuê mặt bằng dọc quốc lộ 1A dao động 5-15 triệu/tháng, cao hơn trong trung tâm chút. Nhân viên bán hàng lương 5-8 triệu, quản lý 10-15 triệu. Mùa du lịch tháng 4 đến tháng 9 ăn nên làm ra, nhưng tháng 10-12 mưa bão thì vận chuyển hàng gạch đá cực căng.

Mà mấy anh em chủ shop vẫn quen quản lý bằng sổ với Excel. Nghĩ mà thấy ngán — cả trăm mẫu gạch, đủ kích thước, màu sắc, mã lô. Đau đầu thật.

Cảnh quản lý thủ công — biết làm sao

Hồi năm ngoái có thằng em mình ở đường Phan Bội Châu, Tam Kỳ, mở tiệm gạch men. Nó than nguyên một hồi:

Tồn kho như đánh đố. Gạch có loại 40x40, 60x60, 80x80. Cùng kích thước nhưng màu sắc, độ bóng khác nhau. Mấy thằng nhân viên ghi sổ tay, lúc vắng thì ổn, chứ khách xếp hàng đông là lộn xộn bét nhè. Cuối tháng kiểm kê thấy thiếu 50 thùng gạch mà hỏi ai cũng không biết.

Giá nhập theo thị trường lên xuống. Tháng trước nhập gạch Đồng Tâm giá một đường, tháng sau nhà cung cấp báo giá khác. Ghi chép không kịp, bán giá cũ mất tiền, bán giá mới khách la.

Công nợ — câu chuyện muôn thuở. Khách hàng là dân xây dựng, thợ thầu, mua chịu là chuyện thường. Có ông thầu quen mua 3 tháng mới trả. Ghi từng tờ hóa đơn, hôm nào giấy lộn xộn là mất dấu, đòi nợ không có bằng chứng.

Báo cáo cuối tháng mới tổng kết. Có tháng bán ầm ầm tưởng lãi to, hóa ra nhập hàng nhiều quá, vốn quay vòng không kịp. Nghĩ mà căng — chạy theo doanh số nhưng tiền mặt đâu ra?

Có 1 anh quen ở Hải Châu kể, quản lý thủ công làm thất thoát 5-7% doanh thu mỗi tháng. Hàng để lâu không kiểm kê, gạch vỡ, ẩm mốc, cũng cho là hao hụt. Tính ra mất kha khá.

Giải pháp — nghe nói tới phần mềm

Mình cũng từng lăn tăn, tưởng phần mềm là mấy thứ cao siêu. Hóa ra có mấy cái phần mềm quản lý bán hàng bây giờ đơn giản hơn tưởng tượng nhiều. Hồi đầu năm mình thử cho shop mình, thấm luôn.

Quản lý kho thông minh. Nhập xuất tự động. Gạch 60x60 màu trắng có bao nhiêu thùng trong kho — nhìn 1 phát là biết. Hàng sắp hết thì nó cảnh báo. Không còn cảnh khách hỏi hàng, nhân viên chạy ra kho mò mẫm, mất 10 phút mới trả lời.

Bán hàng đa kênh. Ngoài bán tại quầy, mình đăng lên Facebook, Zalo. Có bà chị quen ở Tam Kỳ livestream bán gạch ốp tối thứ 7, tối thứ 2 có khách đặt hàng từ Mỹ Sơn. Giao tận nơi, thanh toán chuyển khoản.

Quản lý công nợ không còn là ác mộng. Mỗi lần khách mua chịu, phần mềm ghi lại. Đến hạn nó tự nhắc. In phiếu thu nhanh, khách ký vào.

Báo cáo chi tiết. Doanh thu hôm nay, tháng này, so với cùng kỳ năm trước. Hàng nào bán chạy — gạch lát nền hay gạch ốp tường. Hàng nào tồn lâu quá phải xả. Thực tế, tháng 7 vừa rồi shop mình tăng 18% doanh thu so với tháng 7 năm ngoái, nhờ điều chỉnh nhập hàng theo báo cáo.

Tính năng cần có cho cửa hàng gạch men sứ vệ sinh

Không phải phần mềm nào cũng hợp. Cửa hàng vật liệu xây dựng có đặc thù riêng, mà mình thấy:

Quản lý hàng hóa theo quy cách. Gạch có kích thước, màu sắc, độ bóng. Sứ vệ sinh có bồn cầu 1 khối, 2 khối, lavabo loại âm bàn, loại đặt bàn. Phần mềm phải cho phép tạo nhiều thuộc tính, không chỉ tên và giá.

Kho theo lô hàng. Nhà cung cấp giao hàng theo lô, có ngày sản xuất. Gạch cùng mẫu nhưng khác lô có thể lệch màu trắng đen. Phần mềm phải theo dõi được từng lô, vị trí lưu kho.

Bán buôn, bán lẻ. Giá sỉ, giá lẻ khác nhau. Chiết khấu theo số lượng — mua 100 thùng gạch thì giá khác, mua 10 thùng giá khác. Phải linh hoạt.

Xuất nhập khẩu đơn giản. Nhập hàng từ nhà cung cấp, xuất trả hàng lỗi. Mấy tháng nay giá gạch biến động mạnh, có lần nhập giá cao rồi thị trường giảm, phải xuất trả, nếu không có phần mềm theo dõi thì mệt lắm.

Báo cáo theo mùa. Mùa du lịch tháng 4-9 doanh thu gạch ốp lát tăng. Mùa mưa tháng 10-12 thì gạch chống thấm, keo dán bán chạy. Phần mềm cho thấy xu hướng, mình biết đường nhập hàng.

Lợi ích — thực tế từ shop mình

Kể ra thì dài, nhưng mấy anh em chủ shop ở Tam Kỳ đã dùng thử phần mềm rồi:

• Giảm sai sót tồn kho. Có anh kể tồn kho chính xác đến 90% so với trước đây. Không còn cảnh thừa vài trăm thùng gạch không biết để đâu.

• Tiết kiệm thời gian. Nhân viên chỉ cần quét mã vạch là xong. Kiểm kê cuối tháng mất 30 phút thay vì nửa ngày.

• Tăng doanh thu. Bán online thêm khách. Có shop nhỏ ở Tam Kỳ mỗi tháng có thêm 5-7 đơn đặt hàng qua Facebook, mỗi đơn 10-30 triệu.

• Kiểm soát công nợ. Có chủ shop kể trước đây bị nợ xấu mất 3 tháng lương. Dùng phần mềm, nợ nào quá hạn biết ngay, đòi sớm.

• Ra quyết định nhanh. Báo cáo thời gian thực, thấy mặt hàng nào đang bán chạy thì nhập thêm, không phải đợi cuối tháng.

Mở rộng — Trường hợp shop Hùng ở đường Hùng Vương

Hồi tháng 3 vừa rồi, mình ghé qua shop của anh Hùng ở đường Hùng Vương, Tam Kỳ. Anh ấy mở tiệm gạch men được 4 năm, diện tích khoảng 200m2. Anh kể, trước khi dùng phần mềm, mỗi tháng mất trung bình 8-10 triệu vì thất thoát hàng. Hàng tồn không kiểm kê kịp, có lô gạch vỡ nứt để cả tháng mới phát hiện. Khách đến mua, lấy nhầm lô khác, lắp vào lệch màu, quay lại đòi đền.

Anh Hùng bắt đầu thử phần mềm từ tháng 4. Tháng đầu tiên, nhân viên chưa quen nên vẫn ghi sổ song song. Sang tháng thứ 2, cả đội chuyển hẳn sang phần mềm. Anh khoe, cuối tháng 6 kiểm kê, chỉ mất 45 phút — so với trước đây mất cả buổi sáng. Số lượng hàng thất thoát giảm xuống còn dưới 2%, tương đương tiết kiệm được hơn 6 triệu/tháng.

Riêng khoản công nợ — anh Hùng có danh sách 15 thầu xây dựng nợ hơn 400 triệu, nhiều món quá hạn 2-3 tháng. Phần mềm tự động gửi tin nhắn nhắc nợ qua Zalo. Chỉ sau 2 tuần, anh thu về được 120 triệu. Số còn lại cũng đang trả dần.

Chuyện của chị Lan ở chợ đầu mối gạch men Tam Kỳ

Đầu tháng 8, mình gặp chị Lan, chủ một tiệm gạch men khá lớn ở gần chợ đầu mối Tam Kỳ. Chị mở được 7 năm, mặt bằng 300m2, thuê 2 nhân viên bán hàng và 1 thợ kho. Chị kể, hồi tháng 5 vừa rồi, có đợt mưa to, một góc kho bị dột, ướt hết 80 thùng gạch 60x60 loại cao cấp giá 180.000đ/thùng. Vì không có phần mềm ghi rõ vị trí từng lô, chị không biết lô nào bị hư, phải xả lỗ toàn bộ số gạch đó với giá 80.000đ/thùng. Thiệt hại gần 8 triệu chỉ vì chậm phát hiện.

Chị Lan quyết định chuyển sang dùng phần mềm từ tháng 6. Giờ mỗi lô hàng nhập về đều được quét mã vạch, ghi rõ vị trí kệ, số lô, ngày nhập. Có cảnh báo khi hàng gần hết hạn hoặc gạch bị ẩm. Chị khoe, tháng 7 vừa rồi kiểm kê, chỉ mất 1 giờ đồng hồ, phát hiện sớm 1 lô gạch lát nền bị nứt do vận chuyển, kịp trả lại nhà cung cấp, không mất đồng nào.

Chị còn livestream bán hàng tối thứ 7 hàng tuần. Trung bình mỗi buổi có 30-40 khách xem, chốt được 3-5 đơn, mỗi đơn 15-25 triệu. Chị tính, riêng kênh online này mang về thêm 15-20% doanh thu so với trước.

Kết luận và cái kết

Nói thực, mình không phải dạng sống ảo hay quảng cáo. Nhưng thấy mấy anh em chủ shop vật lộn với sổ sách, mình cũng rứt. Phần mềm quản lý không phải là phép màu, nhưng nó giúp mình đỡ thấm mệt, đỡ đau đầu.

Mepo là một trong những giải pháp mình từng thử, thấy ổn. Nhưng mỗi shop mỗi khác — mình khuyên là dùng thử trước, so sánh vài phần mềm, coi cái nào hợp với quy mô, đặc thù shop mình.

Chuyển đổi số nghe tưởng xa vời, nhưng thực ra chỉ là bước đầu tiên — thử 1 tháng xem sao. Mình tin là không hối hận.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Phần mềm quản lý gạch men sứ vệ sinh có khó sử dụng không?

Không đâu. Mấy phần mềm hiện nay giao diện trực quan, dễ làm quen. Nhân viên của mình chỉ mất vài giờ đào tạo là thao tác được — mấy bạn trẻ còn nhanh hơn, 30 phút là xong.

2. Chi phí đầu tư phần mềm có cao không?

Có nhiều gói. Miễn phí cũng có, vài trăm nghìn/tháng cũng có. Của mình gói 300k/tháng, tiền 1 buổi nhậu với bạn. Nhưng tiết kiệm được mấy triệu mỗi tháng nhờ giảm thất thoát.

3. Phần mềm có hỗ trợ quản lý kho theo lô không?

Có. Nhiều phần mềm cho phép quản lý theo lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng. Hàng gạch nào hết hạn biết ngay, không bị bán nhầm.

4. Tôi có thể bán hàng online qua phần mềm không?

Có. Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh cho phép đăng bán lên Facebook, Zalo, website, livestream. Mấy shop livestream bán gạch tối thứ 7 ở Tam Kỳ thu hút kha khá khách.

5. Phần mềm có tích hợp với máy in hóa đơn không?

Đa số đều hỗ trợ. Kết nối máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, cân điện tử. In tem mã vạch dán lên thùng gạch, quét phát là biết hết.

---

Tổng kết

Phần mềm quản lý không phải là giải pháp cho mọi vấn đề, nhưng với cửa hàng gạch men sứ vệ sinh ở Tam Kỳ — nơi thị trường địa phương đang thay đổi nhanh — thì nó là công cụ cần thiết. Giảm chi phí, tăng doanh thu, ít đau đầu.

Hãy thử, như mình đã thử. Mất gì đâu.