Phần mềm quản lý gạch men sứ vệ sinh tại Sóc Trăng

Phần mềm quản lý gạch men sứ vệ sinh tại Sóc Trăng

Kinh doanh gạch men, sứ vệ sinh ở Sóc Trăng nó khác mấy chỗ khác. Dân số toàn tỉnh hơn 1,2 triệu người, riêng TP. Sóc Trăng tầm 140.000 dân, cộng thêm mấy huyện Mỹ Xuyên, Châu Thành nữa. Trong tỉnh có khoảng 48.000 hộ kinh doanh đủ loại, riêng mảng vật liệu xây dựng cũng sôi động lắm, nhất là vào mùa lễ Ok Om Bok của đồng bào Khmer (họ chiếm tới 30% dân số đó) và dịp Tết.

Các cửa hàng gạch men, thiết bị vệ sinh thường nằm ở P.1, P.4 trong trung tâm hoặc dọc quốc lộ. Mặt bằng trung tâm giá từ 4 đến 12 triệu/tháng, ven thì rẻ hơn, 2-7 triệu. Nhân viên bán hàng lương 4-6 triệu, quản lý 7-11 triệu. Cạnh tranh giờ gay gắt lắm, quản lý hàng trăm mã gạch, sứ, công nợ đại lý, khách lẻ bằng sổ sách thì... căng.

Mình viết bài này để chia sẻ với anh em chủ cửa hàng ở Sóc Trăng về mấy cái phần mềm quản lý, hy vọng giúp mọi người đỡ vất vả hơn.

Thực trạng kinh doanh gạch men sứ vệ sinh tại Sóc Trăng

Sóc Trăng thuần nông, nhưng đô thị hóa đang lên. GDP bình quân đầu người khoảng 2.500 USD/năm. Nhu cầu xây sửa nhà ở, xây chùa Khmer (như chùa Dơi, chùa Chén Kiểu) kha khá. Các cửa hàng gạch men thường bán cả sỉ lẫn lẻ. Khách sỉ là đại lý, thợ xây; khách lẻ là hộ gia đình.

Hồi năm ngoái, anh Bảy ở P.4 kể: "Mỗi lần bán hàng phải ghi sổ tay, cuối ngày tổng kết mỏi mắt. Có thằng thợ nợ 3 tháng không nhớ, mất luôn 5 triệu." Không chỉ anh Bảy, nhiều chủ cửa hàng gạch men ở Sóc Trăng vẫn dùng sổ sách thủ công. Kiểm kho mất cả buổi, sai lệch thường xuyên. Giá gạch men biến động theo thị trường, cập nhật chậm dẫn đến bán lỗ.

Mùa vụ cao điểm như Ok Om Bok (tháng 10-11 âm lịch) và Tết Nguyên đán, lượng khách tăng đột biến. Nhân viên bán hàng không kịp ghi hóa đơn, tính tiền sai. Quản lý công nợ với đại lý ở Mỹ Xuyên, Châu Thành càng phức tạp. Rõ ràng, cần một công cụ hỗ trợ.

Vì sao cửa hàng gạch men cần phần mềm quản lý?

Phần mềm quản lý gạch men sứ vệ sinh không chỉ là máy tính tiền. Nó giúp giải quyết 4 vấn đề cốt lõi:

Quản lý hàng hóa: Gạch men có nhiều kích thước, màu sắc, xuất xứ. Sứ vệ sinh có bồn cầu, lavabo, vòi nước. Phần mềm lưu danh sách sản phẩm, ảnh, giá vốn, giá bán, tồn kho theo từng mã.

Bán hàng nhanh: Chỉ cần quét mã vạch hoặc chọn sản phẩm, in hóa đơn ngay. Giảm sai sót, tăng tốc độ phục vụ. Có hôm khách đông, mình chạy 2-3 cái là xong 1 đơn, không phải lo tính nhẩm sai nữa.

Quản lý công nợ: Ghi nhận khách nợ, lịch sử trả, hạn mức. Tự động nhắc nợ đến hạn. Đỡ cái cảnh phải nhắn tin từng đứa, mà có đứa còn quên mất mình nợ.

Báo cáo tức thì: Biết lãi/lỗ, hàng bán chạy, hàng tồn lâu. Ra quyết định nhập hàng kịp thời. Không phải đợi cuối tháng mới ngồi tính.

Lấy trường hợp cửa hàng của chị Hoa ở Mỹ Xuyên. Trước đây chị ghi chép sổ sách, cuối tháng mất 2 ngày đối chiếu. Từ khi dùng phần mềm, chị chỉ mất 10 phút xem báo cáo trên điện thoại. "Giờ tôi có thời gian lo việc khác, con cái cũng đỡ vất vả", chị nói.

Tính năng cần có trong phần mềm quản lý gạch men sứ vệ sinh

Một phần mềm quản lý cửa hàng dù ở Huế hay Sóc Trăng đều cần những tính năng cơ bản sau:

Quản lý danh mục sản phẩm

Cho phép nhập nhiều đơn vị tính (m2, viên, thùng), quy đổi tự động. Cụ thể như gạch ốp lát thường bán theo m2, nhưng nhập theo thùng (1 thùng = 1.44 m2). Phần mềm tự động tính, khỏi lo nhân nhẩm sai.

Quản lý kho

Theo dõi tồn kho theo từng vị trí (kho chính, kho trưng bày). Cảnh báo hàng sắp hết, hàng tồn lâu. Có cái này đỡ phải mò vào kho đếm từng viên.

Bán hàng và in hóa đơn

In hóa đơn nhiều mẫu (hóa đơn bán lẻ, bán sỉ, báo giá). Kết nối máy in hóa đơn nhiệt. Khách đưa tiền xong là có hóa đơn ngay, chuyên nghiệp hơn nhiều.

Quản lý khách hàng, nhà cung cấp

Lưu lịch sử mua hàng, công nợ, sinh nhật khách. Gửi tin nhắn chăm sóc. Chị Hồng ở P.1 kể: "Từ ngày lưu được lịch sử, tôi biết ông thợ X hay mua gạch 60x60, có khuyến mãi là nhắn liền. 80% là ổng mua tiếp."

Báo cáo doanh thu, lợi nhuận

Xem theo ngày, tháng, năm. So sánh với kỳ trước. Biết ngay tháng này lời hơn tháng trước bao nhiêu, không cần ngồi cộng sổ.

Quản lý đại lý

Nếu bạn có hệ thống đại lý, phần mềm quản lý đại lý thường có tính năng phân quyền, theo dõi doanh số từng đại lý. Nhưng ở Sóc Trăng, quy mô nhỏ hơn, bạn chỉ cần quản lý đại lý cấp 1 là đủ.

Ngoài ra, nếu bạn có xưởng sản xuất gạch, cần thêm tính năng quản lý sản xuất, quản lý nguyên vật liệu, lệnh sản xuất. Nhưng với đa số cửa hàng gạch men Sóc Trăng, chỉ cần bán hàng và kho là đủ.

Lợi ích khi chuyển đổi số tại Sóc Trăng

Chuyển đổi số không phải chuyện xa vời. Với chi phí chỉ vài trăm nghìn mỗi tháng, chủ cửa hàng ở Sóc Trăng có thể:

Tiết kiệm thời gian: Giảm 70% thời gian nhập liệu, kiểm kho. Nhân viên có thể tập trung tư vấn khách. Ai từng ngồi kiểm kho cả buổi mới thấy cái này quý.

Tăng doanh thu: Nhờ báo cáo bán chạy, bạn biết mặt hàng nào nên nhập thêm, mặt hàng nào cần thanh lý. Chị Lan ở P.1 kể: "Từ ngày có báo cáo, tôi biết gạch 40x40 bán chạy nhất, nhập thêm 2 container, hết veo trong tháng."

Quản lý công nợ chặt chẽ: Giảm nợ xấu. Anh Thành ở Châu Thành nói: "Trước đây thợ nợ 10 triệu, giờ phần mềm nhắc nợ đúng hạn, thu hồi được 80%."

Chuyên nghiệp hóa: Hóa đơn in rõ ràng, có mã số thuế. Khách hàng tin tưởng hơn. Mấy ông thợ xây giờ cũng thích mua chỗ có hóa đơn đàng hoàng.

Mở rộng kinh doanh: Khi có phần mềm quản lý kho, bạn có thể mở thêm chi nhánh ở Mỹ Xuyên mà không sợ mất kiểm soát. Ngồi ở nhà xem được doanh thu cả 2 shop.

Đặc thù Sóc Trăng có đông đồng bào Khmer, nhiều chùa chiền. Vào dịp lễ Ok Om Bok, nhu cầu mua sắm tăng cao. Phần mềm giúp bạn chuẩn bị hàng hóa kịp thời, không bỏ lỡ cơ hội. Năm ngoái có anh chủ tiệm ở Châu Thành không kịp nhập gạch men cho mấy chùa sửa sang, mất một mối lớn.

Cách chọn phần mềm phù hợp cho cửa hàng của bạn

Không phải phần mềm quản lý cửa hàng mẹ và bé hay phần mềm quản lý spa đều phù hợp với cửa hàng gạch men. Bạn cần:

Chuyên ngành: Chọn phần mềm có sẵn ngành vật liệu xây dựng, gạch men. Họ đã thiết lập sẵn đơn vị tính, quy cách. Đỡ phải tự mày mò cài đặt.

Dễ dùng: Giao diện tiếng Việt, hỗ trợ online. Nhân viên bán hàng lớn tuổi cũng có thể sử dụng. Đừng chọn mấy phần mềm toàn tiếng Anh, nhân viên mình không xài được.

Giá cả hợp lý: Ở Sóc Trăng, mức đầu tư vài trăm nghìn đến 1 triệu/tháng là phù hợp. Tránh gói quá đắt, chưa kịp có lời đã mất vốn.

Hỗ trợ địa phương: Có đối tác hoặc hỗ trợ từ xa tốt. Nếu cần cài đặt, họ có thể hướng dẫn qua video. Đừng để mua xong không ai chỉ, treo đó.

Tích hợp sẵn: In hóa đơn, kết nối máy tính tiền, máy quét mã vạch. Mua thêm thiết bị cũng dễ tìm.

Có 1 anh chủ tiệm quen kể là từng mua phần mềm quản lý bán lẻ ở Huế về dùng, nhưng không có tính năng quản lý gạch men, phải sửa lại mất thời gian. Vì vậy, hãy dùng thử trước khi quyết định.

Câu hỏi thường gặp

Hỏi: Tôi chỉ có 1 cửa hàng nhỏ ở P.4, có cần phần mềm không?

Có. Dù nhỏ, bạn vẫn có vài trăm mã hàng. Phần mềm giúp bạn kiểm soát tồn kho, công nợ, tránh thất thoát. Chi phí thấp, lợi ích lâu dài. Mình thấy nhiều shop nhỏ nhưng nhờ phần mềm mà quản lý được dòng tiền, không bị thất thoát.

Hỏi: Phần mềm có khó sử dụng không?

Hầu hết phần mềm hiện nay đều thân thiện. Bạn có thể được đào tạo từ xa trong 1-2 buổi. Nhân viên của bạn cũng sẽ quen sau vài ngày. Mấy cô bán hàng lớn tuổi ở shop mình cũng xài được, chỉ cần kiên nhẫn chút.

Hỏi: Tôi có thể dùng thử trước khi mua không?

Có, các phần mềm uy tín đều có bản dùng thử 7-15 ngày. Hãy tận dụng để đánh giá. Đừng vội đóng tiền, xài thử xem có hợp không đã.

Hỏi: Phần mềm có hỗ trợ quản lý nhiều chi nhánh không?

Có, nếu bạn có cửa hàng ở Mỹ Xuyên và Châu Thành, phần mềm cho phép xem tổng quan toàn hệ thống. Ngồi ở nhà cũng biết chi nhánh nào bán chạy, chi nhánh nào tồn nhiều.

Hỏi: Tôi bán cả sỉ và lẻ, phần mềm có hỗ trợ 2 giá không?

Có, bạn có thể thiết lập giá bán lẻ, giá bán sỉ, giá đại lý riêng. Mỗi loại khách một giá, không sợ nhầm.

Tổng kết

Kinh doanh gạch men sứ vệ sinh tại Sóc Trăng có nhiều tiềm năng nhưng cũng lắm thách thức. Phần mềm quản lý không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc mà còn giúp cửa hàng chuyên nghiệp hơn hẳn. Hãy bắt đầu bằng việc tìm hiểu các lựa chọn phù hợp, dùng thử và trải nghiệm.

Nếu bạn muốn một công cụ làm được nhiều việc, hãy xem qua Mepo – phần mềm quản lý bán hàng thông minh dành riêng cho ngành vật liệu xây dựng. Họ có bản dùng thử miễn phí, tư vấn tận tình. Liên hệ ngay để được hỗ trợ, đừng để đến mùa cao điểm mới cuống lên tìm phần mềm.