Phần mềm quản lý gạch men sứ vệ sinh tại Lạng Sơn

Phần mềm quản lý gạch men sứ vệ sinh tại Lạng Sơn

Mở đầu

Lạng Sơn mình có cái cửa khẩu Hữu Nghị, Tân Thanh tấp nập người qua lại. Không chỉ buôn bán hàng hóa, mà đây còn là thị trường ngách cho dân vật liệu xây dựng, nhất là mấy anh em bán gạch men sứ vệ sinh. Dân số toàn tỉnh loanh quanh 800.000 người, riêng TP Lạng Sơn tầm 100.000 dân, cộng thêm hơn 32.000 hộ kinh doanh — nhu cầu xây sửa nhà cửa lúc nào cũng có.

Nhưng mà quản lý cửa hàng gạch men ở đây cũng không dễ. Hàng hóa đủ loại: mẫu mã, kích thước, màu sắc thay đổi liên tục. Lại còn chuyện buôn bán biên mậu với Trung Quốc, nguồn hàng lên xuống thất thường. Khách mua lẻ có, mua sỉ cũng có. Mình thấy nhiều anh em chủ shop than phiền vì ghi chép thủ công hay dùng Excel dễ sai, mất thời gian lắm.

Sao lại cần phần mềm quản lý cho cửa hàng gạch men ở đây?

Kinh doanh gạch men nó khác mấy ngành khác ở chỗ: mỗi sản phẩm có cả tá thuộc tính. Kích thước (30x60, 60x60, 80x80...), màu sắc, bề mặt bóng hay mờ, hãng sản xuất. Nếu cứ ghi tay hay Excel thì dễ nhầm lẫn lắm. Có hôm thất thoát hàng mà không biết nguyên do.

Có 1 anh chủ tiệm quen kể là trước đây ghi sổ tay, khách hỏi gạch 60x60 màu trắng vân mây còn bao nhiêu thùng, anh lại chạy ra kho đếm. Vừa mệt vừa sai. Từ ngày xài phần mềm, nhìn màn hình là biết ngay số lượng, hàng để kệ nào. Đặc biệt dịp Tết Nguyên Đán, khách mua sửa nhà đông như kiến, có phần mềm xử lý nhanh gọn, không nhầm đơn nào.

Thị trường Lạng Sơn có gì riêng?

Lạng Sơn không giống chỗ khác. Mấy đặc thù này chi phối cách quản lý cửa hàng gạch men:

• Buôn bán biên mậu: Các shop gần cửa khẩu Hữu Nghị, Tân Thanh nhập hàng Trung Quốc hàng lô. Cùng mẫu nhưng lô khác nhau, giá vốn khác. Cần phần mềm quản lý theo lô, theo ngày nhập để tính giá vốn cho chuẩn.
• Lên xuống theo mùa: Ngoài Tết, khoảng tháng 6-8 là mùa lê thu hoạch, dân có tiền xây sửa nhiều. Không có báo cáo thống kê theo mùa thì khó dự báo hàng tồn.
• Khách đa dạng: Có người mua lẻ vài thùng lát nền, có thợ xây mua sỉ cả trăm thùng. Phần mềm phải tính được đơn giá bán buôn, bán lẻ riêng, lại còn quản lý công nợ nữa.
• Giá mặt bằng: Trung tâm TP Lạng Sơn phường Hoàng Văn Thụ, Vĩnh Trại giá thuê 5-15 triệu/tháng. Khu cửa khẩu lên tới 8-25 triệu. Tiền thuê cao nên tối ưu diện tích kho là sống còn, phần mềm giúp quản lý vị trí hàng trong kho.

Mấy tính năng cần có

Một phần mềm quản lý gạch men cho xứ Lạng cần những thứ này:

Quản lý hàng hóa kiểu "không sót"

Cho nhập đầy đủ thông số: kích thước, màu sắc, bề mặt, hãng. Gạch ốp tường 30x60 màu trắng bóng. Gạch lát nền 60x60 màu xám nhám. Bồn cầu 1 khối, chậu rửa treo tường... Nhập càng chi tiết sau này tra cứu càng nhanh.

Hồi tháng 9 vừa rồi, mình ghé 1 shop ở phường Hoàng Văn Thụ. Anh chủ khoe: "Em nhập hết mấy cái thông số vào phần mềm, từ mã sản phẩm, màu sắc, kích thước, tới mã lô. Giờ khách gọi điện hỏi gạch 40x80 màu xám đen còn không, em gõ tên lên là ra ngay. Có hôm khách gọi lúc 9h tối, em vẫn check được qua app trên điện thoại."

Tồn kho theo lô + vị trí

Hỗ trợ nhập hàng theo lô, ghi ngày nhập, giá vốn. Đánh dấu vị trí lưu kho kiểu kệ A1, kệ B2... Nhân viên khỏi chạy lung tung tìm hàng.

Lấy 1 trường hợp cụ thể: Shop của anh Tuấn ở khu cửa khẩu Tân Thanh chuyên nhập gạch 60x60 từ Trung Quốc. Mỗi lô hàng về, anh quét mã vạch, phần mềm tự động phân vào kệ. Nhân viên mới vào chưa thuộc kho, nhưng chỉ cần nhìn màn hình là biết gạch lô TQ112 nằm ở kệ C3. Trước đây có lần tìm 2 tiếng không ra 20 thùng gạch, sau mới biết để nhầm khu. Từ hồi có phần mềm, mất khoảng 50 triệu vì thất thoát hàng trong nửa năm — giờ không còn.

Bán hàng đa kênh

Giờ các shop không chỉ bán tại chỗ, còn lên Facebook, Zalo, livestream nữa. Phần mềm phải đồng bộ đơn từ mấy kênh đó về một mối, tránh bán quá tồn.

Quản lý công nợ

Khách sỉ thường mua chịu. Cần biết rõ ai còn nợ, ai thanh toán chậm để có chính sách phù hợp.

Báo cáo thông minh

Doanh thu theo ngày, tháng, theo mặt hàng, theo nhân viên. Cảnh báo hàng sắp hết hoặc tồn lâu ngày.

Hỗ trợ nhập khẩu

Shop nào nhập hàng Trung Quốc thì quản lý đơn nhập khẩu, tỷ giá, chi phí hải quan cũng tiện.

Nói thực, có 1 anh quen ở phường Vĩnh Trại nói với mình: "Hồi xưa nhập hàng Trung Quốc, em ghi tỷ giá vào sổ tay. Đến cuối tháng cộng lại, lúc nào cũng lệch vài triệu. Giờ phần mềm nhập tỷ giá tại thời điểm, tự động tính tiền hàng, chi phí hải quan, vận chuyển. Số liệu sạch như lau."

Lợi ích thiệt thòi ra sao?

Nói thực thì ngày đầu chuyển qua phần mềm, mình cũng hơi ngại. Nhưng sau 2 tháng, thấy rõ mấy cái lợi:

• Hết thất thoát: Kiểm soát tồn tới từng thùng, từng viên. Không còn cảnh hàng thất lạc, nhập sai.
• Tiết kiệm thời gian: Nhân viên khỏi ghi sổ, chỉ quét mã vạch hoặc gõ tên là ra. Xử lý đơn nhanh hơn hẳn.
• Bán được nhiều kênh: Đăng bán lên mạng xã hội, đơn từ livestream tự đồng bộ. Không sợ bán thiếu hàng.
• Công nợ rõ ràng: Biết khách nào nợ, khách nào trả chậm. Đến hẹn nhắc khéo.
• Nhập hàng đúng lúc: Báo cáo theo mùa cho biết khi nào cần nhập nhiều gạch ốp lát, khi nào cần thiết bị vệ sinh. Đỡ cảnh hết hàng bán hoặc tồn chất đống.

Tháng trước, mình ghé 1 shop ở khu Hoàng Văn Thụ. Chủ shop khoe: "Tháng 8 vừa rồi, em chạy livestream bán 30 bộ bồn cầu 1 khối. Đơn tự động vào phần mềm, nhân viên lấy hàng từ kho giao trong ngày. Không có phần mềm, chắc em phải ghi sổ tay rồi đánh lại vào Excel, tốn thêm 2 tiếng mỗi ngày."

Cái giá của việc chần chừ

Mình gặp 1 anh chủ shop ở phường Đông Kinh. Anh cứ lăn tăn mãi chuyện mua phần mềm. "Em sợ tốn tiền, mà nhân viên 2 đứa, chưa biết có xài được không." Kết quả là 3 tháng sau, anh gọi điện than: "Hôm qua em mất 15 thùng gạch 80x80, không biết ai lấy. Khách quen gọi mua mà em hết hàng, mất đơn lớn 40 triệu."

Mất 15 thùng gạch, mỗi thùng giá vốn 250.000 đồng, tương đương 3,75 triệu. Cộng thêm đơn hàng 40 triệu không bán được. Tổng thiệt hại gần 44 triệu chỉ vì không đầu tư 500.000 đồng/tháng cho phần mềm. Nghe mà tiếc thay.

Kinh nghiệm xương máu khi triển khai

Mấy ông anh em ở phường Vĩnh Trại có chia sẻ mấy điểm này:

• Chọn phần mềm vừa sức: Shop nhỏ lẻ thì phần mềm đơn giản, giá rẻ. Có nhiều chi nhánh hoặc kho lớn thì cần đa chi nhánh, tính năng quản lý kho chuyên sâu.
• Đào tạo nhân viên: Nhân viên bán hàng ở đây lương 5-7 triệu, chưa quen tech. Phải tập cho họ vài buổi. Có thể yêu cầu nhà cung cấp hỗ trợ onsite.
• Nhập dữ liệu kỹ lưỡng: Công đoạn đầu mất thời gian, nhưng làm kỹ thì sau vận hành trơn tru. Nên nhập theo nhóm: gạch lát nền, gạch ốp tường, thiết bị vệ sinh, phụ kiện...
• Xem báo cáo hàng tuần: Chủ shop nên dành 15 phút cuối tuần xem tồn kho và doanh thu. Có số liệu mới điều chỉnh giá, khuyến mãi kịp thời.

Có shop ở Vĩnh Trại sau khi dùng phần mềm tiết kiệm được 2-3 giờ mỗi ngày so với ghi sổ tay. Thời gian đó dành chăm khách, mở rộng kinh doanh.

Những cái bẫy dễ mắc phải

Mình thấy nhiều anh em mới xài phần mềm hay mắc mấy lỗi này:

Lỗi 1: Nhập liệu không đồng bộ. Có shop cho nhân viên nhập hàng, người nhập "gạch lát nền 60x60", người nhập "gach lat nen 60x60". Đến lúc tra cứu, tìm mãi không ra. Nên thống nhất quy tắc đặt tên ngay từ đầu.

Lỗi 2: Không cập nhật tồn kho thường xuyên. Bán hàng xong quên không trừ tồn, cuối tháng số liệu sai bét. Lời khuyên: bán tới đâu, quét mã vạch tới đó.

Lỗi 3: Không backup dữ liệu. Có shop dùng phần mềm nhưng không backup, máy tính hỏng mất hết. Giờ cloud sẵn rồi, nên chọn phần mềm tự động backup hàng ngày.

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm quản lý gạch men có xử lý hàng khuyến mãi không?

Có. Thiết lập chương trình mua x thùng gạch tặng keo dán, hay giảm giá % đều được.

Dùng trên điện thoại bán hàng tại công trình được không?

Nhiều phần mềm có app di động. Tra tồn kho, tạo đơn ngay tại công trình. Thợ xây hay khách sỉ thích lắm.

Có tự động tính giá vốn theo bình quân gia quyền không?

Có. Hỗ trợ nhiều phương pháp: FIFO, bình quân, thực tế đích danh.

Đồng bộ đơn từ livestream Facebook vào phần mềm kiểu gì?

Cần phần mềm có tích hợp sẵn kênh bán Facebook, hoặc dùng công cụ trung gian. Có phần mềm cho tạo link đặt hàng, khách click vào tự động ra đơn.

Chi phí khoảng bao nhiêu?

Tùy tính năng, thường 200.000 đến 1.000.000 đồng/tháng. Có phần mềm trả phí một lần, có bản dùng thử miễn phí.

Hỗ trợ kỹ thuật có nhanh không?

Shop mình chọn phần mềm có hotline hỗ trợ 24/7 và đội ngũ onsite tại Lạng Sơn. Mấy lần đầu lằng nhằng, gọi điện là họ chỉ qua teamviewer, 15 phút xong.

Tổng kết

Kinh doanh gạch men sứ vệ sinh ở Lạng Sơn có cơ hội không nhỏ. Nhưng muốn vượt qua mấy cái rối rắm về tồn kho, đa kênh, công nợ thì cần công cụ tử tế. Một phần mềm quản lý chuyên nghiệp giúp mình kiểm soát được mọi thứ, tối ưu lợi nhuận.

Mình từng thấy shop ở phường Vĩnh Trại tăng doanh thu tháng 9 lên 28% so với cùng kỳ năm ngoái nhờ phần mềm — hết mất hàng, bán được nhiều kênh, công nợ không còn ám ảnh. Đầu tư 500.000 đồng/tháng mà lợi nhuận thêm vài chục triệu, tính ra quá rẻ.

Nếu đang tìm giải pháp, mình gợi ý tham khảo Mepo — phần mềm quản lý bán hàng dành riêng cho ngành vật liệu xây dựng. Tải bản dùng thử miễn phí về trải nghiệm trước khi quyết định.