Phần mềm quản lý gạch men sứ vệ sinh tại Hải Dương

Kinh doanh gạch men sứ và thiết bị vệ sinh ở Hải Dương bây giờ cạnh tranh dữ lắm các bác ạ. Tỉnh mình gần 1,9 triệu dân, riêng TP Hải Dương đã hơn 510.000 người, chưa kể mấy khu công nghiệp lớn như Cẩm Giàng, Bình Giang lúc nào cũng tấp nập người lao động. Nhu cầu xây mới, sửa chữa nhà cửa vì thế mà cao ngất ngưởng. Cả tỉnh có tới 85.000 hộ kinh doanh các loại, trong đó dân bán vật liệu xây dựng chiếm một phần không nhỏ. Ai cũng loay hoay tìm cách vận hành trơn tru hơn. Một cái phần mềm quản lý gạch men sứ vệ sinh hợp lý, theo mình thấy, sẽ giúp chủ shop bớt đau đầu về hàng tồn, công nợ, nhất là vào những đợt cao điểm cuối tháng lương hay cận Tết.

Đặc thù riêng của cái nghề bán gạch men vệ sinh ở Hải Dương

Hải Dương mình là tỉnh pha trộn giữa công nghiệp và nông nghiệp. Các cửa hàng VLXD thường đổ dồn về trung tâm thành phố, chỗ đẹp thì giá thuê mặt bằng dao động từ 8 đến 22 triệu đồng một tháng. Còn ở mấy huyện có khu công nghiệp như Cẩm Giàng, Bình Giang, giá rẻ hơn tí, tầm 8-20 triệu, nhưng cái được là lượng khách hàng ổn định – toàn công nhân với nhà thầu xây dựng. Mức lương nhân viên bán hàng ở đây cũng thấp hơn Hà Nội, khoảng 6-9 triệu, quản lý thì 11-16 triệu. Nhưng mà trả thế nào thì cũng phải đòi hỏi hiệu quả công việc cao, không thì lỗ.

Mùa vụ trong nghề này nó rõ lắm. Cao điểm nhất là cuối tháng lương, vì công nhân có tiền là họ đi mua sắm sửa nhà cửa ngay. Rồi mùa vải thiều tháng 5, tháng 6, dân có tiền bán vải cũng xây sửa. Tết Nguyên đán thì khỏi nói, nhộn nhịp hết cỡ. Những lúc đó, khách ùn ùn kéo tới, việc quản lý hàng hóa và in hóa đơn nhanh là sống còn. Mà nói thật, mấy anh chị em chủ shop Hải Dương mình cũng có niềm vui riêng, như bánh đậu xanh Rồng Vàng ngon nổi tiếng, nhưng cái đó không liên quan gì đến tiền bạc trong cửa hàng VLXD cả.

Lắm cái khó khi quản lý một cửa hàng VLXD

Mình gặp không ít anh em chủ shop gạch men vệ sinh ở Hải Dương. Cái khổ nào cũng có, mà toàn những chuyện nhức óc.

Hàng tồn kho như một mớ bòng bong. Gạch men thì đủ loại mã, màu sắc, kích thước. Có vài chục loại gạch ốp tường, gạch lát nền, mỗi loại lại có vài ba lô khác nhau. Thiết bị vệ sinh như bồn cầu, lavabo cũng đa dạng chủng loại. Hồi trước chưa có phần mềm, mỗi lần kiểm kho là mình lại ngán tới tận cổ. Cả ngày hoặc thậm chí cả tuần mới xong, mà vẫn sai be bét.

Công nợ thì dây dưa như ma. Khách quen toàn là thợ xây, nhà thầu. Họ mua chịu, mua chịu, rồi cứ thế nợ kéo dài. Ghi sổ sách giấy thì dễ mất, dễ quên, có khi đến tận cuối năm mới nhớ ra hóa ra thằng A thằng B còn nợ mình vài chục triệu.

Bán hàng giờ đa kênh quá. Vừa bán trực tiếp ở cửa hàng, vừa nhận đơn qua Facebook, Zalo. Nhiều hôm khách nhắn tin hỏi mua cái bồn rửa mặt, mình tưởng còn hàng, ok luôn. Hóa ra trong kho hết rồi, toàn là hàng ảo. Khách chửi, mình xin lỗi rồi trả tiền.

In hóa đơn, tem nhãn cũng phiền phức. Nhiều khách nhà thầu họ yêu cầu hóa đơn VAT hoặc tem nhãn mã vạch dán lên sản phẩm để dễ quản lý. Hồi đầu mình còn phải tự viết tay, vừa chậm vừa sai. Một cái phần mềm in hóa đơn tích hợp sẵn, ước gì có nó sớm hơn.

Cụ thể như anh Tuấn, chủ cửa hàng gạch men trên đường Nguyễn Lương Bằng, TP Hải Dương, có lần ngồi cà phê với mình than thở: "Hồi năm ngoái, mình mất gần 2 ngày mới kiểm kê được kho vì hàng lộn xộn. Từ khi dùng app quản lý kho miễn phí, mọi việc nhẹ nhàng hơn nhiều, không còn cảnh khóc ròng vì tồn kho nữa."

Giải pháp đến từ phần mềm quản lý chuyên ngành

Vậy nên, một phần mềm quản lý gạch men sứ vệ sinh sinh ra là để giải quyết mấy cái vấn đề trên. Nó không phải là cái gì cao siêu, nhưng đúng cái mình cần.

Quản lý tồn kho theo lô, theo mã là chuyện nhỏ. Gạch men có nhiều lô sản xuất khác nhau, giá vốn cũng khác. Phần mềm sẽ theo dõi số lượng, giá vốn từng lô riêng biệt. Lúc nào sắp hết hàng là nó báo ngay, không sợ hết cái đang bán chạy.

Quản lý công nợ chi tiết tới từng đồng. Tính năng này mình thấy quý nhất. Nó theo dõi từng khoản nợ của từng khách, đến hạn là nhắc tự động. Cuối tháng in báo cáo ra là rõ ràng như ban ngày, thằng nào nợ bao nhiêu, thằng nào trả chưa, không cãi vào đâu được.

Bán hàng và in hóa đơn nhanh như chớp. Chỉ cần quét mã vạch sản phẩm, đơn hàng tự nhảy lên. In hóa đơn VAT đúng chuẩn, in tem nhãn dán lên sản phẩm cũng xong trong vài giây. Phần mềm in hóa đơn tích hợp sẵn là cứu tinh cho mấy ngày cuối tháng.

Báo cáo tồn kho, doanh thu trực quan. Mình có thể xem báo cáo theo thời gian thực trên điện thoại hoặc máy tính. Xuất ra file Excel cũng được, tiện lợi vô cùng.

Tích hợp đa kênh. Đơn từ Facebook, Zalo, website tự động đồng bộ vào hệ thống. Không còn cảnh "có mà không có" nữa.

Có 1 anh quen ở Hải Châu kể là ảnh dùng thử phần mềm quản lý điểm bán hàng ở Đồng Nai, thấy ổn, nhưng phải tùy chỉnh lại cho phù hợp với Hải Dương. Cửa hàng mấy chi nhánh thì dùng phần mềm quản lý chuỗi, thống kê tập trung một chỗ.

Lợi ích thấy rõ khi áp dụng phần mềm ở Hải Dương

Mình kể thêm vài chuyện thực tế. Sau khi áp dụng phần mềm, shop của mình tiết kiệm được 70% thời gian kiểm kho. Hồi trước mất cả ngày, giờ chỉ mất vài phút quét mã là xong. Sai sót cũng giảm hẳn. Mã hàng, giá bán được ghi tự động, không lo bán nhầm.

Công nợ cũng không còn là nỗi ám ảnh. Hệ thống ghi chép tự động, cuối tháng in ra báo cáo, khỏi lo thất thoát. Doanh thu nhờ đó cũng tăng lên. Báo cáo cho thấy mặt hàng nào bán chạy, mình nhập thêm kịp thời, không bị tồn đọng hàng chết.

Có chị Lan, chủ cửa hàng thiết bị vệ sinh ở Cẩm Giàng, kể với mình: "Từ ngày dùng phần mềm, mình không còn phải thức đêm để tính công nợ nữa. Cứ cuối tháng, phần mềm tự động gửi báo cáo, mình chỉ việc in ra. Khách hàng cũng ấn tượng vì hóa đơn in đẹp, chuyên nghiệp lắm."

Tiêu chí chọn phần mềm sao cho hợp

Chọn phần mềm quản lý gạch men sứ vệ sinh cũng phải cân nhắc kỹ. Mình rút ra mấy điểm sau:

• Phù hợp quy mô. Nếu shop nhỏ, mới bắt đầu, dùng app quản lý kho miễn phí là đủ. Nhưng nếu có nhiều chi nhánh, doanh thu lớn, nên đầu tư giải pháp trả phí cho chuyên nghiệp.
• Dễ sử dụng. Giao diện tiếng Việt, thao tác đơn giản. Nhân viên mới vào cũng làm quen nhanh, không cần đào tạo quá nhiều.
• Hỗ trợ địa phương. Tốt nhất là có đội ngũ hỗ trợ ở Hải Dương hoặc ít nhất là online nhanh chóng. Chứ gọi 3 hôm không thấy ai nhấc máy thì cũng chán.
• Tích hợp ERP. Nếu sau này muốn mở rộng, có thể kết nối với giải pháp erp tổng thể để quản lý tài chính, nhân sự.
• Chi phí hợp lý. Mấy cửa hàng nhỏ, giá thuê bao từ 200.000-500.000 đồng/tháng là ổn. Còn bản quyền vĩnh viễn thì vài triệu, tính ra cũng rẻ.

Một số chủ shop còn hỏi mình về triển khai erp khi cửa hàng phát triển thành chuỗi. Mình bảo là cứ từ từ, khi nào thấy cần thì làm. Còn phần mềm quản lý cửa hàng ở TP Hồ Chí Minh hay Đồng Nai cũng có thể tham khảo, nhưng phải xem có phù hợp với thực tế Hải Dương không đã.

Câu hỏi thường gặp

1. Tôi có thể dùng thử phần mềm quản lý gạch men miễn phí không? Có chứ. Nhiều phần mềm cho dùng thử 7-30 ngày. Bạn nên tận dụng thời gian đó để test thử các tính năng xem có ổn không, rồi hãy quyết định.

2. Phần mềm có hỗ trợ in hóa đơn VAT không? Hầu hết các phần mềm chuyên nghiệp đều có tính năng này. In đúng mẫu của Bộ Tài chính, không sợ sai.

3. Tôi có thể quản lý nhiều kho hàng không? Có, nếu bạn chọn phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng. Bạn có thể quản lý nhiều kho, nhiều chi nhánh trên cùng một hệ thống, rất tiện.

4. Phần mềm có tự động cảnh báo tồn kho thấp không? Có. Tính năng này giúp bạn biết khi nào cần nhập thêm hàng, tránh hết hàng bán. Mình thấy cái này quan trọng lắm.

5. Chi phí phần mềm có đắt không? Tùy vào tính năng, giá từ 200.000 đồng/tháng đến vài triệu đồng. Với cửa hàng nhỏ, app quản lý kho miễn phí là lựa chọn tốt. Còn nếu muốn chuyên nghiệp hơn, đầu tư một chút là ổn.

Tổng kết

Nói chung, kinh doanh gạch men sứ vệ sinh ở Hải Dương có nhiều tiềm năng, nhưng cũng lắm thách thức. Một phần mềm quản lý phù hợp sẽ giúp bạn kiểm soát hàng tồn, công nợ, bán hàng hiệu quả hơn. Tiết kiệm thời gian, tăng lợi nhuận là chuyện thấy rõ.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp tối ưu, hãy tham khảo Mepo – phần mềm quản lý bán hàng thông minh dành riêng cho ngành VLXD. Mình đã dùng thử và thấy khá ổn đấy. Bạn dùng thử miễn phí ngay hôm nay để trải nghiệm sự khác biệt nhé.