Phần mềm quản lý gạch men sứ vệ sinh tại Đồng Xoài (Bình Phước)

Thành phố Đồng Xoài bây giờ đang lên nhanh lắm. Dân số chỗ trung tâm cũng đã gần 165.000 người, tính cả tỉnh Bình Phước thì hơn 1 triệu. Người về đây sinh sống, làm việc đông kéo theo nhu cầu làm nhà, sửa chữa nhà cửa cũng tăng vùn vụt. Mình thấy mấy anh em làm nghề vật liệu xây dựng, đặc biệt là gạch men sứ và thiết bị vệ sinh, đang có một miếng bánh khá béo bở. Nhưng kèm theo đó là câu chuyện quản lý hàng tồn kho, công nợ với doanh thu làm sao cho ổn áp. Ghi chép sổ sách kiểu cũ giờ nó chậm và hay sai quá rồi. Một cái phần mềm chuyên dụng có thể giúp mình đỡ đau đầu mấy chuyện vặt vãnh đó. Nhưng đó là câu chuyện của phía sau. Trước hết, mình bàn vài cái thực tế ở đất Đồng Xoài này đã.

Cái khó của nghề bán gạch men ở Đồng Xoài

Chợ gạch men với thiết bị vệ sinh ở Đồng Xoài nó náo nhiệt thật, dân tập trung đông quanh mấy tuyến đường chính trong trung tâm. Thu nhập bình quân đầu người ở đây cũng xấp xỉ 3.200 USD một năm, nên người ta cũng chịu chi cho việc sửa sang nhà cửa. Chưa kể mấy huyện bên cạnh như Đồng Phú, Bù Đăng cũng là vùng trồng điều, cao su, dân có tiền, cũng hay lên thành phố mua đồ.

Nhưng mà cái nghề này nó có cái khổ riêng. Hàng hóa thì cồng kềnh, một viên gạch cũng nặng chịch. Chủng loại thì nhiều vô kể nào là mã số, kích thước 30x30, 40x40, 60x60, đủ màu sắc, lại còn phân biệt hàng trong nước hay nhập khẩu. Nhập xuất kho mà cứ ghi chép tay hoặc bằng Excel thì căng. Hồi năm ngoái, có anh bạn mình ở gần chợ Đồng Xoài, một tháng kiểm kho thấy thiếu mất mấy chục thùng gạch ốp tường, tính ra lỗ gần 15 triệu mà chẳng biết do nhập sai hay xuất nhầm.

Câu chuyện của ảnh còn dài hơn nữa. Ảnh bảo, cái hôm phát hiện thiếu, ảnh với thằng nhân viên ngồi lục tung cả kho từ sáng đến chiều. Đến lúc tìm ra thì hóa ra thằng nhân viên mới vào, xuất cho khách 20 thùng gạch mã 40x40 màu trắng nhưng lại ghi sổ là màu kem. Khách nhận đúng hàng, còn sổ thì sai. Cuối tháng đối chiếu không khớp, tưởng mất trộm, suýt đuổi việc người ta. Rồi còn vụ ảnh bán cho một ông thầu xây dựng ở huyện Đồng Phú, tổng đơn gần 80 triệu. Ông ấy hẹn thanh toán làm 3 đợt. Ảnh ghi sổ tay cẩn thận lắm, nhưng đến đợt thứ 3 thì quên mất, tưởng người ta còn nợ 20 triệu, đi đòi. Hóa ra người ta trả hết rồi, mà ảnh quên ghi. Hai bên suýt to chuyện.

Mấy cái vấn đề làm mình "ngán" nhất

Chuyện hàng tồn kho: Như vừa nói, gạch có trăm thứ mã, kích thước, màu sắc, xuất xứ khác nhau. Mà làm thủ công thì kiểu gì chẳng có lúc sai. Có khi khách hỏi hàng còn không biết còn bao nhiêu, phải chạy ra kho đếm lại mất thời gian. Tháng trước shop mình có khách hỏi mua 200 thùng gạch 60x60 Prime, mình bảo còn 180 thùng thôi, tưởng hết. Ai ngờ hôm sau kiểm lại, trong góc kho còn 50 thùng nữa để quên từ đợt nhập tháng trước. Mất toi 1 đơn hàng gần 40 triệu.

Công nợ kiểu "dây cà ra dây muống": Khách mua vật liệu xây dựng ít ai trả một lần đâu. Toàn hẹn thanh toán làm nhiều đợt. Không có cái gì theo dõi tự động, đến cuối tháng ngồi cộng sổ thấy nợ xấu phát sinh lúc nào không hay. Có anh chủ tiệm quen ở Bình Dương kể với mình, ảnh cho khách nợ dây dưa mấy tháng, đến lúc đòi thì người ta chuyển nhà mất tăm, mất hơn 50 triệu. Từ đó ảnh đầu tư ngay một cái app quản lý công nợ, thấy cũng đỡ.

Báo giá chậm rì rì: Nhân viên mất cả buổi lục đống giấy tờ, tra giá cũ, tính chiết khấu. Khách chờ sốt ruột, có khi bỏ đi luôn. Cụ thể như quán của anh Tuấn ở gần chợ Đồng Xoài, một hôm có khách hỏi mua combo gạch lát nền + ốp tường cho căn nhà ống. Nhân viên ngồi tính hơn 30 phút vẫn chưa xong, khách đứng dậy đi sang shop bên cạnh mua luôn. Mất đơn 25 triệu chỉ vì chậm báo giá.

Khách mua lẻ, mua từng thùng: Có ông đến mua có 5 viên gạch lát nền hay 1 cái bồn cầu. Bán xong cập nhật sổ xong thì trời cũng tối, mệt đứt hơi. Mà mấy cái đơn lẻ này thường thanh toán ngay, tiền mặt. Cuối ngày cộng lại thấy lẻ tẻ, dễ sai, nhất là khi nhân viên bận quá không ghi kịp.

Làm sao để gỡ rối? Phần mềm có giúp được gì không?

Nhìn chung, mấy cái khó này nó không mới. Ở các tỉnh thành khác, người ta cũng đã giải quyết bằng phần mềm quản lý chuyên ngành. Cụ thể như mấy showroom vật liệu xây dựng ở Đồng Nai, họ dùng phần mềm để quản lý kho, bán hàng, công nợ, thấy hiệu quả lắm. Cái mô hình ấy mang về Đồng Xoài cũng áp dụng được ngay. Thậm chí, mấy anh em bán thuốc tây ở Biên Hòa cũng có cách quản lý lô, hạn sử dụng khá hay, mình nghĩ có thể tham khảo cách vận hành để áp dụng cho gạch men, nhất là mấy dòng gạch nhập khẩu có hạn tồn kho.

Hồi đầu năm, mình có ghé thăm một showroom gạch men ở Biên Hòa. Chủ showroom là anh Hùng, ảnh mở được 3 năm rồi. Ảnh khoe, từ ngày cài phần mềm, ảnh giảm được 1 nhân viên kiểm kho, tháng tiết kiệm 7 triệu tiền lương. Lúc đầu ảnh cũng ngại vì sợ phức tạp, nhưng được cái đội hỗ trợ cài đặt từ xa, hướng dẫn 2 ngày là nhân viên chạy được hết. Giờ ảnh ngồi quán cà phê cũng mở điện thoại ra xem được doanh thu trong ngày.

Những tính năng nhất định phải có

Mình chơi với công nghệ cũng khá lâu, thấy một phần mềm quản lý kho cho gạch men cần phải có mấy thứ này thì mới gọi là ra hồn:

Quản lý kho thông minh: Nhập xuất phải theo được mã, kích thước, màu sắc. Phải có cảnh báo khi hàng sắp hết, gợi ý mình nhập thêm. Cái này cứu cánh cho mấy ngày cao điểm khách đông. Có hôm shop mình bán gần 300 thùng gạch các loại, nếu không có phần mềm tự động trừ kho thì nhân viên ghi tay chắc tới tối mới xong.

Quản lý công nợ tự động: Theo dõi từng ông khách một, xem họ nợ bao lâu, đã trả được lần nào chưa. Đến hạn là nó nhắc mình, hoặc nhắn tin cho khách luôn. Hồi mình mới mở shop ở Hải Châu, Đà Nẵng, mình dùng thử cái phần mềm quản lý công nợ ở Hải Phòng, thấy cũng hay, có thể áp dụng được. Mà cái này cực kỳ quan trọng cho mấy anh em bán buôn cho thầu xây dựng, vì công nợ thường kéo dài cả tháng.

Báo giá nhanh, in ấn trực tiếp: Mất 2-3 phút là có báo giá đẹp, có logo shop, in ra cho khách liền. Không phải mò mẫm Excel nữa. Mình thấy mấy shop có in báo giá đẹp, khách hay tin tưởng hơn hẳn, cũng dễ chốt deal hơn.

Bán hàng đa kênh: Hỗ trợ bán tại quầy, giao hàng, xuất hóa đơn. Có anh em bán hàng qua livestream ở Huế cũng mượn tạm tính năng này để quản lý đơn hàng, thấy cũng ổn. Mấy tháng gần đây, mình thấy nhiều shop ở Đồng Xoài cũng bắt đầu livestream bán gạch, nhất là mấy dòng gạch giá rẻ cho dân xây nhà ở nông thôn.

Báo cáo doanh thu, lợi nhuận: Cái này quan trọng. Phải biết hôm nay bán được bao nhiêu, tháng này lãi lỗ thế nào, mặt hàng nào chạy nhất. Không có số liệu thì khác gì mò trong đêm. Tháng 7 vừa rồi shop mình tăng được 18% doanh thu so với tháng 7 năm ngoái, nhờ biết được dòng gạch 40x40 giá rẻ đang hot, tập trung nhập nhiều hơn. Nếu cứ làm theo cảm tính, chắc giờ vẫn loay hoay.

Lợi ích thực tế khi cài phần mềm ở Đồng Xoài

Mình nói thật, lúc đầu mình cũng lăn tăn, nghĩ tốn thêm chi phí. Nhưng tính đi tính lại, thấy đầu tư một cái phần mềm chỉ vài trăm nghìn một tháng, so với tiền thuê mặt bằng trung tâm Đồng Xoài từ 5-15 triệu/tháng, lương nhân viên bán hàng 4-7 triệu, quản lý 8-12 triệu thì nó quá rẻ.

Tiết kiệm thời gian: Nghe người ta nói giảm được 70% thời gian nhập liệu, kiểm kho. Hồi đầu mình cũng bán tín bán nghi, nhưng dùng rồi mới thấy đúng. Cuối ngày khỏi ngồi cộng sổ, mở app ra thấy hết. Như hôm 15 tháng trước, shop mình kiểm kho cuối tháng, chỉ mất 2 tiếng là xong, so với trước kia phải mất cả buổi sáng.

Tăng doanh thu: Quản lý công nợ chặt thì tiền về túi nhiều hơn. Chăm sóc khách hàng cũng hiệu quả hơn vì có lịch sử mua hàng, biết họ thích gì. Có ông khách quen ở Bù Đăng, mỗi lần mua đều mua gạch ốp tường màu trắng mã 30x60. Phần mềm lưu lại, tháng trước có đợt giảm giá dòng đó, mình gọi điện báo ngay, ổng đặt thêm 50 thùng.

Chuyên nghiệp hóa: In báo giá, hóa đơn có logo, nhìn chuyên nghiệp hơn hẳn. Khách cũng tin tưởng hơn. Có lần mình đưa báo giá cho một ông kỹ sư xây dựng, ổng khen "shop anh làm bài bản quá, giống mấy showroom lớn ở Sài Gòn".

Dễ mở rộng: Sau này có tiền mở thêm chi nhánh ở Bù Đăng hay Đồng Phú, chỉ việc đăng nhập là quản lý được hết, không lo. Mình cũng đang tính cuối năm mở thêm 1 cái ở gần khu công nghiệp Đồng Xoài, vì thấy dân công nhân về đây ở đông, nhu cầu sửa nhà cũng nhiều.

Mùa cao điểm xây dựng ở Đồng Xoài thường rơi vào mùa khô, từ tháng 2 đến tháng 4, với dịp cận Tết. Lúc đó khách đông như trẩy hội, nếu không có phần mềm đỡ đần thì chạy không nổi. Năm ngoái, mùa cao điểm shop mình bán trung bình 80-100 đơn/ngày. Nhân viên 3 đứa mà chạy như con quay. May nhờ có phần mềm, chứ không thì chắc nghỉ bán sớm.

Giải đáp thắc mắc

1. Shop nhỏ xíu, 1 mình em bán, có cần phần mềm không? Có chứ sao không. Mấy phần mềm giờ nó linh hoạt lắm, có gói cho shop nhỏ. Em cứ dùng thử miễn phí xem sao. Mình thấy nhiều shop 1 người bán mà dùng phần mềm, thời gian rảnh để lo chuyện nhập hàng, chăm sóc khách, chứ không phải mất cả buổi ghi sổ.

2. Cài đặt có phức tạp không? Chỉ có máy tính thôi? Không phức tạp. Chỉ cần máy tính hoặc điện thoại có Internet là chạy được. Họ còn hỗ trợ cài đặt từ xa nữa, hướng dẫn tận tình. Hồi mình cài lần đầu, chỉ mất 30 phút là xong. Nhân viên mình 40 tuổi cũng dùng được, không lo.

3. Em có 2 kho, 1 cái ở nhà, 1 cái ở chỗ khác. Quản lý được không? Được. Phần mềm cho quản lý nhiều kho, mỗi kho tồn riêng, theo dõi riêng. Không lo lộn xộn. Có anh em ở Bình Dương có 3 kho, dùng phần mềm quản lý hết, thấy ổn.

4. Dữ liệu của em, sợ mất hay bị hack? Yên tâm. Dữ liệu lưu trên đám mây, bảo mật nhiều lớp, lại còn sao lưu hàng ngày. Có khi còn an toàn hơn để sổ sách ở shop. Hồi tháng 3, shop mình bị cháy cầu chì, máy tính hỏng ổ cứng. May dữ liệu trên cloud còn, chứ không thì mất hết sổ sách mấy năm.

5. Dùng thử trước khi mua? Có hết. Đa số cho dùng thử 7-30 ngày. Cứ dùng thử, thấy hợp thì mua, không hợp thì thôi. Mình khuyên nên dùng thử ít nhất 2 tuần để nhân viên quen, rồi mới quyết định.

Tổng kết

Kinh doanh gạch men sứ vệ sinh ở Đồng Xoài bây giờ cạnh tranh cũng khốc liệt, nhưng cơ hội vẫn còn nhiều. Cái khó nhất là quản lý hàng tồn với công nợ, nếu giải quyết được hai cái đó, doanh thu tự khắc đi lên. Mình nghĩ đầu tư một cái phần mềm như Mepo hay những giải pháp tương tự là bước đi đúng đắn. Ngày xưa mình cũng chần chừ, giờ nhìn lại thấy tiếc mấy năm đầu cứ loay hoay với sổ sách.

Thôi, hãy thử dùng một bản dùng thử, trải nghiệm rồi tự đánh giá. Đầu tư hôm nay, vững bền ngày mai. Chia sẻ thật lòng từ một người đã đi qua quãng đường đó.