Phần mềm quản lý gạch men sứ vệ sinh tại Đồng Hới (Quảng Bình)

Kinh doanh gạch men sứ vệ sinh ở Đồng Hới: Sao cho khỏi đau đầu?

Mấy bữa rày có ông bạn ở Quảng Bình gọi điện hỏi mình về chuyện mở tiệm gạch men và đồ vệ sinh ở Đồng Hới. Ổng bảo thấy người ta làm ăn cũng được, nhưng mà quản lý đau đầu quá — nhập xuất loanh quanh, công nợ với thầu xây dựng rối ren. Nghe ổng than mà mình nhớ lại hồi mới ra riêng cũng y chang.

Đồng Hới bây giờ khác nhiều. Nói thực thì dân số trong thành phố chỉ tầm 165.000 người, cả tỉnh gần 900.000 — không phải dạng siêu đô thị. Nhờ có Phong Nha với bãi biển Nhật Lệ được UNESCO công nhận, du lịch nó kéo theo cả mảng xây dựng. Khách sạn, homestay, nhà hàng mọc lên như nấm. Đương nhiên, thị trường vật liệu xây dựng cũng sôi động hơn.

Hồi tháng trước mình có ghé Đồng Hới một chuyến, thấy các cửa hàng tập trung chủ yếu ở phường Đồng Hải, Đồng Mỹ — khu trung tâm đông đúc. Phía gần Phong Nha cũng lác đác vài điểm bán, toàn phục vụ mấy công trình du lịch. Cả tỉnh có khoảng 42.000 hộ kinh doanh, cạnh tranh trong ngành này gay gắt phết. Mà nhiều chủ shop vẫn làm bằng sổ sách tay hoặc Excel, hậu quả thì dễ thấy: sai sót, thất thoát, công nợ không biết đâu mà lần.

Sao phải lăn tăn với phần mềm?

Ngành gạch men sứ vệ sinh nó có cái khổ riêng. Hàng hóa đủ loại — kích thước 30x60, 60x60, 80x80... mỗi size lại có vô số màu, sô lô, giá vốn khác nhau. Mùa du lịch từ tháng 4 đến tháng 9, nhu cầu lên đột biến, khách vào như vỡ chợ. Nếu mà cứ cầm sổ tay ghi chép thì dễ nhầm lắm.

Còn mùa bão miền Trung tháng 9-11 — ngán nhất. Hàng không về kịp, cung ứng đứt đoạn, mà không có dự báo tồn kho thì coi như tiêu.

Năm ngoái có anh chủ tiệm quen ở Hải Châu kể là anh ấy suýt phá sản vì chuyện tồn kho. Mùa du lịch cao điểm, khách đặt gạch ốp lát cho khách sạn, anh vào kho không thấy hàng đâu — hóa ra nhập nhầm lô, bán hết từ tháng trước mà sổ không ghi. Mất một mối hợp đồng vài trăm triệu. Nghe xong thấy thấm thía.

Phần mềm quản lý nó giúp mình mấy cái này:

Kiểm soát tồn kho real-time — mở điện thoại lên biết ngay mã gạch nào còn bao nhiêu, nằm ở lô nào, kệ nào. Có cái tính năng quản lý vị trí hàng hóa, hồi trước mình cũng từng bảo "làm gì cần", giờ thấy nó hay quá.

Tự động tính giá — giá vốn, giá bán, chiết khấu. Khỏi sợ nhân viên tính nhầm mất 2-3% lợi nhuận.

Quản lý công nợ — cái này quan trọng nhất với ngành mình, vì thường bán chịu cho thầu xây dựng. Phải ghi ai nợ bao nhiêu, hạn trả ngày nào.

Báo cáo — doanh thu, lợi nhuận, hàng bán chạy, hàng tồn lâu. Có số liệu mới biết đường xoay sở.

Những tính năng không thể thiếu

Đừng nghĩ phần mềm nào cũng xài được. Có mấy cái cửa hàng gạch men sứ vệ sinh nhất định phải có:

Quản lý hàng hóa theo quy cách

Mình từng thấy có phần mềm chỉ cho nhập tên sản phẩm, không cho nhập màu sắc, kích thước riêng. Với gạch men là chết — cùng loại 60x60, màu trắng với màu kem là hai mã khác nhau, giá vốn cũng chênh. Cần phần mềm cho nhập chi tiết từng thuộc tính.

Quản lý vị trí hàng hóa

Kho to vài trăm mét vuông, gạch xếp thành từng chồng. Không có phần mềm chỉ vị trí, nhân viên tìm 1-2 tiếng chưa ra — khách đợi bực mình bỏ đi.

POS bán hàng

Hỗ trợ in hóa đơn, thanh toán tiền mặt lẫn chuyển khoản. Có cái khả năng chạy offline — ở Đồng Hới thỉnh thoảng mạng lag kinh khủng. Hồi trước mình có tham khảo mấy phần mềm pos offline ở Hải Phòng, thấy họ thiết kế cho vùng internet yếu cũng kha khá.

Công nợ

Khách nợ ghi lại đầy đủ, lịch sử thanh toán rõ ràng. Đến hạn tự động nhắc.

Báo cáo phân tích

Đây là thứ quyết định. Mấy ông chủ shop giỏi thường dùng báo cáo để biết hàng gì bán chạy, hàng gì tồn kho quá 3 tháng thì xả lỗ, khách hàng nào mang lại nhiều lợi nhuận nhất.

Tích hợp bán hàng online

Có anh chị bán trên Facebook hiệu quả lắm, đơn hàng từ Facebook về phải đồng bộ vào kho tự động, không là nhập tay mỏi tay. Mấy phần mềm bán hàng Facebook giờ cũng phổ biến.

Quản lý khách hàng

Lưu thông tin, lịch sử mua. Tháng nào khách thân thiết ít mua thì gọi điện hỏi thăm, cũng là cách chăm sóc. Mấy phần mềm quản lý khách hàng hiện nay làm khá tốt mảng này.

Lợi ích thực tế ở Đồng Hới

Quay lại thị trường Đồng Hới. Mùa du lịch cao điểm, khách đông, nếu làm thủ công thì tối đến kiệt sức. Có phần mềm, mấy việc như kiểm kho, nhập sổ chỉ tốn vài phút là xong.

Cái hay nữa là hạn chế thất thoát. Cửa hàng nào cũng có lúc hàng thất lạc — nhân viên xuất kho không ghi, hoặc ghi nhầm mã. Phần mềm kiểm soát nhập xuất chặt, mất mát giảm đáng kể.

Chủ shop có nhiều chi nhánh cũng không lo — lấy 1 trường hợp có cửa hàng ở trung tâm Đồng Hới, thêm điểm bán gần Phong Nha. Phần mềm quản lý điểm bán hàng từ xa cho thấy tổng thể, không cần chạy qua chạy lại.

Chuyên nghiệp hóa cũng là điểm cộng. Khách là nhà thầu, chủ đầu tư — họ thích mấy chỗ in hóa đơn, báo giá, hợp đồng nhanh gọn. Nhìn cái là biết chủ có tâm, có đầu tư.

Chi phí — có đắt như mọi người nghĩ?

Mình hay nói với mấy anh em mới vào nghề: đừng tính phần mềm là khoản chi, mà nên xem là khoản đầu tư.

So sánh thử: mặt bằng trung tâm Đồng Hới thuê 5-15 triệu/tháng, gần Phong Nha thì 8-22 triệu. Lương nhân viên bán hàng 5-7 triệu, quản lý 9-13 triệu. Còn phần mềm — chỉ từ vài trăm nghìn đến vài triệu mỗi tháng, hoặc mua trọn gói vài chục triệu.

Có tháng mình thấy doanh thu tăng 15-20% nhờ quản lý tốt hơn, sai sót giảm. Tính ra phần mềm trả phí sau 3-4 tháng là hòa vốn. Có tham khảo bảng giá phần mềm quản lý kho ở Cần Thơ, thấy mức giá các miền cũng tương đương, cạnh tranh.

Chuyện thật từ một anh chủ tiệm gạch ở Bắc Ninh

Tuần rồi mình gặp lại anh Hùng — hồi đó ảnh mở tiệm ở Bắc Ninh, nghe mình khuyên dùng thử phần mềm, ảnh cười xòa bảo "Tao làm sổ tay 10 năm rồi, có sao đâu". Năm ngoái ảnh gọi điện, giọng hối hận lắm: "Mày ơi, tao vừa tính lại, tháng trước thất thoát gần 15 triệu chỉ vì nhân viên xuất kho ghi sai mã gạch. Mà khách quen thì bỏ đi 2 mối vì giao hàng chậm, mất gần 80 triệu doanh thu".

Giờ ảnh xài phần mềm được 6 tháng, tuần nào cũng inbox hỏi mình tính năng mới. Tháng trước ảnh khoe doanh thu tháng 7 tăng 22% so với cùng kỳ năm ngoái — tay vừa cầm điện thoại vừa cười khanh khách. Mình bảo "Thấy chưa, hồi đó bảo rồi mà". Ảnh chỉ cười.

Kinh nghiệm chọn phần mềm — dành cho ai chưa biết

Dùng thử trước khi mua — cái này mình nhắc đi nhắc lại hoài. Hầu hết phần mềm có bản dùng thử. Test kỹ: nhập hàng, bán hàng, xem báo cáo, kiểm tra công nợ. Nếu thấy hợp mới mua.

Hỗ trợ kỹ thuật — quan trọng lắm. Không phải ai cũng rành công nghệ, có khi cài xong chạy không được, gọi mãi không thấy ai bắt máy thì mệt.

Khả năng tùy chỉnh — mỗi shop có cách làm riêng. Phần mềm nên cho tùy chỉnh mẫu báo giá, hóa đơn. Không thể bắt ép mình theo khuôn mẫu của họ.

Hoạt động offline — như mình đã nói, mạng Đồng Hới có lúc yếu. Phần mềm pos offline là cứu cánh.

Phù hợp quy mô — shop nhỏ chọn đơn giản, giá rẻ. Chuỗi lớn thì cần hệ thống mạnh hơn. Có tham khảo pos cho chuỗi ở Huế, thấy họ làm bài bản.

Cẩn thận với mấy cái bẫy khi mua phần mềm

Mình thấy nhiều người mới vào nghề dễ mắc mấy cái này lắm.

Bẫy 1: Mua rẻ nhưng thiếu tính năng cốt lõi

Hồi đầu mình cũng từng mua 1 phần mềm giá chỉ 200k/tháng — nghĩ bụng rẻ quá, xài thử. Vô được 2 tuần thì phát hiện không quản lý được tồn kho theo lô, không xuất được báo cáo lãi lỗ theo tháng. Gọi hỗ trợ thì họ bảo "gói này không có, muốn nâng cấp trả thêm 800k". Đau đầu thật.

Bẫy 2: Hợp đồng dài hạn khó thoát

Có anh quen ở Ba Đồn kể ảnh ký hợp đồng 12 tháng vì được giảm 30%. Dùng tháng đầu thấy không hợp — lỗi đồng bộ kho, báo cáo sai số liệu. Muốn hủy thì bị phạt 50% giá trị hợp đồng còn lại. Ảnh cay lắm.

Lời khuyên của mình: ký tháng thôi, hoặc tối đa 3 tháng. Thấy ổn thì gia hạn.

Bẫy 3: Không hỗ trợ di chuyển dữ liệu

Sau này đổi phần mềm, dữ liệu cũ không xuất được ra Excel hay CSV — mất công nhập lại từ đầu. Hỏi kỹ trước khi mua.

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm quản lý gạch men sứ vệ sinh có khó sử dụng không?

Không đâu. Đa số giao diện trực quan, thao tác đơn giản. Nhà cung cấp thường hướng dẫn chi tiết. Mình thấy nhân viên bán hàng cũng làm quen nhanh.

Có thể dùng trên điện thoại không?

Có. Nhiều phần mềm có app mobile, quản lý mọi lúc mọi nơi. Tiện lợi.

Hỗ trợ quản lý nhiều chi nhánh không?

Có — nếu chọn gói phù hợp. Phần mềm quản lý điểm bán hàng ở Đà Nẵng hay các tỉnh khác đều có tính năng này.

Chi phí phần mềm có cao không?

Tùy gói, nhưng không cao so với lợi ích mang lại. Vài trăm nghìn đến vài triệu/tháng — bằng ly cà phê mỗi ngày thôi.

Có cần cài máy chủ không?

Giờ phần mềm đám mây (cloud) phổ biến, chỉ cần internet là chạy được, không cần đầu tư máy chủ.

Nếu mạng yếu thì sao?

Chọn phần mềm có chế độ offline. Mình đã test thử ở Đồng Hới, lúc mất mạng vẫn bán được, dữ liệu tự đồng bộ khi có sóng trở lại. Ổn áp.

Phần mềm có tự động nhắc nợ không?

Có. Hầu hết các phần mềm hiện nay đều có tính năng gửi SMS hoặc email nhắc thanh toán. Đến hạn tự động báo, khỏi phải nhớ.

Tổng kết

Kinh doanh gạch men sứ vệ sinh ở Đồng Hới đang có nhiều cơ hội nhờ du lịch phát triển. Nhưng để cạnh tranh và quản lý hiệu quả, không thể làm thủ công mãi được. Phần mềm giúp kiểm soát kho, bán hàng, quản lý khách hàng — tiết kiệm thời gian, tăng doanh thu, giảm rủi ro.

Cũng may là giờ công nghệ phát triển, mấy anh em ở tỉnh lẻ cũng không còn chịu cảnh làm tay như xưa nữa. Mình thấy mấy chủ shop trẻ ở Đồng Hới họ nhanh nhạy lắm — có đứa mở tiệm được 6 tháng đã xài phần mềm, quản lý hơn 40 đầu gạch các loại mà không lộn xộn chút nào.

Nếu đang tìm giải pháp phù hợp, nhớ xem kỹ tính năng, dùng thử trước. Có phần mềm như Mepo — mình thấy mấy anh em trong ngành vật liệu xây dựng cũng đang xài, tính năng kha khá. Nhưng quyết định cuối cùng vẫn là ở shop mình — chọn cái nào thấy "ăn rơ" nhất.

Chia sẻ thật lòng — chúc mọi người làm ăn phát đạt!