Phần mềm quản lý đồ thể thao tại Bạc Liêu - Giải pháp cho shop

Kinh doanh đồ thể thao ở Bạc Liêu đang ngày càng nhộn nhịp. Dân tập thể thao đông, du lịch phát triển, lễ hội Đờn ca tài tử năm nào cũng tấp nập. Nhưng mà, lắm ông chủ bà chủ vẫn đau đầu với mấy cuốn sổ cũ kỹ, tới mùa cao điểm là quay cuồng vì nhầm hàng, thiếu đồ, thất thoát doanh thu. Hồi đó mình cũng từng như vậy, mỗi tháng cuối ngồi gạch xóa cộng sổ tới khuya, mệt bở hơi tai mà vẫn sợ sai. Vậy nên có 1 cái phần mềm quản lý đồ thể thao "xịn" 1 tí, tự động làm mấy việc lặt vặt thay mình, vừa đỡ mệt vừa lời hơn. Bài này mình sẽ nói thật về cái khó của shop thể thao ở xứ mình, và gợi ý 1 giải pháp cho anh em.

Thực trạng trong shop đồ thể thao Bạc Liêu — Có gì mà "căng"?

Bạc Liêu mình dân số thành phố cỡ 155.000 người, toàn tỉnh tới hơn 920.000. Thu nhập bình quân người dân tầm 3.000 USD/năm. Cả tỉnh có khoảng 38.000 hộ kinh doanh các kiểu, nhưng tập trung đông ở phường 1, phường 3 (trung tâm) và mấy khu ven biển du lịch. Giá thuê mặt bằng ở trung tâm từ 4-12 triệu/tháng, còn ven biển thì rẻ hơn: 3-8 triệu. Nhân viên bán hàng lương từ 4-6 triệu/ tháng, quản lý thì 7-11 triệu.

Đồ thể thao bán chạy nhất là giày, quần áo, bóng đá, cầu lông, đồ bơi. Mùa cao điểm là dịp lễ hội Đờn ca tài tử (UNESCO đấy nhé!), Tết Nguyên đán và mùa muối thu hoạch (tháng 12 tới tháng 4 năm sau). Những lúc đó khách đông như kiến, quản lý hàng tồn với bán hàng thủ công dễ sai sót, thất thoát lắm.

Hiện tại, nhiều chủ shop vẫn ghi chép sổ sách tay hoặc dùng Excel. Công nhận Excel có cái hay, nhưng lúc kho hàng lên tới vài trăm mẫu, nhiều size màu, lúc đông khách gõ số liệu sai 1 cái là lộn xộn cả. Đặc biệt, shop nào có thêm bán online qua Facebook, Zalo nữa, muốn đồng bộ dữ liệu giữa kênh online và quầy thực tế gần như "bất khả thi" nếu không có phần mềm.

Dùng phần mềm quản lý cho shop đồ thể thao — Lợi đủ đường

Có 1 anh bạn chủ shop quen kể, hồi trước cuối tháng anh ngồi cộng sổ cả buổi chiều, nhiều lúc cộng xong thấy lãi lỗ chênh nhau vài triệu mà không biết sai chỗ nào. Từ ngày dùng phần mềm, mở app ra thấy ngay lãi lỗ, tồn kho bao nhiêu, cái nào bán chạy. Anh rảnh rang lo nhập hàng, chăm khách hơn. Nói thực, mình cũng thấy vậy.

Cụ thể, lợi ích nó đây:

• Kiểm soát tồn kho chính xác, hết hàng — báo động liền. Mấy món đồ theo mùa như đồ bơi hay giày chạy bộ, nếu hết hàng giữa mùa là mất khách. Như shop có 1 dòng giày chạy bộ hot, size 40-42 lúc nào cũng hết, nếu không biết trước mà nhập thêm, khách tới hỏi không có. Phần mềm nó báo ngay khi sắp hết, mình chủ động nhập hàng kịp.
• Bán hàng đa kênh — không lo lộn xộn. Quầy, Facebook, Zalo, tất cả đơn hàng đổ về 1 mối. Không còn cảnh khách đặt trên Facebook, mình nhập vào sổ tay, rồi quên, tới lúc khách tới lấy hàng mới té ngửa. Các shop ở Hà Nội, Hải Phòng đã thành công với mấy phần mềm đa kênh rồi, Bạc Liêu mình cũng chơi được.
• Giảm được nhân sự — tiết kiệm tiền lương. Với lương nhân viên tầm 4-6 triệu, mỗi tháng mình tốn ít nhất 2 nhân viên cho 1 ca. Nếu tự động hóa bằng phần mềm, mình giảm được 1-2 nhân viên, mỗi năm tiết kiệm vài chục triệu.
• Hiểu rõ khách hàng, tăng lượt quay lại. Phần mềm lưu lịch sử mua hàng, phân nhóm khách VIP. Dịp lễ hội Đờn ca tài tử mình gửi tin nhắn khuyến mãi, kiểu "Anh chị ơi, shop có đợt giảm giá giày thể thao mới về, mời ghé", tỷ lệ khách quay lại cao hơn hẳn.
• Báo cáo tức thì — quyết định nhanh. Mở app trên điện thoại thấy ngay hôm nay doanh thu bao nhiêu, lợi nhuận thế nào, món nào bán chạy. Rảnh rang lo chiến lược, lo nhập hàng, không phải đợi cuối tháng mới biết lỗ lãi.

Tính năng nào "cần" trong phần mềm quản lý đồ thể thao?

Là 1 thằng đã từng "vật lộn" với mấy cái phần mềm, mình thấy mấy tính năng dưới đây là "phải có" để shop vận hành trơn tru:

Tính năng	Mô tả
Quản lý hàng hóa	Nhập tên, mã, size, màu, giá vốn, giá bán. Phân loại theo danh mục: giày, quần áo, phụ kiện. Với đồ thể thao nhiều size màu, cái này cực kỳ quan trọng.
Quản lý tồn kho	Theo dõi số lượng tồn theo từng size/màu. Cảnh báo tồn tối thiểu khi sắp hết. Hỗ trợ kiểm kê nhanh — chỉ cần quét mã là biết thiếu gì.
Bán hàng tại quầy	Giao diện POS trực quan, hỗ trợ máy in hóa đơn, thanh toán tiền mặt/chuyển khoản. Có chế độ offline — khi mất mạng vẫn bán được, sau đó đồng bộ khi có mạng. Mấy shop ở Huế rất ưa chuộng tính năng này, Bạc Liêu mình cũng nên có.
Bán hàng online	Đồng bộ đơn từ Facebook, Zalo, website. Tự động cập nhật tồn kho, tránh tình trạng 1 sản phẩm bán cho 2 người.
Quản lý khách hàng	Lưu thông tin, lịch sử mua, tích điểm. Gửi SMS/email khuyến mãi. Mấy shop ở Hải Phòng nhờ tính năng này mà tăng doanh thu đáng kể.
Báo cáo	Doanh thu theo ngày/tháng/năm, lợi nhuận, hàng bán chạy, công nợ. Tất cả hiện trên điện thoại, xem mọi lúc mọi nơi.
Quản lý nhân viên	Phân quyền cho từng nhân viên, theo dõi ca làm, hoa hồng. Nhân viên nào lười, nhân viên nào chăm, biết ngay.

Đặc biệt, đồ thể thao có nhiều size màu phức tạp, phần mềm phải hỗ trợ nhập hàng theo thuộc tính (biến thể). Lấy 1 trường hợp: shop bán giày chạy bộ Nike, mỗi mẫu có 5-6 size, mỗi size có thể 2-3 màu. Nếu không có phần mềm, lúc xuất hàng dễ nhầm size cho khách. Có 1 anh bạn mình mới mở shop, tháng đầu xuất nhầm tới 5 đôi, vừa mất hàng vừa mất khách.

Kinh nghiệm chọn phần mềm cho shop thể thao Bạc Liêu

Chọn phần mềm cũng giống như chọn vợ, phải "hợp" mới bền. Mình rút ra 1 ít kinh nghiệm:

• Ngân sách: trả theo tháng, đừng mua đứt. Với shop nhỏ, gói 300-500k/tháng là đủ. Đừng ham rẻ quá 200k, nhưng cũng đừng mua gói 1 triệu nếu không cần. Bảng giá phần mềm quản lý kho ở Cần Thơ thường 200-800k/tháng tùy tính năng, Bạc Liêu cũng tương tự.
• Phải có bản dùng thử. Hầu hết phần mềm có bản dùng thử 7-30 ngày. Hãy test kỹ mấy tính năng quan trọng nhất: quản lý tồn kho, bán hàng, báo cáo. Đừng test 1 ngày rồi mua, vì lúc đông khách mới thấy lỗi.
• Hỗ trợ offline là "cứu cánh". Ở Bạc Liêu, có những khu mạng yếu, nhất là mùa mưa bão. Phần mềm phải có chế độ offline để vẫn bán được hàng, sau đó đồng bộ lại. Mấy shop vùng biển thường gặp cảnh này.
• Tích hợp với Facebook, Zalo, website. Nếu bạn bán online, đây là tính năng không thể thiếu. Các phần mềm bán hàng quần áo ở Huế đã tích hợp tốt với các sàn TMĐT, shop thể thao cũng nên tìm giải pháp tương tự.
• Dễ sử dụng, giao diện tiếng Việt. Nhân viên bán hàng không phải ai cũng rành công nghệ. Giao diện tiếng Việt, thao tác đơn giản, mới vào là làm quen nhanh.
• Bảo hành và hỗ trợ. Chọn nhà cung cấp có đội ngũ support nhiệt tình, sẵn sàng hướng dẫn từ xa hoặc trực tiếp nếu cần. Đừng để lúc đang cao điểm mà phần mềm lỗi, gọi không ai nghe.

Hồi năm ngoái, shop của Linh ở Sơn Trà (Đà Nẵng) chuyển từ Excel sang phần mềm, nhờ đó giảm thất thoát hàng hóa và tăng doanh thu 20% chỉ sau 3 tháng. Ở Bạc Liêu, việc áp dụng công nghệ còn ít, nên đây là cơ hội cho mấy shop tiên phong, tạo lợi thế cạnh tranh so với đối thủ.

Câu hỏi thường gặp từ anh em chủ shop

1. Phần mềm quản lý đồ thể thao có hỗ trợ quản lý nhiều chi nhánh không? Có chứ, hầu hết phần mềm hiện nay đều cho phép quản lý nhiều cửa hàng trên 1 tài khoản. Tồn kho và doanh thu giữa các chi nhánh đồng bộ với nhau, không lo lệch.

2. Tôi có dùng thử trước khi quyết định mua được không? Được, đa số nhà cung cấp đều có bản dùng thử miễn phí 7-30 ngày. Mình khuyên anh em nên dùng thử hết thời gian đó, test kỹ các tính năng quan trọng, chứ đừng dùng 2-3 ngày rồi mua vội.

3. Mất mạng có bán được hàng không? Có, nếu phần mềm có chế độ offline. Lúc mất mạng, vẫn bán hàng bình thường, dữ liệu được ghi nhận. Khi có mạng trở lại, tự động đồng bộ lên hệ thống. Yên tâm.

4. Chi phí phần mềm quản lý đồ thể thao là bao nhiêu? Tùy tính năng, giá thường từ 200.000 đến 1.000.000 đồng/tháng. Có gói trọn đời với chi phí 1 lần, nhưng mình thấy trả theo tháng linh hoạt hơn, nhất là với shop mới mở.

5. Làm sao chuyển dữ liệu từ Excel sang phần mềm mới? Nhà cung cấp thường hỗ trợ nhập dữ liệu từ file Excel. Bạn chỉ cần cung cấp file mẫu (tên sản phẩm, mã, giá, tồn kho...), họ sẽ xử lý giúp. Mất tầm 1-2 ngày là xong.

Tổng kết

Kinh doanh đồ thể thao ở Bạc Liêu giờ cạnh tranh dữ lắm. Ai biết áp dụng công nghệ, người đó thắng. Một phần mềm quản lý phù hợp sẽ giúp shop vận hành trơn tru, tăng doanh thu, giảm chi phí. Hãy chọn giải pháp hợp với quy mô, ngân sách của mình.

Nếu cần tư vấn thêm, anh em có thể tham khảo Mepo – 1 phần mềm quản lý bán hàng đa kênh được nhiều shop thể thao tin dùng. Bắt đầu dùng thử ngay hôm nay, trải nghiệm sự khác biệt!