Phần mềm quản lý đồ gỗ tại Bạc Liêu - Giải pháp cho cửa hàng nội thất

Phần mềm quản lý đồ gỗ tại Bạc Liêu - Chuyện của mấy anh em bán nội thất

Mở đầu

Bạc Liêu mình — nhắc tới là nhớ câu hò, điệu đờn, nhớ những ngày chợ trời tấp nập. Nhưng ít ai để ý là mấy năm gần đây, cái thị trường nội thất ở đây xôm tụ dữ lắm. Dân thành phố tầm 155.000 người, cả tỉnh gần triệu dân — nhà cửa xây mới, sửa sang nhiều, kéo theo nhu cầu mua sắm đồ gỗ tăng vùn vụt.

Mở cửa hàng đồ gỗ thì nhiều, nhất là ở phường 1, phường 3. Nhưng mà quản lý cái shop ấy — trời ơi — căng hơn bán quần áo hay tạp hóa nhiều. Hàng tồn kho nào là tủ, bàn, ghế, giường — kích cỡ mỗi món mỗi khác, chất liệu gỗ, màu sơn lại càng rối. Khách hỏi cái là phải trả lời ngay, mà không có phần mềm hỗ trợ thì chỉ có nước lụt nghề.

Bài này mình viết cho anh em nào đang tính chuyện số hóa cái shop đồ gỗ của mình ở Bạc Liêu. Ngồi xuống, uống miếng cà phê, mình kể cho nghe.

Thực trạng kinh doanh đồ gỗ ở Bạc Liêu — nhìn thật, nói thật

Cả tỉnh Bạc Liêu có tới 38.000 hộ kinh doanh các loại. Riêng ngành đồ gỗ và nội thất — cũng kha khá đấy. Các cửa hàng mọc lên tập trung quanh trung tâm thành phố, chỗ mặt bằng cho thuê giá dao động từ 4 triệu đến 12 triệu/tháng, tùy vị trí.

Mùa cao điểm như Tết Nguyên đán hay dịp lễ hội Đờn ca tài tử, khách vô shop đông nghịt. Mà ngặt nỗi, mấy anh em chủ tiệm vẫn còn trung thành với cái sổ tay và cây bút bi. Sáng nhập hàng ghi sổ, chiều khách hỏi giá thì mở sổ tra. Tối về ngồi cộng sổ, mỏi mắt.

Cái hệ quả nó ra sao? Thất thoát hàng, sai sót báo giá, khách chờ lâu rồi đi mất. Có hôm mình ghé 1 anh quen ở đường 30/4, ảnh than: "Cuối tháng ngồi tổng kết mà thấy đau đầu — không biết lời lỗ thế nào, chỉ ước lượng thôi."

Nghe mà thấm.

Có một chị ở phường 3, mở shop đồ gỗ được 5 năm. Chị kể: "Hồi năm 2023, mình lỡ bán 1 bộ salon gỗ hương trị giá 18 triệu cho 1 khách quen. Nhưng vì ghi sổ nhầm, xuất kho ra rồi không cập nhật. Tới lúc 1 khách khác đặt đúng bộ đó, mình mới tá hỏa đi tìm, phải đền tiền, mất uy tín." Câu chuyện đó ám ảnh chị cả tháng trời.

Mấy cái khó khi quản lý shop đồ gỗ mà không có phần mềm

Mình liệt kê thử mấy cái mà anh em nào làm nghề này chắc gật gù đồng ý:

• Hàng tồn kho — muôn hình vạn trạng
  Cùng là bàn ăn, có bàn 6 ghế, bàn 8 ghế, bàn gỗ óc chó, bàn gỗ xoan đào. Kích thước mỗi bộ mỗi kiểu. Nhớ bằng đầu thì cũng phải có sổ, mà sổ thì dễ sai.

• Báo giá chậm — mất khách
  Khách vào hỏi "Em ơi bộ bàn này bao nhiêu?" Mà nhân viên phải loay hoay tìm sổ, gọi điện hỏi kho — khách đứng đó sốt ruột. Đến lúc có giá, khách đã qua shop bên cạnh rồi.

• Đơn hàng theo yêu cầu — dễ nhầm lẫn
  Có ông khách đặt bộ bàn ghế theo kích thước riêng, giao làm 2 đợt. Mà nhân viên quên ghi ngày giao đợt 2, tới hẹn khách chửi um.

• Chăm sóc sau bán — không có hệ thống nhắc
  Bảo hành 12 tháng, nhưng chẳng có ai nhắc lịch gọi khách. Hết bảo hành, khách hỏi mới biết.

• Báo cáo doanh thu — cuối tháng là ác mộng
  Ngồi cộng tay từng đơn, từng tờ hóa đơn. Có tháng sai lệch mất vài triệu mà không biết nguyên nhân.

Mấy cái này chồng chất lên nhau, chủ shop không còn thời gian để nghĩ tới chuyện phát triển sản phẩm mới hay đi học hỏi. Căng thẳng thật.

Có 1 anh ở phường 5 mới mở shop được 2 năm, tâm sự với mình: "Tháng trước mình mất 1 đơn 15 triệu vì nhân viên báo giá sai. Khách đặt bộ bàn ghế gỗ sồi, nhân viên báo 8 triệu, nhưng giá nhập đã 7,5 triệu rồi. Tính ra lời có 500k. Xong còn phải ship miễn phí vì đơn lớn. Nghe mà xót."

Phần mềm quản lý đồ gỗ — nên có những tính năng gì?

Anh em nào đã bắt đầu ngó nghiêng tới phần mềm, chắc cũng tự hỏi: "Cần những tính năng gì cho shop đồ gỗ?" Mình xin kể vài cái cốt lõi:

Quản lý kho hàng — chi tiết từng ly

Không chỉ biết trong kho có bao nhiêu cái tủ. Mà còn biết tủ đó kích thước bao nhiêu, chất liệu gỗ gì, màu sơn nào, nằm ở kệ số mấy trong kho. Nhập kho, xuất kho 1-2 cái chạm là xong. Kiểm kê cuối tháng cũng nhanh, không phải đóng cửa cả ngày.

Hồi năm ngoái mình có ghé 1 shop ở phường 7, chủ shop kể rằng từ ngày áp dụng phần mềm, mỗi lần kiểm kê chỉ mất 2 tiếng thay vì 1 ngày như trước. Nghe mà mừng dùm.

Bán hàng — cả quầy lẫn online

Khách mua tại shop thì tạo đơn nhanh, in hóa đơn. Nếu có bán online qua Facebook hay Zalo, phần mềm cũng ghi nhận đơn từ đó. Hợp lý chứ? Một mối, quản lý hết.

Quản lý khách hàng — đừng để quên

Lưu lại ai đã mua gì, thích loại gỗ nào, sinh nhật khi nào. Tới dịp gửi tin nhắn chúc mừng, tặng voucher. Khách thấy mình quan tâm, quay lại mua tiếp. Có thể cài điểm thưởng, khách tích đủ điểm đổi quà — kiểu loyalty cơ bản. Hồi trước mình cũng research mấy phần mềm quản lý tích điểm khách hàng, thấy cái này hay, áp dụng được cho shop đồ gỗ.

Báo cáo — thông minh, nhanh gọn

Cuối ngày nhìn báo cáo biết ngay doanh thu hôm nay bao nhiêu, mặt hàng nào bán chạy, lợi nhuận thế nào. Khỏi ngồi cộng tay. Cuối tháng cũng chỉ cần ấn 1 nút.

Đơn hàng đặt trước — theo dõi sát sao

Khách đặt bộ bàn ghế theo yêu cầu, thợ sản xuất tiến độ ra sao, giao hàng đợt nào — phần mềm nhắc hết. Không sợ quên.

Quản lý nhân viên — phân quyền rõ ràng

Ai bán hàng, ai nhập kho, ai coi báo cáo — phân quyền cho từng người. Chấm công, tính hoa hồng cũng có luôn. Đỡ phải nhắc nhở, cãi vã cuối tháng.

Ngoài ra, nếu shop có showroom, cũng nên xem cách quản lý trưng bày. Mình thấy mấy phần mềm quản lý showroom ở Huế người ta làm khá bài bản, có thể tham khảo.

Lợi ích thực tế khi xài phần mềm

Nghe lý thuyết mãi cũng chán. Mình kể chuyện thật.

Có 1 anh chủ shop ở phường 1, Bạc Liêu. Hồi tháng 3 năm ngoái, ảnh kêu mình tới tư vấn. Shop của ảnh bán đồ gỗ nội thất tầm 200m2, 3 nhân viên. Trước đó toàn ghi sổ tay. Ảnh than rằng mỗi tháng thất thoát hàng ước chừng 5-7 triệu vì nhập xuất sai. Mà còn mất khách vì báo giá chậm.

Mình giới thiệu ảnh dùng thử Mepo — cái phần mềm quản lý bán hàng đa kênh có tích hợp quản lý kho. Ảnh dùng thử 2 tuần, thấy ổn, mua luôn gói năm.

3 tháng sau, ảnh gọi điện khoe: Doanh thu tăng 20% so với cùng kỳ năm trước. Hàng tồn kiểm soát được, không còn thất thoát. Nhân viên làm việc nhanh hơn, khách vào hỏi giá có ngay, chốt deal nhanh.

Nghe ảnh kể mà mình thấy vui. Cũng không phải là chuyện gì to tát, chỉ là thay đổi cách làm — nhưng hiệu quả rõ rệt.

Có 1 chị ở phường 2, shop nhỏ hơn, chỉ 2 nhân viên. Chị kể: "Hồi tháng 6 năm nay, mình quyết định dùng thử phần mềm quản lý. Sau 1 tháng, mình tiết kiệm được 3 tiếng mỗi ngày — khỏi phải ngồi ghi sổ, cộng sổ. 3 tiếng đó mình dành để chụp hình sản phẩm mới, đăng Facebook. Doanh thu tháng 7 tăng 12%." Nghe chị kể, mình thấy đúng là đầu tư có lời.

Tiêu chí chọn phần mềm — đừng chọn bừa

Anh em đang tìm phần mềm quản lý đồ gỗ, nhớ check mấy điểm này:

• Dễ xài — Giao diện tiếng Việt, nhân viên không rành công nghệ cũng làm được. Đừng chọn phần mềm mà mở lên thấy loạn cào cào.
• Giá hợp lý — Vài trăm nghìn tới 1-2 triệu/tháng là ổn. Coi chừng phí ẩn, báo giá rẻ thật ra tính thêm đủ thứ.
• Hỗ trợ kỹ thuật — Lỡ có vấn đề gì, gọi điện được ngay. Tốt nhất là có đội hỗ trợ trong giờ hành chính, còn nếu khẩn có cả hotline 24/7.
• Tích hợp linh hoạt — Kết nối được với máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, các nền tảng bán hàng. Đừng mua về rồi mới thấy không xài được.
• Bảo mật dữ liệu — Lưu đám mây, có sao lưu định kỳ. Shop mất sổ ghi là mất hết, mất dữ liệu phần mềm thì cũng khổ vậy.

Mình thấy nhiều shop ở Bạc Liêu đang xài Mepo, feedback về quản lý kho với báo cáo khá tốt. Cũng là lựa chọn đáng cân nhắc.

Chuyển đổi từ sổ sách lên phần mềm — cần chuẩn bị gì?

Nhiều anh em hỏi mình: "Chuyển từ sổ tay qua phần mềm có khó không?" Mình nói thật: tuần đầu hơi vất, nhưng sau đó nhàn cả đời.

Có 1 anh ở phường 8 kể: "Tuần đầu mình và nhân viên ngồi nhập lại toàn bộ hàng tồn kho từ sổ lên phần mềm. Mất 3 buổi tối, mỗi buổi 2 tiếng. Nhưng nhập xong là yên tâm. Từ đó tới giờ, chưa lần nào thất thoát hàng."

Mình thấy cái khó nhất là nhập dữ liệu ban đầu — phải kiểm kê lại toàn bộ kho, ghi chép cẩn thận. Nhưng nếu làm 1 lần, về sau chỉ việc cập nhật hàng ngày, nhẹ nhàng.

Anh em nào có shop lớn, nên thuê người nhập liệu 1 lần, chi phí cũng chỉ vài trăm nghìn đến 1 triệu. So với tiền thất thoát mỗi tháng, cái này rẻ hơn nhiều.

Câu hỏi thường gặp

1. Phần mềm này có hợp với shop nhỏ không?

Có chứ. Nhiều phần mềm có gói cơ bản vài trăm nghìn/tháng, phù hợp với shop 1-2 nhân viên. Sau này shop lớn thì nâng cấp gói cao hơn cũng được.

2. Dùng thử trước khi mua được không?

Đa số đều có bản dùng thử 7-30 ngày. Cứ dùng thử, thấy ổn thì mua. Đừng vội.

3. Quản lý hàng đặt theo yêu cầu có được không?

Được. Tính năng quản lý đơn hàng cho phép theo dõi tiến độ sản xuất, giao hàng nhiều đợt. Đặt được lịch nhắc.

4. Chuyển dữ liệu từ sổ sách lên phần mềm có khó không?

Thường nhà cung cấp hỗ trợ nhập liệu ban đầu hoặc hướng dẫn tự nhập. Cũng đơn giản thôi, nhưng hơi tốn thời gian lúc đầu. Một lần làm, lâu dài nhàn.

5. Phần mềm có hỗ trợ livestream bán hàng không?

Một số phần mềm có tích hợp. Nếu anh em chạy livestream nhiều, nên tìm hiểu kỹ. Mình thấy mấy phần mềm bán hàng livestream ở Huế cũng có nhiều tính năng tương tự, có thể tham khảo.

6. Có cần phải mua thêm thiết bị gì không?

Nếu shop anh em đã có máy tính, điện thoại thông minh và máy in hóa đơn là đủ. Một số phần mềm yêu cầu máy quét mã vạch nếu muốn kiểm kê nhanh. Nhưng cái này không bắt buộc.

Tạm kết

Kinh doanh đồ gỗ ở Bạc Liêu bây giờ không chỉ là bán sản phẩm. Còn phải quản lý vận hành, chăm sóc khách hàng, báo cáo tài chính. Làm thủ công thì cũng được, nhưng mệt và dễ sai. Có phần mềm hỗ trợ, đỡ được kha khá.

Anh em nào chưa thử, cứ tìm hiểu. Dùng thử vài ngày, thấy hợp thì xài, không hợp thì thôi. Cũng chẳng mất gì.

Mong rằng những chia sẻ này có ích. Chúc anh em shop đồ gỗ mình bán đắt, quản lý nhàn, tiền vô như nước.