Phần mềm quản lý cửa hàng xe đạp tại Quảng Ngãi

Phần mềm quản lý cửa hàng xe đạp ở Quảng Ngãi – Kinh nghiệm từ dân trong nghề

Làm nghề này 5 năm rồi, mình thấy nhiều anh em chủ tiệm xe đạp ở Quảng Ngãi vẫn cầm cái sổ tay ghi chép. Sáng nhập lô hàng, chiều bán vài cái, tối ngồi cộng lại xem lời lãi thế nào. Đau đầu thật.

Quảng Ngãi mình có hơn 250.000 dân ở thành phố, gần 1,2 triệu người toàn tỉnh. Lượng học sinh, sinh viên, dân văn phòng, công nhân khu Dung Quất, khách du lịch ra Lý Sơn – nhu cầu xe đạp và sửa chữa không hề nhỏ. Nhưng quản lý sao cho ổn khi có cả trăm loại xe, linh kiện bé như con ốc vít, lịch bảo hành đủ kiểu? Mình từng trải qua cái thời "sổ sách giấy tờ" đó rồi, giờ nhìn lại chỉ muốn nói: đầu tư cái phần mềm quản lý đi, đỡ khổ.

Tại sao chủ tiệm xe đạp Quảng Ngãi nên bỏ sổ sách?

Không phải tự nhiên mình nói vậy. Quảng Ngãi không chỉ có phố xá trung tâm đâu. Dung Quất với khu lọc dầu, công nhân tấp nập – họ cần xe phổ thông, chắc chắn, ít hỏng vặt. Lý Sơn thì khách du lịch thuê xe đạp dạo đảo, chủ yếu mấy dòng xe đơn giản. Còn dân văn phòng ở trung tâm thành phố lại thích xe đạp thể thao mấy triệu, chục triệu.

Mỗi khu vực một kiểu nhu cầu. Ghi sổ tay thì dễ sai lắm. Mình nhớ hồi mới mở shop ở đường Nguyễn Nghiêm, cuối tháng ngồi đếm lại hàng tồn, thiếu mất 2 cái lốp xe đạp địa hình mà chả biết bán hồi nào. Khách đến mua phải chạy qua tiệm khác mượn tạm. Mất uy tín.

Ở Hà Nội hay Sài Gòn người ta xài phần mềm quản lý nhiều rồi. Giờ mấy anh em mình ở tỉnh cũng tiếp cận được với chi phí hợp lý. Sao không thử?

Hồi tháng 3 vừa rồi, mình ghé thăm 1 anh chủ tiệm xe đạp ở phường Trương Quang Trọng. Tiệm anh ấy mở 8 năm, khách quen đông lắm. Ảnh than: "Cuối tháng đóng sổ thấy lời 30 triệu, mà cộng đi cộng lại chỉ thấy lời 20 triệu. 10 triệu kia bay đi đâu không biết." Mình hỏi mới biết anh chưa xài phần mềm. Mình khuyên thử 1 tháng — tháng sau ảnh gọi: "Từ ngày có phần mềm, chênh lệch chỉ còn vài trăm ngàn. Có thể do mình nhập sai giá. Nhưng đỡ hơn trước nhiều."

Những thứ cần có trong phần mềm quản lý cửa hàng xe đạp

Mình không bàn mấy thứ cao siêu đâu. Chủ tiệm xe đạp cần giải quyết mấy cái căn bản sau:

Chuyện danh mục sản phẩm

Xe đạp nó có đủ thương hiệu: Martin, Asama, Giant, Java… mỗi loại lại nhiều kích cỡ, màu sắc. Có khi 1 model xe đua đã có 3 màu, 4 size. Lưu vào sổ thì loạn. Phần mềm cho mình tạo mã SKU riêng, phân loại theo dòng xe – địa hình, đua, thành phố, trẻ em. Kiểu gì cũng rõ.

Như shop của mình bán dòng xe đạp địa hình nhiều nhất. Một cái xe Martin MTX 27.5 có 4 màu, 2 size. Nếu không có SKU, nhân viên bán hàng dễ nhầm: khách chọn size M màu đen, lúc xuất kho lại lấy size L màu xanh. Sửa đi sửa lại mất thời gian.

Quản lý tồn kho – cơn ác mộng của mọi chủ tiệm

Đây là cái đau đầu nhất. Cửa hàng xe đạp có cả trăm loại linh kiện từ to như khung xe, nhỏ như cái ốc, dây cáp, má phanh. Không có phần mềm, mình từng mua thừa mấy chục bộ xích cùng loại vì tưởng hết, hóa ra trong kho còn 20 bộ. Tiền ứ đọng.

Phần mềm nó tự động cập nhật tồn kho khi mình bán hay nhập hàng. Muốn check kho lúc nào cũng được, ngay trên điện thoại, khỏi phải về shop.

Cụ thể như shop anh Tuấn ở đường Phạm Văn Đồng. Tiệm ảnh có hơn 200 đầu linh kiện. Hồi trước cuối tháng kiểm kê mất cả buổi sáng. Giờ ngồi uống cà phê, mở app ra xem báo cáo, thấy món nào sắp hết thì order liền.

Mình có thằng em họ mở tiệm ở TX Đức Phổ, quy mô nhỏ hơn. Nó kể: "Có đợt em mua 50 bộ má phanh về để dành. 3 tháng sau mở kho thấy còn 48 bộ — hóa ra mua thừa vì không nhớ trong kho còn nhiều." Phần mềm mà có từ đầu thì đỡ tốn mấy triệu đồng.

Bảo hành và sửa chữa không thể lơ là

Nói thực thì tiền sửa chữa, bảo hành chiếm kha khá doanh thu của tiệm xe đạp đấy. Phần mềm cho phép tạo phiếu sửa chữa ghi rõ lỗi, linh kiện thay thế, tiền công. Xong còn gửi tin nhắn báo khách tới lấy xe.

Hồi năm ngoái, thằng bạn mình ở gần chợ Quảng Ngãi có 1 vụ ức chế. Khách gửi xe sửa phanh, hẹn 2 ngày sau quay lại. Thằng bạn bận quá quên, khách đến không có xe đi làm, bực mình không thèm quay lại nữa. Từ đó nó mới chịu xài phần mềm.

Có 1 chi tiết hay: shop mình mỗi tháng nhận trung bình 45-50 lượt sửa chữa. Nếu mỗi lượt làm mất công ghi sổ, tìm thông tin khách hàng, check lịch sử sửa chữa — thì mất kha khá thời gian. Phần mềm lưu hết, khách gọi điện hỏi: "Xe tôi sửa cái phanh hồi tháng trước hết bao nhiêu?" — 1-2 giây là có câu trả lời.

Báo cáo doanh thu – cái gì bán chạy, ai bán giỏi

Mình từng nghĩ chỉ cần cuối tháng biết lời lãi là đủ. Nhưng không. Cần biết sản phẩm nào lãi cao nhất, nhân viên nào bán tốt để khen thưởng. Phần mềm cho mấy báo cáo chi tiết: doanh thu theo ngày/tuần/tháng, lãi gộp từng món.

Ở Quảng Ngãi, lương nhân viên bán hàng tầm 5-8 triệu, quản lý 10-15 triệu. Đầu tư phần mềm vài trăm ngàn, mình ngồi nhà vẫn biết đứa nào làm việc, đứa nào lười. Thưởng phạt công minh, nhân viên cũng phấn khởi.

Chi phí bỏ ra và cái lợi nhận được

Nói tới tiền thì ai cũng lăn tăn. Phần mềm quản lý cửa hàng xe đạp giờ giá từ 500.000 đến 2.000.000 đồng/tháng. Nhìn con số ấy thì thấy cũng căng, nhưng tính ra lợi ích nó gấp nhiều lần.

Giảm thất thoát hàng tồn – đó là tiền. Tăng doanh thu nhờ quản lý tốt – lại là tiền. Tiết kiệm thời gian kiểm kê, tra cứu – thời gian cũng là tiền. Mà mỗi tháng vài trăm ngàn so với tiền thuê mặt bằng trung tâm 6-18 triệu/tháng thì có thấm vào đâu.

Có anh em hỏi mình: "Mở thêm chi nhánh ở Dung Quất hay Lý Sơn thì sao?" Phần mềm giờ hỗ trợ đa cửa hàng hết rồi. Ngồi ở shop chính vẫn xem báo cáo tổng hợp tất cả chi nhánh. Khỏe re.

Thử làm phép tính nhanh: 1 tháng shop mình bán trung bình 120 cái xe đủ loại, doanh thu khoảng 280 triệu. Nếu không có phần mềm, sai sót 2-3% là mất 5-8 triệu/tháng. 500 ngàn đầu tư phần mềm so với 5 triệu thất thoát — cái nào lời hơn? Rõ như ban ngày.

Mấy cái cần lưu ý khi chọn phần mềm

Kinh nghiệm xương máu của mình:

• Giao diện tiếng Việt, dễ xài: Đừng mua cái phần mềm toàn tiếng Anh. Nhân viên mình có đứa không rành công nghệ, dễ nản.
• Có chế độ offline: Ra Lý Sơn mà internet chập chờn là tèo. Phải có phần mềm xài offline được.
• Tích hợp thanh toán: Hiện tại khách hay chuyển khoản, quét QR. Phần mềm phải hỗ trợ.
• Báo cáo tùy chỉnh: Mỗi shop mỗi kiểu, cần xuất báo cáo theo ý mình.
• Dùng thử miễn phí: Nhất định! Dùng thử 7-30 ngày xem ổn không rồi hãy quyết định.

Mấy ông bạn mình hay hỏi về phần mềm quản lý sản xuất hay tính giá thành. Nhưng với tiệm xe đạp, chỉ cần tập trung POS và tồn kho là đủ.

Những cạm bẫy khi chọn nhầm phần mềm — bài học xương máu

Có 1 anh quen ở Hải Châu, Đà Nẵng, tiệm ảnh mở 3 năm. Hồi đầu ảnh mua 1 phần mềm giá rẻ 200 ngàn/tháng, nghĩ tiết kiệm. Xài được 2 tháng thì bắt đầu gặp vấn đề:

Thứ nhất, phần mềm không có chế độ offline. Có hôm mạng chập chờn, không bán được hàng vì không vào được app. Khách đứng chờ 15 phút, bỏ đi.

Thứ hai, báo cáo xuất ra toàn tiếng Anh, nhân viên không đọc được. Cuối tháng ảnh phải tự ngồi dịch lại.

Thứ ba, không có tính năng nhắc bảo dưỡng. Ảnh mất 1 khách quen vì quên lịch bảo dưỡng xe đạp điện cho khách.

Cuối cùng ảnh bỏ cái phần mềm đó, chuyển sang cái khác 700 ngàn/tháng. Ảnh bảo: "Mất 2 tháng loạn với cái phần mềm rẻ, thiệt hại doanh thu gấp 10 lần tiền chênh lệch."

Kinh nghiệm: đừng ham rẻ quá. Cân bằng giữa giá và tính năng.

FAQ – Mấy câu mình hay được hỏi

Phần mềm có quản lý được nhiều chi nhánh không? Có chứ. Giờ mở thêm nhánh ở Dung Quất hay Lý Sơn vẫn quản lý được hết. Mỗi sáng mở app ra thấy doanh thu từng nơi.

Dùng thử miễn phí có thật không? Thật. Nhiều nhà cung cấp cho dùng thử 7-30 ngày. Mình khuyên nên tận dụng.

Có nhắc lịch bảo dưỡng định kỳ không? Có. Cài đặt dựa trên ngày mua hoặc số km. Khách quên thì mình nhắc, vừa chuyên nghiệp vừa giữ chân khách.

Dữ liệu có an toàn không? Phần mềm lưu trên cloud, sao lưu định kỳ. Yên tâm.

Cần chuẩn bị gì trước khi dùng? Nhập danh mục sản phẩm, khách hàng, nhà cung cấp. Nhân viên học nhanh thôi.

Phần mềm có quản lý được xe đạp điện không? Có. Xe đạp điện cần theo dõi thêm pin, motor. Nhiều phần mềm hỗ trợ nhập thêm thông tin phụ kiện điện tử.

Kết lại

Kinh doanh xe đạp ở Quảng Ngãi có nhiều cơ hội thật. Nhưng cạnh tranh cũng nhiều. Cái khác biệt giữa một tiệm phát triển và một tiệm giậm chân tại chỗ thường nằm ở khâu vận hành.

Phần mềm quản lý không phải cái gì xa xỉ. Nó là công cụ giúp mình bớt đau đầu, tăng doanh thu, kiểm soát được mọi thứ. Nếu anh em nào đang lăn tăn, hãy dùng thử miễn phí trước. Mepo cũng là một lựa chọn mình thấy khá ổn cho cửa hàng xe đạp.

Đừng để mấy cái việc quản lý vặt vãnh làm mình mất tập trung vào cái chính: phát triển kinh doanh.

Tháng trước shop mình thử nghiệm dùng phần mềm quản lý cho 1 tháng. So với cùng kỳ năm ngoái, doanh thu tăng 15% — một phần nhờ bán được nhiều hơn, một phần nhờ giảm thất thoát. Nếu anh em cần hỏi thêm kinh nghiệm cụ thể, cứ inbox mình. Chia sẻ chút xương máu cho nhau cũng vui.