Phần mềm quản lý cửa hàng quà tặng tại Bạc Liêu

Bán quà tặng ở Bạc Liêu: Sao phải khổ vì sổ sách khi có phần mềm?

Bạc Liêu mình có cái hay riêng. Người ta nhắc tới là nhớ đờn ca tài tử, nhớ muối, nhớ điện gió, nhớ mấy món đặc sản mà đi đâu cũng thèm. Làm shop quà tặng ở đất này cũng lắm cái thú — nhưng mà cũng nhiều cái nhức đầu.

Hồi năm ngoái có anh bạn mở shop ở phường 1, than với mình: "Tao ngồi tổng kết cuối ngày mà mắt cận thêm 0.5 độ vì cộng sổ tay. Mà cộng xong vẫn chênh lệch, chả biết thiếu chỗ nào." Nghe quen không? Mình cũng từng y chang vậy, cho tới khi quyết định bỏ cái thói quen ghi sổ tay truyền thống.

Sao mấy shop quà tặng ở Bạc Liêu lại ngán mấy cái vụ quản lý thủ công?

Dân số thành phố Bạc Liêu tầm 155.000 người, cả tỉnh gần 1 triệu. Thị trường bán lẻ ở đây có khoảng 38.000 hộ kinh doanh. Nghĩa là cạnh tranh cũng kha khá đấy.

Shop quà tặng thường tập trung ở phường 1, phường 3 — chỗ trung tâm, hoặc dọc ven biển — chỗ khách du lịch hay ghé. Giá thuê mặt bằng ở trung tâm từ 4-12 triệu/tháng. Ven biển nhẹ hơn, 3-8 triệu. Lương nhân viên bán hàng 4-6 triệu, quản lý 7-11 triệu. Cũng là con số đáng kể.

Mùa cao điểm thì rõ: Lễ hội Đờn ca tài tử, Tết Nguyên đán, mùa thu hoạch muối (tháng 12 đến tháng 4 năm sau). Mấy dịp đó khách đông, hàng bán chạy như tôm tươi — nhưng cũng là lúc dễ sai sót nhất nếu chỉ ghi chép bằng tay.

Cái khổ của shop quà tặng là hàng hóa đa dạng — từ muối Bạc Liêu, khô các loại, bánh tráng, cho tới đồ lưu niệm thủ công. Giá mỗi món không quá lớn, nhưng số lượng mặt hàng nhiều vô kể. Cần theo dõi tồn kho chính xác lắm, không là thất thoát. Mà nói thực, mấy anh chị chủ shop ở đây nhiều người còn quen bán hàng kiểu "nhớ mặt, nhớ tên, ghi nợ vào cuốn sổ nhỏ". Lỡ mà cuốn sổ mất, chả biết ai nợ ai.

Hồi tháng 2 năm nay, mình ghé shop chú Tư ở gần chợ Bạc Liêu. Chú kể: "Hôm bữa cuốn sổ nợ của chú rơi xuống nước, ướt hết, mực nhòe nhoẹt. Khách tới trả tiền mấy món đặt trước, chú nhớ mang máng, đành bảo họ trả tạm, thiếu tính sau. Mà tính sau ai nhớ nổi?" Nghe xong mình chỉ biết lắc đầu. Đau thật.

Có chị Lan ở phường 5 kể với mình hồi tháng 6: "Mỗi tối chị ngồi cộng sổ tay tới 11 giờ. Mà cộng xong, doanh thu hôm đó 5 triệu, nhưng kiểm tra tiền trong két chỉ có 4,7 triệu. Mất 300k không biết do nhầm lẫn hay nhân viên lấy." Khổ thế đấy. Làm chủ mà cứ phải nghi ngờ nhau thì căng thẳng lắm.

Có phần mềm quản lý rồi, đỡ được cái gì?

Tháng trước mình ghé thăm shop chị Hoa ở Hải Châu. Chị khoe: "Hồi trước chị cộng sổ tới 10 giờ đêm, giờ ngồi uống trà coi báo cáo trên điện thoại." Nghe thích chưa?

Cụ thể:

Quản lý kho tự động — Bán 1 món là kho trừ 1, khỏi lo. Hết hàng báo ngay. Không còn cảnh khách hỏi "còn cái này không?" mà chạy vào kho lục tung cả buổi. Hồi tháng 8, shop mình có món khô cá lóc bán chạy bất ngờ. Nếu không có phần mềm báo tồn chỉ còn 10 cái, chắc mình quên nhập thêm, để mất mối.

Theo dõi công nợ — Khách quen mua sỉ, đại lý nhỏ ghi nợ, phần mềm ghi lại hết. Tới hẹn nhắc thanh toán, đỡ phải ngại. Mình biết có anh chủ shop ở phường 3 hồi tháng 4 vừa rồi, nhờ phần mềm mà phát hiện 1 đại lý nợ tới 23 triệu đồng - nếu không có báo cáo chắc ảnh quên luôn.

Tính tiền nhanh — Mùa cao điểm khách xếp hàng, chỉ cần quét mấy cái là xong. Tiền tự cộng, khỏi phải tính nhẩm. Cuối ca khớp đúng từng đồng. Mình nhớ hồi Tết năm ngoái, khách xếp hàng dài, mình chỉ kịp quét mã vạch, khách quét mã QR thanh toán. Một ngày bán được gần 200 đơn mà không sai cái nào.

Báo cáo doanh thu — Món nào bán chạy, mùa nào đông khách, nhìn vô bảng là biết. Nhập hàng chuẩn hơn, không còn ôm hàng tồn. Cụ thể như tháng 7 vừa rồi, shop mình tăng được 18% so với cùng kỳ năm ngoái nhờ dự đoán đúng trend từ báo cáo tháng 6.

Chọn phần mềm quản lý shop quà tặng — cần mấy tính năng gì?

Không phải phần mềm nào cũng hợp với shop quà tặng ở Bạc Liêu. Đây là mấy thứ cốt lõi mà mình thấy cần:

Tính năng	Cần để làm gì?
Quản lý danh mục hàng hóa	Phân loại theo đặc sản, lưu niệm, quà theo dịp lễ. Thêm ảnh, mô tả, mã vạch cho dễ tra.
Quản lý kho tự động	Tự động trừ tồn khi bán. Nhập kho đơn giản. Kiểm kê nhanh.
Bán hàng tại quầy	Giao diện dễ xài. In hóa đơn. Thanh toán được tiền mặt, chuyển khoản.
Quản lý công nợ	Ghi nhận khách nợ. Nhắc hẹn thanh toán. Xem lịch sử giao dịch.
Báo cáo thống kê	Doanh thu ngày/tháng/năm. Lợi nhuận. Hàng tồn.
Quản lý khách hàng	Lưu thông tin. Tích điểm. Gửi tin nhắn khuyến mãi.
Kết nối bán hàng online	Nếu sau này muốn bán thêm trên web, phần mềm có sẵn hoặc dễ dàng liên kết.

Shop nhỏ không cần mấy module quản lý tài chính cao siêu — mấy cái trên là đủ xài.

Mình thấy nhiều người ham mấy phần mềm 200-300 tính năng, xài không hết, lại còn đắt. Có ông bạn mở shop ở phường 7 mua gói 15 triệu, cài xong tháng đầu chỉ xài được 4 cái — phí tiền. Thà chọn gói nhỏ, dùng quen rồi nâng cấp.

Mấy cái lợi trông thấy khi dùng phần mềm ở Bạc Liêu

Tiết kiệm thời gian — Không còn cảnh ngồi ghi chép tay tới khuya. Chị Hương ở phường 1 kể: "Nhờ phần mềm, mỗi tối mình có thêm 2 tiếng chơi với con. Hết cảnh thức đêm cộng sổ."

Giảm sai sót — Hàng có nhiều kích cỡ, màu sắc, phần mềm chọn đúng loại. Không còn cảnh ghi nhầm giá, nhầm số lượng. Đặc biệt với mấy món quà tặng giá trị thấp nhưng số lượng lớn, sai 1-2 cái là mất lợi nhuận.

Tăng doanh thu — Báo cáo bán hàng cho thấy món nào hot để nhập thêm, món nào chậm để thanh lý. Vào mùa lễ hội chuẩn bị hàng sớm, đỡ hết hàng. Tháng 7 vừa rồi shop mình tăng được 18% so với cùng kỳ năm ngoái nhờ dự đoán đúng trend.

Quản lý từ xa — Hồi tháng 3 mình đi công tác Sài Gòn 1 tuần, vẫn xem được báo cáo shop trên điện thoại. Biết ngay hôm nào ế, hôm nào đông, nhân viên có tính tiền đúng không.

Chuyên nghiệp hóa cửa hàng — Hóa đơn in rõ ràng, có tích điểm cho khách. Khách du lịch thấy shop chuyên nghiệp, họ nhớ mặt, lần sau lại ghé.

Có chuyện này mới kể: hồi tháng 5, 1 đoàn khách từ Cần Thơ lên mua quà. Chị khách thấy mình in hóa đơn có đầy đủ thông tin shop, thêm mã QR thanh toán, khen: "Shop chị làm ăn bài bản ghê. Lần sau em giới thiệu bạn bè ghé." Thế là thêm mối.

Cách chọn phần mềm hợp với Bạc Liêu

Đừng ham phần mềm cao siêu đắt tiền. Mình đưa ra mấy cái checkbox:

• Chi phí vừa phải — Shop nhỏ: gói trả theo tháng 100-300k. Hoặc trả 1 lần 3-10 triệu. Đừng đầu tư quá sức.
• Dễ xài — Nhân viên ở Bạc Liêu chưa chắc quen công nghệ. Giao diện trực quan, đào tạo nhanh là tốt. Hồi đầu mình cũng ngán mấy phần mềm nhiều nút, sau chuyển qua cái đơn giản, 2 ngày là nhân viên xào xáo.
• Hỗ trợ tiếng Việt — Có đội ngũ hỗ trợ qua điện thoại hoặc trực tiếp. Lỡ có vấn đề gì, gọi là giải quyết được ngay.
• Linh hoạt thanh toán — Ở Bạc Liêu khách quen tiền mặt hoặc chuyển khoản. Phần mềm phải cho nhập nhiều phương thức, không cứng nhắc.
• Mở rộng sau này — Nếu có ý định bán online, chọn phần mềm có sẵn tính năng website hoặc dễ kết nối.

Nói thực, mấy anh chị ở Bạc Liêu thường nghe theo mách của nhau. Hồi năm ngoái, mình giới thiệu 1 bạn trong hội làm quà tặng ở phường 3 dùng thử. Ảnh dùng 2 tháng rồi khoe: "Ngộ thiệt, sao hồi trước không biết mà xài sớm hơn."

Thực tế dùng thử — mình nên bắt đầu từ đâu?

Nhiều người hỏi mình: "Sợ cài về không biết xài, rồi bỏ xó." Mình hiểu cảm giác đó. Hồi đầu mình cũng vậy. Nhưng mà giờ có bản dùng thử miễn phí 7-14 ngày, sao không thử?

Hồi tháng 9 năm ngoái, mình giới thiệu chị Thảo ở phường 2 dùng thử 1 phần mềm. Tuần đầu chị í than: "Rối quá, không biết nhập hàng kiểu gì." Mình sang tận nơi, ngồi hướng dẫn 2 tiếng. Tuần sau chị í gọi: "Ê, quen rồi, thấy ngon. Mà tuần này doanh thu tăng 12% so với tuần trước, chắc tại không còn sai sót nữa." Nghe vui lắm.

Cách tốt nhất là chọn 1-2 phần mềm, dùng thử song song. Nhập thử 10-20 món hàng, bán thử vài đơn. Xem cái nào nhân viên xài sướng tay, cái nào báo cáo dễ hiểu. Đừng vội quyết định.

Mấy câu hay hỏi

Phần mềm quản lý cửa hàng quà tặng có đắt không? Gói cơ bản từ 100k-500k/tháng. Có gói trả 1 lần vĩnh viễn từ 3-10 triệu. Tuỳ quy mô.

Cần chuẩn bị gì trước khi dùng? Máy tính hoặc máy tính bảng. Internet (nếu dùng đám mây). Danh sách hàng hóa để nhập liệu ban đầu.

Quản lý được nhiều chi nhánh không? Một số phần mềm có tính năng đa chi nhánh. Hợp nếu mở thêm shop ven biển.

Có cần đào tạo nhân viên không? Vài giờ làm quen là xong. Nhiều nhà cung cấp có video hướng dẫn.

Xuất hóa đơn theo yêu cầu được không? Được. Thường hỗ trợ in nhiều mẫu, tùy chỉnh thông tin shop.

Tổng kết

Bạc Liêu đang phát triển, du lịch lên, đặc sản địa phương bán chạy. Làm shop quà tặng ở đây có triển vọng — nhưng đừng để mấy chuyện sổ sách, công nợ, tồn kho làm chậm bước. Một phần mềm quản lý phù hợp sẽ giúp mình thảnh thơi hơn, tập trung vào bán hàng và phát triển.

Nếu còn lăn tăn, cứ thử bản demo vài tuần. Mình tin là dùng rồi sẽ không muốn quay lại cách cũ. Mepo là 1 trong mấy cái tên đáng cân nhắc cho shop quà tặng — mình có mấy anh em dùng rồi khen ổn. Cứ chọn cái phù hợp nhất với shop của mình.