Chuẩn bị tồn kho Tết cho cửa hàng thời trang: Kế hoạch chi tiết

Chuẩn bị tồn kho Tết cho cửa hàng thời trang: Kế hoạch chi tiết từ A đến Z

Mỗi năm, Tết Nguyên Đán lại là mùa cao điểm nhất đối với các cửa hàng thời trang. Ai cũng muốn diện đồ mới, từ áo dài truyền thống đến váy áo hiện đại. Nhưng nếu chuẩn bị tồn kho không tốt, bạn có thể gặp cảnh hết hàng giữa chừng hoặc tồn đọng cả đống sau Tết. Nói thực thì, mình cũng đã từng gặp phải tình huống này. Nhưng sau nhiều năm kinh nghiệm, mình đã rút ra được những bí quyết chuẩn bị tồn kho Tết một cách khoa học.

Tại sao tồn kho Tết lại quan trọng với cửa hàng thời trang?

Tết thường chiếm 25-30% doanh thu cả năm của một cửa hàng thời trang. Tại TP.HCM, các shop trên đường Nguyễn Trãi (Quận 5) hay chợ Bến Thành ghi nhận lượng khách tăng gấp 3-4 lần so với ngày thường. Ở Đà Nẵng, khu vực Hải Châu và Sơn Trà cũng nhộn nhịp không kém. Nếu bạn nhập thiếu, mất doanh thu; nhập thừa, ứ đọng vốn. Có 1 anh chủ tiệm quen kể là năm ngoái nhập quá nhiều áo dài in họa tiết, nhưng xu hướng năm đó lại chuộng áo dài trơn, thế là phải sale 50% sau Tết mới hết. Bài học là cần dự báo đúng nhu cầu.

Hồi năm ngoái, mình cũng gặp phải tình huống tương tự. Mình nhập quá nhiều áo khoác dạ, nhưng khách lại chuộng áo len cổ lọ hơn. Thế là mình phải giảm giá và bán nhanh để giải phóng hàng. Nhưng sau đó, mình đã rút ra được kinh nghiệm và đổi chiến lược. Thay vì nhập nhiều hàng, mình chọn nhập ít hơn nhưng chất lượng hơn. Và kết quả là, doanh thu của mình tăng lên đáng kể.

Tháng trước, mình có tham gia một hội thảo về xu hướng thời trang Tết và đã học được nhiều điều bổ ích. Một trong những điều quan trọng nhất là phải hiểu rõ về nhu cầu của khách hàng và dự báo đúng xu hướng thời trang. Điều này sẽ giúp bạn nhập hàng chính xác và tránh được tình trạng tồn đọng hàng hóa.

Bước 1: Phân tích dữ liệu lịch sử và dự báo nhu cầu

Trước khi nhập hàng, hãy xem lại dữ liệu bán hàng 2-3 năm gần đây. Ghi chú các mặt hàng bán chạy, size nào hot, màu sắc nào được ưa chuộng. Lấy 1 trường hợp của shop mình, năm ngoái áo khoác dạ size M bán hết veo, năm nay mình nên nhập thêm. Ngược lại, nếu áo len cổ lọ tồn nhiều, hãy giảm số lượng.

Dùng excel hoặc phần mềm quản lý bán hàng để lọc dữ liệu. Một mẹo nhỏ: tính tỷ lệ bán ra (sell-through rate) của từng nhóm hàng. Công thức: (Số lượng bán / Số lượng nhập) x 100%. Nếu tỷ lệ trên 80% là tốt, dưới 50% là cần xem lại.

Ngoài ra, theo dõi xu hướng thời trang Tết. Năm 2026, dự báo áo dài cách tân, váy midi họa tiết hoa nhí, và áo thun chất liệu cotton thoáng mát sẽ lên ngôi. Màu sắc chủ đạo: đỏ, hồng, vàng, xanh ngọc. Hãy tham khảo các tạp chí thời trang hoặc fanpage lớn để cập nhật.

Bảng xu hướng thời trang Tết 2026

Mặt hàng	Xu hướng
Áo dài	Cách tân, họa tiết hoa nhí
Váy	Midi, họa tiết hoa nhí
Áo thun	Chất liệu cotton thoáng mát
Màu sắc	Đỏ, hồng, vàng, xanh ngọc

Bước 2: Lên kế hoạch nhập hàng theo từng nhóm sản phẩm

Chia sản phẩm thành 3 nhóm:

• Nhóm A (hot trend): Các mẫu mới, dự báo bán chạy. Nhập khoảng 40% tổng hàng.
• Nhóm B (best-seller cũ): Các mẫu đã bán tốt trong các năm trước. Nhập 35%.
• Nhóm C (thăm dò): Các mẫu mới lạ, ít rủi ro. Nhập 25%.

Về số lượng, tính toán dựa trên doanh thu mục tiêu. Giả sử bạn muốn doanh thu Tết là 200 triệu, với giá bán trung bình 300.000đ/sản phẩm, bạn cần bán khoảng 667 sản phẩm. Nếu tỷ lệ bán ra dự kiến 70%, bạn cần nhập 667 / 0.7 ≈ 953 sản phẩm. Điều chỉnh theo từng nhóm.

Đừng quên nhập đa dạng size, đặc biệt là size M và L vì đây là size bán chạy nhất. Size S và XL nên nhập ít hơn.

Bước 3: Quản lý dòng tiền và đặt hàng đúng thời điểm

Tết năm nay rơi vào cuối tháng 1/2026 (theo âm lịch). Thời điểm vàng để đặt hàng là cuối tháng 10 đến đầu tháng 11 dương lịch. Nhà cung cấp thường tăng giá nếu đặt sát Tết, và thời gian giao hàng kéo dài do quá tải.

Về dòng tiền, hãy trích 30-40% vốn lưu động cho hàng Tết. Nếu thiếu vốn, có thể vay ngân hàng hoặc sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp. Nhưng đừng vay quá nhiều, vì sau Tết bạn còn phải thanh toán nợ.

Một chủ shop ở Sơn Trà (Đà Nẵng) chia sẻ: "Tôi thường đặt cọc 30% trước, 70% còn lại thanh toán sau khi nhận hàng. Nhờ vậy tôi chủ động dòng tiền hơn."

Bước 4: Tối ưu không gian trưng bày và kho bãi

Khoảng 2 tuần trước Tết, hãy sắp xếp lại cửa hàng. Đặt các mặt hàng chủ lực ở vị trí dễ thấy nhất, gần cửa ra vào. Sử dụng kệ, móc treo để trưng bày nhiều sản phẩm. Nếu shop nhỏ, tận dụng tường và trần để treo đồ.

Đối với kho, phân loại hàng theo nhóm: hàng đang bán, hàng dự trữ, hàng sắp hết. Dùng kệ nhựa hoặc thùng carton ghi chú rõ ràng. Tránh để hàng dưới đất vì dễ ẩm mốc, nhất là ở miền Bắc và miền Trung mùa đông ẩm.

Hình ảnh trưng bày cửa hàng

Bước 5: Chiến lược bán hàng và xử lý tồn sau Tết

Trong 2 tuần cuối trước Tết, áp dụng chiến thuật "mua nhiều giảm giá" hoặc tặng kèm phụ kiện. Ví dụ: mua 2 áo giảm 10%, mua 3 giảm 15%. Điều này kích thích mua sắm và giải phóng hàng.

Sau Tết, nếu còn tồn, hãy lên kế hoạch thanh lý ngay. Có thể tổ chức "sale sau Tết" giảm 30-50%. Hoặc kết hợp với các shop khác để bán chéo. Một cách khác: quyên góp cho từ thiện để lấy tiếng thơm và giảm thuế.

Công cụ hỗ trợ quản lý tồn kho hiệu quả

Hiện nay có nhiều phần mềm quản lý bán hàng giúp theo dõi tồn kho tự động. Mepo là một trong những lựa chọn phổ biến, hỗ trợ nhập xuất tồn, cảnh báo hàng sắp hết, và báo cáo doanh thu theo thời gian thực. Tuy nhiên, bạn có thể dùng Excel nếu shop nhỏ. Quan trọng là phải cập nhật thường xuyên.

Bảng so sánh công cụ quản lý tồn kho

Công cụ	Tính năng
Mepo	Nhập xuất tồn, cảnh báo hàng sắp hết, báo cáo doanh thu
Excel	Quản lý tồn kho cơ bản, cập nhật thủ công

Câu hỏi thường gặp

1. Nên nhập hàng Tết từ bao giờ? Từ cuối tháng 10 đến đầu tháng 11 dương lịch để có giá tốt và đủ hàng.

2. Làm sao để dự báo nhu cầu chính xác? Dựa vào dữ liệu lịch sử bán hàng 2-3 năm, kết hợp xu hướng thời trang và khảo sát khách hàng.

3. Tỷ lệ tồn kho an toàn sau Tết là bao nhiêu? Lý tưởng dưới 15% tổng hàng nhập. Nếu trên 30%, bạn cần xem lại kế hoạch.

4. Có nên nhập hàng online từ Trung Quốc? Có thể, nhưng cần tính thời gian vận chuyển (2-3 tuần) và rủi ro hàng lỗi. Nên đặt sớm và chọn nhà cung cấp uy tín.

5. Làm gì với hàng tồn sau Tết? Sale mạnh, bán chéo, hoặc quyên góp. Đừng giữ sang năm sau vì xu hướng thay đổi.

Kinh nghiệm từ các cửa hàng thời trang khác

Có 1 chủ shop ở Hà Nội chia sẻ rằng họ đã áp dụng chiến lược bán hàng "mua nhiều giảm giá" và đã đạt được kết quả tốt. Họ cũng đã sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để theo dõi tồn kho và quản lý dòng tiền.

Một chủ shop khác ở TP.HCM đã áp dụng chiến lược "tặng kèm phụ kiện" và đã thu hút được nhiều khách hàng. Họ cũng đã sử dụng mạng xã hội để quảng cáo và tăng cường tương tác với khách hàng.

Tổng kết

Chuẩn bị tồn kho Tết cho cửa hàng thời trang là cả một nghệ thuật. Bạn cần dự báo đúng, nhập hàng hợp lý, quản lý dòng tiền, và có kế hoạch xử lý tồn. Hy vọng bài viết này giúp bạn có một mùa Tết bội thu. Nếu cần công cụ hỗ trợ, hãy tham khảo Mepo để quản lý tồn kho dễ dàng hơn. Chúc bạn thành công!

Lời khuyên cuối cùng

Cuối cùng, mình muốn chia sẻ một số lời khuyên để giúp bạn thành công trong việc chuẩn bị tồn kho Tết:

• Luôn cập nhật xu hướng thời trang mới nhất
• Đánh giá nhu cầu của khách hàng và dự báo đúng
• Quản lý dòng tiền và đặt hàng đúng thời điểm
• Tối ưu không gian trưng bày và kho bãi
• Có kế hoạch xử lý tồn sau Tết

Hy vọng những lời khuyên này sẽ giúp bạn có một mùa Tết bội thu. Chúc bạn thành công!

Kinh nghiệm xử lý khi hàng về không đúng kế hoạch

Chuẩn bị tồn kho Tết cho cửa hàng thời trang tưởng chỉ có nhập hàng là xong, nhưng thực tế mình từng gặp cảnh hàng đặt trước cả tháng trời tới sát Tết mới về, mà về tới nơi thì sai màu, sai size. Có đợt mình order 200 cái áo dài cách tân màu đỏ, hẹn giao ngày 20 tháng Chạp. Kết quả là tới 28 Tết hàng mới tới, và chỉ có 80 cái đúng màu, còn lại là màu hồng phấn – mà năm đó khách chỉ săn đỏ. Mình phải vừa xin lỗi khách đã đặt cọc, vừa giảm giá sốc để thanh lý nhanh. Bài học rút ra: luôn có phương án dự phòng cho ít nhất 20% đơn hàng. Nghĩa là nếu cần 1000 sản phẩm, hãy nhập 800 cái từ nguồn chính và chuẩn bị 200 cái từ 1-2 nguồn khác, dù giá có thể cao hơn tí.

Một mẹo nữa là đừng chỉ dựa vào sổ sách tay. Mình từng thấy nhiều chủ shop ở Đà Nẵng vẫn ghi chép bằng giấy, tới khi kiểm kho thì loạn hết. Có anh bạn mở tiệm trên đường Hải Phòng, mỗi lần Tết là rối như tơ vò vì không biết trong kho còn bao nhiêu. Từ khi anh ấy dùng phần mềm quản lý kho tại Đà Nẵng, mọi chuyện nhẹ nhàng hơn hẳn. Dữ liệu được cập nhật real-time, biết ngay món nào sắp hết để nhập thêm, món nào tồn đọng cần đẩy đi. Cá nhân mình cũng đang dùng phần mềm quản lý bán lẻ, thấy chức năng cảnh báo tồn kho tối thiểu rất hữu ích – mỗi khi áo thun size L chỉ còn 5 cái, hệ thống tự động nhắc mình nhập thêm.

Với các shop có nhân viên, việc kiểm soát càng phải chặt. Mình từng thuê một bạn part-time coi kho, tới khi kiểm mới phát hiện bạn ấy để lẫn hàng cũ với hàng mới, làm mình tưởng còn nhiều stock nên không nhập thêm, tới lúc hết mới tá hỏa. Giờ mình bắt buộc dùng phần mềm quản lý nhân viên bán hàng tại TP Hồ Chí Minh để theo dõi ai nhập kho lúc nào, số lượng bao nhiêu. Công cụ này cũng giúp mình tính lương theo doanh số từng người, đỡ mất công ngồi cộng tay.

Lưu ý thêm khi triển khai

Một điều ít người nói tới là khâu đóng gói và bảo quản hàng Tết. Thời điểm cận Tết, thời tiết thường ẩm hoặc nóng hơn, hàng dễ bị ẩm mốc, nhăn nhúm. Mình từng mất trắng 50 cái áo dài vì để trong kho không có máy hút ẩm, tới lúc lấy ra thì ố vàng loang lổ. Giờ mình đầu tư hẳn máy hút ẩm và túi hút chân không cho các mẫu đắt tiền. Cũng nên sắp xếp kho theo nguyên tắc FIFO (hàng nhập trước bán trước) để tránh tồn lâu. Mỗi lần nhập, mình dán nhãn ghi rõ ngày tháng, phân loại theo size và màu. Nếu shop bạn có quy mô lớn hơn, có thể cân nhắc dùng phần mềm quản lý vật tư để kiểm soát cả nguyên phụ liệu nếu bạn tự sản xuất.

Cuối cùng, đừng quên chính sách đổi trả sau Tết. Năm nào mình cũng nhận ít nhất 10-15 cuộc gọi nhờ đổi size sau khi mặc thử ở nhà. Nếu không có chính sách rõ ràng, bạn sẽ mất thời gian và khách cũng không hài lòng. Mình thường áp dụng: đổi trong 7 ngày với điều kiện còn nguyên tem, chưa giặt. Còn nếu shop bạn bán online nhiều, đặc biệt qua livestream, thì nên chuẩn bị sẵn kịch bản xử lý giao hàng nhanh. Có chị bạn ở Huế dùng phần mềm bán hàng livestream tại Huế để quản lý đơn từ các phiên live, chị ấy nói nhờ vậy mà giảm được 30% thời gian soạn đơn, vì hệ thống tự động in phiếu và phân loại theo khu vực. Những công cụ như vậy thực sự giúp mình và nhiều chủ shop khác tiết kiệm sức lực trong mùa cao điểm nhất năm.