Cách lọc hàng tồn lâu nhất trong cửa hàng | Quản lý tồn kho

Tại sao hàng tồn lâu là 'kẻ thù' của dòng tiền?

Tôi vẫn nhớ có 1 anh chủ tiệm tạp hóa ở quận Bình Thạnh từng than: "Tôi có cả trăm thùng mì gói hết hạn trong kho, vì cứ nghĩ để đấy rồi bán từ từ. Cuối cùng mất trắng 15 triệu." Hàng tồn lâu không chỉ chiếm chỗ, nó còn "ăn" tiền của bạn mỗi ngày. Theo thống kê của Hiệp hội Bán lẻ Việt Nam, trung bình một cửa hàng tạp hóa mất 5-8% doanh thu mỗi năm vì hàng hết hạn, hư hỏng hoặc lỗi thời. Con số này với quán cafe hay shop thời trang còn cao hơn, vì vòng đời sản phẩm ngắn.

Dòng tiền của bạn bị mắc kẹt trong những món hàng không bán được. Thay vì dùng tiền đó nhập hàng mới chạy tốt, bạn lại ôm một đống "cục nợ" trên kệ. Vậy làm sao biết được món nào tồn lâu nhất để xử lý sớm? Có 2 cách: dùng báo cáo tồn kho từ phần mềm quản lý bán hàng, hoặc lọc thủ công nếu bạn chưa có phần mềm. Tôi sẽ hướng dẫn bạn cả hai cách.

Dấu hiệu nhận biết hàng tồn lâu bằng mắt thường

Trước khi nói đến báo cáo, bạn có thể "đo██" hàng tồn lâu bằng cách quan sát thực tế. Như shop của Linh ở Sơn Trà, Đà Nẵng, chị thường để ý những dấu hiệu sau:

• Bụi bám trên bao bì: Món hàng nào bám bụi nhiều hơn các món xung quanh, khả năng cao là ít ai động đến.
• Hàng xếp sâu trong kệ: Những sản phẩm nằm sâu bên trong, phía sau lớp hàng mới, thường bị lãng quên.
• Bao bì phai màu, cũ kỹ: Ánh sáng mặt trời hoặc thời gian làm bao bì bạc màu, đó là hàng tồn lâu.
• Hàng quá lỗi mốt: Với thời trang, một chiếc áo kiểu từ mùa hè năm ngoái vẫn còn treo, chắc chắn là tồn.
• Hàng hóa gần hết hạn sử dụng: Kiểm tra hạn in trên bao bì, nếu chỉ còn 1-2 tháng là hết hạn mà vẫn còn nhiều, đó là hàng tồn lâu.

Một chủ quán cafe nhỏ ở Hải Châu kể: "Tôi hay để ý mấy gói bánh snack bụi mờ, lấy xuống thấy hạn sử dụng còn 3 tháng. Thế là tôi đem ra bàn thu ngân, giảm giá 20% bán hết trong 2 ngày." Nhưng cách này chỉ hiệu quả với cửa hàng nhỏ. Với chuỗi vài cửa hàng, bạn cần báo cáo chính xác.

Cách lọc hàng tồn lâu bằng báo cáo tồn kho

Nếu bạn đã dùng phần mềm quản lý bán hàng, việc lọc hàng tồn lâu chỉ mất vài cú click. Hầu hết phần mềm đều có báo cáo "hàng tồn kho" hoặc "hàng chậm luân chuyển". Cụ thể:

1. Vào báo cáo tồn kho: Chọn khoảng thời gian (30 ngày, 60 ngày, 90 ngày).
2. Lọc theo ngày nhập hàng gần nhất: Những sản phẩm có ngày nhập cũ hơn 60 ngày mà chưa bán được là hàng tồn lâu.
3. Lọc theo số lượng bán ra bằng 0: Sản phẩm không có giao dịch bán trong 30-60 ngày qua.
4. Xuất danh sách: Thường có cột "ngày nhập cuối", "số lượng tồn", "giá vốn". Bạn nhân số lượng với giá vốn để biết tổng tiền đang nằm chết.

Lấy trường hợp một cửa hàng thời trang ở Hà Nội: chủ shop vào báo cáo tồn kho, lọc các sản phẩm có ngày nhập trên 90 ngày, thấy có 30 chiếc áo sơ mi tồn trị giá 15 triệu. Anh ta liền cho giảm 30%, thu hồi được 10,5 triệu sau 1 tuần.

Cách lọc thủ công không cần phần mềm

Bạn chưa dùng phần mềm? Đừng lo, vẫn có cách. Hồi năm ngoái shop mình cũng mới tập tành, tôi làm như sau:

• Dùng sổ ghi chép: Ghi lại ngày nhập hàng của từng lô. Mỗi tuần, dò lại những món nhập trên 2 tháng trước.
• Dùng Excel: Tạo bảng với các cột: tên hàng, ngày nhập, số lượng nhập, số lượng đã bán, tồn. Dùng công thức tính số ngày từ ngày nhập đến hôm nay. Lọc những hàng có số ngày > 60.
• Dùng sticker màu: Dán sticker màu đỏ lên hàng nhập trên 60 ngày, vàng cho 30-60 ngày. Cuối tháng kiểm tra và xử lý.

Có 1 anh chủ tiệm quen kể là anh dùng giấy note dán lên kệ, ghi ngày nhập. Mỗi lần bán được món nào, anh gạch đi. Cuối tháng nhìn những món chưa bị gạch là biết ngay hàng tồn. Tuy thủ công nhưng hiệu quả với cửa hàng dưới 500 sản phẩm.

Phân loại hàng tồn theo mức độ ưu tiên xử lý

Không phải hàng tồn nào cũng nguy hiểm như nhau. Bạn nên phân loại để ưu tiên xử lý:

Mức độ	Tiêu chí	Ví dụ	Hành động
Nguy hiểm	Hàng hết hạn trong vòng 1 tháng, hàng đông lạnh dễ hỏng	Thực phẩm tươi, sữa chua, bánh mì	Giảm giá mạnh, tặng kèm, thanh lý gấp trong 1 tuần
Cao	Hàng tồn trên 90 ngày, giá trị cao	Quần áo mùa trước, mỹ phẩm gần hạn	Giảm 30-50%, combo với hàng mới
Trung bình	Hàng tồn 30-90 ngày, giá trị thấp	Gia vị, đồ khô, phụ kiện nhỏ	Đẩy mạnh khuyến mãi, chuyển vị trí lên kệ dễ thấy
Thấp	Hàng tồn dưới 30 ngày, hàng mới	Sản phẩm mới nhập	Theo dõi thêm, chưa cần xử lý

Cụ thể như quán X ở Hải Châu, chủ quán thấy mấy chai nước ngọt có ga gần hết hạn (nguy hiểm), liền cho nhân viên đẩy mạnh bán kèm đồ ăn, giảm 50% cho 2 chai. Hết sạch trong 2 ngày.

Kế hoạch xử lý hàng tồn lâu: giảm giá, tặng kèm, thanh lý

Sau khi lọc được danh sách, bạn cần có kế hoạch xử lý:

• Giảm giá: Giảm 20-50% tùy mức độ. Với hàng sắp hết hạn, giảm sâu. Có thể làm banner "Hàng sắp hết hạn - giảm 50%" để thu hút.
• Tặng kèm: Mua hàng mới tặng kèm hàng tồn. Ví dụ mua 1 áo sơ mi mới tặng 1 áo tồn cũ. Khách thấy lợi, bạn giải phóng hàng.
• Combo: Gom hàng tồn với hàng bán chạy thành combo giá rẻ. Ví dụ combo 3 gói mì tồn + 1 trứng = 15.000đ.
• Thanh lý sỉ: Nếu hàng tồn quá nhiều, liên hệ các cửa hàng khác hoặc chợ đầu mối để bán sỉ giá rẻ.
• Quyên góp: Với hàng còn dùng được nhưng khó bán, quyên góp cho từ thiện vừa có tiếng vừa giải phóng kho.

Nói thực thì, có cửa hàng thời trang ở Huế từng thanh lý 200 áo mùa hè năm ngoái với giá 30.000đ/áo, thu về 6 triệu thay vì để đấy mất trắng. Số tiền đó dùng nhập hàng mới bán chạy hơn.

Theo dõi và ngăn ngừa hàng tồn mới phát sinh

Xử lý xong đợt này, bạn cần ngăn không cho hàng tồn mới hình thành. Một số cách:

• Đặt cảnh báo tồn kho: Nếu dùng phần mềm, cài ngưỡng tồn tối thiểu và tối đa. Khi hàng tồn quá 60 ngày, phần mềm tự động gửi thông báo.
• Nhập hàng theo nhu cầu thực tế: Dựa vào số liệu bán hàng tháng trước, không nhập tràn lan. Nguyên tắc: chỉ nhập lượng bán được trong 2 tuầnspecs đến 1 tháng.
• Luân chuyển hàng theo FIFO: Hàng nhập trước bày ra ngoài trước, hàng mới xếp phía sau. Nhân viên cần được đào tạo quy tắc này.
• Kiểm kê định kỳ: Mỗi tuần hoặc mỗi tháng, kiểm tra nhanh các mặt hàng chậm bán. Ghi chú và xử lý kịp thời.

Như shop của Linh ở Sơn Trà, chị áp dụng quy tắc: mỗi sáng nhân viên kiểm tra kệ, lấy hàng cũ ra trước. Nhờ vậy, hàng tồn lâu giảm 70% sau 3 tháng.

Minh họa thực tế: shop của tôi trải qua mùa hè 2022

Hồi mùa hè năm ngoái, shop mình cũng gặp vấn đề hàng tồn. Chúng tôi có một lô hàng kem lạnh nhập về vào tháng 5, nhưng do thời tiết khôngavour thì kem không bán được. Đến tháng 8, chúng tôi mới nhận ra là đã có hơn 100 thùng kem còn tồn. Nếu không có ngay kế hoạch xử lý, chúng tôi sẽ mất trắng hơn 50% giá trị của lô hàng.

Chúng tôi quyết định giảm giá 20% cho khách mua 2 thùng kem trở lên. Đồng thời, chúng tôi cũng đưa ra chương trình "hàng tồn - giá shock" để ngay lập tức thu hút sự chú ý của khách hàng. Sau 2 tuần, chúng tôi đã bán được hơn 70% số kem tồn, thu về hơn 20 triệu đồng.

Lời khuyên: hãy linh hoạt và sáng tạo

Hàng tồn lâu không chỉ là một vấn đề về tài chính, mà còn là một cơ hội để bạn sáng tạo và linh hoạt trong kinh doanh. Thay vì chỉ tập trung vào việc bán hàng, hãy dành thời gian để phân tích và tìm ra giải pháp cho vấn đề này. Đừng quên rằng, mỗi cửa hàng đều có những đặc điểm và nhu cầu riêng biệt, vì vậy hãy thử nghiệm và tìm ra phương pháp phù hợp nhất cho cửa hàng của mình.

Câu hỏi thường gặp

1. Làm sao biết hàng tồn bao lâu là lâu? Tùy ngành: thực phẩm tươi sống: quá 7 ngày; đồ khô, mỹ phẩm: quá 60 ngày; thời trang: quá 90 ngày. Nói chung, nếu hàng không bán được trong 30 ngày, bạn nên xem xét.

2. Có cần phần mềm để lọc hàng tồn lâu không? Không bắt buộc, nhưng phần mềm giúp nhanh và chính xác hơn. Với cửa hàng trên 500 sản phẩm, nên dùng phần mềm. Mepo là một lựa chọn phổ biến hiện nay.

3. Hàng tồn lâu có nên vứt bỏ ngay không? Chỉ vứt nếu đã hết hạn hoặc hư hỏng. Còn lại, hãy cố gắng bán giảm giá, tặng kèm, hay thanh lý.

4. Làm sao để nhân viên không bỏ quên hàng tồn? Đào tạo nhân viên quy tắc FIFO, giao trách nhiệm kiểm tra kệ mỗi ngày. Có thể thưởng cho nhân viên phát hiện hàng tồn lâu.

5. Tần suất kiểm kê hàng tồn lâu lý tưởng? Mỗi tuần một lần với hàng dễ hỏng, mỗi tháng một lần với hàng khô và thời trang.

Tổng kết

Hàng tồn lâu là gánh nặng tài chính cho bất kỳ cửa hàng nào. Bằng cách lọc chúng ra thường xuyên – dùng báo cáo phần mềm hay thủ công – bạn sẽ giải phóng dòng tiền, giảm thất thoát. Hãy bắt đầu ngay hôm nay: kiểm tra kệ, lên danh sách, và xử lý từng món. Nếu cần công cụ hỗ trợ, Mepo có thể giúp bạn tự động hóa việc này. Chúc bạn kinh doanh thuận lợi!

Kinh nghiệm bonus khi xử lý hàng tồn lâu

Ngoài cách lọc bằng báo cáo, tôi muốn chia sẻ thêm vài mẹo thực tế đã giúp shop mình giảm tồn kho đáng kể. Một trong số đó là tận dụng phần mềm tích điểm khách hàng để kích cầu. Hồi đầu năm, tôi thử nghiệm: với mỗi món hàng tồn trên 60 ngày, tôi treo thêm ưu đãi 2x điểm thưởng cho khách mua. Kết quả là lô áo khoác mùa đông tồn từ tháng 11 bán sạch trong 10 ngày. Bạn thấy đấy, không cần giảm giá sâu vẫn có thể xoay vòng hàng.

Chị Hoa chủ một phần mềm quản lý spa nhỏ ở quận 3 từng hỏi tôi cách xử lý mỹ phẩm tồn kho. Tôi khuyên chị dùng thử phần mềm tích điểm khách hàng tại TP Hồ Chí Minh mà mình đang xài – nó có tính năng tự động gửi thông báo cho khách quen về sản phẩm sắp hết hạn. Chỉ sau một tuần, chị bán được 70% lô kem dưỡng da sắp hết hạn. Cái hay là khách hàng được tặng điểm thưởng, còn chị thì không mất vốn.

Với các shop có nhiều chi nhánh, việc đồng bộ dữ liệu tồn kho rất quan trọng. Tôi biết một anh chủ chuỗi thời trang ở Huế dùng phần mềm quản lý điểm bán hàng tại Huế để kiểm tra tồn kho theo thời gian thực. Anh phát hiện một lô áo sơ mi tồn ở chi nhánh A nhưng chi nhánh B lại đang thiếu size. Thay vì giảm giá, anh chuyển hàng qua chi nhánh B, bán hết trong 3 ngày. Còn nếu bạn ở Đà Nẵng, có thể tìm hiểu phần mềm bán hàng quần áo tại Đà Nẵng hoặc phần mềm quản lý showroom tại Đà Nẵng – mấy phần mềm này thường có tính năng chuyển hàng giữa các kho rất tiện.

Một trường hợp khác, quán tạp hóa của chú Ba ở Cần Thơ từng than phiền vì không biết món nào tồn lâu. Tôi giới thiệu thử phần mềm thu ngân siêu thị tại Cần Thơ – loại có báo cáo tồn kho tự động. Chú Ba kể: "Từ ngày có báo cáo, tao biết ngay món nào nên giảm giá, món nào nên đẩy mạnh khuyến mãi. Cái bảng excel ngày xưa tao ghi tay giờ bỏ xó rồi." Đúng vậy, phần mềm quản lý cửa hàng tại Cần Thơ giúp ông chủ 60 tuổi vẫn kiểm soát được dòng tiền.

Cũng có bạn hỏi tôi về việc dùng ứng dụng ai trong quản lý doanh nghiệp để dự đoán hàng tồn. Thực tế, công nghệ này chưa phổ biến ở quy mô nhỏ, nhưng vài phần mềm hiện đại đã tích hợp AI gợi ý nhập hàng dựa trên lịch sử bán. Nếu bạn muốn thử nghiệm, hãy chọn bản dùng thử trước.

Cuối cùng, lưu ý nhỏ: với cửa hàng ở vùng hay mất điện, hãy ưu tiên phần mềm pos offline tại Đà Nẵng hoặc các khu vực tương tự. Tôi từng mất cả buổi vì mạng lag, không xuất được báo cáo tồn kho. Từ đó, tôi chọn phần mềm có chế độ offline để không bị gián đoạn.

Những kinh nghiệm này đều xuất phát từ thực tế sai sót. Bạn cứ thử áp dụng dần, chắc chắn sẽ thấy hàng tồn lâu không còn là nỗi ám ảnh nữa.